Office 2.0: Do czego będzie służyć Twoje biuro po pandemii?

Era cyfrowa sprawiła, że ​​nasze infrastruktury stały się pod wieloma względami przestarzałe. Przeszliśmy z ery przemysłowej do cyfrowego krajobrazu na żądanie. Technologia umożliwiająca pracę z domu jest gotowa od kilku lat. Pandemia COVID-19 uwypukliła brak infrastruktury w firmach, która wspierałaby nowe modele pracy i dobre samopoczucie pracowników.

Tradycyjnie biuro było miejscem, do którego przychodziliśmy od 9:00 do 17:00 od poniedziałku do piątku, aby wykonać swoją pracę. Ubieraliśmy się stosownie, zachowywaliśmy się stosownie i budowaliśmy relacje z kolegami. Po spróbowaniu pracy z domu, wiele osób chce nadal mieć możliwość pracy przynajmniej w niepełnym wymiarze godzin.

Raport „Future of Work” magazynu „The Economist” stwierdza, że ​​przeciętny pracownik chciałby pracować z domu przez prawie połowę czasu. Chociaż większość nie chce pracować z domu w pełnym wymiarze godzin, niektórzy wybraliby taką opcję. Firmy powinny oferować swoim pracownikom możliwość pracy z domu, ponieważ może to prowadzić do redukcji powierzchni biurowej i kosztów ogólnych.

Niektóre firmy technologiczne od lat dostrzegają korzyści płynące z elastycznego czasu pracy. Przyjmują one przyjemne i elastyczne podejście do pracy. Biura firm takich jak Google oferują strefy odpoczynku, zabawy, spotkań towarzyskich i wiele innych. Google był jednym z pionierów w tworzeniu biur, które dbają o zadowolenie pracowników. Zadowoleni pracownicy pracują ciężej i mądrzej.

Jak przygotować przestrzeń biurową swojej firmy na erę 2.0?

Obecnie wiele biur jest urządzonych w tradycyjny sposób, z biurkiem na pracownika, salami konferencyjnymi, a niektóre posiadają zaplecze cateringowe, pokój socjalny i toalety. W przyszłości, gdyby w biurze było mniej osób, jego wygląd mógłby się zmienić.

Jedną z rzeczy, za którymi najbardziej tęsknili ludzie podczas lockdownu, pracując z domu, byli ich współpracownicy. Podczas gdy współpraca odbywała się online za pomocą programów do spotkań, takich jak Zoom czy Teams, spotkania twarzą w twarz zostały odwołane. Z tego powodu większość chciałaby spędzić trochę czasu w biurze. Czy jednak każdy pracownik nadal potrzebuje biurka?

Firmy myślące przyszłościowo powinny rozważyć wykorzystanie przestrzeni, jeśli zamierzają dać pracownikom możliwość elastycznej pracy w hybrydowym systemie pracy . Współpraca jest skuteczniejsza w kontakcie bezpośrednim; czy biuro powinno bardziej koncentrować się na środowiskach współpracy?

Biuro to miejsce, w którym pracownicy mogą zanurzyć się w kulturze pracy i nawiązać kontakty towarzyskie z kolegami, co zapewnia im wysoki poziom dobrostanu i zdrowia psychicznego. Izolacja i samotność prowadzą do depresji i spadku produktywności.

Mając to na uwadze, niezwykle ważne jest, aby Twoje biuro po pandemii było miejscem przyjaznym, komfortowym i angażującym. Dobrostan w miejscu pracy powinien być priorytetem, a nacisk powinien być położony na zadowolenie pracowników. Dlatego warto zasięgnąć opinii i pomysłów pracowników, aby upewnić się, że nowy sposób pracy będzie skuteczny i korzystny dla Twojego zespołu.

Czego potrzebujesz, aby praca w biurze po pandemii przebiegała sprawnie?

Aby biuro po pandemii odniosło sukces, konieczna będzie współpraca między różnymi działami. Na początek warto sporządzić listę kontrolną wszystkich systemów, procesów, sprzętu i personelu, którzy muszą być zaangażowani w opracowanie prawidłowych procedur.

Infrastruktura

Solidna infrastruktura IT jest kluczem do sukcesu nowych, hybrydowych modeli pracy . Jeśli przestrzeń biurkowa jest ograniczona, konieczny będzie system rezerwacji biurek za pośrednictwem oprogramowania do rezerwacji biurek typu „hot desk” . Czy pracownicy muszą rezerwować sale konferencyjne lub przestrzeń do współpracy? Jeśli tak, powinien istnieć system rezerwacji sal konferencyjnych z oprogramowaniem do zarządzania nimi .

Aby wszystko działało bezproblemowo, niezbędna jest integracja systemów oprogramowania . Konieczne jest wdrożenie procesów, których pracownicy muszą przestrzegać, oraz wdrożenie zintegrowanych aplikacji, które umożliwią im wykonywanie pracy niezależnie od miejsca, w którym się znajdują.

Procesy

Wymagana będzie również aktualizacja polityki kadrowej. Czy pracownicy będą związani umowami o pracę na konkretne dni w biurze i poza nim, czy będą sami decydować o tym czasie? Kto będzie monitorował produktywność i zadowolenie pracowników? Konieczne będzie również wprowadzenie umów między organizacjami a pracownikami, aby zapewnić, że takie procedury bezpieczeństwa IT będą zawsze przestrzegane.

Konieczne będzie przeprowadzenie szkoleń z zakresu nowego oprogramowania, systemów i metod pracy. Posiadanie oprogramowania do zarządzania rezerwacjami pokoi jest bardzo proste, ale należy zadbać o to, aby personel został przeszkolony z jego prawidłowego użytkowania.

