La gestion des espaces de travail s'est complexifiée ces dernières années. Le travail hybride, l'analyse des données et les nouvelles technologies ont introduit un nombre croissant de termes dans les conversations quotidiennes des équipes, si bien que le langage de la gestion des espaces de travail a parfois viré au jargon à la mode, les termes étant souvent utilisés de manière incohérente, voire incorrecte.
Nous avons donc pensé vous proposer un guide de référence simple sur les termes courants de gestion en milieu de travail et leur utilisation typique.
En d'autres termes, nous vous avons préparé un aide-mémoire. N'hésitez pas à utiliser la fonction Ctrl+F.
Conditions relatives aux bureaux, aux chambres et aux espaces
Réservation de bureaux
Un système permettant aux employés de réserver un bureau à l'avance. Utilisé pour gérer les variations de fréquentation des bureaux et éviter la surpopulation.
Bureau chaud
Un modèle de partage de bureaux où les bureaux ne sont pas attribués individuellement. Ce modèle est optimal lorsque la disponibilité est visible avant l'arrivée.
Bureaux à l'hôtel
Une forme plus structurée de réservation de bureaux, où les bureaux sont réservés à l'avance, souvent en fonction d'horaires hybrides.
Réservation de chambre
Le processus de réservation de salles de réunion ou d'espaces partagés. Il se gère généralement par voie numérique afin d'éviter les conflits de réservation et les absences non justifiées.
Actifs réservables
Des ressources pouvant être réservées à l'avance, comme des casiers, du matériel ou des salles spécialisées.
Affichage numérique/écrans de salle
Des écrans installés à l'extérieur des salles de réunion affichent en temps réel la disponibilité et l'état des réservations.
signalétique numérique d'orientation
Des panneaux d'affichage indiquant quels bureaux ou salles sont libres ou réservés sur un étage ou dans un bâtiment entier, généralement avec des cartes interactives.
Pods
Petits espaces fermés ou semi-fermés conçus pour les appels privés, les réunions vidéo ou de courtes périodes de travail concentré. Souvent réservables afin de garantir leur disponibilité et de réduire les perturbations dans les environnements de bureaux ouverts.
Zones calmes
Zones désignées pour un travail silencieux et concentré. Généralement régies par des politiques d'entreprise limitant les appels, les conversations et les interruptions.
Quartiers
Des espaces de bureaux réservés, généralement attribués à des équipes ou des fonctions commerciales spécifiques.
Affectation des bureaux
L'attribution de bureaux spécifiques à des personnes ou à des rôles, de façon permanente ou semi-permanente. Souvent utilisée conjointement avec la réservation flexible pour répondre aux besoins des équipes ou des employés ayant des exigences de localisation constantes.
Plans d'étage interactifs
Des cartes numériques affichant les bureaux, les salles et les disponibilités en temps réel. Permettent de trouver rapidement un espace.
Espaces restreints
Zones d'un lieu de travail réservées à certains utilisateurs ou rôles. L'accès est généralement contrôlé par des autorisations, des politiques ou des règles de réservation afin de répondre aux exigences de sécurité, de confidentialité ou opérationnelles.
Espaces configurables
Des salles ou des espaces pouvant être reconfigurés pour différents usages, tels que des réunions, des formations ou de la collaboration, avec des possibilités de modification de l'agencement ou de la capacité selon les besoins.
Espace de débordement
Des bureaux ou des salles supplémentaires sont utilisés lorsque la demande dépasse la capacité normale, souvent lors des journées de forte affluence.
Lieux de travail adaptatifs
Des espaces de travail conçus pour évoluer au fil du temps en fonction des besoins changeants de l'entreprise et de la façon dont les gens utilisent réellement l'espace.
Bureau intelligent
Un lieu de travail qui utilise la technologie et les données pour automatiser les processus, améliorer l'efficacité et enrichir l'expérience des employés.
