Was sind Besuchermanagementsysteme und wie können sie Ihrem Unternehmen helfen?

Was ist ein Besuchermanagementsystem?

Ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem ist eine Kombination aus Hardware und Software, die es Organisationen ermöglicht, Besucher in ihren Gebäuden oder auf ihrem Gelände zu verwalten und deren Anwesenheit zu erfassen. Das System vereint Technologie, Sicherheit, Kommunikation und Analysen, um dies zu erreichen.

Für einige Organisationen reicht es aus, lediglich den Namen des Besuchers zu erfassen, andere hingegen haben höhere Sicherheitsanforderungen – wie z. B. Ausweise, rechtliche Vereinbarungen, Begleitung durch Mitarbeiter und mehr.

Zunächst werden bei der Registrierung Besucherdaten und grundlegende Informationen erfasst, um den Besucher und seinen Aufenthaltsort innerhalb des Gebäudes zu überwachen. Diese Daten helfen der Organisation außerdem, den Besucherstrom, die Zutrittsberechtigungen und die Auslastung des Geländes zu kontrollieren. Durch diese Datenrückkopplung kann das Empfangsteam den Zutritt zum Gelände steuern und verwalten.

Besucher können sich dank fortschrittlicher Funktionen wie dem Scannen persönlicher QR-Codes für kontaktloses elektronisches Anmelden und Benachrichtigungen per E-Mail und SMS bequem von jedem Gerät aus einloggen. So werden die Gastgeber über ihre Ankunft im Gebäude informiert. Zu den weiteren wichtigen Funktionen gehören Besucherausweise und -karten, die bei Ankunft ausgedruckt werden können. Diese ermöglichen die Besuchererfassung und kennzeichnen Besucher als Gäste und nicht als Mitarbeiter des Gebäudes. Modernisieren Sie Ihren Arbeitsplatz und erhöhen Sie die Sicherheit in Ihrem Büro mit intelligenten Lösungen für das Arbeitsplatzmanagement.

Die Besuchermanagement-Software von Cloudbooking bietet zahlreiche Funktionen. Nutzer können sich vorab registrieren und eine Self-Service-Check-in-App verwenden, mit der Besucher ein- und auschecken, Besucherfotos und Ausweise ausdrucken sowie Fragen zu Gesundheit und Sicherheit an einem Tablet oder Selbstbedienungs-Kiosk beantworten können. Ein gutes Besuchermanagementsystem trägt durch Zutrittskontrollsysteme zur Verbesserung der Arbeitssicherheit bei und wirkt sich zudem positiv auf die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter aus.

Leseempfehlung: Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unseren aktuellen Beitrag – Vorteile eines Besucher-Anmeldesystems

Warum sind Besuchermanagementlösungen wichtig?

Cloudbasierte Besuchermanagement-Software ist die Zukunft. Sie hat die Art und Weise, wie Unternehmen Besucher in ihren Bürogebäuden oder auf ihrem Gelände empfangen und betreuen, revolutioniert. Das System gestaltet den Anmeldeprozess effizienter, genauer und einheitlicher und bietet Unternehmen mehr Sicherheit.

Der moderne Arbeitsplatz ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitsweise flexibler zu gestalten und ihr Wohlbefinden stärker in den Fokus zu rücken. Technologien, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern, spielen dabei eine wichtige Rolle. Lösungen für das Besuchermanagement, die Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen tragen zu einem effizienteren Arbeitsumfeld bei, das die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter optimal fördert und ihr Wohlbefinden unterstützt.

Digitale Transformation

Ein guter erster Eindruck ist entscheidend. Deshalb ist ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem eine hervorragende Möglichkeit, Gäste und Besucher zu beeindrucken, da es den Check-in-Prozess optimiert und automatisiert und so deren Besuch vor Ort angenehmer und unkomplizierter gestaltet.

Die Menschen wünschen sich schnellere und intelligentere Lösungen. Ein cloudbasiertes Besuchermanagementsystem ermöglicht es Organisationen, moderne Technologien zu nutzen und sich von herkömmlichen Systemen mit papierbasierten Anwesenheitslisten, Empfangsbereich, Empfangspersonal und langen Warteschlangen, die allen viel Zeit rauben, zu verabschieden. Das traditionelle System beinhaltet langsamere und arbeitsintensivere Prozesse, die heute als überflüssig gelten.

