El cambio hacia el trabajo híbrido ha provocado que muchas oficinas sean demasiado grandes. Las empresas informan que necesitan entre un 30 % y un 40 % menos de espacio que antes. Sin embargo, dado que la mayoría de los empleados desean pasar al menos algún tiempo en la oficina cada semana, la ecuación no es tan sencilla.
Presentamos el sistema de "escritorios compartidos".
Si los empleados pueden compartir escritorios según quién esté en la oficina y quién trabaje desde casa, las empresas pueden reducir los gastos generales de alquiler de oficinas sin dejar de ofrecer espacio de trabajo a todos. Pero para que el sistema de escritorios compartidos funcione, debe ser fácil de usar para los empleados y sencillo de gestionar para las empresas.
Ahí es donde entra en juego un sistema robusto de puestos de trabajo compartidos.
En esta guía, explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de puestos de trabajo compartidos: desde cómo funcionan hasta las características que debes tener en cuenta y consejos para implementar un nuevo sistema con éxito.
Un sistema de puestos de trabajo compartidos sin interrupciones es fundamental para una estrategia de trabajo híbrido eficaz. Es necesario que los empleados se sientan motivados por el tiempo limitado que pasan en la oficina y que les resulte fácil ser productivos. Los puestos de trabajo compartidos no solo reducen los costes inmobiliarios, sino que forman parte de una estrategia de colaboración híbrida que está definiendo el futuro del trabajo.
Empecemos.
¿Qué es un sistema de puestos de trabajo compartidos (hot deskting)?
El sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) es una práctica de organización del espacio de trabajo. En lugar de tener un puesto de trabajo asignado o fijo, los empleados pueden usar cualquier escritorio disponible cuando llegan a la oficina para trabajar.
Aunque el concepto de puestos de trabajo compartidos es relativamente sencillo, su implementación puede resultar compleja. Las empresas necesitan sistemas que garanticen que todos los que deseen un escritorio en un día determinado puedan disponer de él. Para ofrecer las instalaciones adecuadas —y evitar el desperdicio de recursos—, las empresas deben prever la ocupación de sus oficinas.
Los sistemas de puestos de trabajo compartidos, como Cloudbooking, están diseñados para solucionar estos problemas. Funcionan invitando a los empleados a indicar su intención de trabajar en la oficina un día determinado y, a continuación, reservar un escritorio. Esto proporciona a las empresas la información y la visibilidad necesarias para gestionar la logística diaria de los puestos de trabajo compartidos.
¿Cuáles son las ventajas de las soluciones de puestos de trabajo compartidos?
Dado que el trabajo híbrido ha redefinido el papel de la oficina , los sistemas de puestos de trabajo compartidos ofrecen una amplia gama de beneficios para las organizaciones. Estos incluyen:
Fomentar la colaboración y la productividad
Entre las muchas ventajas del trabajo híbrido se encuentra una mejor colaboración² . Muchas soluciones de puestos de trabajo compartidos ofrecen funcionalidades para ayudar a los compañeros a aprovechar al máximo el tiempo que pasan juntos en la oficina. Estas incluyen características que permiten a los miembros del equipo:
- acordar trabajar en la oficina al mismo tiempo
- Encuentra compañeros que trabajen en la oficina el mismo día.
- mesas de lectura una al lado de la otra
- reservar un escritorio en nombre de un compañero
Mejorar el compromiso de los empleados
Adoptar modalidades de trabajo flexibles y prepararse para el futuro del trabajo es uno de los factores clave para el compromiso de los empleados en equipos híbridos . Implementar sistemas que apoyen el trabajo híbrido y otras prácticas flexibles puede contribuir a mejorar la moral y aumentar el compromiso de los empleados.
Ser capaz de utilizar los recursos de forma más eficaz.
Dado que el trabajador híbrido promedio trabaja solo 2.6 días a la semana en la oficina³ , los sistemas de puestos de trabajo compartidos (hot desking) brindan a las empresas información valiosa que les permite tomar decisiones informadas sobre el uso y la asignación de recursos. Con datos en tiempo real sobre cómo los empleados utilizan la oficina, las empresas pueden abordar estratégicamente temas como la planificación del espacio y el diseño futuro de las oficinas.
Reduciendo costos
Al permitir que varios empleados compartan escritorios y estaciones de trabajo, las empresas pueden optimizar el uso de sus oficinas. En algunos casos, incluso pueden reducir la superficie que necesitan en una ubicación determinada. Tras implementar el sistema de reserva de escritorios de Cloudbooking, Experian, la empresa líder mundial en servicios de información, logró reducir su superficie en el Reino Unido e Irlanda en un 57 %.
Las características clave de un sistema robusto de puestos de trabajo compartidos
Si vas a invertir en un sistema de puestos de trabajo compartidos, hay algunas cosas que debes asegurarte de que estén incluidas:
Facilidad de uso para los empleados
Ante todo, para que un sistema de puestos de trabajo compartidos sea eficaz, debe ser fácil de usar. Recuerda que el sistema solo proporcionará los datos necesarios si los empleados están dispuestos y son capaces de interactuar con él.
