Was ist Hot Desking? Eine Erklärung des gar nicht mehr so neuen Arbeitstrends.
Die Arbeitswelt befindet sich in einem ständigen Wandel, passt sich an und modernisiert sich – auch der Arbeitsplatz selbst. Die globale Pandemie im Jahr 2020 stellte Unternehmen vor beispiellose Herausforderungen. Angestellte, die an den täglichen Arbeitsweg und einen festen Acht-Stunden-Tag gewöhnt waren, mussten sich ein eigenes Homeoffice einrichten und mit den Ablenkungen des Arbeitens von zu Hause aus zurechtkommen.
Doch zwei Jahre später, nach der Ankündigung des „Freedom Day“ und den von der britischen Regierung vorgelegten Plänen zum Leben mit COVID-19 , wurde allmählich deutlich, dass mehr Flexibilität am Arbeitsplatz für den Erfolg unerlässlich ist. Hier kommt das Hot Desking ins Spiel. Obwohl dieses System der Arbeitsplatzorganisation nicht neu ist, scheint es eine zukunftsfähige Lösung zu sein. Wir von Cloudbooking beleuchten das Thema Hot Desking genauer.
Hot Desking ist im Wesentlichen ein flexibles Sitzkonzept und eine Form des hybriden Arbeitens, bei der die Mitarbeiter eines Unternehmens jeden verfügbaren Schreibtisch nutzen können, anstatt einen festen Arbeitsplatz zugewiesen zu bekommen. Der Begriff soll von dem Ausdruck „Hot Racking“ stammen, der sich auf die Praxis von Seeleuten mit unterschiedlichen Schichten bezieht, die sich dieselben Kojen teilten.
Diese Flexibilität ist nun eine attraktive Option für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter wieder in festen Büroräumen willkommen heißen möchten. Einem Bericht des Immobilienunternehmens JLL zufolge planen 37 % der globalen Unternehmen, nach der Pandemie verstärkt Coworking- oder flexible Arbeitsräume zu nutzen . Mit Blick auf die zweite Jahreshälfte 2022 stellen Hot Desks eine praktikable Lösung für Unternehmen dar, die ein hybrides Arbeitsmodell einführen möchten.
Hybride Arbeitsformen dürften dank der damit verbundenen Autonomie und Flexibilität immer beliebter werden, und da 83 % der Arbeitnehmer ein hybrides Arbeitsmodell bevorzugen , könnte das flexible Arbeiten am Arbeitsplatz ein Comeback feiern.
Was ist Hot Desking?
Falls Sie sich fragen: „Was ist Hot Desking?“ oder nicht genau wissen, was es bedeutet, erklären wir es Ihnen Schritt für Schritt. Wie bereits erwähnt, ist Hot Desking ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Schreibtische in einem Büro flexibel genutzt werden. Das heißt, Mitarbeiter nutzen den jeweils verfügbaren Arbeitsplatz, anstatt einen festen Platz oder einen permanenten Schreibtisch zu haben.
Ziel des flexiblen Arbeitens ist es, die Raumnutzung zu optimieren und redundante Büroflächen zu reduzieren. Diese Strategie trägt dazu bei, die Flexibilität zu verbessern und die Zusammenarbeit zu fördern – sowohl im Büro als auch im Coworking-Space.
Hot Desking vs. Desk Hotelling/Schreibtischbuchung
Hier wird es etwas komplizierter: Es gibt zwei Formen von hybrider Arbeit und Desksharing , die für Laien sehr ähnlich erscheinen können. Die Rede ist von Hot Desking und Desk Hotelling bzw. Desk Booking. Beide Formen bieten Mitarbeitern mehr Flexibilität und fördern ihre Produktivität, während sie gleichzeitig die Bürofläche effizienter nutzen als traditionelle Büromodelle. Doch worin liegt der Unterschied? Schauen wir uns das genauer an.