Lecture complémentaire : Comment repenser votre lieu de travail
Conditions générales de la politique en milieu de travail
Politique en milieu de travail
Un ensemble de directives définissant la manière dont les employés sont censés utiliser leur lieu de travail, couvrant des aspects tels que la présence, l'utilisation des bureaux et des salles, les règles d'accès et les comportements acceptables au sein du bureau.
Travail hybride
Un modèle de travail où le temps est partagé entre le bureau et les sites distants, généralement avec des jours de présence au bureau définis.
Le travail flexible
Un modèle de travail qui laisse aux employés le choix de leurs horaires et de leur lieu de travail. Ce modèle peut être propre à chaque employé ou appliqué à l'ensemble de l'entreprise.
Travail basé sur l'activité (ABW)
Un modèle où les employés choisissent leurs espaces ou leurs quartiers en fonction du type de travail qu'ils effectuent, au lieu d'avoir des bureaux attitrés.
Journées d'équipe/Journées d'ancrage
Des jours convenus à l'avance où des équipes spécifiques doivent être présentes au bureau simultanément afin de faciliter la collaboration et la planification.
bureau en espace ouvert
Un aménagement de bureau où la plupart des employés travaillent dans un espace ouvert partagé, sans cloisons permanentes ni bureaux individuels. Généralement utilisé pour optimiser l'espace et favoriser la collaboration, il nécessite souvent des politiques claires et des outils adaptés pour gérer le bruit, la confidentialité et l'utilisation des bureaux.
Priorité au télétravail
Une approche organisationnelle qui privilégie le télétravail comme mode de travail par défaut.
Travail à distance (WFA)
Une politique qui permet aux employés de travailler depuis n'importe quel endroit, et pas seulement depuis leur domicile ou le bureau.
politique relative aux nomades numériques
Un dispositif formel permettant aux employés de travailler à distance tout en voyageant ou en résidant dans différents endroits.
Politique d'accès
Règles régissant qui peut accéder à certains espaces, bâtiments ou systèmes et dans quelles conditions.
Données et termes analytiques
Analyse du lieu de travail
L'utilisation des données de réservation et d'utilisation pour comprendre comment les bureaux sont réellement utilisés.
Taux d'occupation
Le nombre de personnes présentes dans un espace à un instant donné.
Taux d'utilisation
Le pourcentage de temps d'utilisation d'un bureau ou d'une salle par rapport à sa disponibilité totale.
taux de sous-utilisation
Une situation où des bureaux ou des salles sont constamment disponibles mais rarement utilisés.
Capacités
Le nombre maximal de personnes qu'un espace ou un bâtiment peut accueillir simultanément.
taux réduit
Mesure la fréquence à laquelle les réservations sont écourtées ou se terminent plus tôt que prévu.
taux d'annulation
Le pourcentage de réservations annulées avant leur réalisation.
Taux de vacance
La proportion de bureaux ou de salles qui restent inutilisés sur une période donnée.
Taux de réservation
La fréquence à laquelle les bureaux ou les salles sont réservés au fil du temps, souvent utilisée pour identifier les tendances de la demande.
Taux de non-présentation
Le pourcentage de réservations pour lesquelles un bureau ou une salle est réservé(e) mais non utilisé(e).
Tableau de bord de reporting du lieu de travail
Une vue centralisée qui regroupe les données de réservation, de présence et d'espace de travail.
Lecture complémentaire : Comment mettre en place le travail hybride pour les PME
Termes de gestion du lieu de travail
Gestion du lieu de travail
La coordination des personnes, des espaces, des technologies et des politiques pour garantir le bon fonctionnement des lieux de travail et soutenir les méthodes de travail des individus.
Facility management
La supervision des services liés aux lieux de travail, tels que l'entretien, le nettoyage, la sécurité et la conformité.
Gestion des visiteurs
Systèmes et processus utilisés pour enregistrer, suivre et gérer les visiteurs entrant sur un lieu de travail.
Système de gestion des lieux de travail (WMS)
Logiciel utilisé pour gérer les bureaux, les salles, les présences et les opérations sur le lieu de travail.
