Efektywnie wykorzystywany system rezerwacji biurek powinien promować elastyczność, autonomię i współpracę. Jednak przejście na system rezerwacji biurek może być trudne dla organizacji, zwłaszcza jeśli pracownicy wcześniej korzystali ze stałych biurek. Zmiana może być trudna, a integrując nowy system rezerwacji biurek, należy unikać pewnych potencjalnych pułapek. W tym artykule omówimy 6 najczęstszych pułapek, z którymi borykają się organizacje, i wyjaśnimy, jak je pokonać.
Pobierz bezpłatne demo
Zapytaj o niezobowiązującą prezentację już dziś i otrzymaj bezpłatnie ekskluzywny, hybrydowy dokument badawczy . Ten cenny przewodnik, stworzony we współpracy z YouGov , zawiera niezbędne informacje na temat opracowywania własnej, skutecznej strategii hybrydowej. Kliknij poniżej.
1. Brak jasnego zrozumienia, dlaczego potrzebujesz systemu rezerwacji biurek
Jeśli nie rozumiesz dokładnie, dlaczego potrzebujesz systemu rezerwacji biurek, skazujesz się na porażkę. Twój system rezerwacji biurek powinien być narzędziem, które spełnia zarówno potrzeby firmy, jak i pracowników. Jak może to robić skutecznie, jeśli nie wiesz nawet, jakie to są potrzeby?
Istnieje wiele powodów, dla których organizacje decydują się na przejście na system hot-desking. Oto najczęstsze:
- Aby poprawić wykorzystanie przestrzeni
- Aby obniżyć koszty operacyjne
- Awansować elastyczne godziny pracy
- Awansować współpraca
- Aby promować autonomię pracowników
- Stworzyć nowoczesne miejsce pracy, które będzie atrakcyjne i przyciągać utalentowanych profesjonalistów
- Aby utworzyć pozytywna kultura miejsca pracy, która promuje dobre samopoczucie pracowników i zwiększa ich retencję
Koncepcja hot-deskingu istnieje od dziesięcioleci i, niestety, ma złą sławę. Proces ten może prowadzić do chaosu i nieszczęść, jeśli nie będzie odpowiednio wspierany. Pracownicy mogą być niechętni do zmian i często postrzegają hot-desking jako nic więcej niż sposób na redukcję kosztów, wdrażany przez pracodawców w celu poprawy wykorzystania przestrzeni.
Jednak nowoczesne systemy hot-deskingu to coś więcej niż tylko rozwiązanie problemu zagospodarowania przestrzeni. Współcześnie hot-desking nazywany jest hotelingiem w miejscu pracy . Dzieje się tak, ponieważ technologia umożliwia wcześniejszą rezerwację miejsc pracy, co rozwiązuje wieloletni problem pracowników, którzy przychodzą do pracy bez możliwości znalezienia odpowiedniego biurka w pobliżu swoich kolegów.
Właśnie dlatego potrzebujesz systemu rezerwacji biurek, a ten, który wybierzesz, powinien spełniać potrzeby zarówno Twojej firmy, jak i jej pracowników. Gdy już będziesz mieć jasność co do tego, dlaczego potrzebujesz systemu rezerwacji biurek, będziesz mieć pewność, że masz pod ręką odpowiednie narzędzia.
2. Brak rzetelnej analizy, który system rezerwacji biurek jest odpowiedni dla Twojej firmy
To kontynuacja poprzedniego punktu. Najpierw powinieneś jasno określić, dlaczego potrzebujesz systemu rezerwacji biurek. Następnie kluczowe jest zapoznanie się z rozwiązaniami różnych dostawców, aby upewnić się, że wybrana opcja będzie odpowiadać potrzebom Twojej firmy i jej pracowników.
Niewłaściwy system rezerwacji biurek prawdopodobnie doprowadzi do chaosu i nędzy, jakie niosą ze sobą tradycyjne systemy hot deskingu . Technologia stojąca za systemami rezerwacji biurek została zaprojektowana tak, aby przezwyciężyć te problemy, dlatego wybrany system musi spełniać Twoje potrzeby.
