¿Qué es el hot desking? Explicando esta moda laboral que no es tan nueva.
El mundo laboral está en constante cambio, adaptación y modernización, y esto incluye el propio lugar de trabajo. La pandemia mundial de 2020 dejó a las empresas en una situación sin precedentes. Los empleados, acostumbrados a los desplazamientos diarios y a un horario fijo de nueve a cinco, tuvieron que crear su propia oficina en casa y lidiar con las distracciones propias del teletrabajo.
Sin embargo, dos años después, con el anuncio del «Día de la Libertad» y los planes para convivir con la COVID-19 presentados por el gobierno británico, se ha hecho evidente que una mayor flexibilidad laboral es esencial para el éxito. Aquí es donde entra en juego el sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking). Si bien este sistema no es nuevo, parece ser una solución viable para el futuro. En Cloudbooking , analizamos en profundidad qué es el sistema de puestos de trabajo compartidos.
El sistema de puestos de trabajo flexibles (hot desking) es, en esencia, una modalidad de trabajo híbrida que permite a los empleados de una organización ocupar cualquier escritorio disponible, en lugar de tener un espacio asignado. Se dice que el término proviene de la expresión «hot racking», que se refiere a la práctica de los marineros de diferentes turnos de compartir las mismas literas.
Esta flexibilidad se ha convertido en una opción atractiva para las organizaciones que buscan reincorporar a sus empleados a un espacio de oficina tradicional. Un informe del grupo inmobiliario JLL reveló que el 37 % de las organizaciones globales planean aumentar el uso de espacios de coworking o flexibles tras la pandemia . A medida que nos acercamos a la segunda mitad de 2022, los puestos de trabajo compartidos son una solución viable para las empresas que buscan adoptar un modelo de trabajo híbrido.
El trabajo híbrido parece destinado a consolidarse gracias a la autonomía y flexibilidad que ofrece, y dado que el 83% de los trabajadores prefiere un modelo de trabajo híbrido , parece que el sistema de puestos de trabajo compartidos podría ser la última tendencia laboral que está resurgiendo.
¿Qué es el hot desking?
Si te preguntas "¿qué es el sistema de escritorios compartidos?" o no tienes muy claro en qué consiste, vamos a explicarlo paso a paso. Como ya hemos mencionado, el sistema de escritorios compartidos es un sistema de organización del espacio de trabajo en el que los escritorios se utilizan de forma flexible. Esto significa que los trabajadores utilizan cualquier escritorio compartido disponible, en lugar de tener un espacio asignado o un escritorio fijo.
El objetivo del sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) es maximizar la eficiencia del espacio y reducir el espacio de oficina redundante. Esta estrategia ayuda a mejorar la flexibilidad y fomenta la colaboración, tanto en un entorno de oficina como en un espacio de coworking.
Escritorios compartidos frente a reserva de escritorios/servicios de escritorio compartidos
Aquí es donde la cosa se complica un poco; existen dos formas de trabajo híbrido y de compartir escritorios que, para quien no está familiarizado con el tema, pueden parecer bastante similares. Se trata del sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) y el sistema de reserva de escritorios (desk hotelling). Ambas formas de trabajo híbrido ofrecen a los empleados mayor flexibilidad y fomentan su productividad, a la vez que utilizan el espacio de oficina de forma más eficiente que las prácticas tradicionales. Pero, ¿cuál es la diferencia entre ellas? Veámoslo.
Escritorio caliente
Con el sistema de escritorios compartidos, los empleados utilizan cualquier escritorio disponible, en lugar de tener uno asignado de forma permanente. La empresa puede utilizar diversos factores para determinar cómo se asignan los escritorios compartidos: las asignaciones pueden ser rotativas, por orden de llegada o por turnos, según las características de los equipos. Estas asignaciones de escritorios pueden cambiarse varias veces al día.
Hotelería de escritorio
En cuanto al uso compartido de escritorios , los empleados pueden reservar un escritorio o espacio de trabajo antes de llegar a la oficina o al momento de hacerlo. La reserva de escritorios y espacios de trabajo requiere que las empresas adopten sistemas de gestión de espacios de trabajo como el que ofrecemos en Cloudbooking.
El software de gestión de espacios de trabajo Cloudbooking ofrece varias funciones prácticas que ayudan a garantizar una adopción fluida del sistema de reserva de escritorios, como la posibilidad de que los empleados reserven sus escritorios , salas de reuniones y plazas de aparcamiento con antelación.
Las empresas también pueden beneficiarse de este innovador software, ya que permite a los empleadores organizar y optimizar su entorno de trabajo con datos en tiempo real sobre la productividad.
