Aunque la pandemia aún no ha terminado del todo, lo peor parece haber pasado gracias al rápido programa de vacunación. Mucha gente pasó meses trabajando desde casa y adaptó sus rutinas en consecuencia. El teletrabajo no es una idea nueva; algunas empresas lo llevaban considerando desde hace años. La COVID-19 aceleró su implementación, casi como un experimento a gran escala. Ahora, la pregunta es: ¿cómo será la oficina después de la pandemia?
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La era digital ha dejado nuestras infraestructuras obsoletas en muchos aspectos. Hemos pasado de una era industrial a un entorno digital bajo demanda. La tecnología para trabajar desde casa lleva lista desde hace algunos años. Lo que la COVID puso de manifiesto fue la falta de infraestructura en las empresas para respaldar los nuevos modelos de trabajo y el bienestar de los empleados.
Tradicionalmente, la oficina era un lugar al que asistíamos de 9 a 5 de lunes a viernes para realizar nuestro trabajo. Nos vestíamos de forma apropiada, nos comportábamos de acuerdo con las normas y cultivábamos relaciones con nuestros compañeros. Tras haber experimentado el teletrabajo, muchas personas desean seguir teniendo la opción de trabajar, al menos a tiempo parcial.
El informe "El futuro del trabajo" de The Economist afirma que el empleado promedio desearía trabajar desde casa casi la mitad del tiempo. Por lo tanto, si bien la mayoría no quiere trabajar a tiempo completo desde casa, algunos optarían por esta opción. Para las empresas, tiene sentido ofrecer opciones de teletrabajo a sus empleados, ya que esto podría reducir el espacio físico de oficina y los gastos generales.
Algunas empresas tecnológicas llevan años comprendiendo las ventajas del trabajo flexible. Han adoptado un enfoque laboral divertido y flexible. Las oficinas de empresas como Google cuentan con zonas para descansar, jugar, socializar y mucho más. Google fue pionera en la creación de oficinas que fomentan la felicidad de sus empleados. Los empleados felices trabajan con mayor dedicación e inteligencia.
¿Cómo puedes preparar el espacio de oficinas de tu empresa para la era 2.0?
Actualmente, muchas oficinas tienen una distribución tradicional, con un escritorio por empleado, salas de conferencias, algunas incluso servicio de catering, sala de descanso y aseos. En el futuro, si disminuye el número de personas en la oficina, su aspecto podría cambiar.
Una de las cosas que más se echó de menos durante el confinamiento y el teletrabajo fue el contacto con los compañeros. Si bien la colaboración se realizaba en línea mediante plataformas como Zoom o Teams, las reuniones presenciales se cancelaron. Por este motivo, la mayoría desearía volver a la oficina. Pero, ¿sigue necesitando un escritorio todo empleado?
Las empresas con visión de futuro deberían considerar el uso del espacio si pretenden ofrecer a sus empleados la opción de trabajar de forma flexible en un sistema de trabajo híbrido . La colaboración es más eficaz en persona; ¿debería la oficina centrarse más en entornos colaborativos?
La oficina es el lugar donde los empleados pueden integrarse en la cultura laboral y socializar con sus compañeros para garantizar un buen nivel de bienestar y salud mental. El aislamiento y la soledad provocan depresión y una menor productividad.
Teniendo esto en cuenta, es fundamental que tu oficina pospandemia sea un lugar acogedor, cómodo y estimulante. El bienestar laboral debe ser una prioridad, con especial atención a la satisfacción del personal. Por lo tanto, es importante recabar las opiniones e ideas de los empleados para garantizar el éxito de la nueva forma de trabajar y que funcione para el equipo.
¿Qué necesitas para que la oficina funcione después de la pandemia?
Será necesaria la colaboración entre los distintos departamentos para que la oficina pospandemia sea un éxito. Para empezar, sería conveniente elaborar una lista de verificación con todos los sistemas, procesos, equipos y personal necesarios para desarrollar los procedimientos adecuados.
Infraestructura
Una infraestructura de TI robusta es clave para el éxito de los nuevos modelos de trabajo híbridos . Si el espacio de escritorio es limitado, será necesario un sistema de reserva de escritorios mediante software de reserva de puestos de trabajo compartidos . ¿El personal necesita reservar salas de reuniones o espacios de colaboración? En ese caso, se debe implementar un sistema de reserva de salas de reuniones con software de gestión de salas .
Para que todo funcione a la perfección, la integración de sistemas de software es fundamental. Es necesario contar con procesos establecidos que el personal pueda seguir y aplicaciones de software integradas para que puedan realizar su trabajo desde cualquier lugar.
Procesos
También será necesario actualizar las políticas de recursos humanos. ¿Se les asignarán días específicos de asistencia a la oficina o los empleados podrán decidir libremente? ¿Quién supervisará la productividad y el bienestar del personal? Asimismo, se deberán establecer acuerdos entre las organizaciones y los empleados para garantizar el cumplimiento de procedimientos como los de seguridad informática.
Será necesario impartir formación sobre el nuevo software, los sistemas y las nuevas formas de trabajar. Está muy bien contar con herramientas como el software de gestión de reservas de salas, pero es fundamental asegurarse de que el personal aprenda a utilizarlo correctamente.
