Il passaggio al lavoro ibrido ha reso molti uffici sovradimensionati. Le aziende affermano di aver bisogno del 30-40% di spazio in meno rispetto a prima¹. Ma poiché la maggior parte dei dipendenti desidera trascorrere almeno una parte della settimana in ufficio, la questione non è così semplice.
Ecco che entra in gioco il "hot desking".
Se i dipendenti possono condividere le scrivanie in base a chi è in ufficio e chi lavora da casa, i datori di lavoro possono ridurre i costi immobiliari pur continuando a offrire spazi ufficio a tutti. Ma affinché il sistema di postazioni di lavoro condivise funzioni, deve essere facile da usare per i dipendenti e semplice da gestire per le aziende.
È qui che entra in gioco un solido sistema di postazioni di lavoro condivise.
In questa guida, illustreremo tutto ciò che devi sapere sui sistemi di hot desking: dal loro funzionamento, alle caratteristiche da tenere in considerazione, fino ai consigli per implementare un nuovo sistema con successo.
Un sistema di postazioni di lavoro condivise (hot desking) efficiente è fondamentale per una strategia di lavoro ibrido efficace. È importante che i dipendenti siano entusiasti del tempo limitato che trascorrono in ufficio e che la produttività sia facilitata. Il hot desking non è solo un modo per ridurre i costi immobiliari, ma fa parte di una strategia di collaborazione ibrida che sta definendo il futuro del lavoro.
Iniziamo.
Che cos'è un sistema di postazioni di lavoro condivise (hot desking)?
Il hot desking è un sistema organizzativo di lavoro che prevede che, anziché avere una postazione assegnata o fissa, i dipendenti possano utilizzare qualsiasi scrivania disponibile quando arrivano in ufficio per lavorare.
Sebbene si tratti di un concetto relativamente semplice, la condivisione delle postazioni di lavoro (hot desking) può rivelarsi complessa da implementare. Le aziende necessitano di sistemi che garantiscano a chiunque desideri una scrivania in un dato giorno di poterla avere. Per fornire le strutture adeguate – ed evitare sprechi di risorse – le aziende devono prevedere quanto saranno occupati i propri spazi ufficio.
I sistemi di hot desking come Cloudbooking sono progettati per risolvere questi problemi. Funzionano invitando i dipendenti a indicare la propria intenzione di lavorare in ufficio in un determinato giorno e prenotando così una postazione. Questo fornisce alle aziende le informazioni e la visibilità necessarie per gestire la logistica quotidiana dell'hot desking.
Quali sono i vantaggi delle soluzioni di hot desking?
Con il lavoro ibrido che ha ridefinito il ruolo dell'ufficio , i sistemi di postazioni di lavoro condivise offrono una vasta gamma di vantaggi per le organizzazioni. Tra questi:
Favorire la collaborazione e la produttività
Tra i numerosi vantaggi del lavoro ibrido vi è il miglioramento della collaborazione² . Molte soluzioni di hot desking offrono funzionalità che aiutano i colleghi a sfruttare al meglio il tempo trascorso insieme in ufficio. Queste includono funzionalità che consentono ai membri del team di:
- organizzarsi per lavorare in ufficio contemporaneamente
- Trova i colleghi che lavorano in ufficio lo stesso giorno
- banchi di libri uno accanto all'altro
- prenotare una scrivania per conto di un collega
Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti
Adottare modalità di lavoro flessibili e prepararsi al futuro del lavoro è uno dei fattori chiave per il coinvolgimento dei dipendenti nei team ibridi . Implementare sistemi a supporto del lavoro ibrido e di altre pratiche flessibili può contribuire a migliorare il morale e ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.
Essere in grado di utilizzare le risorse in modo più efficace
Considerato che il lavoratore ibrido medio lavora in ufficio solo 2.6 giorni a settimana³ , i sistemi di hot desking forniscono alle aziende informazioni utili per prendere decisioni consapevoli sull'utilizzo e l'allocazione delle risorse. Grazie ai dati in tempo reale sull'utilizzo dell'ufficio da parte dei dipendenti, le aziende possono affrontare in modo strategico temi come la pianificazione degli spazi e la progettazione futura degli uffici.
