Bei effektiver Nutzung sollte Ihr Schreibtischbuchungssystem Flexibilität, Autonomie und Zusammenarbeit fördern. Die Umstellung auf ein solches System kann jedoch für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Mitarbeitende zuvor feste Arbeitsplätze hatten. Veränderungen sind oft schwierig, und bei der Integration eines neuen Schreibtischbuchungssystems gilt es, einige potenzielle Fallstricke zu vermeiden. Dieser Beitrag beleuchtet sechs der häufigsten Fallstricke und erklärt, wie diese überwunden werden können.
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1. Kein klares Verständnis dafür, warum Sie ein Schreibtischbuchungssystem benötigen.
Wenn Sie nicht genau verstehen, warum Sie ein Schreibtischbuchungssystem benötigen, ist das Scheitern vorprogrammiert. Ihr Schreibtischbuchungssystem sollte ein Werkzeug sein, das sowohl den Bedürfnissen des Unternehmens als auch denen der Mitarbeiter gerecht wird. Wie soll es das effektiv leisten, wenn Sie nicht einmal wissen, welche das sind?
Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für ein flexibles Arbeitsplatzsystem entscheiden. Dies sind die häufigsten:
- Zur Verbesserung der Raumausnutzung
- Um die Betriebskosten zu senken
- Befördern flexibles Arbeiten
- Befördern Zusammenarbeit
- Zur Förderung der Mitarbeiterautonomie
- Einen modernen Arbeitsplatz schaffen, der talentierte Fachkräfte anspricht und anzieht.
- So erstellen Sie ein Eine positive Arbeitsplatzkultur, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert und die Mitarbeiterbindung erhöht.
Das Konzept des flexiblen Arbeitens gibt es schon seit Jahrzehnten, hat aber leider einen schlechten Ruf. Wird es nicht angemessen begleitet, kann es Chaos und Unzufriedenheit verursachen. Mitarbeiter sind oft veränderungsresistent und sehen flexibles Arbeiten häufig nur als Kostensenkungsmaßnahme des Arbeitgebers zur besseren Raumausnutzung.
Moderne Desksharing-Systeme sind jedoch mehr als nur eine Lösung für die Raumausnutzung. Der aktuelle Begriff dafür ist Workplace Hotelling . Denn dank der Technologie können Arbeitsplätze im Voraus gebucht werden, wodurch das altbekannte Problem von Mitarbeitern gelöst wird, am Arbeitsplatz keinen geeigneten Schreibtisch in der Nähe ihrer Kollegen zu finden.
Deshalb benötigen Sie ein Schreibtischbuchungssystem, das sowohl den Bedürfnissen Ihres Unternehmens als auch denen Ihrer Mitarbeiter gerecht werden sollte. Sobald Sie wissen, warum Sie ein Schreibtischbuchungssystem benötigen, können Sie sicherstellen, dass Sie über die richtigen Tools verfügen.
2. Keine ordnungsgemäße Überprüfung, welches Schreibtischbuchungssystem für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Dies knüpft an den vorherigen Punkt an. Zunächst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, warum Sie ein System zur Schreibtischbuchung benötigen. Anschließend ist es unerlässlich, Lösungen verschiedener Anbieter zu vergleichen, um sicherzustellen, dass die gewählte Option den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter entspricht.
Das falsche Schreibtischbuchungssystem führt wahrscheinlich zu dem Chaos und Ärger, die mit herkömmlichen Hot-Desking-Systemen einhergehen . Die Technologie hinter Schreibtischbuchungssystemen ist darauf ausgelegt, diese Probleme zu lösen. Daher muss das gewählte System Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Die erfolgreiche Integration eines neuen Schreibtischbuchungssystems hängt maßgeblich davon ab, ob Sie alle Beteiligten mit ins Boot holen können. Wenn Sie vor der Investition nicht gründlich recherchieren, welches System am besten zu Ihrem Unternehmen passt, riskieren Sie, dass Ihre Mitarbeiter es ablehnen. Denken Sie daran: Sie suchen eine Lösung, kein Produkt, das mehr Probleme verursacht, als es lösen soll.
