Das Arbeitsplatzmanagement ist in den letzten Jahren komplexer geworden. Hybrides Arbeiten, Arbeitsplatzanalysen und neue Arbeitsplatztechnologien haben zu einer wachsenden Anzahl von Begriffen geführt, die in die alltäglichen Gespräche zwischen den Teams Einzug gehalten haben. Infolgedessen ist die Sprache im Bereich des Arbeitsplatzmanagements gelegentlich in ein Buzzword-Bingo abgedriftet, wobei Begriffe oft uneinheitlich oder falsch verwendet werden.
Deshalb haben wir uns gedacht, wir geben Ihnen einen einfachen Leitfaden zu gängigen Begriffen aus dem Bereich Arbeitsplatzmanagement und deren typischer Verwendung.
Mit anderen Worten: Wir haben Ihnen einen Spickzettel erstellt. Nutzen Sie die Suchfunktion (Strg+F).
Schreibtisch-, Zimmer- und Raumbezeichnungen
Schreibtischbuchung
Ein System, mit dem Mitarbeiter im Voraus Schreibtische reservieren können. Es dient dazu, die schwankende Büropräsenz zu steuern und Überbelegung zu vermeiden.
Hot Desking
Ein Desk-Sharing-Modell, bei dem die Schreibtische nicht einzelnen Personen zugewiesen werden. Funktioniert am besten, wenn die Verfügbarkeit vor der Ankunft ersichtlich ist.
Desk-Hoteling
Eine strukturiertere Form der Schreibtischbuchung, bei der Schreibtische im Voraus gebucht werden, oft abgestimmt auf hybride Arbeitszeitmodelle.
Zimmerbuchung
Die Reservierung von Besprechungsräumen oder Gemeinschaftsflächen. In der Regel erfolgt dies digital, um Terminüberschneidungen und Nichterscheinen zu vermeiden.
Buchbare Vermögenswerte
Ressourcen, die im Voraus reserviert werden können, wie z. B. Schließfächer, Ausrüstung oder Spezialräume.
Digitale Beschilderung/Raumdisplays
An den Außenseiten der Besprechungsräume sind Bildschirme angebracht, die die aktuelle Verfügbarkeit und den Buchungsstatus anzeigen.
Digitale Wegeleitsysteme
Anzeigetafeln, die anzeigen, welche Schreibtische oder Räume auf einer ganzen Etage oder in einem Gebäude frei oder belegt sind, typischerweise mit interaktiven Karten.
Schoten
Kleine, abgeschlossene oder halbabgeschlossene Räume, die für vertrauliche Telefonate, Videokonferenzen oder kurze Phasen konzentrierten Arbeitens konzipiert sind. Oftmals buchbar, um die Verfügbarkeit zu gewährleisten und Störungen in Großraumbüros zu minimieren.
Ruhezonen
Spezielle Bereiche für konzentriertes Arbeiten in ruhiger Umgebung. In der Regel unterliegen sie betrieblichen Richtlinien, die Anrufe, Gespräche und Unterbrechungen einschränken.
Nachbarschaften
Reservierte Bereiche von Büroflächen, die typischerweise bestimmten Teams oder Geschäftsbereichen zugewiesen werden.
Schreibtischzuweisungen
Die Zuweisung fester Arbeitsplätze an Einzelpersonen oder Funktionen auf dauerhafter oder befristeter Basis. Häufig in Verbindung mit flexibler Buchung eingesetzt, um Teams oder Mitarbeitende mit einem festen Arbeitsplatzbedarf zu unterstützen.
Interaktive Grundrisse
Digitale Karten zeigen Schreibtische, Räume und deren Verfügbarkeit in Echtzeit an. So finden Nutzer schnell einen freien Platz.
Eingeschränkte Räume
Bereiche eines Arbeitsplatzes, die auf bestimmte Benutzer oder Rollen beschränkt sind. Der Zugriff wird in der Regel durch Berechtigungen, Richtlinien oder Buchungsregeln gesteuert, um Sicherheits-, Datenschutz- oder betriebliche Anforderungen zu erfüllen.
Konfigurierbare Räume
Räume oder Bereiche, die für unterschiedliche Zwecke wie Besprechungen, Schulungen oder Zusammenarbeit umgestaltet werden können, wobei sich Layout oder Kapazität je nach Bedarf ändern.
Überlaufbereich
Zusätzliche Schreibtische oder Räume werden genutzt, wenn die Nachfrage die normale Kapazität übersteigt, häufig an Tagen mit besonders hohem Besucheraufkommen.
Anpassungsfähige Arbeitsplätze
Arbeitsplätze, die so konzipiert sind, dass sie sich im Laufe der Zeit an veränderte Geschäftsanforderungen und die tatsächliche Raumnutzung anpassen.
Intelligentes Büro
Ein Arbeitsplatz, der Technologie und Daten nutzt, um Prozesse zu automatisieren, die Effizienz zu steigern und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.