Sicherheit am Arbeitsplatz

Ein Besuchermanagementsystem kann die Sicherheit an Ihrem Arbeitsplatz – ob im Gebäude oder an einem bestimmten Standort – erhöhen. Durch die digitale Automatisierung des Besucher-Check-in-Prozesses kann Ihr Unternehmen die Besucherauthentifizierung effektiv verwalten, indem es die Ausweise der Besucher überprüft und deren Anwesenheit im Gebäude nachverfolgt.

Eine Besuchermanagementlösung wie die von Cloudbooking ermöglicht es Unternehmen, die Auslastung zu überwachen und Echtzeitdaten sowie Einblicke in die Gebäudesicherheit zu erhalten. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen im Notfall alle Mitarbeiter vor Ort schützen müssen. Zuverlässige Besucherzahlen aus dem Besuchermanagementsystem helfen, vermisste Personen zu identifizieren und umgehend die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen.

Für erhöhte Sicherheit bietet das Cloudbooking-System auch eine Zutrittskontrolle, mit der Unternehmen den Besucherzugang zu bestimmten Bereichen innerhalb des Gebäudes flexibel an spezifische Geschäftsanforderungen anpassen können. Diese erweiterten Zutrittskontrollen und Sicherheitsfreigaben unterstützen Branchen mit erhöhten Sicherheitsanforderungen, wie beispielsweise die Luft- und Raumfahrtindustrie, die Verteidigungsindustrie oder Regierungsbehörden, bei der Einhaltung von Vorschriften und der Verwaltung ihrer Räumlichkeiten.

Reduzierung der betrieblichen Gemeinkosten

Ein wesentlicher Vorteil eines Besuchermanagementsystems liegt in der Reduzierung der Gemeinkosten, wodurch sich die Investition schnell amortisiert. Die Installation eines cloudbasierten Systems optimiert und automatisiert den Besuchermanagementprozess und steigert so Produktivität und betriebliche Effizienz.

Ein Besuchermanagementsystem kann die Mitarbeiter an der Rezeption oder im Facility Management, die für ein angenehmes Arbeitsumfeld für Mitarbeiter und Besucher verantwortlich sind, optimal unterstützen. Durch die Automatisierung des Besuchermanagementsystems können Unternehmen den Verwaltungsaufwand reduzieren, Zeit und Kosten sparen und ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Da viele Angestellte mittlerweile im Homeoffice oder hybrid arbeiten, analysieren immer mehr Unternehmen ihre Arbeitsprozesse sowie ihre Infrastruktur, ihre Anlagen und ihre Bürogestaltung kritisch. Ein elektronisches Besuchermanagementsystem unterstützt Unternehmen dabei, ihre Immobilien anhand von Echtzeitdaten zu überprüfen, die die Büroflächennutzung und die Anwesenheit von Personen im Gebäude erfassen. Mithilfe dieser Technologie können Organisationen Daten und Analysen nutzen, um ihre Büroflächenauslastung zu optimieren und Immobilienkosten zu senken.

Leseempfehlung: Weitere Informationen zur Veränderung von Büroflächen finden Sie in unserem aktuellen Beitrag – Immobilienkonsolidierung: Auswirkungen auf Menschen und Arbeitsplätze.

Funktionen des Besuchermanagementsystems

Moderne Besuchermanagementsysteme bieten zahlreiche herausragende Funktionen, von grundlegenden bis hin zu hochspezialisierten. Cloudbooking bietet sein erstklassiges Besuchermanagementsystem sowie eine erweiterte Version mit zusätzlichen Konfigurationsmöglichkeiten für erhöhte Sicherheitsanforderungen.

Cloudbooking ist sich der Notwendigkeit bewusst, Sicherheit zu gewährleisten und Standorte in bestimmten Branchen zu schützen. Wir bieten derzeit Lösungen für die Luft- und Raumfahrt sowie die Verteidigungsindustrie an , die wichtige Sicherheitsfunktionen für das Besuchermanagement beinhalten.

