En el entorno empresarial actual, la capacidad de adaptación y la agilidad son más importantes que nunca. La jornada laboral tradicional de nueve a cinco ya no es la norma. Los empleados trabajan cada vez más de forma flexible y fuera del horario de oficina convencional. Esto supone un reto para los directivos, que deben crear nuevos procedimientos para lograr entornos de trabajo productivos y eficientes.
Cada vez más, las empresas optan por crear un entorno de trabajo ágil. Un espacio de trabajo ágil se adapta a los cambios recientes en el lugar de trabajo y fomenta la creatividad y la colaboración. Investigaciones recientes sobre prácticas laborales demuestran que los equipos ágiles son un 25 % más productivos y lanzan sus productos al mercado un 50 % más rápido.
El trabajo ágil es clave para el éxito en el mundo empresarial actual. Pero, ¿qué significa crear un entorno de trabajo ágil? En Cloudbooking , hemos ayudado a cientos de empresas a adaptarse al trabajo ágil. Nuestro software de reservas en la nube permite a las empresas ser más flexibles y eficientes. Para ayudarte a crear un espacio de trabajo ágil, aquí te presentamos cuatro maneras de fomentar las prácticas de trabajo ágil en tu organización.
¿Qué es el trabajo ágil?
Si eres como la mayoría de los dueños de negocios, siempre buscas maneras de optimizar tu flujo de trabajo y mejorar la eficiencia. Si es así, probablemente hayas oído hablar del "trabajo ágil". Pero, ¿qué es el trabajo ágil y cómo puede beneficiar a tu empresa?
Una organización ágil integra personas, procesos y tecnología para encontrar nuevas formas de completar tareas. Implica trabajar siguiendo las directrices establecidas para cada proyecto, pero eliminando las barreras tradicionales para alcanzar el éxito. Esto suele implicar que las empresas abandonen las oficinas convencionales y creen espacios colaborativos. Este espacio está diseñado para aumentar la productividad, la comunicación y la eficiencia.
El trabajo ágil ofrece importantes beneficios tanto para los empleados como para los empleadores. El Agile Future Forum, un grupo de 22 empresas del Reino Unido que promueven el trabajo ágil, afirma que genera " beneficios económicos significativos y tangibles para nuestras empresas ".
Los beneficios del trabajo ágil tanto para el empleador como para el empleado incluyen:
- Mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal y la satisfacción de los empleados.
- Aumenta la productividad y la eficiencia.
- Aumenta la utilización del lugar de trabajo.
- Mejor para el medio ambiente
- Nutre la cultura de la empresa
¿En qué se diferencia el trabajo ágil del trabajo flexible?
Las opciones de trabajo flexible son una tendencia cada vez más popular en el ámbito laboral y, sin duda, forman parte del futuro de los espacios de trabajo . Pero mientras que el trabajo flexible se centra principalmente en ofrecer flexibilidad horaria, el trabajo ágil va más allá. El trabajo ágil busca eliminar las barreras entre el personal y los objetivos para lograr que el equipo sea lo más productivo y eficiente posible.
Esto puede incluir:
- Flexibilidad en el rol laboral — Los miembros del equipo no están limitados a una sola tarea. Esto hace que los equipos sean más eficientes y les brinda un rol más variado y estimulante.
- Centrarse en la velocidad — Al desempeñar los miembros del equipo diferentes funciones y con reglas menos formales, cada uno puede completar una mayor variedad de tareas con mayor rapidez.
- Mejor tecnologia — los espacios de trabajo ágiles utilizan tecnología como software de reservas basado en la nube para garantizar que todo sea ágil y eficiente.
Cómo fomentar un entorno de trabajo ágil
1. Fomentar la confianza
Un entorno de trabajo ágil es un espacio donde florece una cultura de confianza. Crear esta cultura de confianza no siempre es fácil para las empresas, pero es esencial para el trabajo ágil. El trabajo ágil se basa en que las personas trabajen de la manera que mejor les convenga, lo que significa que no siempre están en sus escritorios durante el horario laboral tradicional.
