En los últimos años, las organizaciones han comenzado a ver a sus empleados como individuos. Se ha comprendido que el trabajo debe ser flexible para obtener el máximo rendimiento de cada uno. Si bien muchos consideran que trabajar en la oficina es una parte agradable de su rutina, otros, como los participantes de este estudio de Stanford de 2015 , descubrieron que su productividad aumentó un 13 % al trabajar desde casa. Esto ha llevado a las organizaciones a buscar una mejor solución que se adapte a las preferencias de cada persona. La solución podría ser el modelo híbrido.
El trabajo ya no se define como un lugar al que se va, sino como las tareas que se realizan. Incluso antes de 2020 y el caos provocado por la pandemia de COVID-19, existía una tendencia hacia la separación entre trabajadores y oficinas. El trabajo híbrido permite a los empleados trabajar desde diferentes ubicaciones, incluyendo el teletrabajo y la oficina designada, lo que les brinda control sobre su lugar de trabajo. Si bien una política de trabajo híbrido podría ser el camino a seguir, su implementación exitosa aún presenta desafíos importantes. Por ello, Cloudbooking ha elaborado esta miniguía y desarrollado soluciones de trabajo híbrido exitosas para que las empresas las implementen.
Establecer políticas y procesos claros
Antes de implementar un modelo de trabajo híbrido , es importante modificar o reescribir sus políticas y procesos para que sus empleados puedan adaptarse sin problemas a este modelo. Estos son los aspectos que debe tener en cuenta:
- Comunicación clara son esenciales para una implementación exitosa
- Dé voz a los empleados y muéstreles cómo contribuir a una política que abarque toda la empresa.
- Aclarar las funciones y responsabilidades en relación con el trabajo híbrido.
- Concéntrese en su enfoque respecto al desempeño, las ausencias y las medidas disciplinarias. Muchos de estos aspectos requerirán mayor actualización a medida que implemente su modelo de trabajo híbrido.
- Explique cómo funcionará su modelo de trabajo híbrido para sus empleados y para la empresa.
- Cómo piensa implementar su modelo de trabajo híbrido y si necesita personal dedicado software de trabajo híbrido para ayudar
Rediseña tu espacio de oficina
En primer lugar, será necesario rediseñar el espacio de oficina tradicional. Ahora, la oficina se utilizará como un centro de colaboración en lugar de un espacio donde los empleados trabajan individualmente. Esto significa que habrá menos necesidad de despachos o escritorios convencionales , y más necesidad de zonas de trabajo informales , espacios de colaboración y áreas que fomenten el trabajo en equipo.
El trabajo híbrido podría ser una estrategia eficaz para reducir costos, ya que, al disminuir el número de empleados que trabajan diariamente en la oficina, existe la posibilidad de considerar una reducción de espacio a una ubicación más adecuada. Si bien esta medida podría ofrecer grandes beneficios, conviene posponerla hasta que el modelo de trabajo híbrido funcione correctamente. Mediante la tecnología de códigos QR, se pueden recopilar datos para determinar cuántos empleados utilizan el espacio de oficina a diario. Esto puede ser útil para determinar las necesidades de futuras oficinas.
Apoyar a los empleados desde casa
Uno de los principales obstáculos para los empleados que trabajan desde casa es la falta de un espacio de trabajo adecuado. Montar una oficina en casa eficaz puede resultar caro, por lo que las empresas deben apoyar a sus empleados, ya sea económicamente o proporcionándoles equipamiento. Muchas empresas han ofrecido a sus empleados ayudas para trabajar desde casa que les permiten adquirir equipamiento ergonómico y tecnología esencial.
Presta atención a la salud mental y al bienestar.
Las organizaciones que buscan adoptar el modelo híbrido también deberían brindar mayor apoyo para el bienestar físico y mental. Una encuesta realizada por la Royal Society for Public Health (RSPH) reveló que el 67 % de los encuestados se sentía más aislado de sus compañeros y que alrededor de un tercio (29 %) creía que trabajar desde casa estaba teniendo un efecto negativo en su salud y bienestar. Por lo tanto, es recomendable considerar lo siguiente:
- Capacitar y apoyar a los empleados sobre cómo gestionar el equilibrio entre la vida laboral y personal mientras trabajan de forma híbrida.
- Ayudar a los gerentes a comprender los posibles problemas de bienestar del trabajo híbrido y brindar capacitación sobre cómo abordarlos.
- Proporcionar apoyo e información sobre salud mental a todos los empleados.
- Asegúrese de que los gerentes estén atentos a posibles signos y síntomas de malestar o problemas de salud mental.
Asegúrese de que se cumplan las medidas de seguridad.
Presta atención a la seguridad de los datos. Si tus empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, la información podría estar en todas partes. Es fundamental que comprendan las prácticas seguras para el manejo de información confidencial y que cuentes con sistemas de seguridad eficaces para evitar filtraciones de datos.
Priorizar la cultura de la empresa
La cultura empresarial es un factor decisivo para el éxito de un modelo híbrido. La cultura es importante tanto para las organizaciones como para los empleados. Los trabajadores buscan cada vez más una buena cultura empresarial al solicitar un empleo; de hecho, las empresas con una cultura empresarial positiva tienen un índice de compromiso de los empleados un 72 % superior al de las empresas con culturas menos favorables.
Es importante comprender que las personas necesitan un sentido de comunidad y pertenencia. Durante la pandemia, se han realizado más actividades en equipo y pausas para el café virtuales que nunca. Para que la implementación del trabajo híbrido sea exitosa, conviene continuar con estos esfuerzos. Al fin y al cabo, aunque la plantilla esté dispersa geográficamente, eso no significa que no pueda existir un sentimiento de unión.
Tecnología de abrazo
La tecnología es fundamental para el éxito de la implementación del trabajo híbrido. Es necesaria una conectividad sencilla que permita a los empleados trabajar sin problemas tanto en la oficina como en casa. Con el aumento del teletrabajo, las organizaciones deberán familiarizarse rápidamente con las herramientas de comunicación en línea, las aplicaciones de productividad y el software de monitorización.
Los sistemas de gestión de espacios de trabajo de Cloudbooking también desempeñan un papel fundamental en la transición al trabajo híbrido y la digitalización exitosa del entorno laboral. El software de reserva de escritorios y las herramientas de reserva de salas de reuniones permiten a los empleados gestionar fácilmente el espacio de oficina y coordinarse con otros miembros del equipo y departamentos. Nuestras soluciones para la COVID -19 también han contribuido a garantizar que la oficina moderna sea un lugar de trabajo seguro, incluso durante la actual lucha contra la pandemia.
Sea adaptable
No existe una solución única para todos, y para que los modelos híbridos tengan éxito, tanto empleados como gerentes deben ser flexibles y adaptarse a la combinación de métodos híbridos que mejor se ajuste a sus necesidades . El trabajo híbrido es una modalidad relativamente nueva, por lo que es probable que las etapas iniciales de su implementación presenten dificultades. Sin embargo, al empoderar a los empleados, ofrecer flexibilidad y monitorear su desempeño, se pueden optimizar las políticas y los procesos, a la vez que se construye un modelo preparado para el futuro.
El modelo híbrido parece ser el futuro y, al adelantarse a los demás, es posible generar una ventaja competitiva que le permita diferenciarse de la competencia.
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