Como resultado, la mayoría de los sistemas modernos de puestos de trabajo compartidos son digitales y los empleados pueden acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Para que la experiencia del usuario sea lo más sencilla posible, los sistemas más sofisticados incluyen:
- Soporte para teléfonos inteligentes. Muchos empleados consideran que las aplicaciones móviles son mucho más rápidas y fáciles de usar que el software de escritorio. Los sistemas de puestos de trabajo compartidos, gestionados mediante aplicaciones móviles de reserva de escritorios, ofrecen la ventaja adicional de permitir a los empleados reservar un escritorio y actualizar sus planes mientras se desplazan.
- Funcionalidad de entrada/salida. Esto permite a los empleados registrar su entrada y salida de los espacios de forma rápida y sencilla, en tiempo real. Cloudbooking lo hace posible mediante la tecnología de códigos QR.
- Integración con calendarios digitales populares (p. ej., Microsoft 365, Google Workspace). Estas integraciones crean eventos automáticos en el calendario para las reservas realizadas a través del sistema de puestos de trabajo compartidos, lo que ahorra tiempo y elimina la posibilidad de confusión.
- Soporte multilenguaje. Esto puede resultar especialmente útil para las empresas con una plantilla internacional.
Capacidad para mejorar la experiencia de "trabajo desde la oficina".
Muchos sistemas de puestos de trabajo compartidos incluyen funciones adicionales que pueden ayudar a eliminar las dificultades asociadas a este sistema y mejorar la experiencia de "oficina" para los trabajadores híbridos:
- Búsqueda de colegas: para permitir que los empleados descubran quién más está en la oficina al mismo tiempo que ellos.
- Tecnología de orientación: para ayudar a los empleados a orientarse en la oficina y encontrar el escritorio que han reservado.
- Reserva de salas de reuniones: a permitir que los empleados reserven espacios formales e informales mientras están en la oficina.
- Gestión del aparcamiento: para permitir a los conductores reservar una plaza de aparcamiento en los días previstos en la oficina.
Datos que proporcionan información en tiempo real.
Los sistemas de puestos de trabajo compartidos (hot desking) proporcionan métricas útiles sobre la ocupación del espacio de trabajo, tales como:
- Utilización del escritorio: con qué eficiencia se utiliza el espacio de oficina por persona.
- Densidad de empleados: cuánto espacio de oficina hay por persona en un lugar de trabajo determinado
- Ocupación en tiempo real: cuántos empleados hay en un lugar de trabajo en un momento dado
- Duración media de la vacante en un puesto de trabajo: el tiempo que un espacio de trabajo permanece desocupado entre reservas.
Integraciones con otras herramientas y sistemas.
Muchos sistemas de puestos de trabajo compartidos se integran con diversas herramientas y sistemas para proporcionar datos aún más precisos sobre la ocupación del espacio. Cloudbooking se integra con una amplia gama de software y hardware , como aplicaciones de orientación y sensores de oficina, para ofrecer un conjunto completo de herramientas de gestión del espacio de trabajo que interactúan entre sí a la perfección.
Cómo elegir la solución de escritorio compartido adecuada
Dado que el uso compartido de escritorios es una iniciativa relativamente reciente en muchas oficinas, a veces puede resultar complicado saber por dónde empezar a la hora de elegir un sistema que lo respalde.
Si estás sopesando las ventajas y desventajas de una solución en particular, te puede resultar útil considerar las siguientes preguntas:
Pregunta 1: ¿Nos ayudará a alcanzar nuestros objetivos?
¿Se está implementando un sistema de puestos de trabajo compartidos para fomentar la colaboración, mejorar la eficiencia o simplemente facilitar el acceso de los empleados a la oficina? Sean cuales sean los objetivos, asegúrese de que la solución elegida incluya características y funcionalidades que los respalden.
Pregunta 2: ¿Será fácil de usar para los empleados?
Si un sistema de puestos de trabajo compartidos resulta difícil o incómodo para los empleados, es poco probable que la empresa obtenga muchos beneficios al implementarlo. Busque soluciones diseñadas para que la experiencia del usuario sea lo más sencilla posible. Esto podría incluir sistemas con funcionalidades como una aplicación móvil, tecnología de códigos QR e integración con el calendario.
Pregunta 3: ¿Nos proporcionará la información que necesitamos?
Analice los datos que la organización necesita para alcanzar sus objetivos. ¿Requiere información más precisa sobre el tiempo de uso de cada puesto de trabajo o la cantidad de personas presentes en la oficina diariamente? Asegúrese de que la herramienta que implemente le brinde acceso inmediato a estas métricas. Para obtener los datos más actualizados, busque sistemas que ofrezcan información en tiempo real.
Pregunta 4: ¿Qué tan bien se adaptaría la solución a nuestra "pila tecnológica" actual?
Otro factor a considerar es si la herramienta que tiene en mente se puede integrar con el conjunto de herramientas digitales que ya utiliza (es decir, la infraestructura tecnológica de la empresa). ¿La solución que está considerando tiene la funcionalidad para integrarse con su sistema de calendario en línea, por ejemplo? ¿Ofrece integraciones con otro software o hardware que podrían resultar útiles?