Tanto el sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) como el de escritorios en hoteles (desk hoteling) ofrecen a los trabajadores control y variedad en su entorno laboral. Además, son formas beneficiosas de trabajo híbrido que fomentan el trabajo basado en actividades (ABW, por sus siglas en inglés) . El ABW es un estilo de trabajo que anima a los empleados a elegir entre diversos entornos laborales, según la naturaleza de sus tareas. La principal diferencia entre ambos tipos de trabajo híbrido radica en el enfoque más formalizado que adopta el de escritorios en hoteles, gracias a la implementación de una tecnología de reservas específica.
¿Cuáles son las ventajas del sistema de puestos de trabajo compartidos (hot deskting)?
Existe una amplia gama de estrategias de trabajo flexible. Si bien todas tienen sus ventajas, el sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) resulta una opción muy atractiva para los empleadores actuales. El hot desking no es una estrategia laboral novedosa, pero fue adoptada por un número creciente de empresas antes y durante la pandemia de COVID-19. De hecho, según Deloitte , la demanda de hot desking aumentó un 45 % durante 2020.
Ahora que el regreso a la oficina está en marcha, parece que la flexibilidad en la asistencia de los empleados continuará. Muchos trabajadores expresan su deseo de seguir trabajando desde casa o de forma remota, lo que hace probable que el sistema de puestos de trabajo compartidos siga siendo una estrategia popular y una solución que beneficia tanto a empleados como a empleadores, gracias a sus múltiples ventajas. ¿Cuáles son las ventajas de este sistema? Veámoslas.
Proceso de integración
Uno de los muchos retos a los que se han enfrentado las empresas al trabajar desde casa es la incorporación de nuevos empleados. Este proceso es complejo y fundamental para la trayectoria profesional del empleado. Sin embargo, quienes fueron contratados durante los confinamientos nacionales no tendrán demasiadas dificultades para adaptarse al sistema de puestos de trabajo compartidos. Ya tendrán bastante experiencia con los diversos sistemas y servicios necesarios para este sistema. La única introducción necesaria consiste en conocer a los compañeros y encontrar un asiento cómodo.
Socializa con tus compañeros de trabajo.
Somos criaturas de hábitos: a muchos nos gusta tener nuestro propio escritorio o asiento, o disfrutamos de la comodidad de estar rodeados de los mismos compañeros de trabajo día tras día. Sin embargo, esto dificulta entablar conversaciones con colegas de otros departamentos y forjar nuevas relaciones interorganizacionales.
Los puestos de trabajo compartidos fomentan una sana interacción entre el personal, permitiendo que los empleados conozcan las funciones de otros equipos y comprendan mejor las tareas de cada departamento. Esta socialización también contribuye a crear una mejor cultura laboral , lo que se traduce en un mejor ambiente de trabajo. ¡Sin duda, una de las principales ventajas de los puestos de trabajo compartidos!
Minimizar el desorden
A menudo, las personas tienden a considerar su espacio de trabajo como propio. Esto significa que muchos escritorios y oficinas están llenos de desorden, objetos decorativos y cables. El sistema de escritorios compartidos elimina este problema al obligar a los empleados a ser más organizados y trabajar en un entorno más minimalista. Si bien a algunas personas les gusta personalizar su espacio de trabajo, este sistema facilita el trabajo del personal de limpieza y contribuye a una apariencia más presentable.
Mayor autonomía
El sistema de puestos de trabajo compartidos no solo supone un gran cambio en el espacio físico de trabajo, sino también una transformación radical de la cultura empresarial. Los empleados ya no están obligados a trabajar en sus escritorios; ahora tienen voz y voto sobre cómo se desarrolla su jornada laboral. Esto puede tener un efecto transformador tanto en la vida social como en la personal de los empleados.
Ahorrarás dinero
El entorno de oficina tradicional suele diseñarse para que cada empleado tenga un espacio de trabajo específico. El problema es que gran parte de este espacio se desperdicia cuando los empleados están de vacaciones, de baja por enfermedad o de viaje de negocios. Es muy improbable que todos los empleados necesiten un escritorio a diario, sobre todo ahora que muchos han optado por trabajar parcialmente desde casa, lo que significa que las oficinas tradicionales rara vez utilizan su espacio y equipamiento de forma eficiente. Por otro lado, el sistema de puestos de trabajo compartidos permite a las empresas no solo reducir sus costes de equipamiento, sino también, potencialmente, disminuir el tamaño de sus instalaciones y reducir los gastos generales.
Empoderar a los empleados
Cuando los empleados están contentos y tienen una actitud positiva, la productividad es alta. Si bien cada persona es diferente, para la mayoría de los empleados, tener la flexibilidad de moverse y sentarse en el escritorio que elijan les da autonomía.