Hot Desking
Beim flexiblen Arbeiten nutzen die Mitarbeitenden jeweils einen verfügbaren Arbeitsplatz, anstatt einen festen Schreibtisch zu haben. Das Unternehmen kann verschiedene Faktoren für die Zuteilung der flexiblen Arbeitsplätze berücksichtigen – die Zuteilung kann rotierend, nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ oder schichtbasiert erfolgen, je nach Teamstruktur. Diese Arbeitsplatzzuweisungen können mehrmals täglich geändert werden.
Desk Hotelling
Beim Desk-Hoteling hingegen können Mitarbeiter einen Schreibtisch oder Arbeitsplatz vor oder bei ihrer Ankunft im Büro reservieren. Die Reservierung von Schreibtischen und Arbeitsplätzen erfordert von Unternehmen die Nutzung von Workspace-Management-Systemen wie dem von uns bei Cloudbooking angebotenen.
Die Arbeitsplatzmanagement-Software Cloudbooking bietet zahlreiche praktische Funktionen, die eine reibungslose Einführung des Desk-Hotelings gewährleisten, wie beispielsweise die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Schreibtische , Besprechungsräume und Parkplätze im Voraus zu buchen.
Unternehmen können ebenfalls von der innovativen Software profitieren, da sie es Arbeitgebern ermöglicht, ihr Arbeitsumfeld mithilfe von Live-Daten zur Produktivität zu organisieren und zu optimieren.
Sowohl flexible Arbeitsplatzgestaltung als auch Desk-Hoteling bieten Mitarbeitern mehr Kontrolle und Abwechslung in ihrem Arbeitsumfeld. Sie sind zudem vorteilhafte Formen hybrider Arbeitsmodelle, die aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABW) fördern . ABW ist ein Arbeitsstil, der es Mitarbeitern ermöglicht, je nach Art ihrer Tätigkeit aus verschiedenen Arbeitsplatzumgebungen zu wählen. Der Hauptunterschied zwischen den beiden hybriden Arbeitsmodellen liegt im formalisierten Ansatz des Desk-Hotelings, der durch den Einsatz spezieller Buchungstechnologie ermöglicht wird.
Welche Vorteile bietet Hot Desking?
Es gibt eine Vielzahl flexibler Arbeitsmodelle. Obwohl alle ihre Vorteile haben, ist Hot Desking für heutige Arbeitgeber eine besonders attraktive Option. Hot Desking ist zwar keine brandneue Strategie, wurde aber vor und während des COVID-19-Ausbruchs von immer mehr Unternehmen eingeführt. Laut Deloitte stieg die Nachfrage nach Hot Desking im Jahr 2020 sogar um 45 %.
Die Rückkehr ins Büro ist nun in vollem Gange, und ein flexibler Umgang mit der Anwesenheit der Mitarbeitenden dürfte sich fortsetzen. Viele Arbeitnehmer äußern den Wunsch, weiterhin von zu Hause oder remote zu arbeiten. Daher ist es wahrscheinlich, dass Desksharing eine beliebte Strategie bleibt und dank seiner vielfältigen Vorteile sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber eine attraktive Lösung darstellt. Was sind die Vorteile von Desksharing? Schauen wir uns das genauer an.
Onboarding-Prozess
Eine der vielen Herausforderungen, mit denen Unternehmen beim Arbeiten im Homeoffice konfrontiert sind, ist die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Dieser Prozess ist ein komplexer und wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterkarriere. Mitarbeiter, die während der landesweiten Lockdowns eingestellt wurden, werden sich jedoch kaum an das flexible Arbeiten gewöhnen. Sie sind bereits mit den verschiedenen Systemen und Diensten vertraut, die für das flexible Arbeiten benötigt werden. Die einzige wirkliche Einführung besteht darin, die Kollegen kennenzulernen und einen bequemen Arbeitsplatz zu finden.
Knüpfen Sie Kontakte zu Kollegen
Wir sind Gewohnheitstiere – viele von uns genießen ihren eigenen Schreibtisch oder Platz, oder wir schätzen die Sicherheit, Tag für Tag von denselben Kollegen umgeben zu sein. Dies erschwert es jedoch, Gespräche mit Kollegen aus anderen Abteilungen zu beginnen und neue organisationsübergreifende Beziehungen aufzubauen.
