W dzisiejszym klimacie biznesowym zdolność adaptacji i elastyczności jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Tradycyjny dzień pracy od dziewiątej do piątej nie jest już standardem. Pracownicy coraz częściej pracują elastycznie i poza standardowymi godzinami pracy. To stawia przed menedżerami wyzwanie stworzenia nowych procedur dla produktywnego i efektywnego środowiska pracy.
Coraz więcej firm decyduje się na stworzenie elastycznego środowiska pracy. Elastyczne miejsce pracy uwzględnia najnowsze zmiany w miejscu pracy i sprzyja kreatywności oraz współpracy. Najnowsze badania dotyczące praktyk pracy pokazują, że zwinne zespoły są o 25% bardziej produktywne i o 50% szybciej wprowadzają produkty na rynek.
Elastyczna praca to klucz do sukcesu we współczesnym świecie biznesu. Ale co to znaczy stworzyć zwinne środowisko pracy? W Cloudbooking pomogliśmy setkom firm dostosować się do zwinnej pracy. Nasze oprogramowanie do rezerwacji w chmurze pozwala firmom zwiększyć elastyczność i wydajność. Aby pomóc Ci stworzyć zwinne środowisko pracy, przedstawiamy cztery sposoby na wdrożenie zwinnych praktyk pracy w Twojej organizacji.
Czym jest Agile Working?
Jeśli jesteś jak większość właścicieli firm, stale szukasz sposobów na optymalizację przepływu pracy i poprawę efektywności. Jeśli tak, być może słyszałeś o „pracy zwinnej”. Ale czym ona jest i jak może pomóc Twojej firmie?
Zwinna organizacja łączy ludzi, procesy i technologię, aby znaleźć nowe sposoby realizacji zadań. Polega ona na pracy w ramach wytycznych dotyczących danego zadania, ale jednocześnie usuwa tradycyjne ograniczenia, aby osiągnąć sukces. Zazwyczaj wiąże się to z rezygnacją firm z tradycyjnej przestrzeni biurowej i stworzeniem przestrzeni wspólnej. Przestrzeń ta ma na celu zwiększenie produktywności, komunikacji i efektywności.
Praca zwinna oferuje znaczące korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Agile Future Forum – grupa 22 brytyjskich firm, które promują pracę zwinną – stwierdza, że generuje ona „ znaczące i namacalne korzyści ekonomiczne dla naszych firm ”.
Korzyści płynące ze zwinnego trybu pracy zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika obejmują:
- Poprawia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz zadowolenie pracowników
- Zwiększa produktywność i wydajność
- Zwiększa wykorzystanie miejsca pracy
- Lepsze dla środowiska
- Odżywia kulturę firmy
Czym różni się praca zwinna od pracy elastycznej?
Elastyczne opcje pracy to coraz popularniejszy trend w miejscu pracy i niewątpliwie element przyszłości przestrzeni roboczych . Podczas gdy elastyczne formy pracy koncentrują się głównie na zapewnieniu pracownikom elastyczności w zakresie godzin pracy, metody zwinne idą o krok dalej. Agile Workplace znajduje sposoby na zniesienie barier między pracownikami a celami, aby zespół był jak najbardziej produktywny i wydajny.
Może to obejmować:
- Płynność roli zawodowej — członkowie zespołu nie są ograniczeni do jednego konkretnego zadania. Dzięki temu zespoły pracują wydajniej i mają do dyspozycji bardziej zróżnicowaną i ekscytującą rolę.
- Skoncentruj się na szybkości — ponieważ członkowie zespołu pełnią różne role zawodowe i obowiązują mniej formalne zasady, każdy z nich może szybciej realizować szerszy zakres zadań.
- Lepsza technologia — elastyczne przestrzenie robocze wykorzystują technologię taką jak oprogramowanie do rezerwacji w chmurze aby zapewnić, że wszystko przebiega sprawnie i efektywnie.
Jak wspierać zwinne środowisko pracy
1. Buduj zaufanie
Zwinne miejsce pracy to przestrzeń, w której kwitnie kultura zaufania. Budowanie tej kultury zaufania nie zawsze jest łatwe dla firm, ale jest niezbędne dla zwinnego modelu pracy. Zwinne metody pracy wymagają, aby pracownicy pracowali w sposób, który im odpowiada, co oznacza, że nie zawsze przebywają przy biurkach w tradycyjnych godzinach pracy.
