In vielen Unternehmen gehört das Parken zu den Dingen, über die man erst nachdenkt, wenn es nicht mehr ausreicht. Ein Unternehmen hat vielleicht Hunderte von Mitarbeitern, aber nur einen Bruchteil davon an Parkplätzen. Kommen dann noch hybride Arbeitsmodelle, veränderte Anwesenheitsmuster, Besucher und reservierte Parkplätze hinzu, kann das, was zunächst wie ein einfacher Parkplatz aussieht, überraschend komplex werden.
Hier kommt das Parkplatzmanagement ins Spiel.
Im Kontext eines Arbeitsplatzes bezeichnet Parkplatzmanagement den Prozess der Organisation und Kontrolle privater Parkplätze, damit diese effektiv Mitarbeitern und anderen autorisierten Benutzern zugewiesen werden können.
Es geht nicht darum, einen öffentlichen Parkplatz zu betreiben, Strafzettel auszustellen oder Parkgebühren zu kassieren. Es geht darum, eine begrenzte Anzahl von Stellplätzen optimal zu nutzen und Mitarbeitern eine unkomplizierte Möglichkeit zu bieten, Parkplätze zu finden und zu reservieren, wenn sie diese benötigen.
Warum benötigen Arbeitsplätze ein Parkplatzmanagement?
Die traditionelle Vorgehensweise beim Parken am Arbeitsplatz ist oft recht informell. Die Angestellten wissen, wo der Parkplatz ist, kommen hin und parken, wenn ein Platz frei ist. Wenn nicht, müssen sie sich einen anderen suchen.
Das funktioniert so lange, bis die Nachfrage die Kapazität übersteigt.
Hybrides Arbeiten hat die Situation verkompliziert. Ein Mitarbeiter, der früher täglich einen Parkplatz benötigte, kommt nun möglicherweise nur noch zweimal pro Woche ins Büro. Ein anderer Mitarbeiter arbeitet montags von zu Hause aus, muss aber dienstags vor Ort sein. Der Bedarf ändert sich daher ständig, anstatt einem vorhersehbaren Tagesmuster zu folgen.
Dadurch entsteht eine paradoxe Situation: Eine Organisation kann einen Parkplatzmangel haben, gleichzeitig aber freie Plätze aufweisen. Das Problem liegt also nicht unbedingt in der Anzahl der Parkplätze, sondern in deren Verteilung.
Wie funktioniert das Parkplatzmanagement am Arbeitsplatz?
Im einfachsten Fall ermöglicht ein Parkraummanagementsystem den Mitarbeitern, freie Parkplätze einzusehen und einen Parkplatz für den Tag zu buchen, an dem sie ins Büro kommen.
Hinter diesem einfachen Buchungsprozess können Unternehmen Regeln festlegen, wer welche Parkplätze nutzen darf und wie diese vergeben werden. Verschiedene Bereiche lassen sich für Mitarbeiter, Besucher, Behindertenparkplätze, Elektrofahrzeuge oder andere spezifische Anforderungen konfigurieren, wodurch die Teams am Arbeitsplatz mehr Kontrolle über ihre Parkrichtlinien erhalten.
Interaktive Parkpläne erleichtern es zudem, die Lage der Stellplätze zu erkennen, anstatt lediglich die Information zu erhalten, dass irgendwo auf dem Parkplatz ein Stellplatz frei ist.
Und besonders wichtig für hybride Arbeitsplätze: Buchungen müssen nicht blockiert bleiben, wenn sich Pläne ändern. Benötigt ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz nicht mehr, kann er wieder für andere Nutzer freigegeben werden.
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Welche Probleme löst das Parkraummanagement?
Die naheliegendste Frage ist die, die jeden Tag gestellt wird: „Wird es überhaupt Parkplätze geben?“
Wenn Mitarbeitern vor ihrer Anreise die Parkplatzsituation transparent dargestellt wird, beseitigt das einen Großteil dieser Unsicherheit. Der größere Vorteil liegt jedoch in der besseren Nutzung der bereits vorhandenen oder angemieteten Flächen eines Unternehmens.
Ein von jemandem im Homeoffice reservierter Arbeitsplatz ist zwar technisch verfügbar, aber für alle anderen praktisch unbrauchbar. Durch die Verwaltung von Buchungen und die Freigabe von Arbeitsplätzen können Unternehmen diese Art von Kapazitätsverschwendung reduzieren.
