Dans de nombreux lieux de travail, le stationnement est un sujet auquel on ne pense que lorsqu'il devient insuffisant. Une entreprise peut compter des centaines d'employés, mais seulement une fraction de ce nombre en places de parking. Avec le télétravail, l'évolution des horaires, les visiteurs et les emplacements réservés, ce qui semble au départ un simple parking peut devenir étonnamment difficile à gérer.
C'est là qu'intervient la gestion des parkings.
Dans le contexte d'un lieu de travail, la gestion des parkings est le processus d'organisation et de contrôle des places de stationnement privées afin qu'elles puissent être attribuées efficacement aux employés et autres utilisateurs autorisés.
Il ne s'agit pas de gérer un parking public, de délivrer des contraventions ou de percevoir des frais de stationnement. Il s'agit d'optimiser l'utilisation d'un nombre limité de places et d'offrir aux employés un moyen simple de trouver et de réserver une place de parking lorsqu'ils en ont besoin.
Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un service de gestion des parkings ?
Le stationnement sur le lieu de travail est souvent géré de manière assez informelle. Les employés connaissent l'emplacement du parking, s'y rendent et, s'il y a une place, ils se garent. Sinon, ils doivent trouver une autre solution.
Cela fonctionne jusqu'à ce que la demande commence à dépasser la capacité.
Le travail hybride a complexifié la situation. Un employé qui avait auparavant besoin d'une place de parking tous les jours peut désormais ne venir au bureau que deux fois par semaine. Un autre peut travailler à domicile le lundi, mais devoir être présent sur place le mardi. La demande fluctue donc constamment au lieu de suivre un rythme quotidien prévisible.
Cela crée une situation paradoxale : une organisation peut manquer de places de parking tout en ayant des places vides. Le problème ne réside donc pas nécessairement dans le nombre de places, mais dans la manière dont elles sont attribuées.
Comment fonctionne la gestion des parkings d'entreprise ?
Dans sa forme la plus simple, un système de gestion de parking permet aux employés de consulter les places de parking disponibles et de réserver une place pour le jour de leur venue au bureau.
Derrière ce processus de réservation simplifié, les entreprises peuvent définir des règles concernant l'utilisation des emplacements et leur attribution. Différents espaces peuvent être configurés pour les employés, les visiteurs, les personnes handicapées, les véhicules électriques ou d'autres besoins spécifiques, offrant ainsi aux équipes un meilleur contrôle sur leur politique de stationnement.
Les plans de stationnement interactifs permettent également de visualiser plus facilement l'emplacement des places, au lieu de simplement se voir indiquer qu'une place est disponible quelque part dans le parking.
Et, point important pour les espaces de travail hybrides, les réservations ne sont pas bloquées en cas de changement de programme. Si un employé n'a plus besoin de son espace, celui-ci peut être remis à disposition d'une autre personne.
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Quels problèmes la gestion des parkings résout-elle ?
La question qui se pose évidemment chaque jour est : « Y aura-t-il un endroit où se garer ? »
Offrir aux employés une visibilité sur les places de stationnement avant leur déplacement réduit considérablement cette incertitude. Mais le principal avantage réside dans une meilleure utilisation des espaces que l'entreprise possède ou loue déjà.
Un espace réservé par une personne en télétravail est techniquement disponible, mais pratiquement inutilisable pour les autres. La gestion des réservations et la remise à disposition des espaces permettent aux organisations de réduire ce gaspillage de capacité.
Cela permet également de réduire les frictions liées aux politiques de stationnement. Au lieu de s'appuyer sur des tableurs, des courriels ou un accord tacite quant à l'attribution des places, les règles peuvent être gérées de manière cohérente grâce au système.
Comment la gestion des parkings favorise-t-elle le travail hybride ?
Le travail hybride a rendu le stationnement sur le lieu de travail un peu particulier. Un employé peut avoir besoin d'une place de parking le mardi mais pas le mercredi, tandis qu'un autre employé a exactement le schéma inverse.
Une affectation permanente de places de stationnement ne gère pas particulièrement bien ce problème.
La gestion des parkings permet une plus grande flexibilité, les employés réservant des places uniquement lorsqu'ils en ont besoin. En libérant les places non utilisées, on optimise l'adéquation entre la disponibilité des parkings et la présence au bureau, et on peut ainsi utiliser au mieux les capacités limitées.
Cela permet également aux équipes sur le lieu de travail d'obtenir des informations utiles sur l'évolution de la demande, plutôt que de les obliger à planifier le stationnement en fonction de suppositions sur la fréquence de présence des employés au bureau.
Qu’en est-il des visiteurs et des différents types de stationnement ?
Les parkings d'entreprise ne sont pas toujours composés d'emplacements identiques pour des utilisateurs identiques. Il peut exister des zones réservées aux visiteurs, aux personnes handicapées, aux véhicules électriques, aux cadres supérieurs ou à d'autres besoins spécifiques.
La gestion des parkings peut tenir compte de ces différences, permettant aux organisations de contrôler quelles places sont disponibles pour les différents utilisateurs et de garantir que les places désignées sont gérées de manière appropriée.
Le stationnement des visiteurs peut également être intégré au processus global, ce qui signifie que les employés et les invités n'ont pas nécessairement à être gérés par le biais de dispositifs de stationnement distincts.
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Quelles fonctionnalités un logiciel de gestion de parking doit-il inclure ?
Si vous recherchez un logiciel de gestion de parking, les éléments essentiels devraient inclure :
- réservation de place de parking
- Disponibilité en direct
- Plans de stationnement interactifs
- Espaces de stationnement configurables
- Règles et autorisations de réservation
- Libération spatiale
- Parking visiteurs
- visibilité d'occupation
- Rapports ou analyses
Les meilleurs systèmes ne devraient pas se contenter d'indiquer aux employés où se garer. Ils devraient aider les organisations à comprendre et à gérer cette ressource dans son ensemble.
Réflexions finales
La gestion des parkings d'entreprise ne consiste pas à compliquer le stationnement. Bien au contraire.
Elle offre aux employés un moyen simple de trouver et de réserver un espace, tout en donnant aux organisations un meilleur contrôle sur une ressource souvent limitée, coûteuse et étonnamment difficile à gérer.
Pour les espaces de travail hybrides en particulier, cela permet d'adapter le stationnement à l'usage réel des bureaux. Au lieu d'attribuer des places fixes ou de laisser les employés espérer trouver une place, les entreprises peuvent gérer la disponibilité des parkings en fonction de la demande réelle.
En fin de compte, une bonne gestion des parkings signifie moins de problèmes de stationnement, une meilleure utilisation des espaces existants et un lieu de travail qui fonctionne un peu plus facilement dès l'arrivée des employés.
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