COVID-19 y la gran reiniciación del lugar de trabajo: cómo gestionar la vuelta al trabajo para su empresa.

¿Cómo será el lugar de trabajo del futuro tras la COVID-19? ¿Seguirá existiendo nuestra idea actual de "lugar de trabajo"?

¿Cómo era el panorama laboral antes de la COVID-19?

Antes de la COVID-19, los empleadores luchaban contra la demanda de flexibilidad laboral, pero también contra la necesidad de más espacio para reuniones. Uno de los bienes más caros para las empresas es el inmobiliario, y los costos operativos de los espacios de oficina suelen ser innecesariamente altos, y estos costos siguen aumentando.

Mientras tanto, muchas salas de reuniones solían estar a plena capacidad (a menudo entre un 70 % y un 80 % en los sistemas de reservas), pero cuando el personal consultaba las salas para reservas de última hora, con frecuencia estaban vacías. El porcentaje de utilización de las salas de reuniones también era inferior al 50 %, y la ocupación media solía ser inferior al 50 % de su capacidad cuando se utilizaban. La percepción de los directivos sobre el uso de las salas por parte de los empleados era completamente opuesta a la realidad.

En lo que respecta a la fuerza laboral, ya se observaba un cambio de actitud en cuanto a cómo y dónde las personas deseaban trabajar. Cifras recientes de la Encuesta de Fuerza Laboral de la ONS muestran que, a finales de 2018, 1.54 millones de personas trabajaban desde casa en su empleo principal, lo que supone un aumento de 884,000 con respecto a 2008. Y podemos esperar que esta cifra aumente aún más una vez que las oficinas comiencen a reabrir y deban adaptarse a las medidas de distanciamiento social. Sin embargo, no son solo los teletrabajadores quienes generan espacios de trabajo sin utilizar en las oficinas. Muchos empleados también trabajan desde diferentes oficinas y centros de trabajo, conectándose de forma remota al servidor y al correo electrónico de su empresa.

¿Cómo ha afectado la COVID-19 a las empresas que operan desde oficinas?

El equipo de Cloudbooking ha dedicado tiempo a trabajar con nuestros clientes para comprender y satisfacer las necesidades de su personal durante este periodo. Muchas empresas han encontrado muy difícil la transición repentina de empleados que trabajan en un entorno controlado en la oficina a trabajar a tiempo completo desde casa.

Para muchas empresas, incluidos nuestros clientes, la situación supuso y sigue suponiendo una serie de desafíos. En primer lugar, el cambio obligó a las empresas a buscar nuevas soluciones técnicas y adaptar rápidamente sus infraestructuras para que los empleados pudieran trabajar desde casa, lo que representó una enorme presión para aquellas que no estaban preparadas para el teletrabajo.

Como consecuencia, la capacitación y el perfeccionamiento de los empleados en el uso de nuevas tecnologías y la adaptación a diferentes formas de trabajo, con escaso tiempo para planificar estrategias de gestión del cambio, afectaron sin duda la productividad en las primeras etapas. Esto no solo influyó en la forma en que las empresas trabajan con sus clientes, sino también en la necesidad de adoptar nuevas maneras de colaborar con los compañeros y gestionar equipos e individuos, lo que supuso un cambio corporativo y cultural sustancial para las empresas acostumbradas a trabajar presencialmente.

Si bien la transición repentina generó mucha presión en las empresas durante las primeras semanas del confinamiento, se ha convertido en el mayor experimento de teletrabajo de nuestra época. Antes de esto, muchas empresas aún se resistían a permitir que sus empleados trabajaran desde casa de forma regular, a menudo por falta de confianza en su plantilla, y esta medida las ha obligado a hacerlo. Como resultado, estas empresas, y quizás la tuya sea una de ellas, han podido comprobar el compromiso de sus empleados trabajando a distancia y descubrir las ventajas del teletrabajo. Aunque la medida fue impuesta, los empleados han podido disfrutar de un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, pasar más tiempo de calidad con sus familias e incluso descubrir alguna afición nueva, a la vez que afrontaban con éxito los retos adicionales de la educación en casa.

¿Cómo puedo gestionar la vuelta al trabajo en mi oficina tras la COVID-19?

A pesar de que no existe una hoja de ruta clara hacia la "nueva normalidad" y de que el regreso a la actividad depende de las fluctuaciones en los nuevos casos de virus, las empresas deben comenzar a planificar escenarios desde ahora para evitar otra conmoción repentina en la fuerza laboral.

Lo que sí sabemos es que el distanciamiento social formará parte de nuestras vidas —tanto dentro como fuera del trabajo— en el futuro previsible. Por consiguiente, las empresas deben evaluar su espacio de trabajo y calcular cuántas personas pueden estar en la oficina al mismo tiempo, así como la distancia que pueden mantener entre los escritorios para que los empleados trabajen de forma segura. Esto puede implicar que deba:

1. Reducir el número de empleados que comparten escritorio.
2. Reduzca el número de empleados en la oficina en un momento dado.
3. Crea un horario para la oficina para gestionar quién viene a la oficina y quién trabaja desde casa cada día.
4. Crear una política de espacios de trabajo y de reuniones.
5. Implementar un escritorio y sistema de reserva de salas de reuniones, con códigos QR de bajo contacto y tecnología de sensores en las áreas de trabajo para garantizar limitaciones de ocupación para el distanciamiento social y el rastreo de contactos.
6. Actualice su gestión de visitantes Las políticas varían según las necesidades del negocio: se pueden habilitar sistemas de registro con mínimo contacto y controles de salud y seguridad, o bien, algunos pueden considerar necesario recurrir a herramientas de videoconferencia en lugar de reuniones presenciales.

¿Qué supondrá la gran reestructuración del entorno laboral para mi negocio?

Dado que los lugares de trabajo se volverán más flexibles y colaborativos que nunca, y que las empresas buscan reducir los gastos generales para mitigar la recesión en la que ha entrado el Reino Unido, es crucial invertir correctamente en la tecnología que hará posible esta nueva era.

La demanda de mayor flexibilidad laboral por parte de los empleados sin duda influirá enormemente en el futuro del panorama empresarial del Reino Unido, sobre todo ahora que los líderes empresariales han comprobado que los empleados pueden prosperar trabajando desde casa. Esto también implica que los principales centros de negocios del Reino Unido, como Londres y Manchester, probablemente se dispersen, mientras que pequeñas oficinas satélite podrían surgir por todo el país.

Ahora, como responsables de la toma de decisiones empresariales, deben abordar la solución para el regreso al trabajo presencial y responder a la demanda de los empleados de flexibilidad laboral, o se arriesgan a perder millones de libras en espacio inmobiliario desaprovechado. La tecnología actual permite reducir los costes operativos al disminuir la cantidad de espacio de trabajo infrautilizado en la oficina. Gracias a la tecnología de sensores para puestos de trabajo compartidos, que permite monitorizar y gestionar la utilización de escritorios y salas de reuniones, estos datos pueden utilizarse para determinar cómo se utiliza realmente el espacio de oficina y facilitar el distanciamiento social en el futuro. Como resultado de la monitorización de los flujos de trabajo, muchas empresas podrán reducir el espacio físico necesario y, por consiguiente, los gastos generales de funcionamiento.

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