Jak usprawnić pracę zdalną: Lekcje z lockdownu

Praca z domu jest możliwa

Pierwszą rzeczą, której nauczyła nas pandemia COVID-19, jest to, że praca zdalna jest możliwa do osiągnięcia. Firmy latami debatowały nad logistyką tego rozwiązania. Wirus przyspieszył jego wdrożenie, pozostawiając firmom i pracownikom jedynie konieczność innowacji i usprawnienia go.

Choć początkowo sytuacja nie była idealna, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy znaleźli sposoby, aby umożliwić im pracę z domu. Od prowizorycznych biurek, przez łączenie edukacji domowej, po wdrażanie nowych procedur – ludzie się dostosowali.

Weźmy na przykład Zoom. Istniał jeszcze przed pandemią, ale jego popularność gwałtownie wzrosła w ciągu ostatniego roku . Zoom stał się czasownikiem, a ludzie mówili: „Zoom!”. Dał nam też trochę śmiechu, gdy ludzie dzielili się swoimi zabawnymi doświadczeniami z Zoomem online. Technologia pozwalała nam utrzymywać kontakt, umożliwiała współpracę i dostarczała narzędzi do zwiększania produktywności.

Ostatecznie był to eksperyment na masową skalę, w którym ludzie pracowali zdalnie i uczyli się w trakcie pracy, że tak powiem. Niektórzy to uwielbiają, inni nienawidzą. Prawda jest jednak taka, że ​​może to pozostać z nami na stałe w takiej czy innej formie.

Nie każdy dysponuje infrastrukturą i sprzętem umożliwiającym pracę zdalną

Stało się oczywiste, że nie wszyscy mieli odpowiednie warunki do pracy z domu. Znalezienie się w sytuacji z bardzo niewielkim ostrzeżeniem uwypukla niedoskonałości. Nie każdy ma komputer. Połączenie internetowe niektórych osób nie miało wymaganej przepustowości, aby korzystać z zoomu; inni nie mieli aparatu.

Pracując w biurze, wszyscy są generalnie równi. Połączenie internetowe jest takie samo, sprzęt jest taki sam, a przestrzeń robocza uniwersalna. Praca z domu uwypukliła te różnice.

Podczas gdy niektórzy mieli wydzielone biuro, inni siedzieli na końcu kuchennego stołu, na który wspinały się dzieci. Ci, którzy mieli służbowe laptopy, mieli przewagę, ponieważ nie musieli dzielić czasu spędzanego przy komputerze między edukacją domową a pracą.

Najważniejszym wnioskiem dla organizacji jest to, że każdy, kto oczekuje od pracowników pracy zdalnej, może być zobowiązany do dostarczenia im sprzętu, oprogramowania, a być może także dofinansowania rachunków za media.

Bezpieczeństwo IT to poważny problem

Jednym z największych zmartwień działów IT rozważających pracę zdalną przed pandemią COVID-19 było bezpieczeństwo IT. Szybkość rozprzestrzeniania się COVID-19 sprawiła, że ​​firmy były w bardzo niewielkim stopniu przygotowane w tym obszarze. Zrozumiałe było to, że działy IT zmagały się z problemem ochrony sprzętu i danych.

Gdy pracownicy pracują w środowisku biurowym, sprzęt jest własnością firmy i jest chroniony w równym stopniu w sieci firmowej. Przejście na pracę zdalną stało się koszmarem dla specjalistów IT. Ludzie korzystali z własnych urządzeń w sieciach domowych, aby uzyskać dostęp, przechowywać i udostępniać poufne dane i dokumenty firmowe.

Cyberataki nasiliły się podczas pandemii , ponieważ przestępcy wiedzieli, że ich praca będzie znacznie łatwiejsza. Organizacje szybko zrozumiały, że infrastruktura bezpieczeństwa musi zostać rozszerzona, aby objąć nią pracowników pracujących zdalnie. Obejmuje to ochronę punktów końcowych, praktyki bezpieczeństwa przeszkolone wszystkich pracowników oraz niezbędne narzędzia do ochrony sprzętu IT i danych.

