Qu’est-ce que le hot desking ? Explication de cette tendance de travail pas si nouvelle.
Le monde du travail est en perpétuelle évolution, s'adaptant et se modernisant, et cela inclut le lieu de travail lui-même. La pandémie mondiale de 2020 a placé les entreprises dans une situation inédite. Les employés, habitués aux trajets quotidiens et à des horaires fixes de 9h à 17h, ont dû aménager leur propre bureau à domicile et composer avec les distractions liées au télétravail.
Cependant, deux ans plus tard, avec l'annonce de la « Journée de la liberté » et des plans de gestion de la COVID-19 mis en place par le gouvernement britannique, il est devenu évident qu'une plus grande flexibilité au travail est essentielle à la réussite. C'est là que le flex office entre en jeu. Bien que ce système d'organisation des espaces de travail ne soit pas nouveau, il semble constituer une solution viable pour l'avenir. Chez Cloudbooking , nous analysons en détail le flex office : qu'est-ce que c'est ?
Le hot desking est un système d'aménagement de poste de travail flexible et hybride qui permet aux employés d'une organisation de s'installer à n'importe quel bureau disponible, sans avoir d'espace attitré. L'expression proviendrait de « hot racking », qui désignait la pratique des marins partageant les mêmes couchettes lors de différents quarts de travail.
Cette flexibilité représente désormais une option attrayante pour les organisations souhaitant accueillir à nouveau leurs employés dans des espaces de bureaux dédiés. Selon un rapport du groupe immobilier JLL, 37 % des organisations mondiales prévoient d'accroître leur recours aux espaces de coworking ou aux espaces flexibles après la pandémie . À l'approche du second semestre 2022, les bureaux partagés constituent une solution viable pour les entreprises souhaitant adopter un modèle de travail hybride.
Le travail hybride semble promis à un bel avenir grâce à l'autonomie et à la flexibilité qu'il offre, et comme 83 % des travailleurs préfèrent un modèle de travail hybride , il apparaît que le flex office pourrait bien être la dernière tendance en matière de travail à faire son grand retour.
Qu'est-ce que le hot desking ?
Si vous vous demandez « qu'est-ce que le hot desking ? » ou si vous n'êtes pas tout à fait sûr de ce que cela implique, expliquons-le ensemble, en commençant par les bases. Comme mentionné précédemment, le hot desking est un système d'organisation des espaces de travail où les bureaux sont utilisés ponctuellement. Autrement dit, les employés utilisent le bureau disponible, au lieu d'avoir un espace attitré ou un bureau permanent.
Le flex-desking vise à optimiser l'utilisation de l'espace et à réduire les surfaces de bureau inutilisées. Cette stratégie favorise la flexibilité et encourage la collaboration, que ce soit dans un bureau traditionnel ou un espace de coworking.
Bureau partagé vs réservation de bureaux
C'est là que les choses peuvent se compliquer : deux formes de travail hybride et de partage de bureaux peuvent sembler très similaires au premier abord. Il s'agit du bureau partagé (ou bureau flexible) et de la réservation de bureaux (ou bureau hôtelier). Ces deux formes de travail hybride offrent aux employés une plus grande flexibilité et favorisent leur productivité, tout en optimisant l'utilisation de l'espace de bureau par rapport aux pratiques traditionnelles. Mais quelle est la différence entre elles ? Voyons cela de plus près.
Bureau chaud
Avec le système de bureaux partagés, les employés utilisent les bureaux disponibles, au lieu d'avoir un bureau attitré. L'entreprise peut se baser sur différents critères pour attribuer ces bureaux : rotation, principe du « premier arrivé, premier servi » ou roulement d'équipes, selon les besoins. Ces attributions peuvent être modifiées plusieurs fois par jour.
hôtellerie de bureau
En revanche, en matière de flexibilité des espaces de travail , les employés peuvent réserver un bureau ou un espace de travail avant ou dès leur arrivée dans les locaux de l'entreprise. La réservation de ces espaces implique que les entreprises adoptent des systèmes de gestion des espaces de travail comme celui que nous proposons chez Cloudbooking.
Le logiciel de gestion des espaces de travail Cloudbooking offre plusieurs fonctionnalités pratiques qui facilitent l'adoption du système de bureaux partagés, comme la possibilité pour les employés de réserver à l'avance leurs bureaux , leurs salles de réunion et leurs places de parking .
Les entreprises peuvent également tirer profit de ce logiciel innovant, car il permet aux employeurs d'organiser et d'optimiser leur environnement de travail grâce à des données en temps réel sur la productivité.
