Le passage au travail hybride a entraîné un surdimensionnement de nombreux bureaux. Les entreprises déclarent avoir besoin de 30 à 40 % d'espace en moins qu'auparavant¹. Cependant , la plupart des employés souhaitant passer au moins quelques heures au bureau chaque semaine, la situation est plus complexe.
Entrez dans le concept de « bureau partagé ».
Si les employés peuvent partager un bureau en fonction de leur présence au bureau et de leur télétravail, les employeurs peuvent réduire leurs frais immobiliers tout en offrant un espace de travail à tous. Cependant, pour que le système de bureaux partagés fonctionne, il doit être facile à utiliser pour les employés et simple à gérer pour les entreprises.
C'est là qu'un système de bureaux partagés performant entre en jeu.
Dans ce guide, nous détaillerons tout ce que vous devez savoir sur les systèmes de bureaux partagés : leur fonctionnement, les fonctionnalités à prendre en compte et des conseils pour réussir la mise en place d’un nouveau système.
Un système de bureaux partagés fluide est essentiel à une stratégie de travail hybride efficace. Il est important que les employés soient enthousiastes à l'idée de passer un temps limité au bureau et qu'ils puissent être productifs. Le bureau partagé n'est pas seulement un moyen de réduire les coûts immobiliers ; il fait partie intégrante d'une stratégie de collaboration hybride qui façonne l'avenir du travail.
Commençons.
Qu'est-ce qu'un système de bureaux partagés ?
Le flex office est un système d'organisation du travail. Au lieu d'avoir un poste de travail attitré ou permanent, les employés peuvent utiliser n'importe quel bureau disponible lorsqu'ils arrivent au bureau.
Bien que le concept soit relativement simple, le flex office peut s'avérer complexe à mettre en œuvre. Les entreprises ont besoin de systèmes pour garantir à chaque personne souhaitant un bureau un jour donné la possibilité d'en obtenir un. Afin de fournir les installations adéquates et d'éviter le gaspillage de ressources, elles doivent anticiper le taux d'occupation de leurs espaces de bureaux.
Les systèmes de bureaux partagés comme Cloudbooking sont conçus pour résoudre ces problèmes. Leur fonctionnement repose sur l'invitation faite aux employés d'indiquer leur intention de travailler au bureau un jour donné, puis de réserver un poste de travail. Cela permet aux entreprises d'obtenir les informations et les données nécessaires à la gestion quotidienne du travail en bureaux partagés.
Quels sont les avantages des solutions de bureaux partagés ?
Le travail hybride ayant redéfini le rôle du bureau , les systèmes de bureaux partagés offrent de nombreux avantages aux organisations. Parmi ceux-ci :
Favoriser la collaboration et la productivité
Parmi les nombreux avantages du travail hybride figure une collaboration améliorée² . De nombreuses solutions de bureaux partagés offrent des fonctionnalités permettant aux collègues d'optimiser leur temps passé ensemble au bureau. Ces fonctionnalités permettent notamment aux membres de l'équipe de :
- s'organiser pour travailler au bureau en même temps l'un à l'autre
- trouver des collègues qui travaillent au bureau le même jour
- des bureaux de livres côte à côte
- réserver un bureau au nom d'un collègue
Améliorer l'engagement des employés
L’adoption de modalités de travail flexibles et la préparation à l’avenir du travail constituent un facteur clé de l’engagement des employés au sein d’équipes hybrides . La mise en place de systèmes favorisant le travail hybride et d’autres pratiques flexibles peut contribuer à améliorer le moral et à renforcer l’engagement des employés.
Être capable d'utiliser les ressources plus efficacement
Étant donné que le salarié hybride travaille en moyenne seulement 2.6 jours par semaine au bureau³ , les systèmes de bureaux partagés offrent aux entreprises des informations précieuses pour optimiser l'utilisation et l'affectation des ressources. Grâce aux données en temps réel sur l'utilisation des bureaux par les employés, les entreprises peuvent aborder de manière stratégique des sujets tels que l'aménagement des espaces et la conception future des bureaux.
Réduire les coûts
En permettant à plusieurs employés de partager des bureaux et des postes de travail, les entreprises optimisent l'utilisation de leurs espaces de bureaux. Dans certains cas, elles peuvent même réduire la superficie immobilière nécessaire sur un site donné. Après avoir mis en place le système de réservation de bureaux de Cloudbooking, Experian, leader mondial des services d'information, a pu réduire sa surface immobilière au Royaume-Uni et en Irlande de 57 %.
Les caractéristiques clés d'un système de bureaux partagés performant
Si vous envisagez d'investir dans un système de bureaux partagés, voici quelques éléments à prendre en compte :
Facilité d'utilisation pour les employés
Avant tout, pour qu'un système de bureaux partagés soit efficace, il doit être facile à utiliser. N'oubliez pas que le système ne fournira les données nécessaires que si les employés sont disposés et capables de l'utiliser.
