Büro 2.0: Wozu dient Ihr Büro nach der Pandemie?

Das digitale Zeitalter hat unsere Infrastrukturen in vielerlei Hinsicht veraltet erscheinen lassen. Wir haben den Übergang vom Industriezeitalter zu einer digitalen On-Demand-Landschaft vollzogen. Die Technologie für das Arbeiten von zu Hause aus ist seit einigen Jahren verfügbar. COVID-19 hat jedoch die mangelnde Infrastruktur in Unternehmen offengelegt, die neue Arbeitsmodelle und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden nicht ausreichend unterstützt.

Traditionell war das Büro ein Ort, an dem wir montags bis freitags von 9 bis 5 Uhr arbeiteten. Wir kleideten uns angemessen, verhielten uns vorbildlich und pflegten Beziehungen zu unseren Kollegen. Nachdem viele Menschen die Vorteile des Homeoffice kennengelernt haben, möchten sie diese Option zumindest in Teilzeit beibehalten.

Laut dem Bericht „Future of Work“ des Economist würden Arbeitnehmer im Durchschnitt gerne fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten. Die meisten möchten zwar nicht Vollzeit von zu Hause aus arbeiten, aber einige würden diese Option wählen. Für Unternehmen ist es sinnvoll, ihren Mitarbeitern Homeoffice-Optionen anzubieten, da dies zu einer Reduzierung der Büroflächen und der Gemeinkosten führen könnte.

Einige Technologieunternehmen haben die Vorteile flexibler Arbeitszeiten schon lange erkannt. Sie verfolgen einen flexiblen und angenehmen Arbeitsansatz. Die Büros von Unternehmen wie Google bieten Bereiche zum Entspannen, Spielen, Kontakte knüpfen und vieles mehr. Google gehörte zu den Pionieren von Büros, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördern. Zufriedene Mitarbeiter arbeiten engagierter und effizienter.

Wie können Sie die Büroräume Ihres Unternehmens fit für 2.0 machen?

Viele Büros sind derzeit noch traditionell eingerichtet, mit einem Schreibtisch pro Mitarbeiter, Konferenzräumen, teilweise auch mit Catering, Pausenraum und Toiletten. Sollten in Zukunft weniger Menschen im Büro arbeiten, könnte sich die Bürostruktur verändern.

Was viele während des Lockdowns und im Homeoffice am meisten vermissten, waren ihre Kollegen. Zwar fand die Zusammenarbeit online über Meeting-Software wie Zoom oder Teams statt, doch persönliche Treffen fielen aus. Daher wünschen sich die meisten, wieder etwas Zeit im Büro zu verbringen. Braucht aber wirklich jeder Mitarbeiter noch einen Schreibtisch?

Zukunftsorientierte Unternehmen sollten die Raumnutzung überdenken, wenn sie ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsmodelle in Form von Hybridarbeit ermöglichen wollen . Zusammenarbeit gelingt am besten persönlich; sollte das Büro daher stärker auf kollaborative Arbeitsumgebungen ausgerichtet sein?

Das Büro ist der Ort, an dem Mitarbeiter in die Unternehmenskultur eintauchen und sich mit Kollegen austauschen können, was zu einem hohen Maß an Wohlbefinden und psychischer Gesundheit beiträgt. Isolation und Einsamkeit führen zu Depressionen und geringerer Produktivität.

Vor diesem Hintergrund ist es unerlässlich, Ihr Büro nach der Pandemie zu einem einladenden, komfortablen und motivierenden Arbeitsplatz zu gestalten. Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sollte oberste Priorität haben, insbesondere deren Zufriedenheit. Daher ist es sinnvoll, die Meinungen und Ideen der Belegschaft einzuholen, um sicherzustellen, dass Ihre neue Arbeitsweise erfolgreich ist und zu Ihrem Team passt.

Was braucht man, damit das Büro nach der Pandemie funktioniert?

