Zarządzanie miejscem pracy stało się w ostatnich latach bardziej złożone. Praca hybrydowa, analityka miejsca pracy i nowe technologie w miejscu pracy wprowadziły coraz więcej terminów do codziennych rozmów między zespołami. W rezultacie język zarządzania miejscem pracy czasami popada w pułapkę modnych słów, często używanych niespójnie lub niepoprawnie.
Pomyśleliśmy więc, że stworzymy prosty przewodnik po powszechnie stosowanych terminach z zakresu zarządzania miejscem pracy i ich typowym zastosowaniu.
Innymi słowy, przygotowaliśmy dla ciebie ściągawkę. Ctrl + F zachęca.
Terminy dotyczące biurka, pokoju i przestrzeni
Rezerwacja biurek
System umożliwiający pracownikom wcześniejszą rezerwację biurek. Służy do zarządzania zmienną frekwencją w biurze i unikania przeludnienia.
Tryb pracy "gorące biurka
Model współdzielenia biurek, w którym biurka nie są przypisane do konkretnych osób. Najlepiej sprawdza się, gdy dostępność jest widoczna przed przybyciem.
Hoteling biurowy
Bardziej ustrukturyzowana forma rezerwacji biurek, w której biurka są rezerwowane z wyprzedzeniem, często dostosowana do hybrydowego harmonogramu pracy.
Rezerwacja pokoju
Proces rezerwacji sal konferencyjnych lub przestrzeni współdzielonych. Zazwyczaj odbywa się cyfrowo, aby uniknąć kolizji i nieobecności.
Aktywa możliwe do rezerwacji
Zasoby, które można zarezerwować z wyprzedzeniem, takie jak szafki, sprzęt lub pomieszczenia specjalistyczne.
Cyfrowe oznakowanie/wyświetlacze w pomieszczeniach
Ekrany zamontowane na zewnątrz sal konferencyjnych pokazują na żywo dostępność i status rezerwacji.
Cyfrowe oznakowanie z informacjami o położeniu
Wyświetlacze pokazujące, które stanowiska pracy lub sale są wolne lub zarezerwowane na danym piętrze lub w budynku, zazwyczaj z wykorzystaniem interaktywnych map.
Strąki
Małe, zamknięte lub półzamknięte przestrzenie przeznaczone do prywatnych rozmów, wideokonferencji lub krótkich okresów pracy w skupieniu. Często możliwe do rezerwacji, aby zapewnić dostępność i ograniczyć zakłócenia w otwartych przestrzeniach biurowych.
Ciche strefy
Wyznaczone obszary przeznaczone do pracy w ciszy i skupieniu. Zazwyczaj podlegają zasadom obowiązującym w miejscu pracy, które ograniczają liczbę połączeń, rozmów i przerw.
Okolice
Wydzielone części powierzchni biurowej, zazwyczaj przypisane konkretnym zespołom lub funkcjom biznesowym.
Zadania biurowe
Przydzielanie konkretnych stanowisk pracy osobom lub rolom na stałe lub półstałe. Często stosowane w połączeniu z elastyczną rezerwacją, aby wspierać zespoły lub pracowników o stałych potrzebach lokalizacyjnych.
Interaktywne plany pięter
Cyfrowe mapy pokazujące stanowiska pracy, pokoje i dostępność w czasie rzeczywistym. Pomagają szybko znaleźć wolne miejsce.
Ograniczone przestrzenie
Obszary w miejscu pracy, do których dostęp jest ograniczony do określonych użytkowników lub ról. Dostęp jest zazwyczaj kontrolowany za pomocą uprawnień, zasad lub reguł rezerwacji, aby zapewnić bezpieczeństwo, prywatność lub spełnić wymogi operacyjne.
Konfigurowalne przestrzenie
Pomieszczenia lub obszary, które można przekształcać w celu dostosowania do różnych celów, takich jak spotkania, szkolenia czy współpraca, często zmieniając układ lub pojemność w zależności od potrzeb.
Przestrzeń nadmiarowa
Dodatkowe biurka lub pomieszczenia wykorzystywane są w sytuacjach, gdy zapotrzebowanie przekracza normalną liczbę miejsc, często w dniach szczytowego natężenia ruchu.
Adaptacyjne miejsca pracy
Miejsca pracy zaprojektowane tak, aby z czasem zmieniać się w odpowiedzi na zmieniające się wymagania biznesowe i sposób, w jaki ludzie korzystają z przestrzeni.