Elegir tu propio espacio te permite encontrar el entorno adecuado para realizar cada tarea de manera eficiente. Si necesitas paz y tranquilidad, puedes buscar un rincón silencioso de la oficina; si prefieres conversar y recibir ideas, puedes trasladarte a un espacio más dinámico y colaborativo.
Actualizando la infraestructura
Para ofrecer a toda la plantilla la flexibilidad del trabajo flexible, la mayoría de las empresas deberán actualizar su infraestructura. ¿Qué significa esto? Que los empleados deberán poder acceder a todo lo necesario para realizar su trabajo de forma remota. Esto implica que los sistemas internos de la empresa deberán migrarse a la nube, y que servicios como recursos humanos, nóminas e impresión deberán estar disponibles para todos los empleados, independientemente de su ubicación en el edificio.
Desafíos del uso compartido de escritorios
Desde el punto de vista de un empleador, el sistema de puestos de trabajo compartidos parece una solución obvia: reduce el espacio de oficina y los gastos generales. Sin embargo, al analizar algunos casos prácticos reales sobre este sistema, queda claro que no siempre es la solución perfecta.
La semana pasada se realizó una encuesta en LinkedIn con la pregunta: "¿Te gusta el sistema de puestos de trabajo compartidos?". El resultado fue que un contundente 75% de los encuestados respondió "no". Existen muchas razones por las que este sistema no ha logrado convencer a la mayoría de los empleados, pero la imposibilidad de personalizar el espacio de trabajo y la falta de privacidad parecen ser algunas de las más comunes.
En los entornos de trabajo compartidos, los empleados se desplazan constantemente de un escritorio a otro. Esto significa que no pueden usar objetos personales como adornos, fotos familiares, etc., para decorar su espacio. Los expertos descubrieron que permitir que los empleados personalicen sus escritorios puede influir positivamente en su moral y energía. Por lo tanto, el sistema de escritorios compartidos puede tener el riesgo de afectar negativamente la moral de los empleados e incluso hacer que se sientan menos valorados.
Si bien el sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) busca fomentar la colaboración y mejorar la productividad, muchos equipos pueden dispersarse y quedar aislados debido a la cantidad de puestos ocupados. Esto puede perjudicar la comunicación y afectar negativamente la productividad. Además, el sistema hot desking puede generar inquietud e insatisfacción entre los empleados, lo cual nunca es bueno para la empresa; como probablemente ya sepa, los empleados insatisfechos pueden costar a las organizaciones miles de millones de dólares cada año.
Finalmente, en lo que respecta a la comunicación, algunos empleadores descubrieron que, si bien el uso compartido de escritorios (hot deskting) hacía de la oficina un lugar más abierto y acogedor, también podía tener un efecto negativo en la productividad. De hecho, solo el 46 % de los trabajadores se siente más productivo trabajando en un entorno de hot deskting que en su propio escritorio. Este impacto negativo se debe a las constantes distracciones y conversaciones que a veces propicia este sistema.
¿Es el sistema de escritorios compartidos la solución?
Al mirar hacia el futuro del trabajo , es evidente que cada vez que se habla de mayor flexibilidad y libertad, también se menciona el concepto de escritorios compartidos (hot desking). Las formas flexibles de trabajar están de moda, y depende de usted encontrar la estrategia de espacio de trabajo adecuada para su empresa. Si bien adoptar un sistema de organización del espacio de trabajo como el hot desking ofrece numerosas ventajas, no es adecuado para todos los empleados.
Si está considerando implementar el sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) en su empresa, también vale la pena analizar el sistema de oficinas en hotel. Este último podría ser una opción más viable para las organizaciones que buscan adaptarse a los nuevos tiempos y adoptar estrategias de trabajo flexible. Muchas de las quejas sobre el sistema de puestos de trabajo compartidos incluyen la falta de privacidad, la desorganización y la sensación de no ser valorado por la empresa.
El servicio de reserva de escritorios utiliza tecnología innovadora para la gestión de espacios de trabajo , permitiendo a los empleadores planificar y organizar la asistencia de sus empleados a la oficina, a la vez que les ayuda a encontrar y reservar espacios de trabajo y salas de reuniones que se ajusten a sus necesidades. Además, las soluciones de Cloudbooking para la COVID-19 y la gestión de visitantes pueden contribuir a cuidar la salud de sus empleados y mantenerlos seguros, demostrando así que el bienestar de sus empleados es una prioridad para las empresas.
Existe una amplia gama de opciones en lo que respecta a modelos de espacios de trabajo híbridos. Al comprender a fondo su sector y sus objetivos laborales, podrá encontrar las soluciones idóneas para su espacio de trabajo y su negocio.
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