Wie finden Sie die richtige Lösung? Erstellen Sie zunächst eine Checkliste mit allen wichtigen und gegebenenfalls wünschenswerten Funktionen. Vergleichen Sie verschiedene Angebote, um herauszufinden, welche Lösungen verfügbar sind. Achten Sie dabei auf die Funktionen und Preise der verschiedenen Optionen. Lesen Sie Kundenrezensionen, um die Kundenzufriedenheit einzuschätzen, und Erfahrungsberichte, um zu erfahren, wie ein Produkt anderen Unternehmen geholfen und deren Bedürfnisse erfüllt hat.
Kontaktieren Sie Anbieter, um weitere Informationen zu erhalten und Ihre Fragen zu stellen. Ein guter Anbieter bietet Ihnen eine Produktdemonstration und möglicherweise sogar eine kostenlose Testphase an. Eine kostenlose Testphase ist eine hervorragende Möglichkeit, das Produkt und seine Funktionen kennenzulernen. Probieren Sie es aus, um zu sehen, ob es zu Ihrem Unternehmen passt.
3. Bereitstellung eines eigenständigen anstelle eines vollständig integrierten Systems
Herkömmliche, eigenständige Buchungssysteme für Schreibtische weisen mehrere Probleme auf. Diese Lösungen sind äußerst eingeschränkt und führen daher zu Mehraufwand, Kosten und häufig zu unerwünschten Folgen wie Doppelbuchungen und Nichterscheinen.
Im Gegensatz dazu arbeitet ein vollständig integriertes Schreibtischbuchungssystem nahtlos mit anderen Arbeitsplatzmanagementsystemen und Geschäftsanwendungen zusammen. Das bedeutet, dass es mit minimalem Schulungsaufwand implementiert werden kann und Ihr IT-Team nicht unnötig belastet wird. Da integrierte Systeme nahtlos mit Ihren Geschäftsanwendungen zusammenarbeiten, können Buchungen schnell vorgenommen werden, und Verwaltungs- und Facility-Management-Mitarbeiter haben alle benötigten Informationen zur Hand.
Mitarbeiter erhalten in Echtzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen, um die optimale Buchung vorzunehmen. Dadurch werden Enttäuschungen und Nichterscheinen reduziert. Ein integriertes System bietet zusätzliche Möglichkeiten für das Ressourcenmanagement, beispielsweise für Besucherbuchungen und Catering. Die zuständigen Personen können von verschiedenen Geräten und Standorten aus auf das System zugreifen, um den gesamten Prozess zu optimieren.
Diese optimierte Lösung mit integrierten Softwareanwendungen ist ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten. Sie bietet eine unkomplizierte Lösung für alle Aspekte des Arbeitsplatzmanagements und ermöglicht so eine einfache Implementierung, geringere Kosten und effizientere Abläufe.
4. Die Gesundheit, das Wohlbefinden und die Unternehmenskultur der Mitarbeiter werden bei der Integration eines neuen Schreibtischbuchungssystems ignoriert.
Bei effektiver und sinnvoller Umsetzung sollte Workplace Hotelling die Unternehmenskultur verbessern. Es sollte Flexibilität, Autonomie und Zusammenarbeit fördern. Dabei sollten die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt werden, und es sollte so effektiv sein, dass es Talente für das Unternehmen gewinnt.
Wie kann Ihr Schreibtischbuchungssystem die Gesundheit, das Wohlbefinden und eine positive Arbeitsplatzkultur Ihrer Mitarbeitenden fördern? Beginnen Sie damit, Feedback von Ihren Mitarbeitenden einzuholen, bevor Sie neue Strategien einführen – ermitteln Sie deren Bedürfnisse und Anliegen. Schaffen Sie verschiedene buchbare Bereiche, um unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, z. B. Einzelarbeitsplätze für ungestörtes Arbeiten, Teamarbeitsplätze, komfortable Bereiche, Besprechungsecken und Meetingräume. Berücksichtigen Sie dabei auch Mitarbeitende mit Behinderungen oder besonderen Bedürfnissen, die Anpassungen an ihrem Arbeitsplatz benötigen.
Stellen Sie abschließend sicher, dass Ihr Schreibtischbuchungssystem den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entspricht. Wählen Sie eine benutzerfreundliche Lösung, mit der Ihre Mitarbeiter im Voraus buchen, die Arbeitsplätze ihrer Kollegen einsehen und ruhige Bereiche finden können.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in den Veränderungsprozess einbeziehen und ihnen zeigen, dass Ihnen ihre Bedürfnisse und ihr Wohlbefinden am Herzen liegen, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie sie mit ins Boot holen und einen reibungslosen Integrationsprozess gewährleisten.