Inteligentne biuro
Miejsce pracy, w którym technologia i dane są wykorzystywane do automatyzacji procesów, zwiększania efektywności i poprawy jakości życia pracowników.
Powiązane materiały: Jak na nowo wyobrazić sobie swoje miejsce pracy
Warunki polityki w miejscu pracy
Polityka w miejscu pracy
Zbiór wytycznych określających sposób, w jaki pracownicy powinni korzystać z miejsca pracy, obejmujący takie kwestie, jak frekwencja, korzystanie z biurka i pomieszczeń, zasady dostępu i akceptowalne zachowanie w biurze.
Praca hybrydowa
Model pracy, w którym czas jest dzielony między biuro i placówki zdalne, zazwyczaj z określonymi dniami pracy w biurze.
Elastyczne godziny pracy
Model miejsca pracy, który pozwala pracownikom na wybór godzin i lokalizacji pracy. Może być dostosowany do indywidualnych potrzeb lub do potrzeb całej firmy.
Praca oparta na aktywności (ABW)
Model, w którym pracownicy wybierają przestrzenie lub okolice na podstawie rodzaju wykonywanej pracy, zamiast mieć przypisane biurka.
Dni zespołowe/dni kotwiczne
Uzgodnione wcześniej dni, w których określone zespoły mają być obecne w biurze w tym samym czasie, aby usprawnić współpracę i planowanie.
Biuro typu open space
Układ biura, w którym większość pracowników pracuje we wspólnej, otwartej przestrzeni bez stałych ścianek działowych ani oddzielnych gabinetów. Zazwyczaj stosowany w celu zwiększenia efektywności przestrzeni i współpracy, ale często wymaga jasnych zasad i narzędzi wspomagających zarządzanie hałasem, prywatnością i korzystaniem z biurek.
Zdalnie na pierwszym miejscu
Podejście organizacyjne, które stawia pracę zdalną jako domyślny tryb pracy.
Praca z dowolnego miejsca (WFA)
Polityka umożliwiająca pracownikom pracę z dowolnego miejsca, nie tylko z domu lub biura.
Polityka dotycząca cyfrowych nomadów
Formalne porozumienie pozwalające pracownikom na pracę zdalną podczas podróży lub zamieszkania w różnych miejscach.
Polityka dostępu
Zasady regulujące, kto może uzyskać dostęp do określonych przestrzeni, budynków lub systemów i na jakich warunkach.
Dane i terminy analityczne
Analityka miejsca pracy
Wykorzystanie danych o rezerwacjach i użytkowaniu w celu zrozumienia, w jaki sposób biura są faktycznie użytkowane.
Wskaźnik obłożenia
Liczba osób obecnych w danym miejscu w danym momencie.
Stopień wykorzystania
Procent czasu, jaki zajmuje biurko lub pokój, w porównaniu do jego całkowitej dostępności.
Wskaźnik niedostatecznego wykorzystania
Sytuacja, w której biurka lub pomieszczenia są stale dostępne, ale rzadko używane.
Pojemność
Maksymalna liczba osób, które przestrzeń lub budynek może pomieścić w jednym czasie.
Obniżona stawka
Miara tego, jak często rezerwacje są przerywane lub kończą się wcześniej, niż planowano.
Współczynnik anulowania
Procent rezerwacji, które zostają anulowane przed ich realizacją.
Wskaźnik pustostanów
Proporcja biurek lub pomieszczeń, które pozostają niewykorzystane w danym okresie.
Stawka rezerwacji
Częstotliwość, z jaką biurka lub sale są rezerwowane w czasie, często wykorzystywana do identyfikowania wzorców popytu.
Wskaźnik nieobecności
Procent rezerwacji, w przypadku których biurko lub pokój jest zarezerwowany, ale niewykorzystany.
Panel raportowania w miejscu pracy
Centralny widok łączący dane dotyczące rezerwacji, obecności i miejsca pracy.
Powiązane materiały: Jak wdrożyć pracę hybrydową dla małych i średnich firm
Terminy zarządzania miejscem pracy
Zarządzanie miejscem pracy
Koordynacja ludzi, przestrzeni, technologii i polityk mająca na celu zapewnienie efektywnego funkcjonowania miejsc pracy i wspieranie sposobu, w jaki ludzie pracują.
Zarządzanie obiektem
Nadzór nad usługami świadczonymi w miejscu pracy, takimi jak konserwacja, sprzątanie, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Zarządzanie odwiedzającymi
Systemy i procesy służące do rejestrowania, śledzenia i zarządzania gośćmi wchodzącymi na teren zakładu pracy.
