Czym jest hot desking? Wyjaśnienie nie tak nowej mody na pracę
Świat pracy nieustannie się zmienia, adaptuje i modernizuje, a dotyczy to również samego miejsca pracy. Globalna pandemia w 2020 roku postawiła firmy w bezprecedensowej sytuacji. Pracownicy, którzy przyzwyczaili się do codziennych dojazdów i sztywnego harmonogramu pracy od dziewiątej do piątej, musieli stworzyć własne biuro domowe i poradzić sobie z rozproszeniami związanymi z pracą zdalną.
Jednak dwa lata później, do ogłoszenia „Dnia Wolności” i planów „ Życia z COVID-19” przedstawionych przez rząd Wielkiej Brytanii, stopniowo stało się jasne, że większa elastyczność w miejscu pracy jest kluczowa dla sukcesu. Właśnie tutaj pojawia się hot-desking. Chociaż ten system organizacji przestrzeni roboczej nie jest nowy, wydaje się być realnym rozwiązaniem w przyszłości. W Cloudbooking dogłębnie przyglądamy się kwestii „czym jest hot-desking?”.
Hot desking to w zasadzie elastyczny układ miejsc siedzących i rodzaj hybrydowej pracy, która pozwala pracownikom organizacji korzystać z dowolnego dostępnego biurka, zamiast mieć przydzieloną konkretną przestrzeń. Termin ten podobno pochodzi od wyrażenia „hot racking”, odnoszącego się do praktyki marynarzy pracujących na różnych zmianach i dzielących te same koje.
Ta elastyczność jest obecnie atrakcyjną opcją dla organizacji, które chcą ponownie przyjąć pracowników do wyznaczonych przestrzeni biurowych. Raport grupy JLL, zajmującej się nieruchomościami, wykazał, że 37% globalnych organizacji planuje zwiększyć wykorzystanie przestrzeni coworkingowych lub elastycznych przestrzeni po pandemii . W miarę zbliżania się do drugiej połowy 2022 roku, hot desks stanowią realne rozwiązanie dla firm planujących wdrożenie hybrydowego modelu pracy.
Wygląda na to, że model pracy hybrydowej będzie zyskiwał na popularności dzięki oferowanej autonomii i elastyczności. Ponadto 83% pracowników preferuje model pracy hybrydowej . Wydaje się zatem, że praca przy biurku typu hot desking może stać się najnowszym powracającym trendem w miejscu pracy.
Czym jest hot desking?
Jeśli zastanawiasz się, czym jest hot desking lub nie do końca wiesz, na czym polega, wyjaśnijmy to i zacznijmy od podstaw. Jak już wspomnieliśmy, hot desking to system organizacji przestrzeni roboczej, w którym biurka w miejscu pracy są wykorzystywane doraźnie. Oznacza to, że pracownicy korzystają z dowolnego dostępnego hot desku, zamiast korzystać z jednego przypisanego miejsca lub stałego biurka.
Celem hot deskingu jest maksymalizacja efektywności wykorzystania przestrzeni i redukcja zbędnej przestrzeni biurowej. Hot desking to strategia, która pomaga zwiększyć elastyczność i sprzyja współpracy, zarówno w środowisku biurowym, jak i w przestrzeni coworkingowej.
Hot desking kontra hoteling biurkowy/rezerwacja biurek
Tutaj sytuacja może być nieco bardziej skomplikowana; istnieją dwie formy pracy hybrydowej i współdzielenia biurka , które dla niewprawnego oka mogą wydawać się dość podobne. Są to hot desking i desk hotelling, czyli rezerwacja biurek. Obie te formy pracy hybrydowej oferują pracownikom większą elastyczność i wspierają ich produktywność, a jednocześnie pozwalają na efektywniejsze wykorzystanie przestrzeni biurowej niż tradycyjne praktyki biurowe. Ale jaka jest między nimi różnica? Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Tryb pracy "gorące biurka
W modelu hot desking pracownicy korzystają z dowolnego dostępnego im stanowiska, zamiast mieć stałe, przypisane stanowisko. Firma może wykorzystać szereg czynników do określenia sposobu przydzielania stanowisk hot desk — przydziały mogą być rotacyjne, na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” lub oparte na zmianach, w zależności od zespołu. Przydziały stanowisk mogą być zmieniane wielokrotnie w ciągu dnia.