Wykorzystanie narzędzi uwierzytelniających i zmodyfikowanych mechanizmów kontroli dostępu może pomóc w ograniczeniu ryzyka związanego z mobilną siłą roboczą. Obejmuje to na przykład uwierzytelnianie dwuskładnikowe w celu weryfikacji dostępu do programów, danych lub systemów.

Aplikacje do współpracy wiązały się z własnymi zagrożeniami bezpieczeństwa. Doskonałym przykładem jest Zoom, gdzie odkryto, że ważne funkcje bezpieczeństwa i prywatności były domyślnie wyłączone. To narażało niedoświadczonych użytkowników na kontakt z nieproszonymi gośćmi.

Oczywiście, po ujawnieniu luki, Zoom naprawił ją, a inni dostawcy rozwiązań do wideokonferencji również zaostrzyli zabezpieczenia. Było to ogromne doświadczenie dla wszystkich zaangażowanych, a problemy były szybko rozwiązywane w miarę ich pojawiania się.

Usługi w chmurze były ratunkiem

Usługi chmurowe okazały się nieocenione dla wszystkich pracujących z domu. Zapewniły one wspólne przestrzenie robocze, możliwość bezpiecznego dostępu do plików i tworzenia kopii zapasowych oraz dostęp do aplikacji. Zapewniły pracownikom możliwość wykonywania zadań w odpowiednich programach i zapisywania pracy, aby inni członkowie zespołu mieli do niej dostęp.

Aplikacje chmurowe, takie jak Microsoft Office 365, Google Docs i Asana, stały się niezbędnymi elementami w maszynie firmy. Wyobraźmy sobie, że gdyby COVID pojawił się dekadę wcześniej, sytuacja wyglądałaby zupełnie inaczej.

Chmura może również pomóc złagodzić niektóre problemy bezpieczeństwa związane z pracą zdalną. Broker bezpieczeństwa chmury zapewnia dodatkowe zabezpieczenia przestrzeni chmurowych, czyniąc je jeszcze bezpieczniejszymi. Chmura odegrała znaczącą rolę w globalnym eksperymencie z pracą zdalną i nadal będzie kształtować przyszłość.

Praca zdalna może zwiększyć produktywność

Wbrew przekonaniom sprzed pandemii COVID-19, że praca zdalna doprowadzi do spadku produktywności i wydajności, przeprowadzone badania wykazały, że praca z domu może zwiększyć produktywność.

Badania sugerują, że ludzie byli równie produktywni, jeśli nie bardziej, pracując z domu. Potwierdza to badanie przeprowadzone przez Barrero, Bloom i Davis na ponad 10 000 respondentów między sierpniem a listopadem 2020 roku. 41% respondentów stwierdziło, że byli bardziej produktywni pracując z domu, a 44%, że byli równie produktywni.

Oczywiście powyższe dane pochodzą z samooceny pracowników, ale dane z niektórych ocen produktywności również wskazują na wzrost produktywności. Badanie przeprowadzone przez Blooma i in. wykazało wzrost produktywności o 13% wśród pracowników call center pracujących z domu.

Produktywność nie wzrosła jednak we wszystkich branżach – Microsoft nie odnotował wzrostu aktywności. Chociaż nie zaobserwowano spadku produktywności, 38% inżynierów stwierdziło, że czują się mniej produktywni.

Niektórzy pracownicy mieli trudności z pracą w domu. Było to szczególnie trudne dla pracujących rodziców, którzy mieli dzieci w domu. Badanie przeprowadzone przez McKinsey wykazało, że matki odczuwały negatywne skutki. Wynika to z faktu, że to one trzy razy częściej niż ojcowie podejmują się obowiązków domowych, takich jak sprzątanie, gotowanie i opieka nad dziećmi.

Czy ludzie chcą nadal pracować zdalnie?

Jak już wspomnieliśmy, sytuacja różni się w zależności od osoby. Wydaje się, że większość chciałaby mieć przynajmniej możliwość pracy z domu w niepełnym wymiarze godzin. Praca hybrydowa to najnowszy krzyk mody. Koncepcja, która 18 miesięcy temu wydawała się nieco obca, ale dziś ludzie się jej domagają.

