El experimento masivo de teletrabajo que el mundo emprendió, desencadenado por la pandemia de COVID-19, demostró a los empleadores que las personas pueden trabajar a distancia. En 2020, se estimó que cuatro de cada cinco trabajadores del Reino Unido trabajaron desde casa en algún momento.
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Muchas empresas están intentando abordar el mismo conjunto de problemas relacionados con la reapertura de sus oficinas tras el confinamiento y la implementación de un plan de recuperación.
¿Cuándo es el momento adecuado para reabrir y qué medidas de seguridad son las más efectivas para el regreso de los empleados? ¿Qué funciones deben realizarse en la oficina y cuáles pueden llevarse a cabo de forma remota?
Por suerte, existen soluciones de gestión de instalaciones que pueden ayudar a formular este plan.
Cuando la pandemia termine, es probable que las oficinas a las que regresemos no sean las mismas que dejamos. La acelerada transformación digital del entorno laboral obliga a las organizaciones a encontrar nuevas formas de empoderar a sus empleados con experiencias de usuario superiores que les faciliten el teletrabajo cuando sea necesario, todo ello al tiempo que mejoran la seguridad, la productividad y la eficiencia del espacio de trabajo. Es probable que veamos un nuevo modelo de trabajo híbrido que combine el teletrabajo a tiempo parcial con espacios de oficina diseñados para una colaboración eficaz.
Los empleadores deberán ser flexibles a medida que avancen en sus planes de recuperación tras la COVID-19, aprovechando al máximo la tecnología para garantizar que sus edificios ofrezcan un entorno seguro que cumpla con la normativa. Aquí es donde entran en juego las soluciones de gestión de instalaciones.
¿Qué son las soluciones de gestión de instalaciones?
Toda organización depende de una combinación de funciones y servicios para brindar el apoyo esencial a sus operaciones comerciales principales. Garantizar que este apoyo esté disponible de la forma, calidad y al costo adecuados es responsabilidad de la gestión de instalaciones. Las soluciones de gestión de instalaciones utilizan tecnología avanzada para ayudar a las empresas a administrar sus instalaciones clave o, dicho de otro modo, a cuidar todos los elementos que mantienen sus organizaciones en funcionamiento. Su objetivo es asegurar que usted tome las decisiones comerciales correctas sobre sus dos activos más importantes: su espacio y su personal.
Las herramientas de gestión de espacios de trabajo y los análisis de datos que ofrecen los sistemas de gestión de instalaciones permiten a las empresas comprender realmente cómo se utilizan sus espacios y cómo optimizar al máximo los recursos existentes. Ya sea para gestionar escritorios, salas, visitantes o el movimiento de personas, estos datos están diseñados para simplificar y agilizar la planificación de la recuperación.
Dar prioridad a las personas sobre los lugares
A la hora de elaborar un plan de recuperación tras la COVID-19 y adaptarse a la nueva forma de trabajo híbrido, las empresas deben ser capaces de proteger a sus empleados de cualquier riesgo continuo de COVID-19 y aliviar su ansiedad ante la vuelta a la oficina.
Esta necesidad de crear un lugar de trabajo seguro pondrá mayor énfasis en priorizar a las personas sobre los lugares en el entorno laboral. Las soluciones de gestión de instalaciones pueden ayudar a las empresas a planificar la recuperación de los efectos de la COVID-19 mediante la creación de un lugar de trabajo seguro, abordando los siguientes factores:
- Tecnología de reserva con poco contacto o mediante código QR
- Control de la disponibilidad del espacio de trabajo
- Asignación de escritorio a un compañero
- Registro de visitantes y control sanitario mediante autoservicio
- Rastreo de contactos en el lugar de trabajo
- Desinfección del espacio de trabajo
Tecnología de reserva con poco contacto o mediante código QR
Muchos trabajadores se resisten a regresar a la oficina, ya que la preocupación por el riesgo de contraer COVID-19 sigue presente en sus mentes. Este será uno de los principales problemas que enfrentarán las empresas al reabrir, y debe abordarse en sus planes de recuperación.
