Negli ultimi anni, la gestione del luogo di lavoro è diventata più complessa. Il lavoro ibrido, l'analisi dei dati sul luogo di lavoro e le nuove tecnologie hanno introdotto un numero crescente di termini nelle conversazioni quotidiane tra i team e, di conseguenza, il linguaggio della gestione del luogo di lavoro è talvolta sfociato in un gergo pieno di parole d'ordine, con termini spesso usati in modo incoerente o scorretto.
Abbiamo quindi pensato di fornirvi una semplice guida di riferimento ai termini più comuni nella gestione del luogo di lavoro e al loro utilizzo tipico.
In altre parole, vi abbiamo preparato un foglio con i trucchi. Si consiglia di usare Ctrl+F.
Termini relativi a scrivania, stanza e spazio
Prenotazione scrivanie
Un sistema che consente ai dipendenti di prenotare le postazioni di lavoro in anticipo. Utilizzato per gestire la presenza variabile in ufficio ed evitare il sovraffollamento.
Scrivania calda
Un modello di condivisione delle scrivanie in cui le postazioni non sono assegnate individualmente. Funziona al meglio quando la disponibilità è visibile prima dell'arrivo.
Desk hotspot
Una forma più strutturata di prenotazione delle postazioni di lavoro, in cui le scrivanie vengono prenotate in anticipo, spesso in base a orari di lavoro ibridi.
Prenotazione della camera
Il processo di prenotazione di sale riunioni o spazi condivisi. Solitamente gestito digitalmente per evitare sovrapposizioni e mancate presentazioni.
Beni prenotabili
Risorse che possono essere prenotate in anticipo, come armadietti, attrezzature o stanze specializzate.
Segnaletica digitale/display per ambienti
Schermi installati all'esterno delle sale riunioni mostrano la disponibilità in tempo reale e lo stato delle prenotazioni.
Segnaletica digitale per l'orientamento
Schermi che mostrano quali scrivanie o stanze sono libere o prenotate su un intero piano o edificio, in genere con mappe interattive.
baccelli
Spazi piccoli, chiusi o semi-chiusi, ideali per chiamate private, videoconferenze o brevi periodi di lavoro concentrato. Spesso prenotabili per garantirne la disponibilità e ridurre le interruzioni negli ambienti di lavoro open space.
Zone tranquille
Aree designate per il lavoro silenzioso e la concentrazione. Generalmente regolate da norme aziendali che limitano chiamate, conversazioni e interruzioni.
Quartieri
Spazi riservati all'interno degli uffici, generalmente assegnati a team o funzioni aziendali specifici.
Assegnazione delle postazioni di lavoro
L'assegnazione di postazioni di lavoro specifiche a singoli individui o ruoli, su base permanente o semi-permanente. Spesso utilizzata in combinazione con la prenotazione flessibile per supportare team o dipendenti con esigenze di sede fisse.
Planimetrie interattive
Mappe digitali che mostrano scrivanie, stanze e disponibilità in tempo reale. Aiutano le persone a trovare rapidamente uno spazio.
Spazi riservati
Aree di un luogo di lavoro il cui accesso è limitato a specifici utenti o ruoli. L'accesso è in genere controllato tramite autorizzazioni, politiche o regole di prenotazione per garantire la sicurezza, la privacy o i requisiti operativi.
Spazi configurabili
Stanze o aree che possono essere riconfigurate per diversi usi, come riunioni, formazione o collaborazione, spesso modificando la disposizione o la capacità a seconda delle necessità.
Spazio aggiuntivo
Ulteriori postazioni di lavoro o stanze vengono utilizzate quando la domanda supera la normale capacità, spesso durante i giorni di maggiore affluenza.
Luoghi di lavoro adattivi
Ambienti di lavoro progettati per evolversi nel tempo in risposta alle mutevoli esigenze aziendali e al modo in cui le persone utilizzano effettivamente gli spazi.
Ufficio intelligente
Un ambiente di lavoro che utilizza la tecnologia e i dati per automatizzare i processi, migliorare l'efficienza e ottimizzare l'esperienza dei dipendenti.
