Bądźmy szczerzy, gdy miejsce pracy przestaje działać lub staje się zbyt drogie, pierwszą reakcją jest zawsze to samo: „Potrzebujemy nowego biura”. Jakby nowe ściany i inny kod pocztowy magicznie rozwiązały chaos.
Ale zerwanie planów pięter lub podpisanie kolejnej atrakcyjnej umowy najmu nie zawsze jest rozwiązaniem. Przeprowadzka tylko po to, by poprawić wykorzystanie biura, to praktycznie korporacyjny odpowiednik kupna domu, by uratować rozpadające się małżeństwo. Wydasz fortunę, przeniesiesz te same problemy i nadal będziesz się zastanawiać, dlaczego nikt nie jest szczęśliwszy. Ponieważ prawdziwym problemem nie jest kod pocztowy, a projekt. Twoja przestrzeń po prostu nie wspiera sposobu, w jaki pracują Twoi pracownicy.
Dokąd to wszystko zmierza? Cóż, rząd Wielkiej Brytanii mógł mieć problem z planowaniem przestrzeni roboczej.
Witamy w „The Government Workplace Design Guide” , arcydziele nowoczesnego myślenia biurowego. Pokazuje, jak budować elastyczne, inkluzywne, wyposażone w technologię przestrzenie, z których ludzie naprawdę chcą korzystać. Jest praktyczny, przyjazny dla ludzi i najlepszy w swojej klasie.
A co najlepsze? Nie potrzebujesz budżetu na przeprowadzkę ani pięcioletniego planu, żeby się tego nauczyć, więc dlaczego nie zagłębimy się w to, czym jest i dlaczego jest takie wspaniałe…
Złoty standard: co rząd zrobił dobrze
Przewodnik zrodził się z misji Agencji Mienia Rządowego, której celem była modernizacja zasobów służby cywilnej, a w zasadzie wprowadzenie urzędów działających od dziesięcioleci w XXI wiek bez kolejnej rundy kosztownych relokacji, a zamiast tego poprzez ekonomiczną redukcję zatrudnienia i przeprojektowanie. Jednak gdzieś po drodze natrafili na coś o realnej wartości – ramy, które prywatne firmy mogłyby (i prawdopodobnie powinny) bezczelnie kopiować.
W istocie cel jest prosty: „tworzyć wspaniałe miejsca pracy, które dają każdemu możliwość i inspirują go do bycia najlepszym”.
A na czym się skupiamy? Na tym, na czym większość firm twierdzi, że zależy im najbardziej, ale rzadko udaje im się to zrobić dobrze:
• Elastyczność i inteligentniejsza praca: przestrzenie, które faktycznie dostosowują się do ludzi, a nie odwrotnie.
• Integracja cyfrowa: technologia, która działa tak dobrze, że zapominasz o jej istnieniu.
• Zrównoważony rozwój i elastyczność: projektowanie, które generuje mniej odpadów i służy dłużej, zamiast podążania za kolejną modą.
Tak więc owszem, urzędnicy państwowi mają idealny model miejsca pracy, z którego sektor prywatny może skorzystać. Przyjrzyjmy się zatem bliżej ich planom...
Mądrzejszy, nie większy
Podejście przewodnika do inteligentniejszej pracy jest orzeźwiająco… rozsądne. Nie rozwodzi się nad workami sako, stołami do piłkarzyków ani „strefami współpracy” wyglądającymi jak odrzucone zestawy Love Island. Zamiast tego koncentruje się na projektowaniu opartym na aktywności, dając każdemu zadaniu środowisko, na jakie zasługuje i którego potrzebuje.
Zamiast niekończących się rzędów identycznych biurek, model ten dzieli biuro na trzy podstawowe strefy:
• Strefy domowe do rutynowej pracy opartej na zadaniach
• Strefy współpracy przeznaczone do spotkań, pracy zespołowej i burzy mózgów
• Strefy „nie przeszkadzać” dla każdego, kto próbuje dokończyć jedną myśl bez pytania „tylko szybko”
Dlaczego to takie ważne, pytasz? Bo kiedy każde zadanie zostaje stłoczone w jednym, mdłym, otwartym pustkowiu, produktywność nie tylko spada, ale po cichu toczy się pod kanapą i umiera. Widziałeś to. Ludzie rezerwujący sale konferencyjne na rozmowy w pojedynkę, utknęli w rozmowach z sąsiadem o tym, jak wykonywać swoją pracę, albo ludzie, którzy z całych sił starają się unikać systemów biurowych.