Ridurre i costi
Consentendo a più dipendenti di condividere scrivanie e postazioni di lavoro, le aziende possono sfruttare al meglio i propri spazi ufficio. In alcuni casi, possono persino ridurre la superficie immobiliare necessaria in una determinata sede. Dopo aver implementato il sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro di Cloudbooking, Experian, azienda leader mondiale nei servizi informativi, è riuscita a ridurre del 57% la superficie immobiliare occupata nel Regno Unito e in Irlanda.
Le caratteristiche principali di un sistema di hot desking efficace
Se intendi investire in un sistema di postazioni di lavoro condivise, ci sono alcune cose di cui devi assicurarti che siano incluse:
Facilità d'uso per i dipendenti
Innanzitutto, affinché un sistema di postazioni di lavoro condivise sia efficace, deve essere facile da usare. Ricordate, il sistema fornirà i dati necessari solo se i dipendenti saranno disposti e in grado di utilizzarlo.
Di conseguenza, la maggior parte dei moderni sistemi di hot desking sono digitali e accessibili ai dipendenti da qualsiasi dispositivo con connessione internet. Per rendere l'esperienza utente il più semplice possibile, i sistemi più sofisticati includono:
- Supporto per smartphone. Molti dipendenti trovano le app per dispositivi mobili molto più veloci e facili da usare rispetto ai software per computer desktop. I sistemi di hot desking, offerti tramite app per la prenotazione di postazioni di lavoro su dispositivi mobili, hanno l'ulteriore vantaggio di consentire ai dipendenti di prenotare una postazione e aggiornare i propri piani anche quando sono in movimento.
- Funzionalità di check-in/check-out. Ciò consente ai dipendenti di registrare l'ingresso e l'uscita dagli spazi in modo rapido e semplice, in tempo reale. Cloudbooking supporta questa funzionalità tramite la tecnologia dei codici QR.
- Integrazioni con i calendari digitali più diffusi (ad esempio Microsoft 365, Google Workspace). Queste integrazioni creano eventi automatici sul calendario per le prenotazioni effettuate tramite il sistema di hot desking, risparmiando tempo ed eliminando il rischio di confusione.
- Supporto multilingue. Questo può essere particolarmente utile per le aziende con una forza lavoro internazionale.
Capacità di migliorare l'esperienza del 'lavoro da remoto'
Molti sistemi di postazioni di lavoro condivise includono funzionalità aggiuntive che possono contribuire a eliminare gli ostacoli e a migliorare l'esperienza "in ufficio" per i lavoratori ibridi:
- Ricerca colleghi: per consentire ai dipendenti di scoprire chi altro si trova in ufficio contemporaneamente a loro.
- Tecnologia di orientamento: per aiutare i dipendenti a orientarsi all'interno dell'ufficio e a trovare la scrivania che hanno prenotato.
- Prenotazione sale riunioni: a consentire ai dipendenti di prenotare spazi formali e informali mentre sono in ufficio.
- Gestione del parcheggio: per consentire ai conducenti di prenotano un posto auto nei giorni in cui sono previsti in ufficio.
Dati che forniscono informazioni in tempo reale
I sistemi di hot desking forniscono utili metriche sull'occupazione degli spazi di lavoro, come ad esempio:
- Utilizzo della scrivania: quanto efficientemente viene utilizzato lo spazio ufficio per persona
- Densità di dipendenti: Quanto spazio ufficio è disponibile per persona in un determinato luogo di lavoro
- Tasso di occupazione in tempo reale: quanti dipendenti sono presenti in un luogo di lavoro in un dato momento
- Durata media di permanenza di una scrivania vacante: Il periodo di tempo in cui uno spazio di lavoro rimane non occupato tra una prenotazione e l'altra.