Cloudbookings verbessertes Besuchermanagementsystem

• Vorregistrierung und vorab genehmigte Hintergrundüberprüfungen von Besuchern mit Prüfmöglichkeiten.
• Gesundheitsbescheinigung zur Einhaltung etwaiger noch geltender COVID-Vorschriften.
• Identitätsprüfungen, die vorab genehmigte Staatsbürgerschafts- und Nationalitätsprüfungen umfassen
• Skalierbares System, von einzelnen Standorten bis hin zu mehreren Standorten und gemeinsam genutzten Büroräumen.
• Selbstbedienungs-Check-in per Tablet oder Kiosk.
• Individuell angepasste Besucherbestätigungs-E-Mails mit Informationen zum Zugang und zum Check-in-Ort.
• Gastgeber werden per Anruf, SMS oder E-Mail über die Ankunft von Besuchern benachrichtigt.
• Aktuelle und präzise Besuchermanagement-Kennzahlen und -Daten.
• Zugangskontrolle zur Beschränkung des Zugangs zu bestimmten Bereichen und Gebäuden.
• Standortkontrollmanagement für gesicherte Standorte oder Bereiche.

Die Zukunft des Besuchermanagements

Wie sieht also die Zukunft des Besuchermanagements aus? Sicher ist, dass sie cloudbasierte Technologien beinhalten wird, die einen revolutionären Ansatz bieten.

Cloudbasierte Besuchermanagementsysteme sind gekommen, um zu bleiben. Der Einsatz dieser Systeme durch kleine und mittlere Unternehmen weltweit nimmt stetig zu. Der globale Markt für Besuchermanagementsysteme (VMS) erreichte 2023 ein Volumen von 1.6 Milliarden US-Dollar und soll Prognosen zufolge bis 2028 auf 3 Milliarden US-Dollar anwachsen.

Besuchermanagementsysteme sind zukunftsorientiert und eine global skalierbare Lösung für Unternehmen verschiedenster Branchen. Sie erhöhen die Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern gleichermaßen und gewährleisten gleichzeitig eine sichere und effiziente Administration Ihres Besuchermanagementsystems.

Mit vielversprechenden Zukunftsaussichten werden cloudbasierte Systeme die Grundlage für neue Erfindungen, Trends und Systemintegrationen bilden . Produkt- und Software-Updates, die neue und fortschrittliche Funktionen bieten, werden ein wichtiger Bestandteil von Besuchermanagementsystemen werden.

Weiterführende Informationen: Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, schauen Sie sich unsere Fallstudie an – Hybrides Arbeiten leicht gemacht – Fallstudie Boehringer Ingelheim

Was kostet ein Besuchermanagementsystem?

Der Preis eines Besuchermanagementsystems kann je nach den Anforderungen und Spezifikationen eines Unternehmens variieren. Es gibt keine Einheitslösung; jedes Unternehmen ist in Größe und Struktur unterschiedlich. Besuchermanagementsysteme sollten auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein. Sie müssen außerdem anpassbar und anpassungsfähig sein, damit sie mit Ihrem Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln können.

Wenn Sie ein integriertes Besuchermanagementsystem erwerben möchten, um Ihren Check-in-Prozess zu automatisieren und die Sicherheit zu verbessern, erfahren Sie mehr über das System und die Preise, indem Sie eine kostenlose Testversion oder Demo buchen. Dies ist der ideale Ausgangspunkt für Ihre Suche nach dem passenden Besuchermanagementsystem.

Wenn Sie uns bei Cloudbooking kontaktieren, können Sie eine kostenlose und unverbindliche Demo unseres digitalen Besuchermanagementsystems buchen. Lesen Sie außerdem unsere Fallstudie zum Besuchermanagement bei EDF und erfahren Sie, wie das optimierte System die organisatorische Effizienz und Sicherheit unseres Kunden verbessert hat.

Suchen Sie nach einer besseren und effizienteren Möglichkeit, Besucher zu verwalten und die Sicherheit Ihres Unternehmens zu verbessern? Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Produktdemo.