Od początku pandemii niektóre firmy miały trudności z zaufaniem swoim pracownikom w kwestii pracy zdalnej. Liderzy mikrozarządzali całym zespołem, aby upewnić się, że faktycznie pracują. Dla niektórych sama myśl o pracy poza tradycyjną przestrzenią biurową w godzinach od dziewiątej do piątej była równoznaczna z lenistwem. Przekonanie to utrwaliło się wraz z zacieraniem się granic między wezwaniami do „powrotu do biura” a „ powrotu do pracy ” w miarę łagodzenia obostrzeń związanych z lockdownem.
Aby zwinne środowisko działało, musisz ufać swojemu zespołowi. Jednym z najlepszych sposobów, aby to osiągnąć, jest zatrudnienie odpowiednich osób, a gdy już będą na bieżąco, po prostu pozwól im wykonywać swoje zadania. Pozwalając zespołowi wykonywać swoją pracę bez zaglądania im przez ramię, pokazujesz, że im ufasz, co przekłada się na produktywność.
Zaufanie i autonomia — zwinna praca w WordPressie
Pomimo oporu niektórych firm, wiele międzynarodowych korporacji, w tym Dell i WordPress, wdraża metodykę pracy zwinnej. Model WordPressa jest jednym z najlepszych przykładów zwinnego środowiska pracy, w którym zaufanie jest podstawą.
WordPress stawia na zaufanie i autonomię, aby jego pracownicy mogli pracować jak najefektywniej. Realizuje to poprzez całkowicie zdalną pracę, gdzie każdy członek zespołu ma możliwość bycia produktywnym w dowolnym momencie, dzięki elastycznym godzinom pracy, które dopasowują się do jego harmonogramu.
Ten model zapewnia większą produktywność zespołu WordPress, a jednocześnie pozwala firmie rekrutować z dowolnego miejsca na świecie i w dowolnej strefie czasowej. Oznacza to, że mogą pozyskać najlepszych specjalistów bez żadnych tradycyjnych ograniczeń rekrutacyjnych.
2. Wspieraj trening wielofunkcyjny
Ideą szkoleń międzyfunkcyjnych jest stworzenie bardziej zróżnicowanego środowiska pracy. Pozwala to pracownikom podejmować nowe wyzwania i zdobywać nowe doświadczenia, pomagając im rozwijać się indywidualnie, a jednocześnie pomagając Twojej firmie osiągać nowe szczyty.
Zasadniczo szkolenia międzyfunkcyjne dają zespołowi szansę na zdobycie umiejętności i kompetencji wykraczających poza ich obecne role. Pracując przez jakiś czas w innym zespole lub dziale, członkowie zespołu mogą dowiedzieć się więcej o firmie i rozwinąć nowe umiejętności.
Elastyczne miejsca pracy to idealne środowisko wspierające szkolenia międzyfunkcyjne. Uwalniając się od ograniczeń tradycyjnego biura, Twój zespół może współpracować z każdym innym działem lub członkiem zespołu i zyskać nowe spojrzenie na firmę i jej cele.
Praca ramię w ramię — zwinna praca w Steelcase
Steelcase jest liderem branży w testowaniu nowych pomysłów i odkrywaniu, co sprawdza się najlepiej dla pracowników. Najnowszym przykładem był projekt, w którym różne koncepcje pracy zwinnej były stosowane na przestrzeni czasu, aby określić, które podejścia przyniosą lepsze rezultaty. Jedną z wyróżniających się koncepcji było szkolenie międzyfunkcyjne i praca ramię w ramię.
Firma wdrożyła program szkoleń w zakresie parowania pracowników i szkoleń międzyfunkcyjnych, aby wspierać kreatywność i unikać wąskich gardeł twórczych. Kiedy ludzie pracują razem, wiedza każdego członka zespołu staje się bardziej wszechstronna. To motywuje zespoły do rozwoju, pomagając im dowiedzieć się, co inni członkowie wiedzą o konkretnych projektach lub zadaniach, aby móc wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie. Oznacza to również, że często zmniejsza się konieczność polegania na kimś innym, jeśli jest on niedostępny z powodu choroby lub urlopu.
3. Stwórz okazje do głębokiej pracy
Skupienie się na zadaniu i zatracenie się w pracy jest niezbędne. Ten stan koncentracji został nazwany „głębokim”, ponieważ wykracza poza zwykłą świadomość lub jasne myślenie podczas pracy, a staje się pełnym zaangażowaniem w zadanie.
