La gestión del entorno laboral se ha vuelto más compleja en los últimos años. El trabajo híbrido, el análisis de datos en el lugar de trabajo y las nuevas tecnologías han introducido un número creciente de términos en las conversaciones cotidianas entre los equipos y, como resultado, el lenguaje de la gestión del entorno laboral a veces se ha convertido en un cúmulo de palabras de moda, donde los términos se utilizan con frecuencia de forma inconsistente o incorrecta.
Por eso, pensamos en ofrecerles una guía de referencia sencilla sobre los términos más comunes de la gestión en el lugar de trabajo y cómo se utilizan habitualmente.
En otras palabras, te hemos preparado una chuleta. Se recomienda usar Control+F.
Términos relacionados con escritorios, habitaciones y espacios.
Reserva de puestos
Un sistema que permite a los empleados reservar escritorios con antelación. Se utiliza para gestionar la asistencia variable a la oficina y evitar el hacinamiento.
Escritorio caliente
Un modelo de escritorios compartidos donde los escritorios no están asignados a personas específicas. Funciona mejor cuando la disponibilidad es visible antes de la llegada.
Hotelería de escritorio
Una forma más estructurada de reservar escritorios, donde estos se reservan con antelación, a menudo en consonancia con horarios híbridos.
Reserva de habitacion
El proceso de reserva de salas de reuniones o espacios compartidos. Generalmente se realiza de forma digital para evitar coincidencias y ausencias injustificadas.
activos reservables
Recursos que se pueden reservar con antelación, como taquillas, equipos o salas especializadas.
Señalización digital/pantallas para salas
Pantallas instaladas en el exterior de las salas de reuniones que muestran la disponibilidad y el estado de las reservas en tiempo real.
Señalización digital para orientación
Pantallas que indican qué escritorios o salas están libres o reservados en toda una planta o edificio, normalmente con mapas interactivos.
Vainas
Espacios pequeños, cerrados o semicerrados, diseñados para llamadas privadas, videoconferencias o breves periodos de trabajo concentrado. Suelen reservarse para garantizar su disponibilidad y minimizar las interrupciones en entornos de oficina abiertos.
Zonas tranquilas
Áreas designadas para trabajar concentrado en tareas que requieran poco ruido. Generalmente se rigen por normas internas que limitan las llamadas, las conversaciones y las interrupciones.
Barrios
Secciones reservadas de espacio de oficinas, generalmente asignadas a equipos o funciones empresariales específicas.
Asignación de escritorios
Asignación de puestos de trabajo específicos a personas o roles de forma permanente o semipermanente. Se suele utilizar junto con la reserva flexible para dar soporte a equipos o empleados con necesidades de ubicación fija.
Planos de planta interactivos
Mapas digitales que muestran escritorios, salas y disponibilidad en tiempo real. Ayuda a encontrar espacio rápidamente.
Espacios restringidos
Áreas de un lugar de trabajo restringidas a usuarios o roles específicos. El acceso suele controlarse mediante permisos, políticas o reglas de reserva para garantizar la seguridad, la privacidad o cumplir con los requisitos operativos.
Espacios configurables
Salas o áreas que pueden reconfigurarse para diferentes usos, como reuniones, capacitación o colaboración, cambiando a menudo su distribución o capacidad según sea necesario.
Espacio de desbordamiento
Se utilizan escritorios o salas adicionales cuando la demanda supera la capacidad normal, a menudo durante los días de mayor afluencia.
Espacios de trabajo adaptables
Espacios de trabajo diseñados para evolucionar con el tiempo en respuesta a las cambiantes necesidades empresariales y a la forma en que las personas utilizan realmente el espacio.
Oficina inteligente
Un lugar de trabajo que utiliza la tecnología y los datos para automatizar procesos, mejorar la eficiencia y optimizar la experiencia de los empleados.
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Términos de la política del lugar de trabajo
Política del lugar de trabajo
Un conjunto de directrices que definen cómo se espera que los empleados utilicen el lugar de trabajo, abarcando áreas como la asistencia, el uso de escritorios y salas, las normas de acceso y el comportamiento aceptable dentro de la oficina.
Trabajo híbrido
Un modelo de trabajo en el que el tiempo se divide entre la oficina y ubicaciones remotas, normalmente con días definidos para trabajar en la oficina.
El trabajo flexible
Un modelo de lugar de trabajo que permite a los empleados elegir su horario o lugar de trabajo. Puede ser específico para cada empleado o aplicarse a toda la empresa.
Trabajo basado en actividades (ABW)
Un modelo en el que los empleados eligen espacios o zonas en función del tipo de trabajo que realizan, en lugar de tener escritorios asignados.
Días de equipo/Días de anclaje
Días previamente acordados en los que se espera que equipos específicos estén en la oficina al mismo tiempo para facilitar la colaboración y la planificación.
Oficina de planta abierta
Un diseño de oficina donde la mayoría de los empleados trabajan en un espacio abierto compartido, sin divisiones permanentes ni oficinas privadas. Generalmente se utiliza para aumentar la eficiencia del espacio y la colaboración, pero suele requerir políticas claras y herramientas de apoyo para gestionar el ruido, la privacidad y el uso de los escritorios.
Primero remoto
Un enfoque organizativo que prioriza el trabajo remoto como modalidad de trabajo por defecto.
Trabajo desde cualquier lugar (WFA)
Una política que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar, no solo desde casa o la oficina.
política para nómadas digitales
Un acuerdo formal que permite a los empleados trabajar de forma remota mientras viajan o residen en diferentes lugares.
Política de acceso
Normas que rigen quién puede acceder a determinados espacios, edificios o sistemas y bajo qué condiciones.