Für den Erfolg des Büros nach der Pandemie ist eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unerlässlich. Es wäre hilfreich, zunächst eine Checkliste aller Systeme, Prozesse, Geräte und Mitarbeiter zu erstellen, die für die Entwicklung der korrekten Verfahren benötigt werden.

Infrastruktur

Eine robuste IT-Infrastruktur ist der Schlüssel zum Erfolg neuer hybrider Arbeitsmodelle . Bei begrenzter Schreibtischfläche ist ein Reservierungssystem über eine Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze erforderlich . Benötigen Mitarbeitende die Möglichkeit, Besprechungsräume oder Kollaborationsflächen zu buchen? In diesem Fall sollte ein Buchungssystem mit entsprechender Verwaltungssoftware für Besprechungsräume vorhanden sein.

Für einen reibungslosen Ablauf ist die Integration der Softwaresysteme unerlässlich. Dazu gehören etablierte Prozesse, an die sich die Mitarbeiter halten müssen, und integrierte Softwareanwendungen, mit denen sie ihre Arbeit ortsunabhängig erledigen können.

Prozesse

Aktualisierte Personalrichtlinien sind ebenfalls erforderlich. Werden die Mitarbeiter vertraglich an bestimmte Tage im Büro gebunden oder können sie ihre Arbeitszeiten selbst einteilen? Wer überwacht die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter? Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Mitarbeitern müssen zudem sicherstellen, dass beispielsweise die IT-Sicherheitsverfahren jederzeit eingehalten werden.

Schulungen zu neuer Software, Systemen und Arbeitsweisen sind erforderlich. Es ist zwar gut und schön, beispielsweise eine Software zur Raumbuchungsverwaltung zu haben, aber man muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter in deren korrekter Anwendung geschult werden.

Es sollten auch die Erwartungen klar formuliert werden, einschließlich aller KPIs, die die Mitarbeiter erreichen sollen, wie diese gemessen werden und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn Mitarbeiter hinter den Erwartungen zurückbleiben. Produktivität ist verständlicherweise ein wichtiges Anliegen für Arbeitgeber. Durch die Festlegung klarer und definierter Ziele weiß jeder, wo er steht.

Wird es eine Form der Vergütung für Mitarbeiter geben, die von zu Hause aus arbeiten, um die zusätzlichen Kosten für Strom, Heizung und Internetzugang zu decken? Falls ja, müssen Richtlinien sowie Verträge und Verfahren erstellt werden, damit die Mitarbeiter entweder die Kosten zurückfordern oder einen vereinbarten Betrag zu einem festgelegten Satz ihrem Gehalt hinzurechnen können.

Equipment

Benötigt Ihre Büroausstattung ein Upgrade für die Zeit nach der Pandemie? Dies kann Konferenzsysteme, Kameras, Bildschirme, Telefonanlagen und sogar Hardware betreffen. Während Desktop-Computer üblicherweise aufgerüstet werden, könnten Laptops aufgrund ihrer Mobilität eine sinnvollere Alternative sein. Neben Datensicherungssystemen sollten Sie auch eine Versicherung in Betracht ziehen.

Werden die Mitarbeiter von zu Hause aus mit ihrer eigenen IT-Ausrüstung arbeiten? Wenn ja, welche Richtlinien müssen Sie implementieren, um die Sicherheit und den Schutz sensibler Daten zu gewährleisten?

Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter sicher von zu Hause aus arbeiten können, kann ein VPN-Dienst hilfreich sein. Dadurch weiß das Unternehmensnetzwerk, von wo aus der Mitarbeiter auf Informationen zugreift, was Hackerangriffe verhindern kann. Antivirensoftware ist unerlässlich, um zu verhindern, dass Schadsoftware das System beschädigt oder Daten stiehlt.

Der Mitarbeiter muss auf die Anwendungen und Programme zugreifen können, die er regelmäßig nutzt. Verfügt er über einen separaten Computer am Arbeitsplatz, benötigt er Fernzugriff auf seinen Arbeitsbereich. Die Cloud ist hierfür ideal.

Könnten Büros komplett schließen?

