Seamos sinceros, cuando un lugar de trabajo deja de funcionar o se vuelve demasiado caro, la reacción instintiva siempre es la misma: "Necesitamos una oficina nueva". Como si unas paredes nuevas y un cambio de código postal fueran a solucionar mágicamente el caos.
Pero cambiar radicalmente los planos o firmar otro contrato de alquiler reluciente no siempre es la solución. Mudarse solo para optimizar el uso de la oficina es prácticamente el equivalente corporativo a comprar una casa para salvar un matrimonio en crisis. Gastarás una fortuna, te llevarás contigo los mismos problemas y seguirás preguntándote por qué nadie está más contento. Porque el verdadero problema no es la ubicación, sino el diseño. Tu espacio simplemente no se adapta a la forma en que tus empleados trabajan.
¿Y adónde nos lleva todo esto? Pues bien, puede que el Gobierno del Reino Unido haya dado con la clave para la planificación de espacios de trabajo.
Les presentamos la Guía de Diseño de Espacios de Trabajo Gubernamentales , una obra maestra del pensamiento moderno en oficinas. Explica cómo crear espacios flexibles, inclusivos y con tecnología integrada que las personas realmente deseen utilizar. Es práctica, humana y la mejor en su clase.
¿Y lo mejor de todo? No necesitas un presupuesto para la mudanza ni un plan a cinco años para aprender de ello, así que ¿por qué no profundizamos en qué es y por qué es tan genial?
El patrón oro: ¿Qué hizo bien el gobierno?
La guía surgió de la misión de la Agencia de Propiedades del Gobierno de modernizar las instalaciones de la administración pública, básicamente para adaptar oficinas con décadas de antigüedad al siglo XXI sin otra ronda de costosas reubicaciones, sino mediante una reducción de tamaño y una reinvención rentables. Pero en algún punto del proceso, dieron con algo realmente valioso: un marco que las empresas privadas podrían (y probablemente deberían) copiar sin reparo alguno.
En esencia, el objetivo es bastante simple: "crear excelentes lugares de trabajo que permitan e inspiren a todos a dar lo mejor de sí mismos".
¿Y en qué nos centramos? En las mismas cosas que la mayoría de las empresas dicen que les importan, pero que rara vez consiguen hacer bien:
• Flexibilidad y trabajo más inteligente: espacios que se adaptan a las personas, y no al revés.
• Integración digital: tecnología que funciona tan bien que uno se olvida de que existe.
• Sostenibilidad y adaptabilidad: diseño que genere menos residuos y dure más, en lugar de perseguir la última moda.
Así que sí, la administración pública tiene el modelo perfecto de lugar de trabajo para que el sector privado lo copie, así que entremos de lleno en su estrategia...
Más inteligentes, no más grandes.
El enfoque de la guía para trabajar de forma más inteligente es sorprendentemente sensato. No se centra en pufs, mesas de futbolín ni «zonas de colaboración» que parecen platós descartados de un programa de televisión. En cambio, se enfoca en el diseño basado en actividades, proporcionando a cada tarea el entorno que merece y necesita.
En lugar de interminables filas de escritorios idénticos, este modelo divide la oficina en tres zonas básicas:
• Zonas de trabajo en casa para tareas rutinarias y asignadas
• Zonas de colaboración para reuniones, trabajo en equipo y lluvia de ideas.
• Zonas donde no se debe molestar a nadie que intente terminar una sola idea sin que le pidan "solo una idea rápida".
¿Por qué importa esto?, te preguntarás. Porque cuando todas las tareas se concentran en un espacio diáfano y monótono, la productividad no solo disminuye, sino que desaparece por completo. Lo has visto: gente que reserva salas de reuniones para llamadas individuales, personas que se enfrascan en conversaciones con su compañero sobre cómo hacer su trabajo o personas que se esfuerzan por evitar los sistemas de oficina.
