Ufficio 2.0: a cosa servirà il tuo ufficio post-pandemia?

L'era digitale ha reso obsolete le nostre infrastrutture sotto molti aspetti. Siamo passati da un'era industriale a un panorama digitale on-demand. La tecnologia per il lavoro da casa era pronta già da qualche anno. Ciò che il COVID ha messo in luce è stata la mancanza di infrastrutture all'interno delle aziende per supportare i nuovi modelli di lavoro e il benessere dei dipendenti.

Tradizionalmente, l'ufficio era un luogo in cui ci recavamo dalle 9 alle 5, dal lunedì al venerdì, per svolgere il nostro lavoro. Ci vestivamo in modo appropriato, ci comportavamo di conseguenza e costruivamo rapporti con i colleghi. Dopo aver sperimentato il lavoro da casa, molte persone desiderano continuare ad avere la possibilità di lavorare almeno part-time.

Secondo il rapporto "Future of Work" dell'Economist , il dipendente medio desidererebbe lavorare da casa quasi la metà del tempo. Quindi, sebbene la maggior parte non voglia lavorare da casa a tempo pieno, alcuni sceglierebbero questa opzione. Per le aziende, offrire la possibilità di lavorare da casa ai propri dipendenti è una scelta sensata, in quanto potrebbe portare a una riduzione degli spazi fisici degli uffici e dei relativi costi fissi.

Alcune aziende tecnologiche hanno compreso i vantaggi del lavoro flessibile già da molti anni. Hanno adottato un approccio al lavoro divertente e flessibile. Gli uffici di aziende come Google dispongono di aree per il riposo, il gioco, la socializzazione e altro ancora. Google è stata tra le prime aziende a creare uffici che contribuiscono al benessere dei propri dipendenti. Dipendenti felici lavorano meglio e in modo più efficiente.

Come preparare gli uffici della tua azienda all'era 2.0?

Attualmente, molti uffici sono strutturati in modo tradizionale, con una scrivania per ogni dipendente, sale riunioni, alcuni dispongono di un servizio di catering, una sala relax e servizi igienici. In futuro, se il numero di persone in ufficio diminuisse, l'aspetto degli uffici potrebbe cambiare.

Una delle cose che più sono mancate durante il lockdown e il lavoro da casa è stata la presenza dei colleghi. Sebbene la collaborazione si sia svolta online tramite software per videoconferenze come Zoom o Teams, gli incontri di persona sono stati sospesi. Per questo motivo, la maggior parte delle persone desidererebbe poter tornare in ufficio. Ma è davvero necessario che ogni dipendente abbia una scrivania?

Le aziende lungimiranti dovrebbero valutare l'utilizzo degli spazi se intendono offrire ai dipendenti la possibilità di lavorare in modo flessibile attraverso un sistema di lavoro ibrido . La collaborazione è più efficace di persona; l'ufficio dovrebbe quindi concentrarsi maggiormente sugli ambienti collaborativi?

L'ufficio è il luogo in cui i dipendenti possono immergersi nella cultura aziendale e socializzare con i colleghi, garantendo un elevato livello di benessere e una buona salute mentale. L'isolamento e la solitudine, al contrario, possono portare a depressione e a una minore produttività.

Tenendo conto di quanto sopra, è fondamentale rendere il vostro ufficio post-pandemia un luogo accogliente, confortevole e stimolante. Il benessere sul posto di lavoro dovrebbe essere una priorità assoluta, con particolare attenzione alla soddisfazione dei dipendenti. Pertanto, è opportuno raccogliere opinioni e idee dai lavoratori per garantire che la nuova modalità di lavoro sia efficace e funzionale per il team.

Di cosa hai bisogno per far funzionare l'ufficio nell'era post-pandemia?

Sarà necessaria la collaborazione tra i diversi dipartimenti per garantire il successo dell'ufficio post-pandemia. Sarebbe utile, come punto di partenza, stilare una lista di controllo di tutti i sistemi, processi, attrezzature e personale necessari per sviluppare le procedure corrette.

Infrastruttura

Un'infrastruttura IT robusta è fondamentale per il successo dei nuovi modelli di lavoro ibrido . Se lo spazio sulle scrivanie è limitato, sarà necessario un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro tramite un software di hot desking . Il personale ha bisogno di prenotare sale riunioni o spazi di collaborazione? In tal caso, è opportuno implementare un sistema di prenotazione sale riunioni con un software di gestione dedicato .

Affinché tutto funzioni senza intoppi, l'integrazione dei sistemi software è fondamentale. È necessario disporre di processi ben definiti che il personale debba seguire e di applicazioni software integrate che consentano di svolgere il proprio lavoro ovunque ci si trovi.

Processi

Sarà inoltre necessario aggiornare le politiche delle risorse umane. I dipendenti saranno vincolati da contratti con orari di presenza e assenza specifici, oppure potranno decidere autonomamente? Chi monitorerà la produttività e la soddisfazione del personale? Sarà inoltre necessario stipulare accordi tra l'organizzazione e i dipendenti per garantire il rispetto di procedure come quelle di sicurezza informatica.

Sarà necessario fornire formazione sui nuovi software, sistemi e metodi di lavoro. Avere a disposizione strumenti come un software per la gestione delle prenotazioni delle sale è certamente utile, ma è fondamentale assicurarsi che il personale impari a utilizzarlo correttamente.