Integrazioni con altri strumenti e sistemi
Molti sistemi di hot desking si integrano con una serie di altri strumenti e sistemi per fornire dati ancora più precisi sull'occupazione degli spazi di lavoro. Cloudbooking si integra con un'ampia gamma di software e hardware , come applicazioni di orientamento e sensori per ufficio, per offrire una suite completa di strumenti di gestione degli spazi di lavoro che interagiscono tra loro in modo trasparente.
Come scegliere la soluzione di hot desking più adatta
Poiché la condivisione delle postazioni di lavoro (hot desking) è un'iniziativa relativamente recente in molti uffici, a volte può essere difficile capire da dove iniziare quando si tratta di scegliere un sistema che la supporti.
Se stai valutando i pro e i contro di una particolare soluzione, potrebbe esserti utile considerare le seguenti domande:
Domanda 1: Ci aiuterà a raggiungere i nostri obiettivi?
Si sta introducendo un sistema di postazioni di lavoro condivise per promuovere la collaborazione, migliorare l'efficienza o semplicemente facilitare l'accesso dei dipendenti all'ufficio? Qualunque siano gli obiettivi, è fondamentale assicurarsi che la soluzione scelta includa funzionalità e caratteristiche che supportino tali traguardi.
Domanda 2: La soluzione sarà facile da usare per i dipendenti?
Se un sistema di postazioni di lavoro condivise risulta difficile o scomodo da utilizzare per i dipendenti, è improbabile che l'azienda ne tragga grandi benefici. È quindi consigliabile optare per soluzioni progettate per semplificare al massimo l'esperienza utente. Queste potrebbero includere sistemi con funzionalità come un'applicazione mobile, la tecnologia dei codici QR e l'integrazione con il calendario.
Domanda 3: Ci fornirà le informazioni di cui abbiamo bisogno?
Considera i dati di cui l'organizzazione ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi. Le serve forse una visione più chiara di quanto tempo viene utilizzata ogni postazione di lavoro o di quante persone sono presenti in ufficio ogni giorno? Assicurati che lo strumento che implementerai ti fornisca un accesso immediato a queste metriche. Per i dati più aggiornati disponibili, cerca sistemi che offrano informazioni in tempo reale.
Domanda 4: Quanto bene la soluzione si integrerebbe nel nostro attuale "stack tecnologico"?
Un altro fattore da considerare è se lo strumento che avete in mente può integrarsi con l'insieme di strumenti digitali già in uso (ovvero lo "stack tecnologico" aziendale). La soluzione che state valutando, ad esempio, offre la funzionalità di integrarsi con il vostro sistema di calendario online? Offre integrazioni con altri software o hardware che potrebbero rivelarsi utili?
Come implementare con successo un sistema di postazioni di lavoro condivise (hot desking)
L'implementazione è fondamentale per il successo di qualsiasi nuovo sistema o processo, e il sistema di postazioni di lavoro condivise (hot desking) non fa eccezione. Ecco alcuni fattori chiave da tenere in considerazione quando si valuta come implementare un nuovo sistema di hot desking:
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Impegno dei dipendenti
Sebbene molti dipendenti possano essere favorevoli alla condivisione delle postazioni di lavoro, alcuni potrebbero nutrire dei dubbi al riguardo, in particolare coloro che preferivano avere una scrivania assegnata. Alcuni potrebbero essere restii ad adottarla, mentre altri potrebbero semplicemente vederla come un ulteriore onere amministrativo.
Il consenso dei dipendenti a una nuova soluzione di postazioni di lavoro condivise è fondamentale. È quindi importante raccogliere il loro parere fin dalle prime fasi del processo. Avvisateli con largo anticipo dell'intenzione aziendale di adottare un sistema di prenotazione delle postazioni, individuate le principali difficoltà riscontrate con l'attuale approccio alla condivisione delle postazioni e valutate come un sistema digitale potrebbe risolvere questi problemi.