Cómo implementar con éxito un sistema de puestos de trabajo compartidos (hot deskting)
La implementación es fundamental para el éxito de cualquier sistema o proceso nuevo, y el sistema de puestos de trabajo compartidos (hot desking) no es una excepción. A continuación, se presentan algunos factores clave a tener en cuenta al considerar cómo implementar un nuevo sistema de puestos de trabajo compartidos:
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compromiso de los empleados
Si bien muchos empleados pueden estar de acuerdo con el sistema de escritorios compartidos, algunos pueden tener dudas al respecto, especialmente aquellos que disfrutaban de tener un escritorio asignado. Algunos pueden mostrarse reacios a participar, mientras que otros simplemente lo verán como una carga administrativa adicional.
La aceptación por parte de los empleados de una nueva solución de puestos de trabajo compartidos es fundamental. Por lo tanto, es importante recabar su opinión desde el principio del proceso. Infórmeles con suficiente antelación sobre los planes de la empresa para implementar un sistema de reserva de escritorios, identifique sus principales dificultades con el sistema actual y analice cómo un sistema digital podría solucionar estos problemas.
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Comunicación
Una vez seleccionado un sistema de puestos de trabajo compartidos, informe a los empleados sobre la decisión tomada y lo que pueden esperar que suceda a continuación.
Es recomendable compartir la noticia varias veces antes de la implementación de la herramienta para asegurar que todos tengan la oportunidad de recibir el mensaje y obtener respuesta a sus preguntas. Asegúrese de destacar cómo la solución abordará los problemas que plantearon los miembros del equipo y recuérdeles que el sistema ayudará a la organización a cumplir con su compromiso con las prácticas de trabajo flexible.
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Incorporación y formación
Los empleados deberían poder utilizar eficazmente un nuevo sistema de puestos de trabajo compartidos de inmediato. Cuanto antes empiecen a usarlo, antes podrán disfrutar de las ventajas de esta tecnología.
Teniendo esto en cuenta, considere qué información necesitan los miembros del equipo sobre el sistema y cómo puede compartirla de manera eficiente y efectiva. ¿Podría impartir una sesión de capacitación, grabar un video o compartir artículos de soporte técnico? Su proveedor de software podría brindarle asistencia en este sentido.
Una vez que comiencen a usar el sistema, es posible que los empleados necesiten capacitación y soporte continuos, así que asegúrese de informarles cómo pueden obtener ayuda si la necesitan. Esto podría implicar asignar a alguien internamente para que responda preguntas sobre el sistema o indicarles dónde encontrar el centro de ayuda o la base de conocimientos del proveedor del software.
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Supervisión y revisión
Tras implementar el sistema de puestos de trabajo compartidos, supervise de cerca tanto la tasa de adopción como la calidad de los datos que genera la herramienta. Solicite comentarios a los empleados sobre la facilidad de uso del sistema y asegúrese de que conozcan todas sus funciones y características útiles.
Puedes leer más consejos para una implementación exitosa en nuestro artículo sobre los errores que se deben evitar al integrar un nuevo sistema de puestos de trabajo compartidos.
¿Qué tipo de resultados se pueden lograr con las soluciones de puestos de trabajo compartidos?
En Cloudbooking, nuestro sistema integral y fácil de usar de puestos de trabajo compartidos ha ayudado a una amplia gama de organizaciones a alcanzar sus objetivos de trabajo híbrido.
En los meses posteriores al brote de COVID-19, Rakuten Advertising pudo ofrecer a sus empleados un regreso seguro al lugar de trabajo mediante la implementación de nuestra solución de reserva de escritorios en sus oficinas de Londres, París, Brighton y Sídney.
Como socio estratégico en la transformación digital de Experian, Cloudbooking ha desempeñado un papel fundamental al ayudarla a cumplir con su objetivo de "El futuro del trabajo". Al integrar nuestros sistemas de reserva de escritorios, gestión de visitantes y gestión de aparcamientos en todas sus sedes del Reino Unido, Experian ofrece ahora una experiencia unificada para sus empleados.
JLL Investment Management Company ha informado de que el sistema de puestos de trabajo compartidos de Cloudbooking y otras soluciones de gestión del espacio de trabajo han ayudado a su plantilla a "volver a ser un equipo y a crear vínculos más fuertes" tras la pandemia.
¿Busca un sistema de puestos de trabajo compartidos que se adapte al trabajo híbrido?
Con el 83 % de las empresas del Reino Unido ofreciendo ahora trabajo híbrido⁴ , el mundo laboral ha cambiado irrevocablemente en los últimos años. En lo que respecta al software de trabajo híbrido que pueda adaptarse a la «nueva normalidad», un sistema robusto de puestos de trabajo compartidos es imprescindible.
El innovador y fácil de usar sistema de reserva de escritorios de Cloudbooking está repleto de herramientas y funciones para garantizar el éxito del sistema de escritorios compartidos en su organización. Para verlo en acción, contáctenos y solicite una demostración gratuita hoy mismo.
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