Należy również określić oczekiwania, w tym wszelkie kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które pracownicy powinni osiągać, sposób ich pomiaru oraz procedury postępowania w przypadku opóźnień. Produktywność jest zrozumiałym priorytetem dla pracodawców. Dzięki jasnym i zdefiniowanym celom wszyscy wiedzą, na czym stoją.

Czy pracownicy pracujący z domu otrzymają wynagrodzenie w formie rekompensaty za dodatkowe opłaty za media, takie jak prąd, ogrzewanie i dostęp do internetu? Jeśli tak, konieczne będzie opracowanie wytycznych wraz z umowami i procedurami, które umożliwią pracownikom ubieganie się o zwrot kosztów lub doliczenie ustalonej kwoty do wynagrodzenia według ustalonej stawki.

Wyposażenie

Czy Twój sprzęt wymaga modernizacji, aby dostosować się do warunków panujących w biurze po pandemii? Mogą to być systemy konferencyjne, kamery, ekrany, systemy telefoniczne, a nawet sprzęt. Gdyby standardem w modernizacji były komputery stacjonarne, laptopy mogłyby być bardziej sensowne ze względu na swoją mobilność. Oprócz systemów odzyskiwania danych warto również rozważyć ubezpieczenie.

Czy pracownicy będą pracować z własnego sprzętu IT z domu? Jeśli tak, jakie zasady należy wdrożyć, aby zapewnić bezpieczeństwo i ochronę poufnych danych?

Aby zapewnić pracownikom bezpieczną pracę z domu, warto skorzystać z usługi VPN. Dzięki niej sieć Twojej firmy wie, skąd pracownik uzyskuje dostęp do informacji, co może pomóc w zapobieganiu próbom włamań. Oprogramowanie antywirusowe jest niezbędne, aby zapobiec uszkodzeniu systemu przez złośliwe oprogramowanie lub kradzieży danych.

Pracownik będzie potrzebował dostępu do aplikacji i programów, z których regularnie korzysta; jeśli ma osobny komputer w pracy, będzie potrzebował zdalnego dostępu do swojego miejsca pracy. Chmura jest do tego idealna.

Czy biura mogą zostać całkowicie zamknięte?

Niektóre firmy mogą rozważać likwidację swoich powierzchni biurowych, aby radykalnie obniżyć koszty ogólne. Będzie to wymagało gruntownej przebudowy wszystkich systemów. Czy pracownicy będą pracować w pełnym wymiarze godzin z domu, czy też powstanie jakaś forma trzeciej przestrzeni roboczej, na przykład centrum współpracy, gdzie pracownicy będą mogli spotykać się, wymieniać pomysłami i wspólnie pracować?

British Airways zamyka swoją siedzibę główną na Heathrow , ponieważ duży kompleks biurowy nie będzie już potrzebny dzięki nowym zasadom pracy. Nie są w tym osamotnieni. Redukcja zatrudnienia i umożliwienie pracownikom pracy z domu pozwala firmie oszczędzać pieniądze. Jednak pracownicy nadal muszą mieć możliwość kontaktów towarzyskich, aby budować więzi i relacje zawodowe, które zwiększają produktywność i innowacyjność.

Sale konferencyjne i sale spotkań nadal powinny być dostępne dla pracowników, którzy będą mogli się spotykać i współpracować. Kadra kierownicza również będzie musiała się spotykać; dział HR nadal będzie musiał rozmawiać z pracownikami, przeprowadzać oceny i wywiady. Jeśli ta przestrzeń będzie poszukiwana, systemy rezerwacji sal konferencyjnych staną się niezbędne.

Sukces cyfrowego biznesu zależy od systemów i procedur, na których się opiera. To one zapewniają jego funkcjonowanie. Podstawową infrastrukturą biurową są sieć, serwery i stacje robocze. Sprzęt taki jak drukarki, kopiarki itp. jest niezbędny.

Nie wyobrażamy sobie, że biura zostaną całkowicie zamknięte w najbliższym czasie, choć możliwe jest, że zostaną znacznie zmniejszone.

Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, wszyscy zostaliśmy rzuceni w wirtualną rzeczywistość, nie przygotowani na spotkania, naukę w szkole i izolację. Nie mając wyboru, większość z nas dała sobie radę, udowadniając, że praca z domu jest realną możliwością. Systemy nie były gotowe, ale ten eksperyment w realnym świecie pokazał, co jest potrzebne, aby to zadziałało.

Menedżerowie IT doskonale rozumieją teraz, jak wygląda praca zespołowa z domu, do czego potrzebują dostępu i jakie procesy wymagają usprawnienia. Większe firmy, takie jak Google, prawdopodobnie będą pionierami, a mniejsze firmy pójdą w ich ślady w ciągu najbliższej dekady.

Wyobraź sobie dzień pracy w roku 2030 – być może nawet nie będziesz musiał chodzić do biura. Biuro obsługi klienta mogłoby świadczyć na żądanie usługi doradztwa kadrowego, prawnego i księgowego z dowolnego miejsca z dostępem do Wi-Fi. Dla większości pracowników standardem może być praca na laptopach lub tabletach w domu i przychodzenie tylko na spotkania. Wszystkie te spotkania będą rezerwowane online za pośrednictwem oprogramowania do rezerwacji.

Ostatecznie biura po pandemii doświadczą wielu zmian. Choć mogą się one różnić w zależności od firmy, oczekuje się, że więcej osób na całym świecie będzie pracować elastyczniej. Przynosi to wiele korzyści, takich jak znacznie szerszy wybór talentów w rekrutacji, większe zadowolenie pracowników i niższe koszty ogólne. Biuro może skupić się na przestrzeniach współpracy, które pozwolą rozwijać pomysły, wprowadzać innowacje i nawiązywać relacje w atmosferze kultury pracy.