El trabajo basado en actividades soluciona este problema. No se trata de una cuestión estética, sino de un formato con verdadera credibilidad. Un estudio reveló que los empleados en entornos basados en actividades eran un 16 % más productivos que aquellos que trabajaban en oficinas tradicionales. Otro estudio demostró que las organizaciones que ofrecían una variedad de espacios de trabajo obtenían las mayores mejoras en la eficacia general del lugar de trabajo . Resulta que ofrecer opciones es mejor que obligar a todos a trabajar en el mismo entorno monótono y uniforme.
Así que, antes de empezar a mover los muebles como si estuvieras en un programa de bricolaje con Nick Knowles, quizás deberías medir cómo tus empleados utilizan realmente el espacio. Cuando entiendas lo que hacen, podrás rediseñar basándote en datos y priorizando sus tareas.
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Sostenible, adaptable y a prueba de futuro.
La sostenibilidad es uno de los términos más populares y requisitos esenciales para las empresas hoy en día, pero las medidas para abordarla suelen ejecutarse de forma deficiente o, inexplicablemente, se olvidan. Sin embargo, la Guía de Diseño del Gobierno podría ser uno de los marcos de sostenibilidad más claros y fiables del país.
Se trata de medidas bastante sencillas: mejor aislamiento, sistemas de climatización eficientes, sensores que impiden iluminar salas de reuniones vacías como si fueran pistas de aterrizaje abandonadas y una clara apuesta por las energías renovables. Nada ostentoso, solo la competencia discreta y funcional que cabría esperar de todas las organizaciones, si la mayoría no siguiera esta semana discutiendo si la culpa es de las operaciones, las ventas o las instalaciones.
Pero aquí es donde la cosa se pone interesante: no se trata solo de ahorrar unos kilos en la factura de la luz. Todo el proyecto está diseñado para crear espacios de trabajo duraderos, adaptables a las nuevas tecnologías, los cambios en las políticas y las nuevas formas de trabajar, sin necesidad de una reforma integral cada cinco años. Se trata de sostenibilidad como infraestructura, no de relaciones públicas.
Mientras tanto, muchas organizaciones siguen anunciando proyectos de "cero emisiones netas" como si acabaran de descubrir la electricidad, apuntándose a planes de incentivos salariales para vehículos eléctricos y presentándolo como algo que salvará el planeta. Si el gobierno británico, el mismo que debe lidiar con una nueva crisis cada semana, puede encontrar la manera de crear lugares de trabajo eficientes y preparados para el futuro, ¿cuál es la excusa del resto?
Rediseño basado en la intuición, no en el instinto.
Si aún no ha quedado claro, la Guía de Diseño de Lugares de Trabajo del Gobierno no es revolucionaria, ni pretende serlo; simplemente es sensata, mesurada o incluso práctica… Lo cual, en una era de bingo de liderazgo de opinión en LinkedIn y "disrupción" por la disrupción misma, parece casi radical.
Esto nos recuerda que la innovación no siempre tiene que ir acompañada de jerga técnica o planes de demolición. A veces se trata de comprender a las personas, utilizar datos y diseñar espacios de trabajo que se adapten a la realidad laboral, no a cómo alguien lo imaginó en una presentación de PowerPoint hace diez años.
Dicho esto, si el gobierno británico puede modernizar edificios con décadas de antigüedad para convertirlos en espacios de trabajo flexibles, inclusivos y digitalmente competentes, o incluso reducir su tamaño con una visión clara, y además publicar cómo hacerlo eficazmente, no hay excusa para que otros no lo hagan. Han sentado las bases para un diseño más inteligente, decisiones basadas en datos, tecnología que realmente funciona y espacios construidos para perdurar.
En definitiva, la Guía de Diseño para el Entorno Laboral Gubernamental , más allá de los diagramas y acrónimos, ofrece un marco de trabajo eficaz. Un marco que demuestra que lo moderno no tiene por qué ser sinónimo de moda pasajera, sino simplemente de funcionalidad.
¿No sabes por dónde empezar a rediseñar tu oficina? Consulta nuestros casos de éxito o contáctanos hoy mismo. Al fin y al cabo, tenemos experiencia en la creación de espacios de trabajo adaptables.
