Bien que la pandémie ne soit pas encore totalement terminée, le pire semble passé grâce à la campagne de vaccination rapide. Nombreux sont ceux qui ont télétravaillé pendant des mois et adapté leurs habitudes en conséquence. Le travail à distance n'est pas une nouveauté ; certaines entreprises y réfléchissaient depuis des années. La COVID-19 a accéléré son déploiement, presque comme une expérience à grande échelle. Désormais, la question se pose : à quoi ressemblera le bureau après la pandémie ?
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L'ère numérique a rendu nos infrastructures obsolètes à bien des égards. Nous sommes passés d'une ère industrielle à un environnement numérique à la demande. La technologie permettant le télétravail est disponible depuis quelques années. La COVID-19 a mis en lumière le manque d'infrastructures au sein des entreprises pour soutenir les nouveaux modèles de travail et le bien-être des employés.
Traditionnellement, le bureau était un lieu où l'on se rendait du lundi au vendredi de 9h à 5h pour travailler. On s'habillait et se comportait correctement, et on tissait des liens avec ses collègues. Après avoir goûté au télétravail, beaucoup souhaitent conserver cette possibilité, au moins à temps partiel.
Selon le rapport de The Economist sur l'avenir du travail , l'employé moyen souhaiterait travailler à domicile près de la moitié du temps. Ainsi, même si la plupart ne souhaitent pas télétravailler à temps plein, certains seraient prêts à opter pour cette solution. Il est donc logique que les entreprises proposent le télétravail à leurs employés, car cela pourrait permettre de réduire la surface de leurs bureaux et leurs frais généraux.
Certaines entreprises technologiques ont compris les avantages du travail flexible depuis longtemps. Elles ont adopté une approche du travail à la fois ludique et flexible. Les bureaux d'entreprises comme Google offrent des espaces pour se détendre, jouer, échanger et bien plus encore. Google a été parmi les premiers à créer des environnements de travail qui contribuent au bien-être de ses employés. Des employés heureux sont plus performants et plus efficaces.
Comment préparer les espaces de bureaux de votre entreprise à l'ère du numérique 2.0 ?
Actuellement, de nombreux bureaux sont aménagés de façon traditionnelle, avec un bureau par employé, des salles de réunion, et parfois un service de restauration, une salle de pause et des sanitaires. À l'avenir, si le nombre de personnes présentes au bureau diminue, leur configuration pourrait évoluer.
L'une des choses qui a le plus manqué aux gens pendant le confinement et le télétravail, c'était leurs collègues. Si la collaboration s'est poursuivie en ligne grâce à des logiciels de visioconférence comme Zoom ou Teams, les réunions en présentiel ont été annulées. C'est pourquoi la plupart des gens souhaiteraient pouvoir retourner au bureau. Mais chaque employé a-t-il encore besoin d'un bureau ?
Les entreprises visionnaires devraient réfléchir à l'aménagement de leurs espaces si elles souhaitent offrir à leurs employés la possibilité de travailler de manière flexible, notamment grâce à un système de travail hybride . La collaboration étant plus fructueuse en présentiel, les bureaux devraient-ils privilégier les environnements collaboratifs ?
Le bureau est un lieu où les employés peuvent s'imprégner de la culture d'entreprise et socialiser avec leurs collègues, ce qui contribue à leur bien-être et à leur santé mentale. L'isolement et la solitude peuvent entraîner dépression et baisse de productivité.
Compte tenu de ce qui précède, il est essentiel de faire de votre bureau post-pandémie un lieu accueillant, confortable et stimulant. Le bien-être au travail doit être une priorité absolue, l'accent étant mis sur le bien-être des employés. Il est donc judicieux de solliciter leurs avis et leurs idées afin de garantir le succès de votre nouvelle organisation du travail et son adéquation à votre équipe.
De quoi avez-vous besoin pour que le bureau fonctionne après la pandémie ?
La collaboration entre les différents services sera essentielle à la réussite du retour au bureau après la pandémie. Il serait judicieux, dans un premier temps, d'établir une liste exhaustive des systèmes, processus, équipements et personnels nécessaires à l'élaboration des procédures adéquates.
Infrastructure
Une infrastructure informatique robuste est essentielle au succès des nouveaux modèles de travail hybrides . Si l'espace de travail est limité, un système de réservation de bureaux, via un logiciel de réservation de bureaux partagés, sera nécessaire . Le personnel a-t-il besoin de réserver des salles de réunion ou des espaces de collaboration ? Si oui, un système de réservation de salles de réunion, associé à un logiciel de gestion des salles, devra être mis en place.
Pour un fonctionnement optimal, l'intégration des systèmes logiciels est essentielle. Il est important de mettre en place des procédures que le personnel doit respecter et des applications logicielles intégrées pour lui permettre de travailler où qu'il soit.
Processus
Des politiques RH mises à jour seront également nécessaires. Les employés auront-ils des contrats avec des jours précis de présence au bureau ou seront-ils libres de choisir leurs horaires ? Qui sera chargé du suivi de la productivité et du bien-être du personnel ? Des accords entre l’entreprise et les employés devront également être mis en place afin de garantir le respect des procédures de sécurité informatique, par exemple.
Une formation devra être dispensée sur les nouveaux logiciels, systèmes et méthodes de travail. Disposer d'outils comme un logiciel de gestion des réservations de salles est certes utile, mais il est essentiel de s'assurer que le personnel est formé à leur utilisation correcte.