Es beseitigt außerdem einige Reibungspunkte bei der Parkplatzregelung. Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen, E-Mails oder eine ungeschriebene Vereinbarung darüber zu verlassen, wer welchen Parkplatz erhält, können die Regeln einheitlich über das System verwaltet werden.
Wie unterstützt das Parkraummanagement hybrides Arbeiten?
Durch die hybride Arbeitsform ist das Parken am Arbeitsplatz zu einem etwas kuriosen Problem geworden. Ein Mitarbeiter benötigt möglicherweise am Dienstag einen Parkplatz, am Mittwoch aber nicht, während ein anderer Mitarbeiter genau das umgekehrte Nutzungsmuster hat.
Eine feste Parkplatzzuweisung ist dafür nicht besonders gut geeignet.
Durch ein effizientes Parkplatzmanagement wird das Parken flexibler, da Mitarbeitende Parkplätze nur dann buchen, wenn sie diese tatsächlich benötigen. Gleichzeitig werden ungenutzte Parkplätze freigegeben, was die Parkplatzverfügbarkeit besser an die Anwesenheitszeiten im Büro anpasst und die begrenzte Kapazität optimal nutzt.
Es liefert den Teams am Arbeitsplatz außerdem nützliche Informationen über die sich ändernde Nachfrage, anstatt sie zu zwingen, die Parkplatzplanung auf der Grundlage von Annahmen darüber zu planen, wie oft die Mitarbeiter ins Büro kommen.
Wie sieht es mit Besuchern und verschiedenen Parkmöglichkeiten aus?
Betriebliche Parkplätze bestehen nicht immer aus identischen Stellplätzen für identische Nutzergruppen. Es kann separate Bereiche für Besucher, Menschen mit Behinderungen, Elektrofahrzeuge, Führungskräfte oder andere spezielle Anforderungen geben.
Das Parkhausmanagement kann diese Unterschiede berücksichtigen und Organisationen so ermöglichen, zu steuern, welche Stellplätze verschiedenen Nutzern zur Verfügung stehen und sicherzustellen, dass die zugewiesenen Stellplätze angemessen verwaltet werden.
Auch Besucherparkplätze können in den Gesamtprozess integriert werden, sodass Mitarbeiter und Gäste nicht unbedingt durch separate Parkregelungen betreut werden müssen.
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Welche Funktionen sollte eine Parkraummanagement-Software umfassen?
Wenn Sie sich für eine Parkraummanagement-Software interessieren, sollten folgende Funktionen unbedingt enthalten sein:
- Parkplatzbuchung
- Live-Verfügbarkeit
- Interaktive Parkhauspläne
- Konfigurierbare Parkplätze
- Buchungsregeln und Genehmigungen
- Weltraumfreigabe
- Besucherparkplätze
- Belegungssichtbarkeit
- Berichterstellung oder Analyse
Die besten Systeme sollten Mitarbeitern nicht nur Parkmöglichkeiten anzeigen. Sie sollten Unternehmen dabei helfen, die Ressource als Ganzes zu verstehen und zu verwalten.
Fazit
Bei der Verwaltung von Parkplätzen am Arbeitsplatz geht es nicht darum, das Parken zu verkomplizieren. Ganz im Gegenteil.
Es bietet Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, einen Arbeitsplatz zu finden und zu reservieren, und gibt Unternehmen gleichzeitig mehr Kontrolle über eine Ressource, die oft begrenzt, teuer und überraschend schwierig zu verwalten ist.
Insbesondere für hybride Arbeitsplätze bietet dies die Möglichkeit, die Parkplatzverfügbarkeit an die tatsächliche Büronutzung anzupassen. Anstatt Parkplätze fest zuzuweisen oder Mitarbeitende auf gut Glück einen freien Platz finden zu lassen, können Unternehmen die Verfügbarkeit bedarfsgerecht steuern.
Letztendlich bedeutet gutes Parkplatzmanagement weniger Parkplatzprobleme, eine bessere Nutzung der vorhandenen Flächen und einen Arbeitsplatz, der vom Moment der Ankunft der Mitarbeiter an etwas reibungsloser funktioniert.
Sie wissen nicht, wie Sie mit dem Parkraummanagement beginnen sollen? Werfen Sie einen Blick auf unsere Fallstudien oder kontaktieren Sie uns noch heute. Wir kennen uns schließlich bestens mit der Gestaltung flexibler Arbeitsumgebungen aus.