Hotelik biurowy
Z drugiej strony, w przypadku hotelingu biurkowego , pracownicy mogą zarezerwować biurko lub miejsce pracy przed przybyciem do biura lub w momencie jego przybycia. Rezerwacja biurek i miejsc pracy wymaga od firm wdrożenia systemów zarządzania przestrzenią biurową, takich jak te oferowane przez Cloudbooking.
Oprogramowanie do zarządzania miejscem pracy Cloudbooking oferuje kilka wygodnych funkcji, które pomagają zapewnić bezproblemowe wdrożenie hotelingu biurkowego, np. umożliwienie pracownikom wcześniejszej rezerwacji biurek , sal konferencyjnych i miejsc parkingowych .
Firmy również mogą skorzystać z tego innowacyjnego oprogramowania, ponieważ pozwala ono pracodawcom organizować i optymalizować środowisko pracy dzięki bieżącym danym na temat produktywności.
Zarówno hot desking, jak i desk hoteling dają pracownikom kontrolę i różnorodność w ich środowisku pracy. Są to również korzystne formy pracy hybrydowej, które promują pracę opartą na aktywności (ABW) . ABW to styl pracy, który zachęca pracowników do wyboru różnych środowisk pracy, w zależności od charakteru wykonywanej pracy. Główną różnicą między tymi dwoma rodzajami pracy hybrydowej jest bardziej sformalizowane podejście, jakie oferuje desk hoteling, dzięki wdrożeniu dedykowanej technologii rezerwacji.
Jakie są zalety pracy w systemie hot desking?
Istnieje szeroki wachlarz elastycznych strategii pracy. Chociaż wszystkie mają swoje zalety, praca w systemie hot desking jest bardzo atrakcyjną opcją dla dzisiejszych pracodawców. Hot desking nie jest szczególnie nową strategią w miejscu pracy, a mimo to został wdrożony przez coraz większą liczbę firm przed/w trakcie pandemii COVID-19. Według Deloitte , zapotrzebowanie na pracę w systemie hot desking wzrosło o 45% w 2020 roku.
Powrót do biur jest już w toku, a elastyczne podejście do kwestii obecności pracowników w pracy prawdopodobnie będzie kontynuowane. Wielu pracowników wyraża chęć kontynuowania pracy z domu lub zdalnie, co prawdopodobnie sprawi, że hot desking pozostanie popularną strategią w miejscu pracy i rozwiązaniem korzystnym zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, dzięki szeregowi korzyści. Jakie są zalety hot deskingu? Przyjrzyjmy się im bliżej.
Proces wdrażania
Jednym z wielu wyzwań, z jakimi borykają się firmy pracujące z domu, jest wdrażanie nowych pracowników. Proces ten stanowi złożoną i niezwykle ważną część ścieżki kariery pracownika. Jednak pracownicy zatrudnieni w czasie lockdownów nie będą mieli większych trudności z przystosowaniem się do pracy w systemie hot desking. Będą już mieli spore doświadczenie w korzystaniu z różnych systemów i usług, które prawdopodobnie są również niezbędne do pracy w systemie hot desking. Jedynym prawdziwym wprowadzeniem jest spotkanie ze współpracownikami i znalezienie wygodnego miejsca.
Spotykaj się towarzysko ze współpracownikami
Jesteśmy istotami przyzwyczajenia – wielu z nas lubi mieć własne biurko lub miejsce do pracy, albo cenimy sobie komfort przebywania w gronie tych samych współpracowników dzień w dzień. Utrudnia to jednak nawiązywanie rozmów z kolegami z innych działów i budowanie nowych relacji międzyorganizacyjnych.
