L'imponente esperimento globale di lavoro da casa, innescato dalla pandemia di COVID-19, ha dimostrato ai datori di lavoro che le persone possono lavorare a distanza. Nel 2020, si stimava che quattro lavoratori su cinque nel Regno Unito avessero lavorato da casa in qualche momento.
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Molte aziende stanno cercando di affrontare la stessa serie di problemi incentrati sulla riapertura dei propri uffici dopo il lockdown e sull'attuazione di un piano di ripresa.
“Qual è il momento giusto per riaprire e quali misure di sicurezza sono più efficaci per il rientro dei dipendenti? Quali funzioni devono necessariamente svolgersi in ufficio e quali possono essere svolte da remoto?”
Fortunatamente, esistono soluzioni di facility management che possono aiutare a formulare questo piano.
Quando la pandemia finirà, è probabile che gli uffici in cui torneremo non saranno gli stessi che abbiamo lasciato. L'accelerazione della trasformazione digitale del luogo di lavoro sta costringendo le organizzazioni a trovare nuovi modi per offrire ai dipendenti esperienze utente di livello superiore che li aiutino ad adottare il lavoro da remoto quando necessario, il tutto aumentando la sicurezza sul lavoro, la produttività e l'efficienza degli spazi. Probabilmente assisteremo alla nascita di un nuovo ambiente di lavoro ibrido che combinerà il lavoro da remoto a tempo parziale con spazi ufficio progettati per una collaborazione efficace.
I datori di lavoro dovranno essere flessibili nell'attuazione dei loro piani di ripresa post-COVID-19, sfruttando al massimo la tecnologia per garantire che i loro edifici offrano un ambiente sicuro e conforme alle normative. È qui che entrano in gioco le soluzioni di facility management.
Che cosa sono le soluzioni di gestione degli impianti?
Ogni organizzazione si affida a un mix di funzioni e servizi per fornire il supporto essenziale alle proprie attività principali. Garantire che questo supporto sia disponibile nella forma, con la qualità e al costo giusti è compito del facility management. Le soluzioni di facility management utilizzano tecnologie avanzate per aiutare le aziende a gestire le proprie strutture chiave o, in altre parole, a prendersi cura di tutti gli elementi che mantengono le loro organizzazioni operative. Il loro scopo è quello di garantire che prendiate le giuste decisioni aziendali riguardo alle vostre due risorse più importanti: i vostri spazi e le vostre persone.
Gli strumenti di gestione degli spazi di lavoro e le analisi dei dati offerti dai sistemi di facility management consentono alle aziende di comprendere appieno come vengono utilizzati i propri spazi e come ottimizzare al meglio quelli già a disposizione. Che si tratti di gestire scrivanie, sale riunioni, visitatori o flussi di persone, questi dati sono progettati per semplificare e agevolare la pianificazione della ripresa.
Dare priorità alle persone rispetto ai luoghi.
Quando si tratta di elaborare un piano di ripresa post-COVID-19 e di adattarsi alla nuova modalità di lavoro ibrido, le aziende devono essere in grado di proteggere i propri dipendenti da qualsiasi rischio residuo di contagio da COVID-19 e di alleviare le loro ansie riguardo al ritorno in ufficio.
La necessità di creare un ambiente di lavoro sicuro porrà maggiore enfasi sulla priorità delle "persone" rispetto ai "luoghi" nell'ambiente lavorativo. Le soluzioni di facility management possono aiutare le aziende a pianificare la ripresa dagli effetti del COVID-19, creando un ambiente di lavoro sicuro e affrontando i seguenti fattori:
- Tecnologia di prenotazione senza contatto o tramite codice QR
- Controllo della disponibilità degli spazi di lavoro
- Assegnazione della scrivania al collega
- Check-in e screening sanitario self-service per i visitatori.
- Tracciamento dei contatti sul luogo di lavoro
- Sanificazione degli spazi di lavoro
Tecnologia di prenotazione a basso contatto o tramite codice QR
Molti lavoratori sono restii a tornare in ufficio, poiché le continue preoccupazioni relative al rischio di contrarre il COVID-19 continuano a pesare molto sulle loro menti. Questo sarà uno dei principali problemi che le aziende dovranno affrontare al momento della riapertura e dovrà essere preso in considerazione nei loro piani di ripresa.