Skuteczna integracja nowego systemu rezerwacji biurek zależy od zaangażowania wszystkich użytkowników. Jeśli przed inwestycją nie sprawdzisz, który system jest najlepszy dla Twojej firmy, może się okazać, że Twoi pracownicy go odrzucą. Pamiętaj, że szukasz rozwiązania, a nie produktu, który stwarza więcej problemów niż został zaprojektowany.
Jak upewnić się, że masz właściwe rozwiązanie? Najpierw sporządź listę kontrolną wszystkich niezbędnych funkcji, a być może także tych pożądanych. Rozejrzyj się, aby sprawdzić, jakie rozwiązania są dostępne. Porównaj funkcje i ceny różnych opcji. Zapoznaj się z opiniami klientów, aby ocenić poziom zadowolenia, i przeczytaj opinie, aby dowiedzieć się, jak produkt rozwiązał problemy innych firm i spełnił ich potrzeby.
Skontaktuj się z dostawcami, aby uzyskać więcej informacji i zadać wszelkie nurtujące Cię pytania. Dobry dostawca zaoferuje Ci demonstrację produktu, a być może nawet bezpłatny okres próbny. Bezpłatny okres próbny to doskonały sposób na poznanie produktu i jego funkcji. Wypróbuj go i przekonaj się, czy jest odpowiedni dla Twojej firmy.
3. Dostarczanie systemu autonomicznego, a nie w pełni zintegrowanego
Tradycyjne, autonomiczne systemy rezerwacji stolików mają kilka problemów. Tego typu rozwiązania są niezwykle ograniczone, co w rezultacie prowadzi do dodatkowej pracy, kosztów i często generuje niepożądane skutki, takie jak podwójne rezerwacje i niezgłoszenia.
Natomiast w pełni zintegrowany system rezerwacji biurek będzie płynnie współpracował z innymi systemami zarządzania miejscem pracy i aplikacjami biznesowymi. Oznacza to, że można go wdrożyć z minimalnym lub zerowym szkoleniem personelu i nie będzie niepotrzebnie obciążał zespołu IT. Dzięki płynnej współpracy zintegrowanych systemów z aplikacjami biznesowymi, rezerwacje można dokonywać szybko, a personel administracyjny i obsługi technicznej będzie miał dostęp do wszystkich potrzebnych informacji.
Pracownicy będą mieli dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w czasie rzeczywistym, aby dokonać najtrafniejszej rezerwacji, co zmniejszy liczbę rozczarowań i nieobecności. Zintegrowany system zapewnia dodatkowe możliwości zarządzania zasobami, takimi jak rezerwacje gości , usługi cateringowe itp. Odpowiednie osoby będą mogły uzyskać dostęp do systemu z wielu urządzeń i lokalizacji, co usprawni cały proces.
To usprawnione rozwiązanie ze zintegrowanymi aplikacjami jest idealne dla firm działających w wielu lokalizacjach. Zapewnia proste rozwiązanie dla wszystkich aspektów zarządzania miejscem pracy, co oznacza łatwość wdrożenia, niższe koszty i większą wydajność operacyjną.
4. Ignorowanie zdrowia, dobrego samopoczucia i kultury pracy pracowników podczas wdrażania nowego systemu rezerwacji biurek
Skutecznie i z właściwych powodów wdrażany hoteling w miejscu pracy powinien mieć na celu poprawę kultury organizacyjnej. Powinien promować elastyczność, autonomię i współpracę. Powinien uwzględniać potrzeby pracowników i być tak skuteczny, aby zachęcać utalentowanych pracowników do wstąpienia do organizacji.
Jak więc Twój system rezerwacji biurek może promować zdrowie, dobre samopoczucie i pozytywną kulturę pracy? Zacznij od zebrania opinii pracowników, zanim wdrożysz nowe strategie – poznaj ich potrzeby i obawy. Stwórz różne przestrzenie do rezerwacji, aby sprostać zróżnicowanym potrzebom, takie jak prywatne kabiny do cichej pracy, stanowiska zespołowe, strefy komfortu, miejsca spotkań i sale konferencyjne. Upewnij się, że uwzględniasz potrzeby pracowników z niepełnosprawnościami lub ze szczególnymi schorzeniami, które wymagają dostosowania miejsca pracy.