Hot desk sprzyja zdrowemu mieszaniu się personelu, umożliwiając pracownikom poznanie ról w innych zespołach i pomagając im lepiej zrozumieć zadania realizowane przez poszczególne działy. Taka socjalizacja sprzyja również budowaniu lepszej kultury pracy , która sprawi, że stanie się ona lepszym miejscem. To zdecydowanie jedna z głównych zalet hot desków!
Zminimalizuj bałagan
Ludzie często traktują swoje miejsce pracy jak własne. Oznacza to, że wiele biurek i biur jest pełnych bałaganu, bibelotów i kabli. Hot desking rozwiązuje ten problem, zmuszając pracowników do lepszej organizacji i pracy w bardziej minimalistycznym środowisku. Chociaż niektórzy mogą chcieć personalizować swoje miejsce pracy, hot desking ułatwia pracę personelowi sprzątającemu i poprawia jego wygląd.
Zwiększona autonomia
Hot desking to nie tylko duża zmiana w fizycznym miejscu pracy; to również ogromna zmiana w kulturze firmy. Ludzie nie są już uwięzieni przy biurkach; zamiast tego pracownicy mają wpływ na to, jak wygląda ich dzień. Może to mieć transformacyjny wpływ zarówno na życie towarzyskie, jak i prywatne pracowników.
Oszczędzaj pieniądze
Tradycyjne środowisko biurowe jest zazwyczaj projektowane tak, aby każdy pracownik miał do dyspozycji konkretną przestrzeń do pracy. Problem polega na tym, że znaczna część tej przestrzeni biurowej jest całkowicie marnowana, gdy pracownicy są na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub w podróży służbowej. Jest wysoce nieprawdopodobne, aby każdy pracownik potrzebował biurka każdego dnia, zwłaszcza teraz, gdy wielu z nich zdecydowało się na częściową pracę z domu. Oznacza to, że tradycyjne biura rzadko wykorzystują swoją przestrzeń i sprzęt efektywnie. Z drugiej strony, hot desking pozwala firmom nie tylko obniżyć koszty sprzętu, ale także potencjalnie zmniejszyć powierzchnię biurową i obniżyć koszty ogólne.
Wzmocnienie pozycji pracowników
Kiedy pracownicy są zadowoleni i pozytywnie nastawieni, produktywność jest wysoka. Chociaż każdy jest inny, dla większości pracowników możliwość swobodnego przemieszczania się i siedzenia przy dowolnym biurku dodaje im siły.
Dokonując wyboru dla siebie, możesz również znaleźć odpowiednie środowisko do efektywnego wykonywania każdego zadania. Jeśli potrzebujesz ciszy i spokoju, możesz znaleźć cichy kącik w biurze, a jeśli wolisz rozmowy i wymianę doświadczeń, możesz przenieść się do bardziej ruchliwej, sprzyjającej współpracy przestrzeni.
Aktualizacja infrastruktury
Aby zapewnić całej załodze elastyczność, jaką daje hot desking, większość firm będzie musiała zaktualizować swoją infrastrukturę. Co mamy na myśli? Otóż pracownicy będą musieli mieć dostęp do wszystkiego, czego potrzebują do wykonywania swojej pracy zdalnie. Oznacza to konieczność przeniesienia wewnętrznych systemów biznesowych do chmury, a usługi takie jak HR, płace i drukowanie będą musiały być dostępne dla wszystkich pracowników, niezależnie od miejsca w budynku.
Wyzwania związane z pracą na gorącym biurku
Z punktu widzenia przeciętnego pracodawcy, hot desking wydaje się oczywisty: pozwala zmniejszyć powierzchnię biurową i koszty ogólne. Jednak patrząc na rzeczywiste przypadki hot deskingu, widać wyraźnie, że nie zawsze jest to idealne rozwiązanie.