Flexible Arbeitsplätze fördern die Durchmischung der Mitarbeiter, sodass diese die Aufgaben anderer Teams kennenlernen und sich einen besseren Überblick über die Tätigkeiten der einzelnen Abteilungen verschaffen können. Diese soziale Interaktion trägt außerdem zu einer verbesserten Unternehmenskultur bei und macht das Unternehmen zu einem attraktiveren Arbeitsplatz. Definitiv einer der größten Vorteile flexibler Arbeitsplätze!
Unordnung minimieren
Viele Menschen behandeln ihren Arbeitsplatz wie ihr Privatleben. Das führt dazu, dass viele Schreibtische und Büros mit Krimskrams, Nippes und Kabeln vollgestellt sind. Flexible Arbeitsplätze lösen dieses Problem, indem sie Mitarbeiter zu mehr Ordnung und einem minimalistischeren Arbeitsumfeld anregen. Auch wenn manche ihren Arbeitsplatz gerne individuell gestalten, erleichtert flexibles Arbeiten die Reinigungsarbeiten und sorgt für ein gepflegteres Erscheinungsbild.
Erhöhte Autonomie
Flexibles Arbeiten am Arbeitsplatz verändert nicht nur den physischen Arbeitsplatz grundlegend, sondern auch die Unternehmenskultur. Mitarbeiter sind nicht mehr an ihren festen Schreibtisch gefesselt, sondern können ihren Arbeitstag selbst gestalten. Dies kann sowohl das soziale als auch das private Leben der Mitarbeiter nachhaltig beeinflussen.
Geld sparen
Das traditionelle Büro ist in der Regel so gestaltet, dass jeder Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz hat. Das Problem dabei ist, dass ein Großteil dieser Bürofläche ungenutzt bleibt, wenn Mitarbeiter im Urlaub, krankgeschrieben oder auf Geschäftsreise sind. Es ist unwahrscheinlich, dass jeder Mitarbeiter täglich einen Schreibtisch benötigt, insbesondere da viele teilweise im Homeoffice arbeiten. Das bedeutet, dass traditionelle Büros ihre Fläche und Ausstattung selten effizient nutzen. Flexible Arbeitsplätze hingegen ermöglichen es Unternehmen, nicht nur die Kosten für die Ausstattung zu senken, sondern potenziell auch ihre Bürofläche zu reduzieren und die Gemeinkosten zu senken.
Mitarbeiter stärken
Zufriedene und positive Mitarbeiter sind produktiv. Auch wenn jeder Mensch anders ist, empfinden die meisten Mitarbeiter die Flexibilität, sich frei bewegen und an jedem beliebigen Schreibtisch sitzen zu können, als sehr motivierend.
Selbst entscheiden zu können bedeutet auch, die passende Umgebung für jede Aufgabe effizient zu finden. Wer Ruhe braucht, kann sich eine ruhige Ecke im Büro suchen, wer hingegen Austausch und Feedback wünscht, kann in einen belebteren, kollaborativeren Bereich wechseln.
Modernisierung der Infrastruktur
Um allen Mitarbeitern die Flexibilität von Desksharing zu bieten, müssen die meisten Unternehmen ihre Infrastruktur modernisieren. Was bedeutet das konkret? Mitarbeiter müssen von überall aus auf alle benötigten Arbeitsmittel zugreifen können. Das heißt, interne Geschäftssysteme müssen in die Cloud verlagert werden, und Dienste wie Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Druckservices müssen allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen, unabhängig von ihrem Standort im Gebäude.
Herausforderungen des flexiblen Arbeitens
Aus der Sicht eines Arbeitgebers erscheint flexibles Arbeiten auf den ersten Blick logisch: weniger Bürofläche und geringere Gemeinkosten. Betrachtet man jedoch Fallstudien aus der Praxis, wird deutlich, dass flexibles Arbeiten nicht immer die optimale Lösung ist.