System zarządzania miejscem pracy (WMS)
Oprogramowanie służące do zarządzania biurkami, pomieszczeniami, obecnością i funkcjonowaniem miejsca pracy.
Zintegrowany System Zarządzania Miejscem Pracy (IWMS)
Szersza platforma łącząca zarządzanie miejscem pracy z zarządzaniem nieruchomościami, konserwacją i aktywami.
System zarządzania budynkiem (BMS)
Oprogramowanie sterujące i monitorujące infrastrukturę budynku, taką jak ogrzewanie, oświetlenie i wentylacja.
Strategia miejsca pracy
Długoterminowy plan, który dostosowuje projekt, zasady i technologię miejsca pracy do celów organizacji.
Menedżer ds. doświadczeń w miejscu pracy
Rola skoncentrowana na poprawie doświadczeń pracowników w miejscu pracy, a także na oferowanych tam usługach i technologiach.
Doświadczenie pracowników (EX)
Całościowe wrażenia pracowników dotyczące ich miejsca pracy, w tym przestrzeni fizycznej, narzędzi i zasad.
Zaangażowanie pracowników
Miara tego, jak bardzo pracownicy czują się związani ze swoją pracą i organizacją oraz zaangażowani w nią. Zazwyczaj powiązana z retencją pracowników.
Zatrzymanie pracownika
Zdolność organizacji do utrzymania pracowników na dłuższy czas. Często zależy ona od elastyczności i doświadczenia w miejscu pracy oraz od tego, jak dobrze biuro wspiera rzeczywisty sposób pracy.
Współpracująca przestrzeń
Wspólna przestrzeń robocza, zazwyczaj należąca do osoby trzeciej, użytkowana przez pojedyncze osoby lub wiele organizacji, często oferująca elastyczny dostęp i wspólne udogodnienia.
Narzędzia współpracy
Narzędzia cyfrowe wspomagające komunikację i pracę zespołową, takie jak wiadomości, wideokonferencje i udostępnianie plików.
Zestaw technologii w miejscu pracy
Zbiór narzędzi służących do zarządzania przestrzenią, dostępem, analizą i doświadczeniami pracowników.
Internet przedmiotów (Internet przedmiotów)
Sieć połączonych ze sobą urządzeń, które zbierają i udostępniają dane, często wykorzystywana w miejscach pracy do monitorowania warunków przestrzennych lub środowiskowych.
Czujniki IoT
Urządzenia fizyczne gromadzące dane dotyczące m.in. obecności, ruchu i temperatury, a następnie przesyłające je do systemów w miejscu pracy.
Kontrola dostępu
Systemy służące do zarządzania wstępem do budynków lub stref o ograniczonym dostępie, często zintegrowane z identyfikatorami, NFC lub RFID.
NFC (Near Field Communication)
Technologia bezprzewodowa krótkiego zasięgu, która umożliwia komunikację urządzeń lub kart, gdy są blisko siebie. Powszechnie stosowana w miejscach pracy do meldowania gości w pokojach, kontroli dostępu lub podsłuchiwania kiosków i wyświetlaczy.
RFID (identyfikacja radiowa)
Technologia wykorzystująca fale radiowe do identyfikacji i śledzenia tagów przymocowanych do obiektów lub identyfikatorów. W środowisku pracy jest często wykorzystywana do kontroli dostępu, śledzenia zasobów lub monitorowania wzorców zajętości i ruchu.
Zjednoczenie się i mówienie tym samym językiem
Większość wyzwań w miejscu pracy nie wynika wyłącznie z biurek, zasad czy technologii, ale z braku współpracy między zespołami. Kiedy te same terminy oznaczają różne rzeczy dla różnych osób, planowanie przestrzeni, ustalanie zasad i wybór narzędzi w miejscu pracy stają się trudniejsze niż być powinny.
Jasne, wspólne definicje pomagają skupić rozmowy w miejscu pracy na rezultatach, a nie na interpretacji. Ułatwiają one zespołom ds. obiektów, IT i operacji pracę w oparciu o te same założenia i podejmowanie decyzji z przekonaniem.
Ta ściągawka ma pomóc w prowadzeniu bardziej spójnych rozmów na temat zarządzania miejscami pracy i ich ciągłego rozwoju, dlatego warto ją rozsyłać dalej – może się przydać.
Nie wiesz, od czego zacząć swoją hybrydową podróż? Zapoznaj się z naszymi studiami przypadku lub skontaktuj się z nami już dziś. W końcu wiemy co nieco o pomaganiu w budowaniu adaptacyjnych przestrzeni roboczych.