Manche Unternehmen erwägen möglicherweise die Schließung ihrer Büroräume, um ihre Gemeinkosten drastisch zu senken. Dies erfordert eine grundlegende Umstrukturierung aller Systeme. Werden die Mitarbeiter vollständig von zu Hause aus arbeiten oder wird es eine Art dritten Arbeitsplatz geben, beispielsweise ein Kollaborationszentrum, in dem sich die Mitarbeiter treffen, Ideen austauschen und zusammenarbeiten können?

British Airways schließt ihren Hauptsitz in Heathrow, da der große Bürokomplex aufgrund neuer Arbeitsmodelle nicht mehr benötigt wird. Sie sind damit nicht allein. Durch Personalabbau und die Möglichkeit zum Homeoffice spart das Unternehmen Kosten. Dennoch ist der soziale Austausch für die Mitarbeiter wichtig, um Beziehungen und Arbeitsbeziehungen aufzubauen, die Produktivität und Innovation fördern.

Konferenz- oder Besprechungsräume sollten weiterhin zur Verfügung stehen, damit sich die Mitarbeiter treffen und austauschen können. Auch die Geschäftsleitung muss sich treffen; die Personalabteilung muss weiterhin mit den Mitarbeitern sprechen, Beurteilungen und Interviews durchführen. Wenn diese Räume stark nachgefragt werden, sind Buchungssysteme für Konferenzräume unerlässlich.

Der Erfolg eines digitalen Unternehmens hängt von den zugrundeliegenden Systemen und Prozessen ab. Diese gewährleisten den reibungslosen Ablauf. Zur essentiellen Büroinfrastruktur gehören Netzwerk, Server und Arbeitsstationen. Geräte wie Drucker, Kopierer usw. sind ebenfalls unerlässlich.

Wir gehen nicht davon aus, dass Büros in absehbarer Zeit komplett geschlossen werden, auch wenn sie möglicherweise deutlich verkleinert werden.

Als COVID ausbrach, wurden wir alle unvorbereitet in virtuelle Meetings, Online-Unterricht und Isolation geworfen. Da sie keine andere Wahl hatten, schafften es die meisten, damit zurechtzukommen und bewiesen, dass Homeoffice durchaus möglich ist. Die Systeme waren noch nicht bereit, aber dieses Praxisbeispiel hat gezeigt, was nötig ist, damit es funktioniert.

IT-Führungskräfte wissen nun genau, wie ihre Teams im Homeoffice zusammenarbeiten, worauf sie Zugriff benötigen und welche Prozesse verbessert werden müssen. Größere Unternehmen wie Google werden voraussichtlich zu den Vorreitern gehören, kleinere Unternehmen werden in den nächsten zehn Jahren nachziehen.

Stellen Sie sich einen Arbeitstag im Jahr 2030 vor – vielleicht müssen Sie gar nicht mehr ins Büro. Ein Service Desk könnte Ihnen von überall mit WLAN-Zugang bedarfsgerechte Beratung in den Bereichen Personalwesen, Recht und Buchhaltung bieten. Es könnte Standard werden, dass die meisten Arbeitnehmer von zu Hause aus mit Laptops oder Tablets arbeiten und nur noch zu Besprechungen ins Büro kommen. Alle Termine werden online über eine Buchungssoftware vereinbart.

Letztendlich wird sich das Büro nach der Pandemie stark verändern. Auch wenn diese Veränderungen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein mögen, ist zu erwarten, dass mehr Menschen flexibel und weltweit arbeiten werden. Dies bietet viele Vorteile: Die Personalbeschaffung profitiert von einem deutlich größeren Talentpool, die Mitarbeiterzufriedenheit steigt und die Gemeinkosten sinken. Der Fokus von Büros könnte sich vom reinen Arbeiten hin zu einem Ort der Zusammenarbeit verlagern, an dem Ideen entwickelt, Innovationen vorangetrieben und soziale Kontakte geknüpft werden können – eingebettet in die Unternehmenskultur.