L'expérience massive de télétravail entreprise dans le monde entier, déclenchée par la pandémie de COVID-19, a prouvé aux employeurs que le travail à distance est possible . En 2020, on estimait que quatre travailleurs britanniques sur cinq avaient télétravaillé à un moment ou un autre.
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De nombreuses entreprises tentent de résoudre les mêmes problèmes liés à la réouverture de leurs bureaux après le confinement et à la mise en œuvre d'un plan de relance.
« Quel est le bon moment pour rouvrir, et quelles mesures de sécurité sont les plus efficaces pour le retour des employés ? Quelles fonctions doivent être assurées au bureau, et lesquelles peuvent être effectuées à distance ? »
Heureusement, il existe des solutions de gestion des installations qui peuvent aider à élaborer ce plan.
Lorsque la pandémie prendra fin, il est probable que les bureaux où nous retournerons ne seront plus les mêmes. L'accélération de la transformation numérique du lieu de travail oblige les entreprises à trouver de nouvelles façons d'offrir à leurs collaborateurs une expérience utilisateur optimale, facilitant ainsi le télétravail lorsque nécessaire, tout en améliorant la sécurité, la productivité et l'efficacité immobilière. Nous verrons probablement émerger un nouveau modèle d'espace de travail hybride , combinant télétravail à temps partiel et espaces de bureaux conçus pour une collaboration efficace.
Les employeurs devront faire preuve de flexibilité dans la mise en œuvre de leurs plans de reprise post-COVID-19, en tirant le meilleur parti possible des technologies pour garantir que leurs bâtiments offrent un environnement sûr et conforme à la réglementation. C'est là que les solutions de gestion des installations prennent toute leur importance.
Que sont les solutions de gestion des installations ?
Chaque organisation s'appuie sur un ensemble de fonctions et de services pour assurer le soutien essentiel à ses activités principales. Garantir la disponibilité de ce soutien sous la forme adéquate, avec la qualité requise et au juste prix relève de la gestion des installations. Les solutions de gestion des installations utilisent des technologies de pointe pour aider les entreprises à gérer leurs infrastructures clés, autrement dit, à veiller sur tous les éléments qui assurent leur bon fonctionnement. Elles ont pour vocation de vous permettre de prendre les bonnes décisions concernant vos deux atouts les plus précieux : vos espaces et vos collaborateurs.
Les outils de gestion des espaces de travail et les analyses de données offerts par les systèmes de gestion des installations permettent aux entreprises de comprendre précisément l'utilisation de leurs espaces et d'optimiser pleinement leurs ressources existantes. Qu'il s'agisse de la gestion des bureaux, des salles, des visiteurs ou des déplacements du personnel, ces données sont conçues pour simplifier et faciliter la planification de la reprise d'activité.
Prioriser les personnes plutôt que les lieux
Lorsqu'il s'agit d'élaborer un plan de relance post-COVID-19 et de s'adapter au nouveau mode de travail hybride, les entreprises doivent être en mesure de protéger leurs employés contre tout risque persistant de COVID-19 et d'apaiser leurs inquiétudes quant à leur retour au bureau.
Cette nécessité de créer un environnement de travail sûr mettra davantage l'accent sur la priorité accordée aux personnes plutôt qu'aux locaux. Les solutions de gestion des installations peuvent aider les entreprises à planifier leur reprise après la COVID-19 en créant un environnement de travail sûr, en tenant compte des facteurs suivants :
- Technologie de réservation sans contact ou par QR code
- Contrôle de la disponibilité de l'espace de travail
- Affectation de bureau à un collègue
- Enregistrement et dépistage sanitaire des visiteurs en libre-service
- traçage des contacts sur le lieu de travail
- Désinfection des espaces de travail
Technologie de réservation sans contact ou par QR code
De nombreux employés hésitent à retourner au bureau, la crainte persistante de contracter la COVID-19 restant très présente à leurs yeux. Ce sera l'un des principaux défis auxquels les entreprises seront confrontées lors de leur réouverture, et leurs plans de reprise devront impérativement en tenir compte.
