Come migliorare il lavoro da remoto: lezioni apprese durante il lockdown

Lavorare da casa è possibile

La prima cosa che la pandemia di COVID-19 ci ha insegnato è che il lavoro da casa è fattibile. Per anni le aziende hanno discusso sulla sua implementazione. Il virus ha accelerato il processo, non lasciando altra scelta ad aziende e dipendenti se non quella di innovare e trovare soluzioni.

Sebbene inizialmente non fosse la situazione ideale, sia i datori di lavoro che i dipendenti hanno trovato il modo di rendere possibile il lavoro da casa. Dalle scrivanie improvvisate alla gestione dell'istruzione a distanza dei figli e all'implementazione di nuove procedure, le persone si sono adattate.

Prendiamo Zoom, ad esempio: esisteva già prima della pandemia, ma il suo utilizzo è esploso nell'ultimo anno . Zoom è diventato un verbo, con le persone che dicevano "facciamo una videochiamata su Zoom". Ci ha anche regalato momenti di ilarità, con le persone che condividevano online le loro esilaranti esperienze su Zoom. La tecnologia ci ha tenuti connessi, ci ha permesso di collaborare e ci ha fornito strumenti per la produttività.

In definitiva, si è trattato di un esperimento su larga scala, con persone che lavoravano da remoto e imparavano sul campo, per così dire. Alcuni lo apprezzano, altri lo detestano. La realtà, però, è che potrebbe ormai essere destinato a rimanere, in una forma o nell'altra.

Non tutti dispongono delle infrastrutture e delle attrezzature necessarie per il lavoro da remoto.

È emerso chiaramente che non tutti disponevano di attrezzature adeguate per lavorare da casa. Essere catapultati in una situazione del genere con pochissimo preavviso ha messo in luce le carenze. Non tutti hanno un computer. Alcune connessioni internet non avevano la larghezza di banda necessaria per le videoconferenze; ​​altre non avevano una webcam.

In genere, quando si lavora in ufficio, tutti partono dallo stesso livello. La connessione internet è la stessa, l'hardware è identico e lo spazio di lavoro è standard. Il lavoro da casa ha messo in luce queste disparità.

Mentre alcuni avevano un ufficio dedicato, altri erano appollaiati sul bordo di un tavolo da cucina con i bambini che si arrampicavano su di loro. Chi aveva un portatile aziendale era avvantaggiato, non dovendo dividere il tempo al computer tra l'istruzione a distanza e il lavoro.

Il punto fondamentale per le organizzazioni è che chiunque preveda che i dipendenti lavorino da remoto potrebbe dover fornire hardware, software e forse un contributo per le utenze.

La sicurezza informatica è una grande preoccupazione

Una delle maggiori preoccupazioni per i reparti IT che stavano valutando l'adozione del lavoro da remoto, prima del COVID, era la sicurezza informatica. La rapidità con cui si è diffuso il COVID ha colto le aziende impreparate in questo ambito. Ciò ha comprensibilmente causato non pochi grattacapi ai reparti IT, costretti a darsi da fare per proteggere apparecchiature e dati.

Quando i dipendenti lavorano in ufficio, l'hardware appartiene all'azienda ed è protetto allo stesso modo sulla rete aziendale. Con il passaggio al lavoro da casa, la situazione si è trasformata in un incubo per i professionisti IT. Le persone utilizzavano i propri dispositivi personali sulle reti domestiche per accedere, archiviare e condividere dati e documenti aziendali sensibili.

Durante la pandemia, gli attacchi informatici sono aumentati, poiché i criminali sapevano che il loro lavoro sarebbe stato molto più semplice. Le organizzazioni hanno rapidamente compreso la necessità di estendere le infrastrutture di sicurezza per includere anche i dipendenti che lavorano da remoto. Ciò include la protezione degli endpoint, la formazione di tutti i dipendenti sulle pratiche di sicurezza e gli strumenti necessari per proteggere le apparecchiature IT e i dati.