Praca oparta na aktywności rozwiązuje ten problem. To nie kwestia estetyki, ale format o rzeczywistej wiarygodności. Jedno z badań wykazało, że pracownicy w środowiskach opartych na aktywności byli o 16% bardziej produktywni niż ci, którzy utknęli w tradycyjnych biurach. Inne badanie wykazało, że organizacje oferujące mieszankę typów przestrzeni roboczych odnotowały największy wzrost ogólnej efektywności w miejscu pracy . Okazuje się, że dawanie ludziom wyboru jest lepsze niż zmuszanie wszystkich do funkcjonowania w tym samym fluorescencyjnym akwarium.
Zanim więc zaczniesz przestawiać meble, jakbyś był w odcinku programu DIY SOS z Nickiem Knowlesem, może zmierz, jak Twoi ludzie faktycznie korzystają z tego miejsca. Kiedy zrozumiesz, co robią ludzie, możesz przeprojektować projekt, mając dowody na to, że ich zadania będą głównym celem.
Powiązane materiały: Jak zoptymalizować miejsce pracy za pomocą tych 8 wskaźników obłożenia
Zrównoważony, adaptowalny, odporny na przyszłość
Zrównoważony rozwój może być jednym z najpopularniejszych haseł i realnych wymagań dla firm w dzisiejszych czasach, ale środki mające na celu jego realizację wydają się być zawsze źle wdrażane lub tajemniczo zapominane. Mimo to Rządowy Przewodnik Projektowy może być jednym z najbardziej klarownych i wiarygodnych ram zrównoważonego rozwoju w kraju.
To wszystko dość proste rzeczy: lepsza izolacja, wydajny system HVAC, czujniki, które zapobiegają oświetlaniu pustych sal konferencyjnych jak opuszczonych pasów startowych i wyraźne przejście na energię odnawialną. Nic nadzwyczajnego, po prostu taki cichy, funkcjonalny poziom kompetencji, jaki każda organizacja już by sobie wymarzyła, gdyby większość nie kłóciła się w tym tygodniu, czy to wina działu operacyjnego, sprzedaży czy infrastruktury.
Ale tu zaczyna być ciekawie – nie chodzi tylko o obniżenie rachunku za energię o kilka funtów. Całe to podejście ma na celu stworzenie trwałych miejsc pracy, przestrzeni, które będą mogły dostosowywać się do nowych technologii, zmian w polityce i zmieniających się wzorców pracy, bez konieczności ich wyburzania co pięć lat. Chodzi o zrównoważony rozwój infrastruktury, a nie PR.
Tymczasem wiele organizacji wciąż ogłasza „podróże o zerowym bilansie emisji netto”, jakby właśnie odkryły elektryczność, przystępując do programów „zniżek od wynagrodzeń” dla kierowców pojazdów elektrycznych i zachwalając je jako coś, co uratuje planetę. Skoro Whitehall, ci sami ludzie, którzy co tydzień muszą zmagać się z nowym kryzysem, potrafią znaleźć sposób na budowanie przyszłościowych, wydajnych miejsc pracy, to jaką wymówkę mają wszyscy inni?
Przeprojektowanie oparte na wglądzie, nie instynkcie
Jeśli jeszcze nie jest to jasne, Przewodnik po projektowaniu miejsc pracy w administracji rządowej nie jest rewolucyjny i nie udaje, że taki jest – jest po prostu rozsądny, wyważony, a nawet praktyczny… Co w erze bingo na LinkedInie, gdzie liderzy opinii są postrzegani jako autorytety, i „zakłócania” dla samego zakłócania porządku, wydaje się niemal radykalne.
To przypomnienie, że innowacja nie zawsze musi być opakowana w żargon czy plany rozbiórki. Czasami chodzi o zrozumienie ludzi, wykorzystanie danych i zaprojektowanie miejsca pracy, które odzwierciedla rzeczywisty sposób pracy, a nie to, jak ktoś wyobraził to sobie w prezentacji PowerPoint dziesięć lat temu.
Mimo to, jeśli Whitehall potrafi zmodernizować budynki sprzed dziesięcioleci, przekształcając je w elastyczne, inkluzywne, cyfrowo kompetentne miejsca pracy, a nawet zmniejszyć ich skalę, realizując przy tym wizję, a jednocześnie publikując skuteczne wskazówki, jak to zrobić, to nie ma żadnego usprawiedliwienia dla innych. Przedstawili oni plan inteligentniejszego projektowania, podejmowania decyzji w oparciu o dane, technologii, która faktycznie działa, i przestrzeni budowanych z myślą o długowieczności.
Podsumowując, w „The Government Workplace Design Guide” , za ładnymi diagramami i akronimami, kryje się struktura, która sprawdza się w praktyce. Taka, która dowodzi, że nowoczesność nie musi oznaczać bycia modnym, musi po prostu działać.
Nie wiesz, od czego zacząć, aby odmienić swoje biuro? Zapoznaj się z naszymi studiami przypadku lub skontaktuj się z nami już dziś. W końcu wiemy co nieco o pomaganiu w budowaniu adaptacyjnych przestrzeni roboczych.