Letture correlate: Come reinventare il proprio luogo di lavoro
Termini e condizioni delle politiche aziendali
Politica sul posto di lavoro
Un insieme di linee guida che definiscono le modalità di utilizzo del luogo di lavoro da parte dei dipendenti, riguardanti aspetti quali la presenza, l'uso di scrivanie e stanze, le regole di accesso e i comportamenti accettabili all'interno dell'ufficio.
Lavoro ibrido
Un modello lavorativo in cui il tempo è suddiviso tra l'ufficio e le postazioni di lavoro da remoto, in genere con giorni di presenza in ufficio ben definiti.
Il lavoro flessibile
Un modello lavorativo che consente ai dipendenti di scegliere orari e luogo di lavoro. Può essere personalizzato per i singoli dipendenti o esteso all'intera azienda.
Lavoro basato sulle attività (ABW)
Un modello in cui i dipendenti scelgono gli spazi o le aree di lavoro in base al tipo di attività che svolgono, anziché avere una scrivania assegnata.
Giornate di squadra/Giornate di presentazione
Giorni prestabiliti in cui specifici team sono tenuti a essere in ufficio contemporaneamente per favorire la collaborazione e la pianificazione.
Ufficio open space
Una configurazione d'ufficio in cui la maggior parte dei dipendenti lavora in uno spazio aperto condiviso, senza pareti divisorie permanenti o uffici privati. Solitamente utilizzata per aumentare l'efficienza dello spazio e la collaborazione, richiede spesso politiche chiare e strumenti di supporto per gestire il rumore, la privacy e l'utilizzo delle postazioni di lavoro.
Remote-First
Un approccio organizzativo che privilegia il lavoro da remoto come modalità di lavoro predefinita.
Lavoro da qualsiasi luogo (WFA)
Una politica che consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, non solo da casa o dall'ufficio.
politica per nomadi digitali
Un accordo formale che consente ai dipendenti di lavorare da remoto mentre viaggiano o risiedono in luoghi diversi.
Politica di accesso
Norme che regolano chi può accedere a determinati spazi, edifici o sistemi e a quali condizioni.
Termini relativi a dati e analisi
Analisi del posto di lavoro
L'utilizzo dei dati di prenotazione e di utilizzo per comprendere come vengono effettivamente utilizzati gli uffici.
Tasso di occupazione
Il numero di persone presenti in uno spazio in un dato momento.
Tasso di utilizzo
La percentuale di tempo in cui una scrivania o una stanza vengono utilizzate rispetto alla loro disponibilità totale.
Tasso di sottoutilizzo
Una situazione in cui scrivanie o stanze sono sempre disponibili ma raramente utilizzate.
Ultra-Grande
Il numero massimo di persone che uno spazio o un edificio può ospitare contemporaneamente.
Tariffa ridotta
Un indicatore che misura la frequenza con cui le prenotazioni vengono interrotte o terminano prima del previsto.
Tasso di cancellazione
La percentuale di prenotazioni cancellate prima di essere effettuate.
Tasso di posto vacante
La percentuale di scrivanie o stanze che rimangono inutilizzate in un dato periodo.
Tariffa di prenotazione
La frequenza con cui vengono prenotate scrivanie o sale nel tempo, spesso utilizzata per identificare i modelli di domanda.
Tasso di mancata presentazione
La percentuale di prenotazioni in cui una scrivania o una stanza viene riservata ma non utilizzata.
Dashboard di reporting aziendale
Una visualizzazione centralizzata che riunisce i dati relativi a prenotazioni, presenze e spazi di lavoro.
Letture correlate: Come implementare il lavoro ibrido per le PMI
Termini relativi alla gestione del luogo di lavoro
Gestione del posto di lavoro
Il coordinamento di persone, spazi, tecnologie e politiche per garantire che i luoghi di lavoro funzionino in modo efficiente e supportino le modalità di lavoro delle persone.
Gestione delle strutture
La supervisione dei servizi fisici sul luogo di lavoro, quali manutenzione, pulizia, sicurezza e conformità.
Gestione dei visitatori
Sistemi e processi utilizzati per registrare, tracciare e gestire i visitatori che accedono a un luogo di lavoro.
Sistema di gestione del luogo di lavoro (WMS)
Software utilizzato per gestire scrivanie, sale, presenze e attività sul posto di lavoro.
Sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS)
Una piattaforma più ampia che combina la gestione degli spazi di lavoro con la gestione immobiliare, la manutenzione e la gestione patrimoniale.
Sistema di gestione degli edifici (BMS)
Software che controlla e monitora le infrastrutture degli edifici, come riscaldamento, illuminazione e ventilazione.
Strategia sul posto di lavoro
Un piano a lungo termine che allinei la progettazione degli spazi di lavoro, le politiche e la tecnologia con gli obiettivi organizzativi.
Responsabile dell'esperienza sul posto di lavoro
Un ruolo incentrato sul miglioramento dell'esperienza dei dipendenti sul luogo di lavoro, nonché dei servizi e delle tecnologie.
Esperienza dei dipendenti (EX)
L'esperienza complessiva che i dipendenti hanno del proprio luogo di lavoro, compresi lo spazio fisico, gli strumenti e le politiche aziendali.
Impegno dei dipendenti
Un indicatore del livello di coinvolgimento e impegno che i dipendenti provano nei confronti del proprio lavoro e dell'organizzazione. Solitamente correlato alla fidelizzazione dei dipendenti.
Il mantenimento dei dipendenti
La capacità di un'organizzazione di fidelizzare i dipendenti nel tempo. Spesso influenzata dalla flessibilità, dall'esperienza lavorativa e da quanto l'ufficio supporti le modalità di lavoro effettive delle persone.
Spazio di co-working
Uno spazio di lavoro condiviso, in genere gestito da terzi, utilizzato da singoli individui o da più organizzazioni, che spesso offre accesso flessibile e servizi in comune.
Strumenti di collaborazione
Strumenti digitali che supportano la comunicazione e il lavoro di squadra, come la messaggistica, le videoconferenze e la condivisione di file.
infrastruttura tecnologica per l'ambiente di lavoro
L'insieme di strumenti utilizzati per gestire spazi, accessi, analisi e l'esperienza dei dipendenti.
Internet of Things (IoT)
Una rete di dispositivi interconnessi che raccolgono e condividono dati, spesso utilizzata negli ambienti di lavoro per monitorare le condizioni degli spazi o dell'ambiente.
Sensori IoT
Dispositivi fisici che raccolgono dati quali presenza, movimento e temperatura e li trasmettono ai sistemi aziendali.
Controllo Accessi
Sistemi utilizzati per gestire l'accesso a edifici o aree riservate, spesso integrati con badge, NFC o RFID.
NFC (Near Field Communication)
Una tecnologia wireless a corto raggio che consente a dispositivi o schede di comunicare quando vengono tenuti vicini. Comunemente utilizzata negli ambienti di lavoro per il check-in nelle camere, il controllo degli accessi o per interagire con chioschi e display.
RFID (identificazione a radiofrequenza)
Una tecnologia che utilizza le onde radio per identificare e tracciare tag applicati a oggetti o badge. Negli ambienti di lavoro, viene spesso utilizzata per il controllo degli accessi, il tracciamento delle risorse o il monitoraggio dell'occupazione e dei modelli di movimento.
Allinearsi e parlare la stessa lingua
La maggior parte delle difficoltà sul posto di lavoro non è causata solo da scrivanie, regolamenti o tecnologia, ma dalla mancanza di allineamento tra i team. Quando gli stessi termini assumono significati diversi per persone diverse, pianificare gli spazi, definire le politiche e scegliere gli strumenti di lavoro diventa più difficile del necessario.
Definizioni chiare e condivise contribuiscono a mantenere le conversazioni sul posto di lavoro focalizzate sui risultati piuttosto che sull'interpretazione. Facilitano il lavoro dei team addetti alla gestione delle strutture, all'IT e alle operazioni, consentendo loro di partire dagli stessi presupposti e di prendere decisioni con sicurezza.
Questo promemoria ha lo scopo di favorire conversazioni più coerenti su come vengono gestiti gli ambienti di lavoro e su come questi continuano a evolversi, quindi magari condividilo, potrebbe essere utile.
Non sai da dove iniziare il tuo percorso verso il lavoro ibrido? Dai un'occhiata ai nostri casi di studio o contattaci oggi stesso. Dopotutto, sappiamo bene come creare spazi di lavoro adattabili.