Términos de datos y análisis
Análisis del lugar de trabajo
El uso de datos de reservas y uso para comprender cómo se utilizan realmente las oficinas.
Tasa de ocupación
El número de personas presentes en un espacio en un momento dado.
Tasa de uso
El porcentaje de tiempo que se utiliza un escritorio o una sala en comparación con su disponibilidad total.
Tasa de subutilización
Una situación en la que los escritorios o las salas están disponibles de forma constante, pero rara vez se utilizan.
CAPACIDAD
El número máximo de personas que un espacio o edificio puede albergar al mismo tiempo.
Tasa reducida
Una medida de la frecuencia con la que las reservas se interrumpen o finalizan antes de lo previsto.
Tasa de cancelación
El porcentaje de reservas que se cancelan antes de realizarse.
Tasa de vacantes
La proporción de escritorios o salas que permanecen sin usar durante un período determinado.
Tarifa de reserva
La frecuencia con la que se reservan escritorios o salas a lo largo del tiempo, que se utiliza a menudo para identificar patrones de demanda.
Tasa de no presentación
Porcentaje de reservas en las que se reserva un escritorio o una habitación pero no se utiliza.
Panel de informes del lugar de trabajo
Una vista centralizada que reúne datos de reservas, asistencia y espacios de trabajo.
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Términos de gestión del lugar de trabajo
Gestión del lugar de trabajo
La coordinación de personas, espacios, tecnología y políticas para garantizar que los lugares de trabajo funcionen de manera eficiente y apoyen la forma en que las personas trabajan.
Gestión de instalaciones
La supervisión de los servicios físicos en el lugar de trabajo, tales como el mantenimiento, la limpieza, la seguridad y el cumplimiento de la normativa.
Gestión de visitantes
Sistemas y procesos utilizados para registrar, rastrear y gestionar a los visitantes que acceden a un lugar de trabajo.
Sistema de gestión del lugar de trabajo (WMS)
Software utilizado para gestionar escritorios, salas, asistencia y operaciones en el lugar de trabajo.
Sistema Integrado de Gestión del Lugar de Trabajo (IWMS)
Una plataforma más amplia que combina la gestión del espacio de trabajo con la gestión inmobiliaria, el mantenimiento y la administración de activos.
Sistema de gestión de edificios (BMS)
Software que controla y supervisa la infraestructura de un edificio, como la calefacción, la iluminación y la ventilación.
estrategia de lugar de trabajo
Un plan a largo plazo que alinea el diseño del espacio de trabajo, las políticas y la tecnología con los objetivos de la organización.
gerente de experiencia en el lugar de trabajo
Un puesto centrado en mejorar la experiencia de los empleados en el lugar de trabajo, junto con sus servicios y tecnología.
Experiencia del empleado (EX)
La experiencia general que tienen los empleados con su lugar de trabajo, incluyendo el espacio físico, las herramientas y las políticas.
Participación de los Empleados
Una medida del grado de conexión y compromiso que sienten los empleados con su trabajo y su organización. Generalmente se relaciona con la retención de empleados.
La retención de empleados
La capacidad de una organización para retener a sus empleados a lo largo del tiempo. A menudo está influenciada por la flexibilidad, la experiencia laboral y el grado de apoyo que la oficina brinda a la forma en que las personas trabajan.
Espacio de trabajo conjunto
Un espacio de trabajo compartido, normalmente gestionado por terceros, utilizado por particulares o varias organizaciones, que suele ofrecer acceso flexible y servicios compartidos.
Herramientas de colaboración
Herramientas digitales que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo, como la mensajería, las videoconferencias y el intercambio de archivos.
Conjunto de tecnologías del lugar de trabajo
El conjunto de herramientas utilizadas para gestionar el espacio, el acceso, el análisis de datos y la experiencia de los empleados.
Internet de los objetos (IO)
Una red de dispositivos conectados que recopilan y comparten datos, utilizada frecuentemente en los lugares de trabajo para monitorizar el espacio o las condiciones ambientales.
Sensores IoT
Dispositivos físicos que recogen datos como la ocupación, el movimiento y la temperatura, y los introducen en los sistemas del lugar de trabajo.
Control de acceso
Sistemas utilizados para gestionar el acceso a edificios o zonas restringidas, a menudo integrados con tarjetas de identificación, NFC o RFID.
NFC (comunicación de campo cercano)
Tecnología inalámbrica de corto alcance que permite que dispositivos o tarjetas se comuniquen cuando se mantienen cerca. Se utiliza habitualmente en entornos laborales para el registro de entrada en salas, el control de acceso o el uso de quioscos y pantallas.
RFID (Identificación por Radiofrecuencia)
Tecnología que utiliza ondas de radio para identificar y rastrear etiquetas adheridas a objetos o credenciales. En entornos laborales, se usa frecuentemente para el control de acceso, el seguimiento de activos o el monitoreo de la ocupación y los patrones de movimiento.
Ponerse de acuerdo y hablar el mismo idioma
La mayoría de los problemas en el lugar de trabajo no se deben únicamente a los escritorios, las políticas o la tecnología, sino a la falta de sintonía entre los equipos. Cuando los mismos términos tienen significados diferentes para distintas personas, planificar el espacio, establecer políticas y elegir las herramientas de trabajo se vuelve más complicado de lo necesario.
Las definiciones claras y compartidas ayudan a que las conversaciones en el lugar de trabajo se centren en los resultados en lugar de en la interpretación. Facilitan que los equipos de instalaciones, TI y operaciones trabajen con las mismas premisas y tomen decisiones con confianza.
Esta guía rápida tiene como objetivo facilitar conversaciones más coherentes sobre cómo se gestionan los lugares de trabajo y cómo siguen evolucionando, así que quizás podrías compartirla, podría ser útil.
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