W zeszłym tygodniu przeprowadzono ankietę na LinkedInie , pytając: „Czy lubisz pracować w systemie hot-desking?”. Okazało się, że aż 75% respondentów odpowiedziało „nie”. Istnieje wiele powodów, dla których hot-desking nie przekonał większości pracowników, ale brak możliwości personalizacji przestrzeni biurowej i brak prywatności wydają się być jednymi z najczęstszych.
W środowiskach hot-desking pracownicy nieustannie przemieszczają się między biurkami. Oznacza to, że przedmioty osobiste, takie jak bibeloty, zdjęcia rodzinne itp., nie mogą być wykorzystywane do dekoracji przestrzeni. Eksperci odkryli , że umożliwienie pracownikom personalizacji biurek może pozytywnie wpłynąć na ich morale i energię. Oznacza to, że hot-desking może negatywnie wpłynąć na morale pracowników, a nawet sprawić, że poczują się mniej doceniani.
Chociaż hot desking ma na celu zachęcanie do współpracy i poprawę produktywności, wiele zespołów może się rozproszyć i rozdzielić z powodu zajętości biurek. Może to utrudniać komunikację i negatywnie wpływać na produktywność. Hot desking może również powodować, że pracownicy czują się nieswojo i niezadowoleni, co nigdy nie jest korzystne dla firmy — jak zapewne wiesz, niezadowoleni pracownicy mogą kosztować organizacje miliardy dolarów rocznie.
Wreszcie, jeśli chodzi o komunikację, niektórzy pracodawcy zauważyli, że chociaż praca w systemie hot deskingu sprawia, że biuro staje się bardziej otwarte i przyjazne, może to mieć negatywny wpływ na produktywność. W rzeczywistości tylko 46% pracowników uważa, że jest bardziej produktywnych, pracując w środowisku hot deskingu, niż pracując przy własnym biurku. Ten negatywny wpływ wynika z ciągłych rozproszeń i rozmów, które czasami mogą sprzyjać pracy w systemie hot deskingu.
Czy praca przy biurku typu hot desk jest rozwiązaniem?
Patrząc w przyszłość pracy , staje się jasne, że za każdym razem, gdy pojawia się coraz większy nacisk na elastyczność i swobodę, pojawia się również hot desking. Elastyczne metody pracy są w modzie, a od Ciebie zależy znalezienie odpowiedniej strategii dla Twojej firmy. Chociaż wdrożenie systemu organizacji przestrzeni roboczej, takiego jak hot desking, ma wiele zalet, nie będzie on odpowiedni dla wszystkich pracowników.
Jeśli rozważasz hot desking w swojej firmie, warto również rozważyć hoteling biurowy. Hoteling biurowy może być bardziej realną opcją dla organizacji, które chcą podążać za duchem czasu i wdrażać elastyczne strategie pracy. Wiele skarg dotyczących hot deskingu obejmuje brak prywatności, dezorganizację i poczucie niedoceniania przez firmę.
Hoteling biurowy wykorzystuje innowacyjne technologie zarządzania miejscem pracy , aby umożliwić pracodawcom planowanie i organizację obecności w biurze, a jednocześnie pomóc pracownikom znaleźć i zarezerwować odpowiednie miejsca pracy i sale konferencyjne, spełniające ich potrzeby. Co więcej, rozwiązania Cloudbooking dotyczące COVID-19 i technologia zarządzania gośćmi mogą pomóc w dbaniu o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, co stanowi kolejny sposób, w jaki firmy mogą udowodnić, że troska o pracowników jest priorytetem.
Istnieje szeroki wachlarz opcji w zakresie hybrydowych modeli pracy. Dzięki pełnemu zrozumieniu branży i celów firmy, możesz znaleźć odpowiednie rozwiązania dla swojego miejsca pracy i firmy.
Dowiedz się, jak Cloudbooking może pomóc Ci z powodzeniem wdrożyć własny hybrydowy model pracy dzięki naszemu autorskiemu oprogramowaniu do zarządzania miejscem pracy. Skontaktuj się z nami już teraz, aby umówić się na niezobowiązującą prezentację produktu.
