Seien wir ehrlich: Wenn ein Arbeitsplatz nicht mehr funktioniert oder zu teuer wird, ist die reflexartige Reaktion immer dieselbe: „Wir brauchen ein neues Büro.“ Als ob neue Wände und eine andere Postleitzahl das Chaos auf magische Weise lösen würden.
Doch Grundrisse zu verwerfen oder einen neuen, schicken Mietvertrag abzuschließen, ist nicht immer die Lösung. Ein Umzug nur zur Verbesserung der Büroauslastung ist praktisch das Unternehmensäquivalent zum Hauskauf, um eine gescheiterte Ehe zu retten. Man gibt ein Vermögen aus, nimmt dieselben Probleme mit und wundert sich trotzdem, warum niemand glücklicher ist. Denn das eigentliche Problem ist nicht die Lage, sondern die Raumgestaltung. Ihre Räumlichkeiten unterstützen einfach nicht die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter.
Und wohin führt das alles? Nun, die britische Regierung hat die Lösung für die Arbeitsplatzplanung möglicherweise gefunden.
Willkommen zum Leitfaden für die Gestaltung von Regierungsarbeitsplätzen – ein Meisterwerk moderner Bürokonzeption. Er zeigt, wie flexible, integrative und technologiegestützte Räume geschaffen werden, die Menschen gerne nutzen. Er ist praxisnah, nutzerorientiert und erstklassig.
Und das Beste daran? Man braucht weder ein Umzugsbudget noch einen Fünfjahresplan, um daraus zu lernen. Also, warum gehen wir nicht näher darauf ein, was es ist und warum es so großartig ist?
Der Goldstandard: Was die Regierung richtig gemacht hat
Der Leitfaden entstand aus dem Bestreben der staatlichen Immobilienbehörde, die Liegenschaften des öffentlichen Dienstes zu modernisieren. Im Wesentlichen ging es darum, jahrzehntealte Büros ins 21. Jahrhundert zu führen – ohne weitere teure Umzüge, sondern durch kosteneffiziente Verkleinerung und Neugestaltung. Dabei stießen sie auf etwas wirklich Wertvolles: ein Rahmenwerk, das private Unternehmen schamlos kopieren könnten (und sollten).
Im Kern ist das Ziel recht einfach: „Großartige Arbeitsplätze zu schaffen, die es jedem ermöglichen und ihn dazu inspirieren, sein Bestes zu geben.“
Und worauf liegt der Fokus? Auf genau den Dingen, die den meisten Unternehmen angeblich wichtig sind, die sie aber selten richtig umsetzen:
• Flexibilität und intelligenteres Arbeiten: Räume, die sich den Menschen anpassen, und nicht umgekehrt.
• Digitale Integration: Technologie, die so gut funktioniert, dass man vergisst, dass es sie gibt.
• Nachhaltigkeit und Anpassungsfähigkeit: Design, das weniger verschwendet und länger hält, anstatt dem nächsten Trend hinterherzujagen.
Ja, der öffentliche Dienst bietet der Privatwirtschaft die perfekte Vorlage für ein Arbeitsplatzmodell, die sie sich einfach abschauen kann. Kommen wir also zum Kern ihrer Strategie…
Intelligenter, nicht größer
Der Ansatz des Leitfadens für intelligenteres Arbeiten ist erfrischend vernünftig. Er preist weder Sitzsäcke noch Kickertische oder „Kollaborationszonen“, die wie ausrangierte Kulissen von Reality-TV-Shows aussehen. Stattdessen konzentriert er sich auf aktivitätsbasiertes Design und gibt jeder Aufgabe die Umgebung, die sie verdient und benötigt.
Anstelle endloser Reihen identischer Schreibtische teilt das Modell das Büro in drei grundlegende Zonen auf:
• Home-Bereiche für routinemäßige, aufgabenbezogene Arbeit
• Kollaborationszonen für Besprechungen, Teamarbeit und Brainstorming
• Ruhezonen für alle, die versuchen, einen einzigen Gedanken zu Ende zu bringen, ohne gefragt zu werden: „Nur mal kurz.“
Warum ist das wichtig, fragen Sie? Weil die Produktivität nicht nur sinkt, sondern still und leise unter das Sofa wandert und stirbt, wenn alle Aufgaben in einem einzigen, eintönigen Großraumbüro zusammengepfercht werden. Sie kennen das sicher: Mitarbeiter buchen Besprechungsräume für Einzelgespräche, verstricken sich in Diskussionen mit dem Kollegen darüber, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen, oder versuchen krampfhaft, Bürostrukturen zu meiden.
Aktivitätsbasiertes Arbeiten löst dieses Problem. Es ist keine rein ästhetische Frage, sondern ein bewährtes Arbeitsmodell. Eine Studie ergab, dass Mitarbeiter in aktivitätsbasierten Arbeitsumgebungen 16 % produktiver waren als jene in traditionellen Büros. Eine andere Studie zeigte, dass Unternehmen, die verschiedene Arbeitsplatztypen anboten, die größten Zuwächse in der Gesamteffektivität am Arbeitsplatz erzielten . Es zeigt sich, dass Wahlmöglichkeiten den Mitarbeitern mehr bringen, als sie in einen überfüllten, sterilen Arbeitsbereich zu zwingen.