Les espaces de travail sans contact répondent à nombre de ces craintes. Le logiciel de gestion des installations de Cloudbooking utilise des codes QR et des lecteurs sans contact pour permettre au personnel sur place d'effectuer diverses tâches. Qu'il s'agisse de signaler l'arrivée des visiteurs à la réception ou de s'enregistrer pour une réunion et accéder à un poste de travail, les codes QR facilitent les déplacements dans les bureaux et permettent de travailler sans toucher les surfaces ni interagir physiquement avec l'environnement de travail.
Contrôler la disponibilité de l'espace de travail
Grâce aux technologies de gestion des installations, les entreprises peuvent facilement adapter l'aménagement de leurs espaces de travail et la capacité de leurs salles de réunion afin de favoriser une distanciation sociale efficace et d'éviter la surpopulation des bureaux. Les outils d'analyse fournissent des données en temps réel sur la capacité des espaces de travail, permettant ainsi de prendre les mesures suivantes :
- Réduction du nombre de places assises dans les espaces de travail afin de garantir le respect des mesures de distanciation sociale.
- Mise en place d'un zonage des bureaux pour des équipes ou des horaires de travail spécifiques.
- Gestion et attribution à distance des demandes de désinfection après le départ d'un collègue.
Attribution du bureau du collègue
Cloudbooking propose une solution de réservation de bureaux pour aider les entreprises à gérer les nouvelles méthodes de travail après la COVID-19.
Ce système facilite la planification et la gestion du retour des employés au bureau, en leur permettant de travailler en toute sécurité grâce à des affectations ou des réservations de postes de travail prédéfinies. Il permet aux entreprises d'organiser l'agencement des espaces, de gérer la capacité des bureaux et de garantir un environnement de travail sûr et flexible pour leurs employés grâce à un logiciel de réservation de postes de travail. Les employés sont informés des modifications via leurs appareils mobiles avant leur arrivée, ce qui réduit les frustrations et les pertes d'efficacité liées à la disponibilité limitée des postes de travail.
Enregistrement et dépistage sanitaire des visiteurs en libre-service
La gestion des visiteurs sur site doit être un élément essentiel de tout plan de reprise d'activité post-COVID-19 mis en place par une entreprise. Cela permettra de garantir la sécurité des employés et des visiteurs en minimisant les risques de propagation du virus.
La technologie de gestion des installations se déploie facilement, permettant aux entreprises de proposer la préinscription et l'autorisation d'accès aux sites pour les visiteurs. Elles peuvent ainsi contrôler leur capacité d'accueil et garantir le respect des règles de distanciation sociale. Le bien-être des employés et des visiteurs est également assuré grâce à des contrôles sanitaires et à la mise en place d'un système d'enregistrement en libre-service via l'application Cloudbooking.
Traçage des contacts sur le lieu de travail
La mise en place d'un système de traçage des contacts sera un élément essentiel du plan de reprise d'activité de toute entreprise suite à la COVID-19.
La solution de gestion des installations de Cloudbooking intègre une fonction de traçage des contacts, contribuant ainsi à renforcer la sécurité et le bien-être des employés. Grâce à ce système, les entreprises peuvent accéder rapidement aux rapports de traçage en cas de détection d'une infection sur site. Toute personne infectée est identifiée, ce qui déclenche une alerte précisant son lieu de travail et les personnes présentes à proximité, permettant ainsi la mise en œuvre des mesures appropriées, notamment en matière de désinfection.
Assainissement des espaces de travail
L'hygiène des espaces de travail et la santé des employés seront optimales grâce à un programme de nettoyage régulier dès la réouverture des bureaux. La désinfection des bureaux et des salles de réunion entre chaque utilisation contribuera à limiter la propagation des infections et à rassurer les employés. Les solutions de gestion des installations permettent aux entreprises d'attribuer facilement les demandes de désinfection des espaces de travail après le départ des employés et d'informer l'équipe technique des besoins en matière de nettoyage (de routine ou en profondeur).
La technologie Cloudbooking s'est révélée être une ressource précieuse pour de nombreuses organisations lors de l'élaboration de leurs plans de reprise post-COVID-19. Capable de vous aider à gérer votre adaptation à la nouvelle normalité et à garantir le bien-être et la sécurité de vos employés, notre logiciel peut faire toute la différence. Contactez-nous dès maintenant pour une démonstration gratuite et sans engagement.