Organizacje i pracownicy mają jednak odmienne zdanie na temat oczekiwań związanych z jakąkolwiek hybrydową umową o pracę. Badanie przeprowadzone przez PWC wykazało, że 55% pracowników chciałoby pracować z domu przez trzy lub więcej dni w tygodniu. Kadra kierownicza uważa jednak, że kultura firmy nie przetrwa, jeśli ludzie zbyt często pracują z domu. 68% ze 133 ankietowanych dyrektorów w USA uważa, że ​​pracownicy muszą przebywać w biurze co najmniej trzy dni w tygodniu.

To coś, co trzeba będzie wypróbować i przetestować, aby pracownicy i organizacje znaleźli wspólny język. To wciąż wczesny etap; tylko czas pokaże, czy kultura firmy ulegnie zmianie.

Podkreślono nowe możliwości zatrudnienia

Dobrostan pracowników pracujących z domu znalazł się w centrum uwagi. Nie był to wyłącznie wynik pracy zdalnej, ale także lockdownu i izolacji. Zdrowie psychiczne i dobre samopoczucie są ważne; zadowoleni pracownicy są bardziej produktywni. To doprowadziło do poszukiwania nowych stanowisk, takich jak stanowisko szefa ds. pracy zdalnej.

Szef ds. pracy zdalnej odpowiadałby za wszystkie kwestie związane z pracą zdalną. Mogłoby to obejmować zdrowie i dobre samopoczucie pracowników, politykę, procedury i zarządzanie. Mógłby również pomagać w budowaniu kultury firmy, zarówno w środowisku pracy w biurze, jak i w domu.

Ostatecznie ta pandemia pokazała, jak odporni jesteśmy jako ludzie. Zmuszona do wejścia na nowe terytoria, ludzkość zjednoczyła się, wypracowała „nową normalność” i poradziła sobie z nią. Reagowaliśmy na bieżąco na pojawiające się problemy i opracowywaliśmy rozwiązania. W tym kontekście eksperyment z pracą z domu zakończył się sukcesem.

Organizacje, pracownicy, firmy technologiczne, firmy chmurowe, twórcy aplikacji i wiele innych połączyło siły i sprawnie współpracowało. Praca została ukończona, ludzie nadal zarabiali na swoje wynagrodzenia i nic nie ucierpiało. Zdobyliśmy nowe umiejętności, aby opracować polityki i najlepsze praktyki na przyszłość.

Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do pracy zdalnej. Branża finansowa, na przykład, zapowiedziała, że ​​z pewnością powróci do pełnoetatowej pracy biurowej . Przyznając, że pandemia przyczyniła się do rozwoju cyfryzacji, prezes Goldman Sachs powiedział: „To aberracja, którą naprawimy tak szybko, jak to możliwe”. Jego opinię podzielił Jes Staley, prezes Barclays.

Branża technologiczna zawsze wykazywała się dalekowzrocznością w polityce kadrowej. Generalnie z optymizmem podchodziła do pracy zdalnej i hybrydowych modeli pracy. Prezes Dell, Michael Dell, mówi: „Nie będziemy dyktować rozwiązań innym firmom, ale z pewnością widzimy, że ta hybrydowa sytuacja, praca z dowolnego miejsca, będzie się utrzymywać”.

Sposób, w jaki pracujemy, się zmienia. Przechodzimy z ery przemysłowej do ery cyfrowej. Technologia oznacza, że ​​coraz więcej branż będzie mogło oferować w pewnym sensie zdalny model pracy. Na przykład, druk 3D oznacza, że ​​w niedalekiej przyszłości ludzie będą mogli potencjalnie produkować z domu. Cyfrowa rewolucja już nadeszła. Pandemia COVID-19 udowodniła, że ​​potrafimy szybko i skutecznie dostosowywać się do zmian w naszych metodach pracy.

Skorzystaj z możliwości, jakie oferuje Twoja organizacja, aby ulepszyć technologię przestrzeni roboczej w nowym, hybrydowym środowisku po lockdownie . Skontaktuj się z nami już teraz, aby umówić się na niezobowiązującą prezentację produktu.