Come reinventare il proprio luogo di lavoro: la guida definitiva del governo britannico alla progettazione degli spazi di lavoro.

Siamo onesti, quando un posto di lavoro smette di funzionare o diventa troppo costoso, la reazione istintiva è sempre la stessa: "Ci serve un nuovo ufficio". Come se nuove pareti e un codice postale diverso potessero magicamente risolvere il caos.

Ma stravolgere le planimetrie o firmare un altro luccicante contratto d'affitto non è sempre la soluzione. Trasferirsi solo per risolvere i problemi di utilizzo degli uffici è praticamente l'equivalente aziendale di comprare una casa per salvare un matrimonio in crisi. Spenderete una fortuna, vi porterete dietro tutti gli stessi problemi e vi chiederete ancora perché nessuno è più felice. Perché il vero problema non è il codice postale, ma la progettazione. Il vostro spazio semplicemente non supporta il modo in cui i vostri dipendenti lavorano realmente.

Quindi, dove ci porterà tutto questo? Beh, il governo britannico potrebbe aver trovato la soluzione per la pianificazione degli spazi di lavoro.

Benvenuti alla "Guida alla progettazione degli spazi di lavoro governativi" , un capolavoro del pensiero moderno in materia di uffici. Illustra come creare spazi flessibili, inclusivi e tecnologicamente avanzati che le persone desiderino davvero utilizzare. È pratica, a misura d'uomo e all'avanguardia nel suo genere.

E la parte migliore? Non serve un budget per il trasloco o un piano quinquennale per imparare da questo, quindi perché non andiamo a scoprire di cosa si tratta e perché è così vantaggioso...

Il Gold Standard: cosa ha fatto bene il governo

La guida è nata dalla missione della Government Property Agency di modernizzare il patrimonio immobiliare della pubblica amministrazione, in pratica per traghettare uffici vecchi di decenni nel XXI secolo senza un'altra serie di costosi trasferimenti, ma piuttosto attraverso una riduzione dei costi e una riprogettazione. Ma a un certo punto, si sono imbattuti in qualcosa di veramente utile, un modello che le aziende private potrebbero (e probabilmente dovrebbero) copiare senza vergogna.

In sostanza, l'obiettivo è piuttosto semplice: "creare ambienti di lavoro eccellenti che consentano e ispirino tutti a dare il meglio di sé".

E su cosa concentrarsi? Proprio sugli aspetti che la maggior parte delle aziende dichiara di ritenere importanti, ma che raramente riesce a gestire correttamente:

• Flessibilità e lavoro più intelligente: spazi che si adattano alle persone, e non viceversa.
• Integrazione digitale: una tecnologia che funziona così bene che ci si dimentica della sua esistenza.
• Sostenibilità e adattabilità: progettare che produca meno sprechi e duri più a lungo, invece di inseguire la prossima moda.

Quindi sì, la pubblica amministrazione ha il modello di lavoro perfetto che il settore privato può copiare, quindi andiamo al nocciolo della questione...

Più intelligente, non più grande.

L'approccio della guida al lavoro intelligente è piacevolmente... sensato. Non si perde in chiacchiere su pouf, biliardini o "zone di collaborazione" che sembrano set scartati di Love Island. Si concentra invece sulla progettazione basata sulle attività, fornendo a ogni compito l'ambiente che merita e di cui ha bisogno.

Anziché infinite file di scrivanie identiche, il modello suddivide l'ufficio in tre zone principali:

• Zone domestiche per il lavoro di routine, basato su incarichi specifici.
• Zone di collaborazione per riunioni, lavoro di squadra e brainstorming
• Zone non disturbare per chiunque cerchi di completare un singolo pensiero senza che gli venga chiesto "solo un attimo".

Perché è importante, vi chiederete? Perché quando ogni compito viene ammassato in un unico, anonimo spazio open space, la produttività non solo cala, ma scompare silenziosamente. L'avete visto. Persone che prenotano sale riunioni per chiamate individuali, che si perdono in conversazioni con il collega su come svolgere il proprio lavoro o che fanno di tutto per evitare i sistemi d'ufficio.