Los espacios de trabajo sin contacto son la solución a muchos de estos temores. El software de gestión de instalaciones de Cloudbooking utiliza códigos QR y lectores sin contacto para que el personal pueda realizar diversas actividades. Desde que los visitantes notifiquen su llegada a recepción hasta que los trabajadores se registren en reuniones y se asignen un puesto de trabajo, los códigos QR facilitan la movilidad en la oficina y el trabajo sin necesidad de tocar superficies ni interactuar físicamente con el entorno laboral.
Controlar la disponibilidad del espacio de trabajo
Gracias a la tecnología de gestión de instalaciones, las empresas pueden adaptar fácilmente la distribución de sus espacios de trabajo y la capacidad de sus salas de reuniones para fomentar el distanciamiento social efectivo y evitar la saturación de las oficinas. Las herramientas de análisis proporcionan datos en tiempo real sobre la capacidad del espacio de trabajo, lo que permite tomar las siguientes medidas:
- Reducción del aforo en los espacios de trabajo para garantizar medidas de distanciamiento social seguras.
- Aplicar la zonificación de escritorios para equipos o turnos de trabajo específicos.
- Gestionar y asignar de forma remota las solicitudes de desinfección después de que un compañero haya realizado el check-out.
Asignación de escritorio a los compañeros
Cloudbooking ofrece una solución de reserva de escritorios para ayudar a las empresas a gestionar las nuevas formas de trabajar tras la COVID-19.
Puede facilitar la planificación y gestión del regreso de los empleados a las oficinas, ayudándoles a trabajar de forma segura con puestos de trabajo asignados o reservados. Esto se logra permitiendo a las empresas planificar la distribución de los asientos, gestionar la capacidad de la oficina y garantizar un entorno de trabajo seguro y flexible para los empleados mediante su software de reserva de puestos de trabajo. Los empleados recibirán notificaciones sobre los cambios a través de sus dispositivos móviles antes de su llegada, lo que reduce las frustraciones e ineficiencias causadas por la disponibilidad limitada de puestos de trabajo.
Registro de visitantes y control sanitario mediante autoservicio
La gestión de las visitas presenciales debe ser una prioridad para cualquier empresa que elabore un plan de recuperación tras la COVID-19. Esto garantizará la seguridad tanto de los empleados como de los visitantes, minimizando el riesgo de contagio.
La tecnología de gestión de instalaciones se puede implementar fácilmente, lo que permite a las empresas ofrecer preinscripciones y autorizaciones de acceso para visitantes. Esto les permitirá controlar su aforo y garantizar el cumplimiento de las directrices de distanciamiento social. El bienestar de empleados y visitantes también se puede proteger mediante controles de salud y seguridad, así como con la implementación del registro de visitantes de autoservicio a través de la aplicación de Cloudbooking.
Rastreo de contactos en el lugar de trabajo
Contar con un sistema de rastreo de contactos será una parte vital del plan de recuperación de cualquier empresa frente al COVID-19.
La solución de gestión de instalaciones de Cloudbooking incluye una función de rastreo de contactos que mejora la seguridad y el bienestar de los empleados. Con este sistema, las empresas pueden acceder rápidamente a los informes de rastreo de contactos en caso de detectarse una infección en las instalaciones. Se puede identificar a las personas infectadas, lo que activa una alerta sobre dónde han trabajado y quiénes estuvieron cerca, para garantizar que se implementen las medidas de desinfección y los protocolos adecuados.
Desinfección del espacio de trabajo
La higiene del espacio de trabajo y la salud de los empleados se mantendrán mejor mediante un programa de limpieza regular una vez que las oficinas hayan reabierto. La desinfección de escritorios y salas de reuniones entre usos ayudará a reducir la posible propagación de infecciones y brindará tranquilidad a los empleados. Las soluciones de gestión de instalaciones pueden ayudar a las empresas a asignar fácilmente las solicitudes de desinfección de espacios de trabajo después de que los empleados salgan de sus oficinas y notificar al equipo de mantenimiento sobre los requisitos de limpieza rutinaria o profunda.
La tecnología de reservas en la nube ha demostrado ser un recurso invaluable para muchas organizaciones al crear sus planes de recuperación tras la COVID-19. Nuestro software, capaz de ayudarle a gestionar su adaptación a la nueva normalidad y garantizar el bienestar y la seguridad de sus empleados, puede marcar la diferencia. Contáctenos ahora para una demostración gratuita y sin compromiso.