L'utilizzo di strumenti di autenticazione e controlli di accesso modificati può contribuire a mitigare i rischi posti da una forza lavoro mobile. Ciò include, ad esempio, l'autenticazione a due fattori per verificare l'accesso a programmi, dati o sistemi.

Le app collaborative hanno portato con sé dei rischi per la sicurezza. Zoom ne è un esempio lampante, quando si è scoperto che importanti funzionalità di sicurezza e privacy erano disattivate per impostazione predefinita. Ciò ha reso gli utenti meno esperti vulnerabili a intrusioni indesiderate.

Naturalmente, una volta portata alla luce, la vulnerabilità è stata corretta da Zoom, e anche altri fornitori di servizi di videoconferenza hanno rafforzato la sicurezza. È stata un'esperienza di grande apprendimento per tutti i soggetti coinvolti, e i problemi sono stati affrontati rapidamente man mano che si presentavano.

I servizi cloud sono stati una salvezza

I servizi cloud si sono rivelati preziosissimi con tutti i dipendenti che lavoravano da casa. Hanno fornito spazi di lavoro collaborativi, la possibilità di accedere e salvare file in modo sicuro e l'accesso alle applicazioni. In questo modo, il personale ha potuto svolgere le proprie mansioni utilizzando i programmi appropriati e salvare il proprio lavoro, rendendolo accessibile agli altri membri del team.

Applicazioni cloud come Microsoft Office 365, Google Docs e Asana sono diventate ingranaggi fondamentali della macchina aziendale. Immaginate se il COVID fosse arrivato dieci anni prima: il contesto sarebbe stato molto diverso.

Il cloud può anche contribuire ad attenuare alcuni dei problemi di sicurezza posti dal lavoro da remoto. Un broker di sicurezza cloud fornisce ulteriore protezione agli spazi cloud, rendendoli ancora più sicuri. Il cloud ha svolto un ruolo considerevole nell'esperimento globale del lavoro da remoto e continuerà a contribuire a plasmarne il futuro.

Il lavoro da remoto può aumentare la produttività

Contrariamente alle convinzioni pre-COVID secondo cui il lavoro da remoto avrebbe portato a un calo di produttività e rendimento, diversi studi hanno dimostrato che lavorare da casa può addirittura aumentarlo.

Le ricerche suggeriscono che le persone si sono rivelate altrettanto produttive, se non di più, lavorando da casa. Un sondaggio condotto da Barrero, Bloom and Davis tra agosto e novembre 2020 su oltre 10,000 intervistati lo conferma. Il 41% degli intervistati ha dichiarato di essere più produttivo lavorando da casa, mentre il 44% ha affermato di essere altrettanto produttivo.

Naturalmente, i dati sopra riportati provengono dalle autodichiarazioni dei dipendenti, ma anche i dati di alcune valutazioni della produttività mostrano un aumento della produttività. Uno studio di Bloom et al. ha rilevato un incremento della produttività del 13% nel personale dei call center che lavora da casa.

La produttività non è aumentata in tutti i settori; Microsoft, ad esempio, non ha rilevato alcun incremento di attività. Pur non essendoci stata una diminuzione della produttività, il 38% dei suoi ingegneri ha dichiarato di sentirsi meno produttivo.

Alcuni dipendenti hanno trovato difficile conciliare il lavoro con l'ambiente domestico. La situazione era particolarmente complessa per i genitori che lavoravano e avevano figli a casa. Uno studio di McKinsey ha rilevato che le madri erano maggiormente penalizzate, poiché avevano una probabilità tre volte maggiore rispetto ai padri di occuparsi delle faccende domestiche come pulire, cucinare e accudire i figli.

Le persone desiderano continuare a lavorare da remoto?

Come già accennato, la situazione varia da persona a persona. Sembra però che la maggior parte delle persone desideri avere almeno la possibilità di lavorare da casa part-time. Il lavoro ibrido è l'ultima parola d'ordine. È un concetto che sembrava quasi estraneo 18 mesi fa, ma oggi le persone lo richiedono.