È inoltre fondamentale definire le aspettative, inclusi gli indicatori chiave di prestazione (KPI) che il personale deve raggiungere, le modalità di misurazione e le procedure da seguire in caso di mancato raggiungimento degli stessi. La produttività è comprensibilmente una grande preoccupazione per i datori di lavoro. Definendo obiettivi chiari e precisi, tutti sanno a che punto si trovano.

È prevista una qualche forma di remunerazione per i dipendenti che lavorano da casa per coprire i costi aggiuntivi delle utenze come elettricità, riscaldamento e connessione internet? In tal caso, sarà necessario elaborare linee guida, contratti e procedure che consentano ai dipendenti di richiedere il rimborso delle spese o di ricevere un importo concordato da aggiungere al proprio stipendio a una tariffa fissa.

Attrezzatura

Le vostre apparecchiature necessitano di un aggiornamento in vista dell'ufficio post-pandemia? Potrebbe trattarsi di sistemi per videoconferenze, telecamere, schermi, sistemi telefonici e persino hardware. Se i computer desktop fossero la norma per gli aggiornamenti, i laptop potrebbero essere una scelta più sensata per la loro portabilità. È inoltre opportuno valutare la copertura assicurativa, oltre ai sistemi di recupero dati.

I dipendenti lavoreranno da casa utilizzando le proprie apparecchiature informatiche? In tal caso, quali politiche è necessario implementare per garantire la sicurezza e la protezione dei dati sensibili?

Per garantire che i dipendenti lavorino da casa in modo sicuro, un servizio VPN può essere d'aiuto. Questo permette alla rete aziendale di sapere da dove il dipendente accede alle informazioni, contribuendo a prevenire tentativi di hacking. Un software antivirus è indispensabile per impedire che malware danneggino il sistema o rubino dati.

Il dipendente dovrà accedere alle applicazioni e ai programmi che utilizza regolarmente; se dispone di un computer separato in ufficio, dovrà potervi accedere da remoto. Il cloud è la soluzione ideale a questo scopo.

Gli uffici potrebbero chiudere completamente?

Alcune aziende potrebbero valutare la possibilità di eliminare gli uffici per ridurre drasticamente i costi fissi. Ciò richiederà una profonda riorganizzazione di tutti i sistemi. I dipendenti lavoreranno a tempo pieno da casa, oppure verrà creato un terzo spazio di lavoro, come un hub collaborativo, dove i dipendenti possano incontrarsi, condividere idee e lavorare insieme?

British Airways sta chiudendo la sua sede centrale di Heathrow, poiché il grande complesso di uffici non sarà più necessario con le nuove modalità di lavoro. E non è la sola. Riducendo il personale e consentendo lo smart working, l'azienda risparmia denaro. Tuttavia, i dipendenti hanno ancora bisogno di socializzare per costruire legami e relazioni lavorative che aumentino la produttività e l'innovazione.

È fondamentale che esistano sale conferenze o sale riunioni dove il personale possa incontrarsi e collaborare. Anche il management avrà bisogno di riunirsi; le risorse umane dovranno continuare a parlare con i dipendenti, a condurre colloqui di valutazione e a svolgere valutazioni. Se questi spazi sono richiesti, i sistemi di prenotazione delle sale conferenze diventeranno indispensabili.

Il successo di un'azienda digitale dipende dai sistemi e dalle procedure che la supportano. Sono questi a garantirne il funzionamento. L'infrastruttura d'ufficio essenziale è costituita da rete, server e workstation. Anche apparecchiature come stampanti, fotocopiatrici, ecc., sono indispensabili.

Non prevediamo che gli uffici chiuderanno completamente a breve, anche se potrebbero essere ridimensionati in modo significativo.

Quando è scoppiata la pandemia di COVID, ci siamo ritrovati tutti impreparati ad affrontare riunioni virtuali, didattica a distanza e isolamento. Non avendo altra scelta, la maggior parte di noi è riuscita a far funzionare la situazione, dimostrando che il lavoro da casa è una possibilità concreta. I sistemi non erano pronti, ma questo esperimento sul campo ha dimostrato cosa serve per farlo funzionare.

I dirigenti IT ora comprendono con precisione come funziona il lavoro di squadra da casa, a quali risorse devono accedere e quali processi necessitano di miglioramenti. Le grandi aziende come Google saranno probabilmente tra le prime ad adottare questa tecnologia, seguite poi dalle aziende più piccole nel prossimo decennio.

Immaginate una giornata lavorativa nel 2030: potreste non aver nemmeno bisogno di andare in ufficio. Un servizio di assistenza potrebbe fornire consulenza on-demand in materia di risorse umane, legale e contabile, ovunque ci sia accesso al Wi-Fi. Per la maggior parte dei lavoratori potrebbe diventare prassi comune lavorare da casa con laptop o tablet e recarsi in ufficio solo per le riunioni. Tutte le riunioni verrebbero prenotate online tramite un software di prenotazione.

In definitiva, l'ufficio post-pandemia subirà molti cambiamenti. Sebbene questi possano variare da azienda ad azienda, si prevede che un numero sempre maggiore di persone lavorerà in modo flessibile in tutto il mondo. Ciò comporta numerosi vantaggi, tra cui una maggiore disponibilità di talenti per il reclutamento, dipendenti più soddisfatti e una riduzione dei costi fissi. L'attenzione degli uffici potrebbe spostarsi dal lavoro in sé a uno spazio collaborativo in cui sviluppare idee, innovare e socializzare, immersi nella cultura aziendale.