Le flex office et le bureau partagé offrent aux employés une plus grande flexibilité et une variété d'environnements de travail. Ces deux formes de travail hybride favorisent le travail basé sur l'activité (TBA) . Le TBA encourage les employés à choisir leur environnement de travail en fonction de leurs tâches. La principale différence entre ces deux options réside dans l'approche plus formalisée du bureau partagé, grâce à la mise en place d'un système de réservation dédié.
Quels sont les avantages du flex office ?
Il existe une grande variété de stratégies de travail flexibles. Bien que toutes présentent des avantages, le bureau partagé est une option très attrayante pour les employeurs d'aujourd'hui. Le bureau partagé n'est pas une stratégie d'aménagement du lieu de travail particulièrement nouvelle, et pourtant, un nombre croissant d'entreprises l'ont adopté avant et pendant la pandémie de COVID-19. En effet, la demande de bureaux partagés a augmenté de 45 % en 2020, selon Deloitte.
Le retour au bureau étant désormais bien amorcé, une approche flexible concernant la présence des employés semble se maintenir. Nombreux sont ceux qui souhaitent continuer à travailler à domicile ou à distance, ce qui laisse penser que le flex office restera une stratégie populaire et une solution avantageuse tant pour les employés que pour les employeurs, grâce à ses nombreux atouts. Quels sont donc les avantages du flex office ? Examinons-les de plus près.
Processus d'ambarquement
L'un des nombreux défis auxquels les entreprises ont été confrontées lors du télétravail est l'intégration des nouveaux employés. Ce processus, complexe et essentiel, constitue une étape cruciale de leur parcours professionnel. Toutefois, les employés embauchés pendant les confinements nationaux n'auront pas de difficulté majeure à s'adapter au travail en espace partagé. Ils seront déjà familiarisés avec les différents systèmes et services généralement nécessaires à ce mode de travail. La seule véritable prise de contact consiste à faire connaissance avec leurs collègues et à trouver un poste de travail confortable.
Socialisez avec vos collègues
Nous sommes des êtres d'habitudes : beaucoup d'entre nous apprécient d'avoir leur propre bureau ou leur propre place, ou le confort d'être entourés des mêmes collègues jour après jour. Cependant, cela complique les échanges avec les collègues d'autres services et la création de nouvelles relations inter-organisationnelles.
Le flex office favorise une saine mixité au sein des équipes, permettant aux employés de mieux connaître les rôles des autres équipes et d'avoir une vision plus globale des activités de chaque service. Cette socialisation contribue également à instaurer une culture d'entreprise plus positive et à créer un environnement de travail plus agréable. C'est sans aucun doute l'un des principaux avantages du flex office !
Réduisez les dégâts
On a souvent tendance à considérer son espace de travail comme le sien. Résultat : de nombreux bureaux et espaces de travail sont encombrés d’objets divers et de câbles. Le flex-office résout ce problème en incitant les employés à être plus organisés et à travailler dans un environnement plus minimaliste. Si certains apprécient de personnaliser leur espace de travail, le flex-office facilite le travail du personnel d’entretien et offre un aspect plus présentable.
Autonomie accrue
Le flex-office ne se limite pas à un simple changement d'espace de travail physique ; il transforme profondément la culture d'entreprise. Fini le temps où les employés étaient cantonnés à leur bureau : ils ont désormais leur mot à dire sur l'organisation de leur journée. Cela peut avoir un impact considérable sur leur vie sociale et personnelle.
Vous faites des économies.
L'environnement de bureau traditionnel est généralement conçu pour que chaque employé dispose d'un espace de travail dédié. Le problème est que la majeure partie de cet espace est inutilisée lorsque les employés sont en congés annuels, en arrêt maladie ou en déplacement professionnel. Il est fort peu probable que chaque employé ait besoin d'un bureau chaque jour, d'autant plus que beaucoup ont opté pour le télétravail partiel, ce qui signifie que les bureaux traditionnels utilisent rarement leur espace et leur matériel de manière optimale. Le flex-office, en revanche, permet aux entreprises non seulement de réduire leurs coûts d'équipement, mais aussi potentiellement de diminuer la surface de leurs locaux et leurs frais généraux.
Responsabiliser les employés
Lorsque les employés sont heureux et motivés, la productivité est élevée. Même si chacun est différent, pour la plupart des employés, la possibilité de se déplacer et de s'installer au bureau de leur choix est un facteur d'autonomie.