De ce fait, la plupart des systèmes de bureaux partagés modernes sont numériques et accessibles aux employés depuis n'importe quel appareil connecté à Internet. Afin d'offrir une expérience utilisateur optimale, les systèmes les plus sophistiqués incluent :
- Prise en charge des smartphones. De nombreux employés trouvent les applications mobiles bien plus rapides et faciles à utiliser que les logiciels de bureau. Les systèmes de bureaux partagés proposés via des applications mobiles de réservation offrent l'avantage supplémentaire de permettre aux employés de réserver un bureau et de modifier leurs plans même en déplacement.
- Fonctionnalité d'enregistrement/départ. Cela permet aux employés de s'enregistrer à leur arrivée et à leur départ des espaces rapidement et facilement, en temps réel. Cloudbooking prend en charge cette fonctionnalité grâce à la technologie des codes QR.
- Intégrations avec les calendriers numériques populaires (Par exemple, Microsoft 365, Google Workspace). Ces intégrations créent automatiquement des événements dans le calendrier pour les réservations effectuées via le système de bureaux partagés, ce qui permet de gagner du temps et d'éviter toute confusion.
- Prise en charge multilingue. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour les entreprises ayant une main-d'œuvre internationale.
Capacité à améliorer l'expérience de travail au bureau
De nombreux systèmes de bureaux partagés incluent des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent contribuer à éliminer les frictions liées au travail en bureau partagé et à améliorer l'expérience « au bureau » pour les travailleurs hybrides :
- Recherche de collègues : pour permettre aux employés de découvrir qui d'autre est au bureau en même temps qu'eux.
- Technologie d'orientation : pour aider les employés à s'orienter dans les bureaux et à trouver le bureau qu'ils ont réservé.
- Réservation de salles de réunion : à permettre aux employés de réserver des espaces formels et informels pendant qu'ils sont au bureau.
- Gestion du parking : pour permettre aux conducteurs de réserver une place de parking les jours où ils prévoient d'être au bureau.
Des données qui fournissent des informations en temps réel
Les systèmes de bureaux partagés fournissent des indicateurs utiles sur l'occupation des espaces de travail, tels que :
- Utilisation du bureau : l'efficacité avec laquelle l'espace de bureau est utilisé par personne
- Densité d'employés : quelle quantité d'espace de bureau par personne dans un lieu de travail donné
- Occupation en temps réel : combien d'employés se trouvent sur un lieu de travail à un moment donné
- Durée moyenne de vacance d'un bureau : La durée pendant laquelle un espace de travail reste inoccupé entre deux réservations.
Intégrations avec d'autres outils et systèmes
De nombreux systèmes de bureaux partagés s'intègrent à divers outils et systèmes pour fournir des données d'occupation des espaces de travail encore plus précises. Cloudbooking s'intègre à une large gamme de logiciels et de matériels – tels que des applications de géolocalisation et des capteurs de bureau – afin d'offrir une suite complète d'outils de gestion des espaces de travail qui interagissent de manière fluide.
Comment choisir la solution de bureau partagé adaptée ?
Le flex office étant une initiative relativement récente dans de nombreux bureaux, il peut parfois être difficile de savoir par où commencer lorsqu'il s'agit de choisir un système pour le prendre en charge.
Si vous devez peser le pour et le contre d'une solution particulière, il peut être utile de prendre en compte les questions suivantes :
Question 1 : Cela nous aidera-t-il à atteindre nos objectifs ?
L’objectif de la mise en place d’un système de bureaux partagés est-il de favoriser la collaboration, d’améliorer l’efficacité ou simplement de faciliter l’accès au bureau pour les employés ? Quels que soient les objectifs, assurez-vous que la solution choisie propose les fonctionnalités nécessaires pour les atteindre.
Question 2 : La solution sera-t-elle facile à utiliser pour les employés ?
Si un système de bureaux partagés est difficile ou peu pratique à utiliser pour les employés, l'entreprise risque de ne pas en tirer beaucoup d'avantages. Privilégiez les solutions conçues pour simplifier au maximum l'expérience utilisateur. Il peut s'agir de systèmes intégrant des fonctionnalités telles qu'une application mobile, la technologie des codes QR et l'intégration de calendriers.
Question 3 : Cela nous donnera-t-il les informations dont nous avons besoin ?
Réfléchissez aux données dont l'organisation a besoin pour atteindre ses objectifs. A-t-elle besoin de mieux connaître la durée d'utilisation de chaque bureau ou le nombre de personnes présentes au bureau chaque jour ? Assurez-vous que l'outil que vous mettez en place vous permette d'accéder facilement à ces indicateurs. Pour obtenir les données les plus récentes, privilégiez les systèmes offrant des informations en temps réel.
Question 4 : Dans quelle mesure la solution s'intégrerait-elle à notre « pile technologique » actuelle ?