Weiterführende Lektüre: Wie Sie Ihren Arbeitsplatz neu gestalten können
Bestimmungen der Arbeitsplatzrichtlinie
Arbeitsplatzrichtlinie
Ein Regelwerk, das festlegt, wie die Mitarbeiter den Arbeitsplatz nutzen sollen, und Bereiche wie Anwesenheit, Nutzung von Schreibtischen und Räumen, Zugangsregeln und akzeptables Verhalten im Büro abdeckt.
Hybride Arbeit
Ein Arbeitsmodell, bei dem die Arbeitszeit zwischen Büro und Remote-Arbeitsplätzen aufgeteilt wird, typischerweise mit festgelegten Bürotagen.
Flexible Arbeits
Ein Arbeitsplatzmodell, das Mitarbeitern Wahlmöglichkeiten hinsichtlich Arbeitszeit und -ort bietet. Es kann individuell auf einzelne Mitarbeiter oder unternehmensweit gelten.
Aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABW)
Ein Modell, bei dem die Mitarbeiter ihre Arbeitsbereiche oder -zonen anhand der Art ihrer Tätigkeit auswählen, anstatt feste Schreibtische zugewiesen zu bekommen.
Teamtage/Ankertage
Vorab vereinbarte Tage, an denen bestimmte Teams zur Unterstützung der Zusammenarbeit und Planung gleichzeitig im Büro erwartet werden.
Großraumbüro
Ein Bürokonzept, bei dem die meisten Mitarbeiter in einem offenen Gemeinschaftsbereich ohne feste Trennwände oder Einzelbüros arbeiten. Es dient in der Regel der Steigerung der Flächeneffizienz und der Förderung der Zusammenarbeit, erfordert aber oft klare Richtlinien und unterstützende Instrumente zur Regelung von Lärm, Privatsphäre und Schreibtischbelegung.
Remote-First
Ein organisatorischer Ansatz, der Fernarbeit als Standardarbeitsmodus priorisiert.
Arbeiten von überall (WFA)
Eine Richtlinie, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten, nicht nur von zu Hause oder vom Büro.
Richtlinie für digitale Nomaden
Eine formale Vereinbarung, die es Mitarbeitern ermöglicht, während Reisen oder Aufenthalten an verschiedenen Orten remote zu arbeiten.
Zugangsrichtlinien
Regeln, die festlegen, wer unter welchen Bedingungen Zugang zu bestimmten Räumlichkeiten, Gebäuden oder Systemen hat.
Daten- und Analysebegriffe
Arbeitsplatzanalyse
Die Verwendung von Buchungs- und Nutzungsdaten, um zu verstehen, wie Büros tatsächlich genutzt werden.
Belegungsrate
Die Anzahl der Personen, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Raum aufhalten.
Nutzungsrate
Der prozentuale Anteil der Zeit, in der ein Schreibtisch oder ein Raum genutzt wird, im Verhältnis zu seiner Gesamtverfügbarkeit.
Unterauslastungsrate
Ein Zustand, in dem Schreibtische oder Räume ständig verfügbar sind, aber selten genutzt werden.
Kapazität
Die maximale Anzahl von Personen, die ein Raum oder ein Gebäude gleichzeitig aufnehmen kann.
Beschnittener Tarif
Ein Maß dafür, wie häufig Buchungen abgebrochen werden oder früher als geplant enden.
Stornorate
Der Prozentsatz der Buchungen, die vor ihrem Antritt storniert werden.
Leerstandsquote
Der Anteil der Schreibtische oder Räume, die über einen bestimmten Zeitraum ungenutzt bleiben.
Buchungspreis
Die Häufigkeit, mit der Schreibtische oder Räume im Laufe der Zeit gebucht werden, wird oft verwendet, um Nachfragemuster zu identifizieren.
No-Show-Rate
Der Prozentsatz der Buchungen, bei denen ein Schreibtisch oder ein Zimmer reserviert, aber nicht genutzt wird.
Dashboard für Arbeitsplatzberichte
Eine zentrale Ansicht, die Buchungs-, Anwesenheits- und Arbeitsplatzdaten zusammenführt.
Weiterführende Lektüre: Wie man hybrides Arbeiten für KMUs umsetzt
Begriffe des Arbeitsplatzmanagements
Arbeitsplatzmanagement
Die Koordination von Menschen, Raum, Technologie und Richtlinien, um sicherzustellen, dass Arbeitsplätze effizient funktionieren und die Arbeitsweise der Menschen unterstützen.
Facility Management
Die Überwachung physischer Arbeitsplatzdienstleistungen wie Instandhaltung, Reinigung, Sicherheit und Einhaltung der Vorschriften.
Besuchermanagement
Systeme und Prozesse zur Registrierung, Verfolgung und Verwaltung von Besuchern, die einen Arbeitsplatz betreten.
Arbeitsplatzmanagementsystem (WMS)
Software zur Verwaltung von Schreibtischen, Räumen, Anwesenheit und Arbeitsplatzabläufen.
Integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS)
Eine umfassendere Plattform, die Arbeitsplatzmanagement mit Immobilien-, Instandhaltungs- und Anlagenmanagement kombiniert.
Gebäudemanagementsystem (BMS)
Software zur Steuerung und Überwachung der Gebäudeinfrastruktur wie Heizung, Beleuchtung und Belüftung.
Arbeitsplatzstrategie
Ein langfristiger Plan, der Arbeitsplatzgestaltung, Richtlinien und Technologie mit den Unternehmenszielen in Einklang bringt.
Manager für Arbeitsplatzerlebnisse
Eine Rolle mit dem Schwerpunkt, die Arbeitswelt sowie die angebotenen Dienstleistungen und Technologien für die Mitarbeiter zu verbessern.
Mitarbeitererfahrung (EX)
Die Gesamterfahrung der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz, einschließlich der physischen Räumlichkeiten, der Arbeitsmittel und der Unternehmensrichtlinien.
Mitarbeiter Engagement
Ein Indikator dafür, wie verbunden und engagiert sich Mitarbeiter mit ihrer Arbeit und dem Unternehmen fühlen. Steht typischerweise in Zusammenhang mit der Mitarbeiterbindung.
Mitarbeiterbindung
Die Fähigkeit eines Unternehmens, Mitarbeiter langfristig zu binden. Oft beeinflusst durch Flexibilität, Arbeitserfahrung und wie gut das Büro die tatsächlichen Arbeitsweisen der Mitarbeiter unterstützt.
Co-Working Space
Ein gemeinsam genutzter Arbeitsbereich, typischerweise von einem Drittanbieter, der von Einzelpersonen oder mehreren Organisationen genutzt wird und oft flexiblen Zugang und gemeinsam genutzte Einrichtungen bietet.
Werkzeuge zur Zusammenarbeit
Digitale Werkzeuge, die die Kommunikation und Teamarbeit unterstützen, wie z. B. Messaging, Videokonferenzen und Dateiaustausch.
Technologie-Stack für den Arbeitsplatz
Die Sammlung von Tools zur Verwaltung von Raum, Zugriff, Analysen und Mitarbeitererfahrung.
Internet der Dinge (IoT)
Ein Netzwerk von miteinander verbundenen Geräten, die Daten sammeln und austauschen, häufig eingesetzt am Arbeitsplatz zur Überwachung von Raum- oder Umgebungsbedingungen.
IoT-Sensoren
Physische Geräte, die Daten wie Belegung, Bewegung und Temperatur erfassen und in Arbeitsplatzsysteme einspeisen.
Zugriffskontrolle
Systeme zur Zugangskontrolle zu Gebäuden oder Sperrbereichen, oft integriert mit Ausweisen, NFC oder RFID.
NFC (Nahfeldkommunikation)
Eine drahtlose Nahfeldtechnologie, die es Geräten oder Karten ermöglicht, miteinander zu kommunizieren, wenn sie nahe beieinander gehalten werden. Sie wird häufig in Unternehmen für das Einchecken in Zimmern, die Zutrittskontrolle oder die Anbindung an Kioske und Displays eingesetzt.
RFID (Radiofrequenz-Identifikation)
Eine Technologie, die Radiowellen nutzt, um an Objekten oder Ausweisen angebrachte Etiketten zu identifizieren und zu verfolgen. In Arbeitsumgebungen wird sie häufig zur Zutrittskontrolle, Anlagenverfolgung oder Überwachung von Belegungs- und Bewegungsmustern eingesetzt.
Sich aufeinander einig werden und dieselbe Sprache sprechen
Die meisten Herausforderungen am Arbeitsplatz entstehen nicht allein durch Schreibtische, Richtlinien oder Technologie, sondern durch mangelnde Abstimmung zwischen Teams. Wenn dieselben Begriffe von verschiedenen Personen unterschiedlich interpretiert werden, wird die Raumplanung, die Festlegung von Richtlinien und die Auswahl geeigneter Arbeitsmittel unnötig erschwert.
Klare, gemeinsame Definitionen tragen dazu bei, dass sich Gespräche am Arbeitsplatz auf Ergebnisse und nicht auf Interpretationen konzentrieren. Sie erleichtern es den Teams aus den Bereichen Gebäudemanagement, IT und Betrieb, von denselben Annahmen auszugehen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Dieser Spickzettel soll dazu beitragen, dass Gespräche über die Gestaltung von Arbeitsplätzen und deren Weiterentwicklung regelmäßiger geführt werden. Geben Sie ihn also gerne weiter, er könnte hilfreich sein.
Sie wissen nicht, wo Sie mit Ihrem hybriden Arbeitsmodell beginnen sollen? Werfen Sie einen Blick auf unsere Fallstudien oder kontaktieren Sie uns noch heute. Wir kennen uns schließlich bestens mit der Gestaltung flexibler Arbeitsumgebungen aus.