Desde el inicio de la pandemia, algunas empresas han tenido dificultades para confiar en que sus empleados trabajaran de forma remota. Los líderes ejercían un control excesivo sobre todo el equipo para asegurarse de que estuvieran trabajando. Para algunos, la idea de no trabajar en una oficina tradicional durante el horario laboral habitual equivalía a holgazanear. Esta idea se vio reforzada por la difuminación de los límites entre los llamamientos a «volver a la oficina» y « volver al trabajo » a medida que se relajaban las medidas de confinamiento.
Para que un entorno ágil funcione, es fundamental confiar en tu equipo. Una de las mejores maneras de lograrlo es contratar a las personas adecuadas y, una vez que dominen el trabajo, simplemente dejarlas trabajar. Permitir que tu equipo trabaje con autonomía, sin supervisarlo constantemente, demuestra confianza en ellos, lo cual se traduce en una mayor productividad.
Confianza y autonomía: metodologías de trabajo ágiles en WordPress.
A pesar de la resistencia de algunas empresas, muchas multinacionales están adoptando metodologías de trabajo ágiles, entre ellas Dell y WordPress. El modelo de WordPress es uno de los mejores ejemplos de un entorno de trabajo ágil basado en la confianza.
WordPress cree en la confianza y la autonomía para que sus empleados trabajen con la máxima eficiencia. Esto se logra mediante un modelo de trabajo totalmente remoto, donde cada miembro del equipo tiene la oportunidad de ser productivo en cualquier momento, con horarios flexibles que se adaptan a sus necesidades.
Este modelo garantiza una mayor productividad del equipo de WordPress, a la vez que permite a la empresa contratar personal de cualquier parte del mundo y en cualquier zona horaria. Esto significa que pueden acceder al mejor talento sin las limitaciones tradicionales del reclutamiento.
2. Apoyar la formación interfuncional
La idea de la formación interfuncional es crear un entorno laboral más diverso. Esto permite a los empleados afrontar nuevos retos y experiencias, lo que contribuye a su desarrollo personal y, al mismo tiempo, ayuda a la empresa a alcanzar nuevas metas.
En esencia, la capacitación interfuncional brinda a tu equipo la oportunidad de adquirir habilidades y destrezas fuera de sus funciones actuales. Al trabajar en un equipo o departamento diferente durante un tiempo, pueden aprender más sobre la empresa y desarrollar nuevas habilidades.
Los entornos de trabajo ágiles son ideales para fomentar la formación interfuncional. Al eliminar las limitaciones de una oficina tradicional, tu equipo puede colaborar con cualquier otro departamento o miembro y obtener nuevas perspectivas sobre la empresa y sus objetivos.
Trabajo codo con codo: metodología ágil en Steelcase
Steelcase es líder en el sector en la experimentación con nuevas ideas y el descubrimiento de las mejores prácticas para los empleados. El ejemplo más reciente fue un proyecto en el que se utilizaron diferentes conceptos de trabajo ágil a lo largo del tiempo para determinar qué enfoques generaban mejores resultados. Uno de los conceptos más destacados fue la formación interfuncional y el trabajo en equipo.
La empresa implementó un programa de emparejamiento de personal y capacitación interfuncional para fomentar la creatividad y evitar bloqueos creativos. Cuando las personas trabajan juntas, el conocimiento de cada miembro del equipo se amplía. Esto impulsa a los equipos a progresar, ya que les permite aprender de los conocimientos de otros miembros sobre proyectos o tareas específicas para completar su trabajo de manera más eficiente. Además, esto significa que, en caso de ausencia por enfermedad o vacaciones, se depende menos de otra persona.
3. Crear oportunidades para el trabajo profundo
Es fundamental concentrarse en una tarea y sumergirse por completo en ella. Este estado de concentración se conoce como "profundo" porque va más allá de simplemente estar consciente o pensar con claridad mientras se trabaja, y se trata de estar totalmente inmerso en la tarea.