Bevor Sie also anfangen, Möbel umzustellen, als wären Sie in einer Folge von „DIY SOS“ mit Nick Knowles, sollten Sie vielleicht erst einmal analysieren, wie Ihre Mitarbeiter den Raum tatsächlich nutzen. Wenn Sie verstehen, was die Leute tun, können Sie die Raumgestaltung datenbasiert anpassen und ihre Aufgaben in den Mittelpunkt stellen.
Weiterführende Lektüre: So optimieren Sie Ihren Arbeitsbereich mit diesen 8 Auslastungskennzahlen
Nachhaltig, anpassungsfähig, zukunftssicher
Nachhaltigkeit ist heutzutage eines der wichtigsten Schlagwörter und eine dringende Notwendigkeit für Unternehmen. Dennoch werden Maßnahmen zu ihrem Zweck oft nur unzureichend umgesetzt oder geraten spurlos in Vergessenheit. Dabei könnte der Designleitfaden der Regierung eines der klarsten und glaubwürdigsten Nachhaltigkeitskonzepte des Landes sein.
Es ist alles recht unkompliziert: bessere Isolierung, effiziente Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen, Sensoren, die verhindern, dass leere Besprechungsräume wie eine verlassene Landebahn beleuchtet werden, und ein klarer Umstieg auf erneuerbare Energien. Nichts Spektakuläres, einfach die Art von unaufdringlicher, funktionaler Kompetenz, von der man sich wünschen würde, dass sie jedes Unternehmen bereits umsetzt – wären die meisten nicht diese Woche noch damit beschäftigt, darüber zu streiten, ob die Schuld beim Betrieb, im Vertrieb oder bei den Einrichtungen liegt.
Doch jetzt wird es interessant: Es geht nicht nur darum, ein paar Euro bei den Energiekosten zu sparen. Das gesamte Konzept ist darauf ausgelegt, langlebige Arbeitsplätze zu schaffen – Räume, die sich flexibel an neue Technologien, politische Veränderungen und sich wandelnde Arbeitsmuster anpassen können, ohne alle fünf Jahre komplett umgebaut werden zu müssen. Nachhaltigkeit ist hier Infrastruktur, keine PR-Maßnahme.
Währenddessen verkünden viele Organisationen weiterhin ihre „Netto-Null-Strategien“, als hätten sie gerade erst die Elektrizität entdeckt, und melden sich für Gehaltsumwandlungsprogramme für Elektrofahrzeuge an, um den Planeten zu retten. Wenn es Whitehall gelingt, also jenen Leuten, die jede Woche mit neuen Krisen zu kämpfen haben, zukunftssichere und effiziente Arbeitsplätze zu schaffen, was ist dann die Ausrede der anderen?
Neugestaltung durch Erkenntnis, nicht durch Instinkt
Falls es noch nicht deutlich geworden sein sollte: Der Leitfaden für die Gestaltung von Arbeitsplätzen der Regierung ist nicht revolutionär und erhebt auch nicht den Anspruch, revolutionär zu sein; er ist einfach nur vernünftig, überlegt und sogar praktisch… Was in einer Zeit, in der LinkedIn-Meinungsführerschaft im Trend liegt und „Disruption“ um ihrer selbst willen betrieben wird, fast schon radikal wirkt.
Es erinnert uns daran, dass Innovation nicht immer in Fachjargon oder Abrissplänen verpackt sein muss. Manchmal geht es darum, Menschen zu verstehen, Daten zu nutzen und Arbeitsplätze zu gestalten, die der tatsächlichen Arbeitsweise entsprechen – und nicht darum, wie sie sich jemand vor zehn Jahren in einer PowerPoint-Präsentation vorgestellt hat.
Wenn Whitehall jedoch jahrzehntealte Gebäude in flexible, inklusive und digital kompetente Arbeitsplätze modernisieren oder sogar mit Weitblick verkleinern kann und dabei auch noch veröffentlicht, wie das effektiv gelingt, gibt es für andere eigentlich keine Ausrede mehr, es nicht auch zu tun. Sie haben den Weg für intelligenteres Design, datengestützte Entscheidungen, funktionierende Technologie und langlebige Räume geebnet.
Alles in allem verbirgt sich hinter den ansprechenden Diagrammen und Akronymen des Leitfadens zur Gestaltung von Regierungsarbeitsplätzen ein solides Rahmenwerk. Es beweist, dass modern nicht gleichbedeutend mit trendig sein muss, sondern einfach nur funktionieren muss.
Sie wissen nicht, wie Sie Ihr Büro neu gestalten sollen? Werfen Sie einen Blick auf unsere Fallstudien oder kontaktieren Sie uns noch heute. Wir kennen uns schließlich bestens mit der Gestaltung flexibler Arbeitsumgebungen aus.