Il lavoro basato sulle attività risolve questo problema. Non si tratta di una scelta estetica, ma di un formato realmente efficace. Uno studio ha rilevato che i dipendenti che lavorano in ambienti basati sulle attività sono il 16% più produttivi rispetto a quelli costretti a lavorare in uffici tradizionali. Un altro studio ha dimostrato che le organizzazioni che offrono una varietà di tipologie di spazi di lavoro ottengono i maggiori benefici in termini di efficacia complessiva sul posto di lavoro . A quanto pare, offrire alle persone diverse opzioni è meglio che costringerle a lavorare tutte nella stessa cabina illuminata al neon.

Quindi, prima di iniziare a spostare i mobili come se foste in una puntata di DIY SOS con Nick Knowles, forse sarebbe meglio misurare come le persone utilizzano effettivamente lo spazio. Quando si comprende cosa fanno le persone, si può riprogettare tenendo conto di questi dati e ponendo le loro esigenze come obiettivo primario.

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Sostenibile, adattabile, a prova di futuro

La sostenibilità è senza dubbio una delle parole chiave più in voga e un requisito imprescindibile per le imprese odierne, eppure le misure per affrontarla sembrano sempre essere mal eseguite o misteriosamente dimenticate. Eppure, la Guida alla progettazione del governo potrebbe rappresentare uno dei quadri di riferimento per la sostenibilità più chiari e credibili del paese.

Si tratta di cose piuttosto semplici: un migliore isolamento, un sistema di climatizzazione efficiente, sensori che impediscono di illuminare sale riunioni vuote come piste di atterraggio abbandonate e una chiara transizione verso le energie rinnovabili. Niente di appariscente, solo quel tipo di competenza discreta e funzionale che ci si aspetterebbe da ogni azienda, se non fosse che la maggior parte è ancora impegnata questa settimana a discutere se la colpa sia della produzione, delle vendite o della gestione delle strutture.

Ma ecco dove la cosa si fa interessante: non si tratta solo di risparmiare qualche euro sulla bolletta energetica. L'intero sistema è progettato per creare luoghi di lavoro durevoli, spazi flessibili che si adattino alle nuove tecnologie, ai cambiamenti normativi e alle mutate modalità di lavoro, senza bisogno di essere completamente ristrutturati ogni cinque anni. È la sostenibilità come infrastruttura, non come operazione di pubbliche relazioni.

Nel frattempo, molte organizzazioni continuano ad annunciare "percorsi a zero emissioni" come se avessero appena scoperto l'elettricità, aderendo a programmi di detrazione fiscale per l'acquisto di veicoli elettrici e acclamando tutto ciò come la soluzione che salverà il pianeta. Se il governo centrale, lo stesso che ogni settimana deve affrontare una nuova crisi, è in grado di costruire luoghi di lavoro efficienti e a prova di futuro, qual è la scusa di tutti gli altri?

Riprogettare per intuizione, non per istinto.

Se non fosse ancora chiaro, la Guida alla progettazione degli ambienti di lavoro governativi non è rivoluzionaria, e non pretende di esserlo, è semplicemente sensata, ponderata e persino pratica... Il che, in un'epoca di bingo di opinioni su LinkedIn e di "disruption" fine a se stessa, sembra quasi radicale.

È un promemoria del fatto che l'innovazione non deve sempre essere avvolta da un linguaggio tecnico o da piani di demolizione. A volte si tratta di capire le persone, utilizzare i dati e progettare ambienti di lavoro che rispecchino il modo in cui il lavoro si svolge realmente, non come qualcuno lo aveva immaginato in una presentazione PowerPoint dieci anni fa.

Detto questo, se Whitehall è in grado di modernizzare edifici vecchi di decenni trasformandoli in luoghi di lavoro flessibili, inclusivi e tecnologicamente avanzati, o addirittura di ridimensionarli con una visione concreta, pubblicando al contempo le modalità per farlo efficacemente, non ci sono scuse per nessun altro. Hanno tracciato la strada per una progettazione più intelligente, decisioni basate sui dati, tecnologie che funzionano davvero e spazi costruiti per durare nel tempo.

In definitiva, al di là dei diagrammi e degli acronimi ben strutturati, nella " Guida alla progettazione degli ambienti di lavoro governativi" si cela un quadro di riferimento efficace. Un quadro che dimostra come moderno non debba per forza significare alla moda, ma semplicemente funzionale.

Non sai da dove iniziare per ripensare il tuo ufficio? Dai un'occhiata ai nostri casi di studio o contattaci oggi stesso. Dopotutto, sappiamo bene come creare spazi di lavoro adattabili.