El término "trabajo profundo" fue acuñado por Cal Newport , profesor asociado de la Universidad de Georgetown. Su investigación reveló que los trabajadores más eficaces pueden mantener la concentración durante largos periodos. Esta habilidad es fundamental para ser productivo y exitoso en cualquier ámbito, y esencial para el trabajo ágil.
Utilizar un diseño de oficina ágil es una excelente manera de crear oportunidades para el trabajo concentrado. Tu espacio ágil debe contar con áreas de descanso, salas de reuniones y espacios designados para el trabajo tranquilo. Esta variedad de espacios de trabajo ágiles significa que cuando tu equipo quiera concentrarse en el trabajo, tendrá un espacio donde hacerlo.
Viernes sin reuniones: metodología de trabajo ágil en la Universidad de Strathclyde.
No solo el diseño de tu oficina puede ayudar a crear oportunidades para el trabajo concentrado. También puedes desarrollar políticas para toda la empresa que permitan a los empleados concentrarse mejor. Una de las maneras más fáciles de perjudicar la productividad es distraerse con un mensaje en Microsoft Teams o Slack, leer un correo electrónico o tener que interrumpir el trabajo para una reunión. De hecho, retomar una tarea después de una simple distracción puede llevar hasta 23 minutos.
La Universidad de Strathclyde recomienda evitar programar reuniones los viernes y minimizar el uso de correos electrónicos y correspondencia. Los viernes sin reuniones permiten a los equipos concentrarse en sus tareas y completarlas con éxito. Además, a nadie le gusta tener una reunión a última hora de la tarde del viernes.
4. Sea Flexible
Antes de que empieces a regalarle una esterilla de yoga a todo el mundo en la oficina, debes saber que la flexibilidad laboral no tiene nada que ver con la flexibilidad física. Un entorno de trabajo ágil es un espacio de trabajo flexible que va más allá del modelo actual de trabajo flexible.
Los mejores equipos están formados por personal capaz de realizar su trabajo en los horarios y lugares que les resulten más convenientes. Los líderes empresariales necesitan procesos de trabajo flexibles que permitan a los empleados trabajar desde casa o fuera de la oficina durante los periodos en que no trabajan en ella, facilitando así una colaboración ágil y completa.
Al implementar un sistema que permita a los empleados trabajar según sus propios horarios y tareas, la empresa logrará una productividad mucho mayor. El trabajo ágil crea un entorno donde cada miembro del equipo puede desarrollarse plenamente, independientemente de si es madrugador, noctámbulo o tiene un horario intermedio. Al crear este entorno, es probable que aumenten los niveles de innovación y creatividad, así como la retención de personal.
¿Listo para crear un entorno de trabajo ágil?
Una de las mejores maneras de crear un espacio de trabajo ágil es asegurarse de que su empresa cuente con las herramientas y la tecnología adecuadas. Desde el inicio de la pandemia y el auge del trabajo flexible en todos los sectores, la tecnología para el trabajo remoto ha experimentado un gran avance. Herramientas como Zoom pasaron de ser una herramienta de comunicación externa a un elemento esencial del trabajo diario.
En lo que respecta a la tecnología para el trabajo ágil, los sistemas de gestión de espacios de trabajo basados en la nube son la mejor opción. El software Cloudbooking ofrece varias funciones prácticas que contribuyen a crear entornos de trabajo ágiles exitosos. Los empleados pueden reservar sus escritorios , salas de reuniones y plazas de aparcamiento con antelación. Además, les permite localizarse rápidamente entre sí.
Pero también permite a los empleadores organizar y optimizar su entorno de trabajo ágil con información y datos en tiempo real sobre la productividad. Esta información permite a las empresas encontrar nuevas formas de trabajar que benefician a su equipo y a sus resultados financieros. Además, la tecnología en la nube resulta mucho más económica para las empresas.
Cloudbooking ofrece diversas funciones para facilitar las prácticas de trabajo ágil de tu equipo. Proporcionamos soluciones que se adaptan a todas las necesidades y presupuestos. Contáctanos hoy para una demostración sin compromiso.
