Acerca de EMG Solicitors

EMG Solicitors es un bufete de abogados británico galardonado, con seis oficinas en diferentes ubicaciones. Como empresa con certificación B Corp, EMG Solicitors ha modernizado la prestación de servicios legales, adoptando el trabajo híbrido y la gestión flexible del espacio de trabajo.

Con una plantilla en constante crecimiento que supera los 200 empleados y una fuerza laboral distribuida, EMG Solicitors necesitaba análisis precisos del espacio de trabajo para comprender cómo se estaba utilizando el espacio de oficina y cuándo era realmente necesaria una expansión.

El desafío

Trabajo híbrido sin visibilidad

Antes de implementar el software de reserva de escritorios de Cloudbooking, EMG Solicitors operaba principalmente con un modelo de escritorios asignados. Sin embargo, la mayoría de los colegas trabajaban de forma híbrida, desplazándose entre oficinas o visitando clientes.

Los escritorios estaban vacíos pero no disponibles. Las oficinas parecían concurridas, pero sin datos de utilización, no había pruebas que justificaran las decisiones de ampliación. EMG no tenía escasez de espacio, sino falta de visibilidad del espacio de trabajo.

Sin datos fiables sobre la utilización del espacio de oficinas, la expansión corría el riesgo de ser prematura y costosa. La dirección necesitaba claridad:

• ¿Cuál es nuestra tasa de ocupación real?
• ¿Estamos optimizando el espacio de oficina que ya tenemos?
• ¿Podemos aumentar la plantilla sin incrementar los costes inmobiliarios?

La Solución

Una plataforma híbrida de gestión del lugar de trabajo basada en datos

EMG Solicitors pasó de tener escritorios asignados a un modelo de reserva de escritorios flexible en todas sus oficinas, con el apoyo del software de gestión de espacios de trabajo híbridos de Cloudbooking.

Cloudbooking se convirtió en la capa de inteligencia que respaldaba la estrategia de espacios de trabajo de EMG, proporcionando informes en tiempo real e información sobre la ocupación en todas las ubicaciones.

La solución incluía:

• Software de reserva de escritorios implementado en seis ubicaciones
• Información en tiempo real sobre la ocupación de las oficinas para compañeros y directivos.
• Herramientas de análisis e informes del espacio de trabajo para supervisar su utilización.
• Integración con Microsoft Teams para una experiencia de reserva nativa y sin interrupciones.
• Acceso web y móvil para dar soporte a equipos híbridos y remotos.

Los compañeros que se desplacen entre oficinas ahora pueden consultar la disponibilidad de escritorios con antelación, lo que mejora la productividad.

Los responsables obtuvieron datos fiables sobre los espacios de trabajo para respaldar la estrategia inmobiliaria y las decisiones de inversión.

“La transición a un modelo de espacio de trabajo flexible supuso un cambio cultural significativo para nosotros. Cloudbooking nos proporcionó los datos y la visibilidad necesarios para realizar esa transición con confianza y evitar una expansión innecesaria. Al convertir las suposiciones en datos concretos, nos ayudó a escalar en el momento oportuno.”

Dominika Aranda,
Responsable del área de trabajo, EMG Solicitors

Los resultados

En 18 meses, EMG Solicitors transformó su enfoque de gestión de espacios de oficina. Utilizando datos reales de utilización en lugar de suposiciones, la firma retrasó la ampliación de sus oficinas durante al menos 12 meses.

En una de las ubicaciones, una oficina con 20 puestos de trabajo ahora da servicio a cerca de 38 compañeros gracias a una proporción de 1:1.8 puestos de trabajo por usuario, lo que demuestra una optimización eficaz del espacio de oficina sin comprometer la experiencia de colaboración de los empleados.

Impacto medido

• Mejora de la utilización del espacio de oficinas en seis ubicaciones.
• Mayor proporción de empleados por puesto de trabajo
• Menor riesgo de sobreendeudamiento en arrendamientos a largo plazo.
• Mayor confianza en la planificación de la fuerza laboral híbrida.

El espacio de trabajo ya no es un gasto fijo. Es un activo estratégico cuantificable.

Fomentar la sostenibilidad y el trabajo flexible.

Como bufete de abogados con certificación B Corp, el apoyo a la comunidad local y la conciencia medioambiental son los pilares fundamentales de EMG.

Al optimizar el espacio de oficinas en lugar de expandirse prematuramente, EMG Soliticors reduce:

• Consumo de energía de oficinas infrautilizadas
• Impacto de carbono derivado del crecimiento innecesario
• Residuos asociados a acondicionamientos evitables

El trabajo híbrido ahora se apoya en una gestión del espacio de trabajo estructurada y basada en datos, en lugar de acuerdos informales.

Mirando hacia el futuro

Con una estrategia de espacio de trabajo híbrido preparada para el futuro, EMG continúa evolucionando hacia un modelo de lugar de trabajo más distribuido y flexible, que incluye oficinas satélite y procesos digitales prioritarios.

Gracias a un análisis preciso del espacio de trabajo, el bufete de abogados ahora opera una solución de trabajo híbrida escalable que se adapta al crecimiento del negocio.

Cloudbooking proporciona la infraestructura de gestión del espacio de trabajo necesaria para respaldar esa evolución a largo plazo.