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Communication
Una volta scelto un sistema di postazioni di lavoro condivise, è importante informare i dipendenti della decisione presa e di cosa aspettarsi in seguito.
È consigliabile condividere la notizia più volte nelle fasi precedenti all'implementazione dello strumento, per garantire a tutti la possibilità di ricevere il messaggio e ottenere risposta a eventuali domande. Assicuratevi di evidenziare come la soluzione risolverà i problemi sollevati dai membri del team e ricordate loro che il sistema aiuterà l'organizzazione a rispettare il proprio impegno nei confronti delle pratiche di lavoro flessibili.
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Onboarding e formazione
I dipendenti dovrebbero essere in grado di utilizzare efficacemente un nuovo sistema di postazioni di lavoro condivise fin da subito. Prima inizieranno a usare il sistema, prima potranno trarne vantaggio.
Tenendo presente ciò, valutate quali informazioni devono conoscere i membri del team sul sistema e come potete condividerle con loro in modo efficiente ed efficace. Potreste organizzare una sessione di formazione, registrare un video o condividere articoli di supporto sul prodotto? Il vostro fornitore di software potrebbe essere in grado di offrirvi supporto in questo ambito.
Una volta iniziato a utilizzare il sistema, i dipendenti potrebbero aver bisogno di formazione e supporto continui, quindi è importante informarli su come possono accedere all'assistenza in caso di necessità. Ciò potrebbe comportare l'assegnazione di una persona interna incaricata di rispondere alle domande sul sistema o l'indicazione ai dipendenti di consultare il centro assistenza o la Knowledge Base del fornitore del software.
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Monitoraggio e revisione
Dopo aver implementato il sistema di postazioni di lavoro condivise, monitorate attentamente sia il tasso di adozione che la qualità dei dati prodotti dallo strumento. Richiedete un feedback ai dipendenti sulla facilità d'uso del sistema e assicuratevi che conoscano tutte le sue utili funzionalità.
Puoi trovare ulteriori suggerimenti per un'implementazione di successo nel nostro articolo sulle insidie da evitare durante l'integrazione di un nuovo sistema di hot desking.
Che tipo di risultati si possono ottenere con le soluzioni di hot desking?
Noi di Cloudbooking, con il nostro sistema di postazioni di lavoro condivise, completo e facile da usare, abbiamo aiutato un'ampia gamma di organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi di lavoro ibrido.
Nei mesi successivi allo scoppio del COVID-19, Rakuten Advertising è stata in grado di offrire ai dipendenti un ritorno sicuro al luogo di lavoro implementando la nostra soluzione di prenotazione delle scrivanie nei suoi uffici di Londra, Parigi, Brighton e Sydney,
In qualità di partner per la trasformazione digitale, Cloudbooking ha svolto un ruolo fondamentale nell'aiutare Experian a realizzare il suo obiettivo "Il futuro del lavoro". Integrando i nostri sistemi di prenotazione postazioni di lavoro, gestione visitatori e gestione parcheggi in tutte le sue sedi nel Regno Unito, Experian offre ora un'esperienza unificata ai propri dipendenti.
JLL Investment Management Company ha riferito che il sistema di postazioni di lavoro condivise di Cloudbooking e altre soluzioni per la gestione degli spazi di lavoro hanno aiutato i suoi dipendenti a "tornare a essere più un team e a costruire legami più forti" in seguito alla pandemia.
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Con l'83% delle aziende del Regno Unito che ora offre il lavoro ibrido⁴ , il mondo del lavoro è cambiato in modo irreversibile negli ultimi anni. Quando si tratta di software per il lavoro ibrido in grado di supportare la "nuova normalità", un sistema di hot desking robusto è indispensabile.
Il sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro di Cloudbooking, innovativo e facile da usare, è ricco di strumenti e funzionalità per garantire il successo del hot desking nella tua organizzazione. Per vederlo in azione, contattaci e prenota una demo gratuita oggi stesso!
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