Le organizzazioni e i dipendenti sono in disaccordo sulle aspettative relative a qualsiasi accordo di lavoro ibrido. Un sondaggio di PWC ha rilevato che il 55% dei dipendenti desidera lavorare da casa tre o più giorni a settimana. I dirigenti, tuttavia, ritengono che la cultura aziendale non possa sopravvivere se le persone lavorano troppo spesso da casa. Il 68% dei 133 dirigenti statunitensi intervistati ritiene che i lavoratori debbano essere in ufficio almeno tre giorni a settimana.

Questa è una soluzione che dovrà essere sperimentata e testata affinché dipendenti e organizzazioni possano trovare un terreno comune. Siamo ancora agli inizi; solo il tempo dirà se la cultura aziendale ne risentirà o meno.

Sono state evidenziate nuove opportunità di lavoro.

Il benessere dei dipendenti che lavorano da casa è balzato agli onori della cronaca. Ciò non è stato dovuto esclusivamente al lavoro a distanza, ma anche al lockdown e all'isolamento. La salute mentale e il benessere sono importanti; i dipendenti felici sono più produttivi. Questo ha portato all'esplorazione di nuove figure professionali come il "Responsabile del Lavoro a Distanza".

Il responsabile del lavoro da remoto si occuperebbe di tutto ciò che riguarda il lavoro a distanza. Questo potrebbe includere la salute e il benessere del personale, le politiche, le procedure e la gestione. Potrebbe anche contribuire a promuovere la cultura aziendale sia in ufficio che in modalità di lavoro da casa.

In definitiva, questa pandemia ha dimostrato quanto siamo resilienti come esseri umani. Costretti ad affrontare nuove sfide, l'umanità si è unita, ha sviluppato una "nuova normalità" e ha continuato ad andare avanti. Abbiamo reagito in tempo reale ai problemi che si sono presentati e abbiamo trovato delle soluzioni. Per questo, possiamo affermare che l'esperimento del lavoro da casa è stato un successo.

Organizzazioni, dipendenti, aziende tecnologiche, aziende di cloud computing, sviluppatori di app e molti altri si sono uniti e hanno lavorato senza intoppi. Il lavoro è stato completato, le persone hanno continuato a percepire i propri stipendi e non si è verificato alcun problema. Abbiamo acquisito nuove competenze per sviluppare politiche e best practice per il futuro.

Non esiste un approccio universale al lavoro da remoto. Il settore finanziario, ad esempio, ha dichiarato che tornerà sicuramente al lavoro in ufficio a tempo pieno . Pur ammettendo che la pandemia ha contribuito a spingere la digitalizzazione, l'amministratore delegato di Goldman Sachs ha affermato: "È un'anomalia che correggeremo il più rapidamente possibile". Le sue parole sono state condivise da Jes Staley, amministratore delegato di Barclays.

Il settore tecnologico è sempre stato lungimirante nelle sue politiche di gestione del personale. In generale, si è mostrato ottimista riguardo al lavoro da remoto e ai modelli di lavoro ibridi. Il CEO di Dell, Michael Dell, afferma: "Non vogliamo imporre la nostra visione ad altre aziende, ma quello che sicuramente vediamo è che questa situazione di lavoro ibrido, da qualsiasi luogo, è destinata a continuare".

Il nostro modo di lavorare sta cambiando. Stiamo passando da un'era industriale a un'era digitale. La tecnologia farà sì che sempre più settori saranno in grado di offrire una qualche forma di lavoro da remoto. Ad esempio, la stampa 3D significa che in un futuro non troppo lontano potremmo persino produrre da casa. La trasformazione digitale è già in atto. Il COVID ha dimostrato che possiamo adattarci ai cambiamenti nelle nostre pratiche lavorative in modo rapido ed efficace.

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