Gli spazi di lavoro senza contatto rappresentano la risposta a molte di queste preoccupazioni. Il software di gestione delle strutture di Cloudbooking utilizza codici QR e lettori contactless per consentire al personale in loco di svolgere diverse attività. Dalla notifica dell'arrivo degli ospiti alla reception, al check-in dei dipendenti alle riunioni e all'assegnazione di una postazione di lavoro, i codici QR possono aiutare le persone a spostarsi in ufficio e a lavorare senza dover toccare superfici o interagire fisicamente con l'ambiente di lavoro.
Controllo della disponibilità dello spazio di lavoro
Grazie alla tecnologia di gestione degli spazi, le aziende possono facilmente adattare le planimetrie dei posti a sedere e la capienza delle sale riunioni per favorire un efficace distanziamento sociale e prevenire il sovraffollamento degli uffici. Gli strumenti di analisi forniscono dati in tempo reale sulla capienza degli spazi di lavoro, consentendo di adottare le seguenti misure:
- Riduzione della capienza degli spazi di lavoro per garantire il rispetto delle misure di distanziamento sociale.
- Applicazione della suddivisione delle postazioni di lavoro a team specifici o a turni di lavoro.
- Gestione e assegnazione a distanza delle richieste di sanificazione dopo che un collega ha terminato il suo turno.
Assegnazione della scrivania al collega
Cloudbooking offre una soluzione per la prenotazione delle postazioni di lavoro, pensata per aiutare le aziende a gestire le nuove modalità di lavoro post-COVID-19.
Può facilitare la pianificazione e la gestione del rientro dei dipendenti in ufficio, aiutandoli a lavorare in sicurezza con postazioni di lavoro assegnate o prenotate in anticipo. Ciò avviene consentendo alle aziende di definire la disposizione delle postazioni, gestire la capienza degli uffici e garantire un ambiente di lavoro sicuro e flessibile per i dipendenti tramite il software di prenotazione delle postazioni. I dipendenti riceveranno una notifica di eventuali modifiche tramite i loro dispositivi mobili prima dell'arrivo, riducendo le frustrazioni e le inefficienze causate dalla disponibilità limitata di postazioni.
Check-in e screening sanitario self-service per i visitatori.
La gestione dei visitatori in loco dovrebbe essere una considerazione fondamentale per qualsiasi azienda che elabori un piano di ripresa post-COVID-19. Ciò garantirà la sicurezza di dipendenti e visitatori, riducendo al minimo il rischio di diffusione del virus.
La tecnologia per la gestione delle strutture può essere implementata facilmente, consentendo alle aziende di offrire la pre-registrazione e l'approvazione dell'accesso dei visitatori ai propri spazi. Questo permetterà loro di monitorare la capacità delle proprie strutture, garantendo il rispetto delle linee guida sul distanziamento sociale. Il benessere di dipendenti e visitatori può essere tutelato anche attraverso controlli sanitari e di sicurezza e l'implementazione del check-in self-service con l'app di Cloudbooking.
Tracciamento dei contatti sul luogo di lavoro
Disporre di un sistema di tracciamento dei contatti sarà una parte fondamentale del piano di ripresa post-COVID-19 di qualsiasi azienda.
La soluzione di facility management di Cloudbooking include una funzione di tracciamento dei contatti, che consente di migliorare la sicurezza e il benessere dei dipendenti. Grazie a questo sistema, le aziende possono accedere rapidamente ai report di tracciamento dei contatti qualora venga rilevato un caso di infezione in loco. È possibile identificare le persone infette, attivando un avviso che indica i luoghi di lavoro e le persone che si trovavano nelle vicinanze, in modo da poter adottare le misure di sanificazione e sanificazione appropriate.
Sanificazione degli spazi di lavoro
Una volta riaperti gli uffici, la pulizia regolare degli spazi di lavoro e la salute dei colleghi saranno garantite al meglio. La sanificazione di scrivanie e sale riunioni tra un utilizzo e l'altro contribuirà a ridurre la possibile diffusione di infezioni e a dare tranquillità ai dipendenti. Le soluzioni di facility management consentono alle aziende di assegnare facilmente le richieste di sanificazione degli spazi di lavoro dopo l'uscita dei dipendenti e di comunicare al team addetto alla manutenzione le esigenze di pulizia "ordinaria" o "approfondita".
La tecnologia di prenotazione in cloud si è dimostrata una risorsa preziosa per molte organizzazioni nella creazione dei loro piani di ripresa post-COVID-19. In grado di aiutarvi a gestire l'adattamento alla nuova normalità e a garantire il benessere e la sicurezza dei dipendenti, il nostro software può fare la differenza. Contattateci ora per una demo gratuita e senza impegno.