También se deben establecer expectativas claras, incluyendo los indicadores clave de rendimiento (KPI) que el personal debe alcanzar, cómo se medirán y los procedimientos para quienes se queden rezagados. La productividad es, comprensiblemente, una gran preocupación para los empleadores. Al fijar objetivos claros y definidos, todos saben cuál es su situación.
¿Se ofrecerá algún tipo de compensación a los empleados que trabajen desde casa para cubrir los gastos adicionales de servicios públicos como electricidad, calefacción e internet? De ser así, será necesario elaborar directrices, contratos y procedimientos para que los empleados puedan solicitar el reembolso de estos gastos o recibir una cantidad acordada que se añada a su salario a una tasa fija.
Equipos
¿Necesita actualizar su equipo para la oficina pospandemia? Esto podría incluir sistemas de videoconferencia, cámaras, pantallas, sistemas telefónicos e incluso hardware. Si bien las computadoras de escritorio eran la norma para actualizar, las laptops podrían ser una mejor opción por su portabilidad. También debería considerar un seguro junto con sistemas de recuperación de datos.
¿Los empleados trabajarán desde casa utilizando sus propios equipos informáticos? En caso afirmativo, ¿qué políticas deben implementarse para garantizar la seguridad y la protección de los datos confidenciales?
Para garantizar que los empleados trabajen de forma segura desde casa, un servicio VPN puede ser de gran ayuda. Esto permite que la red de su empresa sepa desde dónde accede el empleado a la información, lo que puede ayudar a prevenir intentos de piratería informática. Un software antivirus es indispensable para evitar que el malware dañe el sistema o robe datos.
El empleado necesitará acceder a las aplicaciones y programas que usa habitualmente; si dispone de un ordenador propio en el trabajo, necesitará acceder a su espacio de trabajo de forma remota. La nube es ideal para esto.
¿Podrían cerrar las oficinas por completo?
Algunas empresas podrían estar considerando eliminar sus oficinas para reducir drásticamente sus gastos generales. Esto requerirá una profunda reestructuración de todos los sistemas. ¿Trabajarán los empleados a tiempo completo desde casa o se habilitará algún tipo de espacio de trabajo alternativo, como un centro de colaboración donde puedan reunirse para compartir ideas y trabajar juntos?
British Airways cerrará su sede central en Heathrow, ya que el gran complejo de oficinas dejará de ser necesario con las nuevas prácticas laborales. Y no es la única. Al reducir el tamaño de la empresa y permitir que el personal trabaje desde casa, ahorra dinero. Sin embargo, los empleados aún necesitan poder socializar para fortalecer los lazos y las relaciones laborales que impulsan la productividad y la innovación.
Deben seguir existiendo salas de conferencias o reuniones para que el personal pueda reunirse y colaborar. La dirección también necesitará reunirse; el departamento de recursos humanos deberá seguir hablando con el personal, realizando evaluaciones y entrevistas. Si este espacio tiene mucha demanda, los sistemas de reserva de salas de conferencias serán imprescindibles.
El éxito de un negocio digital depende de los sistemas y procedimientos que lo sustentan. Estos son los que lo mantienen en funcionamiento. La infraestructura esencial de una oficina incluye la red, los servidores y las estaciones de trabajo. Equipos como impresoras, fotocopiadoras, etc., son imprescindibles.
No prevemos que las oficinas vayan a cerrar definitivamente en un futuro próximo, aunque es posible que se reduzcan considerablemente.
Cuando llegó la COVID-19, todos nos vimos inmersos, sin preparación alguna, en reuniones virtuales, clases en línea y aislamiento. Sin otra opción, la mayoría logró adaptarse, demostrando que trabajar desde casa es una posibilidad real. Los sistemas no estaban preparados, pero este experimento real ha demostrado lo que se necesita para que funcione.
Los ejecutivos de TI ahora comprenden con precisión cómo funciona el trabajo en equipo desde casa, a qué necesitan acceder y qué procesos requieren mejoras. Es probable que las grandes empresas, como Google, sean las primeras en adoptar esta tecnología, y que las empresas más pequeñas sigan su ejemplo en la próxima década.
Imagínese una jornada laboral en el año 2030: tal vez ni siquiera necesite ir a una oficina. Un servicio de asistencia técnica podría brindar asesoramiento en recursos humanos, legal y contable a demanda desde cualquier lugar con acceso a Wi-Fi. Probablemente, la mayoría de los trabajadores trabajarán desde casa con computadoras portátiles o tabletas y solo acudirán a la oficina para reuniones. Todas estas reuniones se reservarán en línea mediante software de reservas.
En definitiva, la oficina pospandemia experimentará muchos cambios. Si bien estos pueden variar de una empresa a otra, se prevé que más personas trabajen de forma flexible a nivel global. Esto conlleva numerosas ventajas: el departamento de recursos humanos tendrá acceso a una mayor reserva de talento, los empleados estarán más satisfechos y se reducirán los gastos generales. El enfoque de las oficinas podría pasar de ser un espacio de trabajo a un espacio colaborativo para desarrollar ideas, innovar y socializar, inmersos en la cultura laboral.