Un autre facteur à prendre en compte est la compatibilité de l'outil envisagé avec l'ensemble des outils numériques déjà utilisés (c'est-à-dire l'environnement technologique de l'entreprise). La solution envisagée est-elle compatible avec votre système de calendrier en ligne, par exemple ? Propose-t-elle des intégrations avec d'autres logiciels ou matériels qui pourraient s'avérer utiles ?
Comment mettre en place avec succès un système de bureaux partagés
La mise en œuvre est cruciale pour la réussite de tout nouveau système ou processus, et le flex office ne fait pas exception. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte lors de la mise en place d'un nouveau système de flex office :
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Contrat d'employé
Si de nombreux employés sont favorables au flex office, certains peuvent rester sceptiques, notamment ceux qui appréciaient d'avoir un bureau attitré. Certains pourraient hésiter à s'y impliquer, tandis que d'autres pourraient simplement y voir une charge administrative supplémentaire.
L'adhésion des employés à une nouvelle solution de bureaux partagés est essentielle. Il est donc important de solliciter leur avis dès le début du processus. Prévenez-les suffisamment à l'avance qu'un système de réservation de bureaux est prévu, identifiez les principaux problèmes qu'ils rencontrent avec le système actuel et réfléchissez à la manière dont un système numérique pourrait y remédier.
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Communication
Une fois le système de bureaux partagés choisi, informez les employés de la décision prise et de ce à quoi ils peuvent s'attendre ensuite.
Il est judicieux de diffuser l'information à plusieurs reprises avant la mise en place de l'outil afin que chacun puisse en prendre connaissance et obtenir des réponses à ses questions. Veillez à souligner comment la solution permettra de résoudre les problèmes soulevés par les membres de l'équipe et rappelez-leur que le système aidera l'organisation à respecter son engagement en faveur du travail flexible.
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Intégration et formation
Les employés doivent pouvoir utiliser efficacement le nouveau système de bureaux partagés dès son lancement. Plus tôt ils pourront commencer à l'utiliser, plus vite ils pourront profiter des avantages de cette technologie.
Dans cette optique, réfléchissez aux informations que les membres de votre équipe doivent connaître sur le système et à la manière de leur communiquer ces informations efficacement. Pourriez-vous organiser une session de formation, enregistrer une vidéo ou partager des articles d'assistance produit ? Votre fournisseur de logiciels pourra sans doute vous apporter un soutien précieux.
Une fois le système en main, les employés peuvent avoir besoin de formation et d'assistance continues. Il est donc important de les informer des ressources disponibles pour obtenir de l'aide en cas de besoin. Cela peut impliquer de désigner une personne en interne pour répondre aux questions sur le système ou de les orienter vers le centre d'aide ou la base de connaissances du fournisseur du logiciel.
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Surveillance et révision
Après la mise en place du système de bureaux partagés, suivez de près son taux d'adoption et la qualité des données qu'il génère. Sollicitez l'avis des employés sur sa facilité d'utilisation et assurez-vous qu'ils connaissent toutes ses fonctionnalités utiles.
Vous trouverez d'autres conseils pour réussir la mise en œuvre dans notre article sur les pièges à éviter lors de l'intégration d'un nouveau système de bureaux partagés.
Quels types de résultats peut-on obtenir avec les solutions de bureaux partagés ?
Chez Cloudbooking, notre système de bureaux partagés complet et facile à utiliser a aidé de nombreuses organisations à atteindre leurs objectifs de travail hybride.
Dans les mois qui ont suivi l'apparition du COVID-19, Rakuten Advertising a pu offrir à ses employés un retour sécurisé sur leur lieu de travail en mettant en œuvre notre solution de réservation de bureaux dans ses bureaux de Londres, Paris, Brighton et Sydney.
En tant que partenaire de transformation numérique, Cloudbooking a joué un rôle essentiel pour accompagner Experian dans sa démarche « Futur du travail ». Grâce à l’intégration de nos systèmes de réservation de bureaux, de gestion des visiteurs et de gestion des parkings sur tous ses sites au Royaume-Uni, Experian offre désormais une expérience utilisateur unifiée à ses collaborateurs.
La société de gestion d'investissements JLL a indiqué que le système de bureaux partagés de Cloudbooking et d'autres solutions de gestion des espaces de travail ont aidé ses employés à « redevenir une équipe plus soudée et à tisser des liens plus forts » à la suite de la pandémie.
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Avec 83 % des entreprises britanniques proposant désormais le travail hybride⁴ , le monde du travail a connu une transformation irréversible ces dernières années. Pour accompagner ce « nouveau normal », un système de bureaux partagés performant est indispensable.
Le système de réservation de bureaux innovant et intuitif de Cloudbooking regorge d'outils et de fonctionnalités pour vous aider à mettre en place avec succès le flex-office au sein de votre organisation. Pour le découvrir en action, n'hésitez pas à nous contacter et à réserver une démonstration gratuite dès aujourd'hui !
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