Na koniec upewnij się, że Twój system rezerwacji biurek spełnia potrzeby Twoich pracowników. Wybierz odpowiednie rozwiązanie, które jest łatwe w obsłudze, umożliwia rezerwację z wyprzedzeniem, pozwala sprawdzić, gdzie będą pracować koledzy i znaleźć ciche miejsca.
Jeśli zaangażujesz swoich pracowników w zmianę i pokażesz, że zależy Ci na ich potrzebach i dobrym samopoczuciu, znacznie wzrośnie prawdopodobieństwo, że zaakceptują zmiany i zapewnisz płynny proces integracji.
5. Brak możliwości samodzielnego zarządzania pracownikami (ponownie za pośrednictwem zintegrowanych systemów)
Zintegrowany system pozwala pracownikom samodzielnie zarządzać pracą, co daje im autonomię i większe poczucie kontroli nad nią. Przestarzałe, autonomiczne systemy zarządzane przez recepcjonistów lub pracowników administracyjnych zwiększają obciążenie pracą tych pracowników i promują negatywne nastawienie związane z tradycyjnymi systemami hot deskingu.
Dzięki zintegrowanemu systemowi pracownicy mogą przeglądać i rezerwować swoje miejsce pracy, a także kontrolować, gdzie, kiedy i z kim pracują. To znacznie ułatwi integrację systemu, ponieważ wszyscy będą mogli z niego korzystać.
Gdy pracownicy nie mają kontroli nad miejscem pracy, spada ich produktywność. Dzieje się tak zarówno z powodu niezadowolenia pracowników, jak i braku możliwości efektywnej współpracy zespołów. Wybierając zintegrowany system, który umożliwia pracownikom samodzielne zarządzanie, możesz zapewnić, że system hotellingu w miejscu pracy będzie funkcjonował zgodnie z przeznaczeniem.
6. Założenie, że wszyscy pracownicy mają takie same potrzeby w zakresie systemu rezerwacji biurek.
Jeśli uważasz, że wszyscy pracownicy mają takie same potrzeby w zakresie systemu rezerwacji biurek, otrzymasz uniwersalne rozwiązanie, które w rzeczywistości nie będzie służyć nikomu. Jak wspomniano wcześniej, warto skonsultować się z pracownikami przed wdrożeniem nowego systemu rezerwacji biurek. Konsultacja i wysłuchanie ich opinii sprawią, że produkt końcowy będzie znacznie łatwiejszy do zintegrowania.
Jakie pytania powinieneś zadać swoim pracownikom? Zacznij od oceny ogólnego nastawienia do hotelingu w miejscu pracy. Zrozumienie obaw pracowników może pomóc w znalezieniu systemu rezerwacji biurek, który je rozwiąże. Łatwiej będzie przekonać ludzi, jeśli udowodnisz, że Twoja technologia rozwiązuje zauważone problemy.
Następnie określ potrzeby zawodowe poszczególnych osób w Twojej organizacji. Podczas gdy niektórzy będą pracować głównie niezależnie, inni będą bardziej zespołowo i będą musieli siedzieć blisko swoich zespołów. Analogicznie, różne typy przestrzeni roboczej będą potrzebne, aby sprostać zróżnicowanym potrzebom.
Ponieważ Twoi pracownicy mają zróżnicowane wymagania dotyczące przestrzeni roboczej, system rezerwacji biurek musi oferować wiele funkcji, aby spełnić potrzeby wszystkich. Zintegrowane podejście pozwoli pracownikom bezproblemowo komunikować się ze swoimi zespołami i rezerwować odpowiednią przestrzeń. Umożliwi to osobom poszukującym cichszego miejsca pracy sprawdzenie, które obszary są bardziej zatłoczone. Pozwoli menedżerom rozliczać się z pracy swoich zespołów. Zapewni personelowi obiektu wszystkie informacje niezbędne do efektywnego wykonywania pracy.
Teraz, gdy znasz potencjalne pułapki związane z integracją nowego systemu rezerwacji biurek, możesz podjąć odpowiednie działania, aby ich uniknąć. Wyjaśnij, dlaczego potrzebujesz systemu rezerwacji biurek, poszukaj najlepszego zintegrowanego systemu i upewnij się, że potrzeby pracowników są priorytetem w całym procesie. Stosując się do tych rad, zapewnisz płynne przejście na hoteling w miejscu pracy.