Termin „praca głęboka” został ukuty przez Cala Newporta , profesora nadzwyczajnego Uniwersytetu George Town. Jego badania wykazały, że najskuteczniejsi pracownicy potrafią pozostać skupieni przez długi czas. Umiejętność ta jest integralną częścią produktywności i sukcesu w każdej dziedzinie, a także niezbędna do pracy w modelu Agile.
Wykorzystanie elastycznego projektu biura to doskonały sposób na stworzenie możliwości pracy w skupieniu. Twoja elastyczna przestrzeń powinna obejmować strefy relaksu, sale konferencyjne i wyznaczone ciche miejsca. Ten wariant elastycznego biura oznacza, że gdy Twój zespół chce skupić się na „pracy w skupieniu”, ma przestrzeń, w której może się skupić.
Piątki bez spotkań — Agile Working na Uniwersytecie Strathclyde
Nie tylko projekt biura może pomóc w tworzeniu możliwości pracy w skupieniu. Można również opracować firmowe zasady, które umożliwią pracownikom skupienie się. Jednym z najprostszych sposobów na obniżenie produktywności jest rozpraszanie się przez wiadomość w Microsoft Teams lub Slacku, czytanie e-maila lub konieczność przerwania pracy na spotkanie. W rzeczywistości powrót do zadania po prostym rozproszeniu uwagi może zająć 23 minuty.
Uniwersytet Strathclyde zaleca unikanie spotkań w piątki oraz ograniczenie do minimum korespondencji i e-maili. Piątki bez spotkań dają zespołom szansę na skupienie się i dokończenie zadań. Poza tym nikt nie lubi spotkań na ostatnią chwilę w piątkowe popołudnie.
4. Bądź elastyczny
Zanim zaczniesz wyposażać każdego w biurze w nową matę do jogi, pamiętaj, że elastyczność w pracy nie ma nic wspólnego z elastycznością fizyczną. Elastyczne środowisko pracy to elastyczna przestrzeń robocza, która wykracza poza obecny status quo w zakresie elastycznej pracy.
Najlepsze zespoły składają się z pracowników, którzy mogą wykonywać swoją pracę w dogodnym dla siebie czasie i miejscu. Liderzy firm potrzebują elastycznych procesów pracy, które umożliwią pracownikom pracę zdalną lub poza biurem w godzinach poza biurem, umożliwiając w pełni zwinną współpracę.
Wdrażając system, w którym pracownicy mogą pracować według własnego harmonogramu i zadań, firma odnotuje znacznie większą produktywność. Praca w modelu Agile tworzy środowisko, w którym każdy członek zespołu może się rozwijać – niezależnie od tego, czy jest rannym ptaszkiem, nocnym markiem, czy kimś pomiędzy. Stworzenie takiego środowiska prawdopodobnie przyczyni się do wzrostu poziomu innowacyjności i kreatywności, a także do retencji pracowników.
Gotowy na stworzenie elastycznego miejsca pracy?
Jednym z najlepszych sposobów na skuteczne stworzenie elastycznego środowiska pracy jest zapewnienie firmie odpowiednich narzędzi i technologii. Od początku pandemii i wzrostu popularności elastycznego czasu pracy we wszystkich sektorach, technologia zdalna poczyniła ogromne postępy. Narzędzia takie jak Zoom przestały być narzędziem komunikacji zewnętrznej i stały się niezbędnym elementem codziennej pracy.
Jeśli chodzi o technologię pracy zwinnej, najlepszym rozwiązaniem są systemy zarządzania miejscem pracy oparte na chmurze . Oprogramowanie do rezerwacji w chmurze oferuje szereg wygodnych funkcji, które pomagają zapewnić efektywne środowisko pracy zwinnej. Pracownicy mogą z wyprzedzeniem rezerwować biurka , sale konferencyjne i miejsca parkingowe . Umożliwia to również pracownikom szybką lokalizację.
Pozwala również pracodawcom organizować i optymalizować elastyczne środowisko pracy dzięki bieżącym analizom i danym dotyczącym produktywności. Dzięki tym analizom firmy znajdują nowe sposoby pracy, które przynoszą korzyści zespołowi i zyskom. Technologia oparta na chmurze jest również znacznie bardziej ekonomiczna dla firm.
Cloudbooking oferuje szereg funkcji, które pomogą Ci wdrożyć zwinne metody pracy Twojego zespołu. Oferujemy rozwiązania, które spełniają wszystkie potrzeby i wymagania budżetowe. Skontaktuj się z nami już dziś, aby umówić się na niezobowiązującą prezentację.