Letzte Woche wurde auf LinkedIn eine Umfrage durchgeführt mit der Frage: „Genießen Sie flexible Arbeitsplätze im Büro?“ Es stellte sich heraus, dass überwältigende 75 % der Befragten mit „Nein“ antworteten. Es gibt viele Gründe, warum flexible Arbeitsplätze die Mehrheit der Angestellten nicht überzeugen konnten, aber die fehlende Möglichkeit zur individuellen Gestaltung des Arbeitsplatzes und der Mangel an Privatsphäre scheinen zu den häufigsten zu gehören.
In flexiblen Arbeitsumgebungen wechseln die Mitarbeiter ständig ihren Arbeitsplatz. Das bedeutet, dass persönliche Gegenstände wie Dekoartikel, Familienfotos usw. nicht zur Dekoration genutzt werden können. Experten haben herausgefunden , dass die individuelle Gestaltung des Arbeitsplatzes die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter positiv beeinflussen kann. Flexible Arbeitsumgebungen bergen daher das Risiko, die Mitarbeitermotivation negativ zu beeinflussen und ihnen sogar das Gefühl zu geben, weniger wertgeschätzt zu werden.
Obwohl flexible Arbeitsplätze die Zusammenarbeit fördern und die Produktivität steigern sollen , kann es aufgrund der Auslastung der Schreibtische zu einer räumlichen Trennung und Isolation in vielen Teams kommen. Dies kann die Kommunikation beeinträchtigen und sich negativ auf die Produktivität auswirken. Flexible Arbeitsplätze können zudem dazu führen, dass sich Mitarbeiter unwohl und unzufrieden fühlen, was dem Unternehmen nie guttut – wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, können unzufriedene Mitarbeiter Unternehmen jährlich Milliarden von Dollar kosten.
Abschließend noch ein Hinweis zum Thema Kommunikation: Einige Arbeitgeber stellten fest, dass flexible Arbeitsplätze zwar ein offeneres und einladenderes Arbeitsumfeld schaffen, sich aber negativ auf die Produktivität auswirken können. Tatsächlich gaben nur 46 % der Beschäftigten an, in einem flexiblen Arbeitsumfeld produktiver zu sein als an ihrem eigenen Schreibtisch. Dieser negative Effekt ist auf die ständigen Ablenkungen und Gespräche zurückzuführen, die flexible Arbeitsplätze mitunter begünstigen.
Ist flexibles Arbeiten die Lösung?
Mit Blick auf die Zukunft der Arbeit wird deutlich: Immer wenn Flexibilität und Freiheit stärker in den Fokus rücken, rückt auch das Konzept des Desksharings in den Vordergrund. Flexible Arbeitsformen liegen im Trend, und es liegt an Ihnen, die passende Arbeitsplatzstrategie für Ihr Unternehmen zu finden. Obwohl ein flexibles Arbeitsplatzsystem wie Desksharing zahlreiche Vorteile bietet, ist es nicht für alle Mitarbeitenden geeignet.
Wenn Sie für Ihr Unternehmen Hot Desking in Betracht ziehen, sollten Sie auch Desk-Hoteling prüfen. Office-Hoteling könnte eine praktikablere Option für Unternehmen sein, die mit der Zeit gehen und flexible Arbeitsplatzmodelle einführen möchten. Zu den häufigsten Kritikpunkten an Hot Desking gehören mangelnde Privatsphäre, Unordnung und das Gefühl, vom Unternehmen nicht ausreichend wertgeschätzt zu werden.
Desk-Hoteling nutzt innovative Technologien für das Arbeitsplatzmanagement , um Arbeitgebern die Planung und Organisation der Büropräsenz zu ermöglichen und gleichzeitig Mitarbeitern die Suche und Buchung geeigneter Arbeitsplätze und Besprechungsräume zu erleichtern. Darüber hinaus tragen die COVID-19-Lösungen und die Besuchermanagement-Technologie von Cloudbooking zum Schutz der Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter bei – ein weiterer Beweis dafür, dass das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter für Unternehmen höchste Priorität hat.
Bei hybriden Arbeitsplatzmodellen gibt es vielfältige Möglichkeiten. Indem Sie Ihre Branche und Ihre Ziele am Arbeitsplatz genau verstehen, können Sie die passenden Lösungen für Ihren Arbeitsbereich und Ihr Unternehmen finden.
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