5. Den Mitarbeitern nicht die Möglichkeit zur Selbstverwaltung geben (wiederum durch integrierte Systeme)
Ein integriertes System ermöglicht es Mitarbeitern, sich selbst zu organisieren, was ihnen Autonomie und ein größeres Gefühl der Kontrolle über ihre Arbeit gibt. Veraltete, eigenständige Systeme, die von Empfangs- oder Verwaltungspersonal betreut werden, erhöhen die Arbeitsbelastung dieser Mitarbeiter und verstärken die negativen Aspekte, die mit traditionellen flexiblen Arbeitsplatzsystemen einhergehen.
Wenn Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz über ein integriertes System einsehen und buchen können, haben sie die Kontrolle darüber, wo, wann und mit wem sie arbeiten. Dadurch wird die Systemintegration deutlich vereinfacht, da alle Beteiligten mit dem System vertraut sind.
Wenn Mitarbeiter keinen Einfluss auf ihren Arbeitsort haben, sinkt die Produktivität. Dies liegt zum einen an der Unzufriedenheit der Mitarbeiter und zum anderen an der eingeschränkten Fähigkeit der Teams, effektiv zusammenzuarbeiten. Mit einem integrierten System, das Mitarbeitern Selbstverwaltung ermöglicht, stellen Sie sicher, dass Ihr Desksharing-System optimal funktioniert.
6. Die Annahme, dass alle Mitarbeiter die gleichen Bedürfnisse an ein Schreibtischbuchungssystem haben.
Wenn Sie davon ausgehen, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Anforderungen an ein Schreibtischbuchungssystem haben, erhalten Sie eine Einheitslösung, die praktisch niemandem wirklich nützt. Wie bereits erwähnt, ist es ratsam, vor der Einführung eines neuen Schreibtischbuchungssystems die Belegschaft zu befragen. Dadurch und durch das Berücksichtigen ihres Feedbacks lässt sich das Endprodukt deutlich einfacher integrieren.
Welche Fragen sollten Sie Ihren Mitarbeitern stellen? Beginnen Sie damit, die allgemeine Einstellung zum Desk-Sharing am Arbeitsplatz zu ermitteln. Wenn Sie die Bedenken Ihrer Mitarbeiter verstehen, können Sie ein passendes System zur Schreibtischbuchung finden. Es wird einfacher sein, die Mitarbeiter zu überzeugen, wenn Sie zeigen können, dass Ihre Technologie die wahrgenommenen Probleme löst.
Ermitteln Sie als Nächstes die Arbeitsbedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Während einige überwiegend selbstständig arbeiten, benötigen andere mehr Teamarbeit und müssen in der Nähe ihrer Teams sitzen. Entsprechend werden unterschiedliche Arbeitsplatztypen benötigt, um den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht zu werden.
Da Ihre Mitarbeiter unterschiedliche Anforderungen an ihren Arbeitsplatz haben, muss Ihr System zur Schreibtischbuchung über vielfältige Funktionen verfügen, um den Bedürfnissen aller gerecht zu werden. Ein integrierter Ansatz ermöglicht es den Mitarbeitern, mühelos mit ihren Teams zu kommunizieren und den passenden Arbeitsplatz zu buchen. So können diejenigen, die einen ruhigeren Arbeitsplatz suchen, sehen, welche Bereiche besonders frequentiert sind. Führungskräfte behalten den Überblick über die Auslastung ihrer Teams. Und das Facility-Management erhält alle Informationen, die es für eine effiziente Arbeit benötigt.
Nachdem Sie nun die potenziellen Fallstricke bei der Einführung eines neuen Schreibtischbuchungssystems kennen, können Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen, um diese zu vermeiden. Machen Sie sich klar, warum Sie ein Schreibtischbuchungssystem benötigen, vergleichen Sie verschiedene Systeme, um das beste integrierte System zu finden, und stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden im gesamten Prozess im Vordergrund stehen. Wenn Sie diese Ratschläge befolgen, gewährleisten Sie einen reibungslosen Übergang zum Desk-Sharing.