Il convient également de définir clairement les attentes, notamment les indicateurs clés de performance (KPI) que les employés doivent atteindre, la manière dont ils seront mesurés et les procédures à suivre en cas de difficultés. La productivité est, à juste titre, une préoccupation majeure pour les employeurs. En fixant des objectifs clairs et précis, chacun sait où il en est.
Une compensation sera-t-elle prévue pour les employés travaillant à domicile afin de couvrir les frais supplémentaires liés au télétravail (électricité, chauffage, accès internet, etc.) ? Si oui, des directives, des contrats et des procédures devront être établis pour permettre aux employés de se faire rembourser ces frais ou de bénéficier d'une somme convenue, ajoutée à leur salaire selon un taux fixe.
Équipement
Votre équipement a-t-il besoin d'être modernisé pour le bureau post-pandémie ? Cela peut concerner les systèmes de visioconférence, les caméras, les écrans, les systèmes téléphoniques, voire le matériel informatique. Si les ordinateurs de bureau étaient la norme en matière de mise à niveau, les ordinateurs portables pourraient s'avérer plus judicieux grâce à leur mobilité. Il convient également d'envisager une assurance, ainsi que des systèmes de récupération de données.
Les employés travailleront-ils à domicile avec leur propre matériel informatique ? Si oui, quelles politiques devez-vous mettre en place pour garantir la sécurité et la protection des données sensibles ?
Pour garantir la sécurité du télétravail, un service VPN peut s'avérer utile. Il permet au réseau de votre entreprise de savoir où l'employé accède aux informations, contribuant ainsi à prévenir les tentatives de piratage. Un logiciel antivirus est indispensable pour protéger le système contre les logiciels malveillants susceptibles de le corrompre ou de voler des données.
L'employé devra pouvoir accéder aux applications et programmes qu'il utilise régulièrement ; s'il dispose d'un ordinateur personnel au travail, il devra pouvoir y accéder à distance. Le cloud est la solution idéale.
Les bureaux pourraient-ils fermer définitivement ?
Certaines entreprises envisagent de supprimer leurs bureaux afin de réduire considérablement leurs frais généraux. Cela nécessitera une refonte complète de tous leurs systèmes. Les employés travailleront-ils à temps plein à domicile, ou verra-t-on apparaître un troisième espace de travail, comme un centre de coworking, où ils pourront se réunir pour échanger des idées et collaborer ?
British Airways ferme son siège social d'Heathrow, car les nouvelles méthodes de travail rendent inutile ce vaste complexe de bureaux. L'entreprise n'est d'ailleurs pas la seule. En réduisant ses effectifs et en autorisant le télétravail, elle réalise des économies. Cependant, les employés ont toujours besoin d'échanger pour tisser des liens et développer des relations professionnelles propices à la productivité et à l'innovation.
Des salles de conférence ou de réunion doivent impérativement exister pour permettre aux employés de se réunir et de collaborer. La direction aura également besoin de se rencontrer ; les RH devront toujours échanger avec le personnel, réaliser des entretiens d’évaluation et des bilans. Si ces espaces sont très demandés, un système de réservation de salles de conférence sera indispensable.
Le succès d'une entreprise numérique repose sur les systèmes et les procédures qui la sous-tendent. Ce sont eux qui assurent son fonctionnement. L'infrastructure de bureau essentielle comprend le réseau, les serveurs et les postes de travail. Les équipements tels que les imprimantes, les photocopieurs, etc., sont également indispensables.
Nous n'imaginons pas que les bureaux fermeront complètement de sitôt, même s'ils pourraient être considérablement réduits.
Lorsque la COVID-19 a frappé, nous avons tous été plongés sans préparation dans les réunions virtuelles, l'enseignement à distance et l'isolement. N'ayant pas le choix, la plupart d'entre nous s'y sont adaptés, prouvant ainsi que le télétravail est une réelle possibilité. Les systèmes n'étaient pas prêts, mais cette expérience concrète a démontré ce qui est nécessaire pour que cela fonctionne.
Les responsables informatiques comprennent désormais précisément comment leurs équipes travaillent à distance, à quelles ressources elles ont besoin d'accéder et quels processus nécessitaient des améliorations. Les grandes entreprises comme Google seront probablement les premières à adopter ces solutions, suivies par les plus petites d'ici une dizaine d'années.
Imaginez une journée de travail en 2030 : vous n’aurez peut-être même plus besoin d’aller au bureau. Un service d’assistance pourrait fournir des conseils en ressources humaines, juridiques et comptables à la demande, depuis n’importe où avec une connexion Wi-Fi. Il deviendrait courant pour la plupart des employés de travailler sur leur ordinateur portable ou leur tablette à domicile et de ne se rendre au bureau que pour les réunions. Toutes ces réunions seraient réservées en ligne via un logiciel de réservation.
À terme, le bureau post-pandémie connaîtra de nombreux changements. Si ceux-ci peuvent varier d'une entreprise à l'autre, on s'attend à ce que davantage de personnes travaillent de manière flexible à travers le monde. Cette évolution présente de nombreux avantages : un vivier de talents beaucoup plus large pour le recrutement, des employés plus satisfaits et des frais généraux réduits. Les bureaux pourraient se transformer, passant d'un espace de travail à un lieu de collaboration propice au développement d'idées, à l'innovation et aux échanges, le tout imprégné de la culture d'entreprise.