Choisir son environnement de travail permet aussi de trouver celui qui convient le mieux à chaque tâche. Si vous avez besoin de calme, vous pouvez trouver un coin tranquille au bureau ; si vous préférez échanger et contribuer, vous pouvez vous installer dans un espace plus animé et collaboratif.
Mise à jour de l'infrastructure
Pour offrir à l'ensemble de leurs employés la flexibilité du bureau partagé, la plupart des entreprises devront moderniser leur infrastructure. Concrètement, cela signifie que les employés devront pouvoir accéder à tous les outils nécessaires à leur travail à distance. Les systèmes internes de l'entreprise devront donc être migrés vers le cloud, et des services comme les ressources humaines, la paie et l'impression devront être accessibles à tous les employés, quel que soit leur emplacement dans les locaux.
Les défis du flex office
Du point de vue d'un employeur, le flex office semble une évidence : il permet de réduire la surface de bureau et les charges. Cependant, l'étude de cas concrets de flex office révèle qu'il ne s'agit pas toujours de la solution idéale.
La semaine dernière, un sondage LinkedIn a été mené sur la question suivante : « Appréciez-vous le flex-office au travail ? » Il s’est avéré que 75 % des répondants ont répondu « non ». De nombreuses raisons expliquent le manque d’adhésion de la majorité des employés au flex-office, mais l’impossibilité de personnaliser son espace de travail et le manque d’intimité semblent être parmi les plus courantes.
Dans un environnement de travail en flex-office, les employés changent constamment de bureau. De ce fait, il est impossible d'y installer des objets personnels comme des bibelots ou des photos de famille. Or, des études ont montré que permettre aux employés de personnaliser leur bureau a un impact positif sur leur moral et leur énergie. Le flex-office risque donc d'affecter négativement le moral des employés et même de leur donner le sentiment d'être moins valorisés.
Bien que le flex-desking soit censé encourager la collaboration et améliorer la productivité, de nombreuses équipes peuvent se retrouver dispersées et isolées en raison du taux d'occupation des bureaux. Cela peut nuire à la communication et avoir un impact négatif sur la productivité. Le flex-desking peut également engendrer un sentiment d'insatisfaction et de mal-être chez les employés, ce qui est toujours préjudiciable à l'entreprise : comme vous le savez probablement déjà, des employés insatisfaits peuvent coûter aux organisations des milliards de dollars chaque année.
Enfin, concernant la communication, certains employeurs ont constaté que si le flex office rendait le bureau plus ouvert et accueillant, il pouvait en réalité avoir un impact négatif sur la productivité. En effet, seulement 46 % des employés se disent plus productifs en flex office qu'à leur bureau attitré. Cet impact négatif est dû aux distractions et conversations constantes que le flex office peut parfois engendrer.
Le flex office est-il la solution ?
Alors que l'avenir du travail se dessine , force est de constater que l'accent mis sur la flexibilité et la liberté s'accompagne systématiquement d'une réflexion sur le bureau partagé. Les modes de travail flexibles sont en vogue, et il vous appartient de trouver la stratégie d'aménagement d'espace de travail la plus adaptée à votre entreprise. Si l'adoption d'un système d'organisation du travail comme le bureau partagé présente de nombreux avantages, elle ne conviendra pas à tous les employés.
Si vous envisagez le flex office pour votre entreprise, il est également judicieux de considérer le partage de bureaux. Ce dernier pourrait s'avérer une option plus intéressante pour les organisations souhaitant évoluer avec leur temps et adopter des stratégies de travail flexibles. Parmi les critiques formulées à l'encontre du flex office figurent le manque d'intimité, la désorganisation et le sentiment d'être dévalorisé par l'entreprise.
Le desk hoteling utilise des solutions innovantes de gestion des espaces de travail pour permettre aux employeurs de planifier et d'organiser la présence de leurs employés au bureau, tout en les aidant à trouver et réserver des espaces de travail et des salles de réunion adaptés à leurs besoins. De plus, les solutions COVID-19 et la technologie de gestion des visiteurs de Cloudbooking contribuent à préserver la santé et la sécurité des employés, démontrant ainsi l'importance que les entreprises accordent au bien-être de leurs collaborateurs.
Il existe une grande variété d'options en matière de modèles d'espaces de travail hybrides. En comprenant parfaitement votre secteur d'activité et vos objectifs professionnels, vous pourrez trouver les solutions les mieux adaptées à votre espace de travail et à votre entreprise.
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