Système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS)
Une plateforme plus large qui combine la gestion des espaces de travail avec l'immobilier, la maintenance et la gestion d'actifs.
Système de gestion des bâtiments (BMS)
Logiciel permettant de contrôler et de surveiller les infrastructures du bâtiment telles que le chauffage, l'éclairage et la ventilation.
Stratégie en milieu de travail
Un plan à long terme qui aligne la conception des espaces de travail, les politiques et la technologie sur les objectifs organisationnels.
Responsable de l'expérience en milieu de travail
Un rôle axé sur l'amélioration de l'expérience des employés au travail, ainsi que de ses services et technologies.
Expérience employé (EX)
L'expérience globale que les employés ont de leur lieu de travail, y compris l'espace physique, les outils et les politiques en vigueur.
Engagement des collaborateurs
Mesure du degré d'attachement et d'engagement des employés envers leur travail et leur organisation. Généralement liée à la fidélisation des employés.
La rétention des employés
La capacité d'une organisation à fidéliser ses employés sur le long terme. Elle est souvent influencée par la flexibilité, l'expérience au travail et l'adéquation des aménagements de bureau aux modes de travail réels.
Un espace de travail commun
Un espace de travail partagé, généralement géré par un tiers, utilisé par des individus ou plusieurs organisations, offrant souvent un accès flexible et des équipements partagés.
Outils de collaboration
Outils numériques facilitant la communication et le travail d'équipe, tels que la messagerie, la vidéoconférence et le partage de fichiers.
Pile technologique du lieu de travail
L'ensemble des outils utilisés pour gérer l'espace, l'accès, l'analyse des données et l'expérience des employés.
Internet des Objets (IoT)
Un réseau d'appareils connectés qui collectent et partagent des données, souvent utilisé sur les lieux de travail pour surveiller les conditions spatiales ou environnementales.
Capteurs IoT
Dispositifs physiques qui collectent des données telles que l'occupation, les mouvements et la température et les transmettent aux systèmes du lieu de travail.
Contrôle d'accès
Systèmes utilisés pour gérer l'accès aux bâtiments ou aux zones réglementées, souvent intégrés à des badges, à la technologie NFC ou RFID.
NFC (Communication en champ proche)
Une technologie sans fil à courte portée permettant la communication entre appareils ou cartes lorsqu'ils sont proches l'un de l'autre. Couramment utilisée sur les lieux de travail pour l'enregistrement des chambres, le contrôle d'accès ou l'utilisation de bornes interactives et d'écrans.
RFID (identification par radiofréquence)
Cette technologie utilise les ondes radio pour identifier et suivre les étiquettes apposées sur des objets ou des badges. En milieu professionnel, elle est souvent employée pour le contrôle d'accès, le suivi des actifs ou la surveillance des flux de personnes et des déplacements.
S'aligner et parler la même langue
La plupart des difficultés rencontrées au travail ne sont pas uniquement dues aux bureaux, aux politiques ou à la technologie, mais à un manque de coordination entre les équipes. Lorsque les mêmes termes ont des significations différentes pour différentes personnes, l'aménagement des espaces, la définition des politiques et le choix des outils de travail deviennent plus complexes qu'ils ne devraient l'être.
Des définitions claires et partagées permettent de recentrer les échanges au travail sur les résultats plutôt que sur l'interprétation. Elles facilitent le travail des équipes en charge des installations, des technologies de l'information et des opérations, qui peuvent ainsi partir des mêmes hypothèses et prendre des décisions en toute confiance.
Ce guide pratique vise à favoriser des échanges plus réguliers sur la gestion des lieux de travail et leur évolution continue ; n'hésitez donc pas à le partager, cela pourrait s'avérer utile.
Vous ne savez pas par où commencer votre transition vers un environnement de travail hybride ? Consultez nos études de cas ou contactez-nous dès aujourd’hui. Après tout, nous avons une solide expérience en matière de création d’espaces de travail adaptatifs.
