Prosty przewodnik po systemach hot deskingu

Przejście na model hybrydowy sprawiło, że wiele biur stało się zbyt dużych. Firmy deklarują, że potrzebują o 30-40% mniej przestrzeni niż wcześniej. ¹ Jednak biorąc pod uwagę, że większość pracowników chce spędzać w biurze przynajmniej trochę czasu tygodniowo, problem nie jest już taki prosty.

Poznaj pojęcie „gorącego biurka”.

Jeśli pracownicy mogą dzielić biurka w zależności od tego, kto jest na miejscu, a kto w domu, pracodawcy mogą obniżyć koszty ogólne nieruchomości, jednocześnie oferując wszystkim przestrzeń biurową. Aby jednak hot desking był skuteczny, musi być łatwy w obsłudze dla pracowników i prosty w zarządzaniu dla firm.

Tutaj właśnie pojawia się solidny system pracy w trybie hot desk.

W tym przewodniku przedstawimy wszystko, co musisz wiedzieć o systemach hot deskingu: od tego, jak działają, po funkcje, na które warto zwrócić uwagę, a także wskazówki dotyczące pomyślnego wdrożenia nowego systemu.

Bezproblemowy system pracy w systemie hot desking jest kluczowym elementem skutecznej strategii pracy hybrydowej. Pracownicy muszą czuć się podekscytowani ograniczonym czasem spędzanym w biurze i mieć możliwość łatwego zwiększania produktywności. Praca w systemie hot desking to nie tylko sposób na redukcję kosztów nieruchomości, ale element hybrydowej strategii współpracy, która definiuje przyszłość pracy.

Zacznijmy.

Czym jest system hot deskingu?

Hot desking to system organizacji miejsca pracy. Zamiast przydzielonego lub stałego stanowiska pracy, pracownicy mogą korzystać z dowolnego dostępnego biurka, gdy przychodzą do biura, aby pracować.

Choć koncepcja hot deskingu jest stosunkowo prosta, jej wdrożenie może być trudne. Firmy potrzebują systemów, które zapewnią, że każdy, kto potrzebuje biurka w danym dniu, będzie mógł je mieć. Aby zapewnić odpowiednie udogodnienia – i uniknąć marnowania zasobów – firmy muszą wiedzieć, jak duży ruch mogą spodziewać się w swoich biurach.

Systemy hot deskingu, takie jak Cloudbooking, zostały zaprojektowane, aby rozwiązać te problemy. Działają one poprzez zaproszenie pracowników do zgłoszenia zamiaru pracy w biurze w danym dniu, a następnie zarezerwowania biurka. Dzięki temu firmy uzyskują informacje i wgląd niezbędne do zarządzania codzienną logistyką hot deskingu.

Jakie są korzyści z rozwiązań hot desking?

Wraz z transformacją pracy hybrydowej, która na nowo zdefiniowała rolę biura , systemy hot deskingu oferują organizacjom szeroki wachlarz korzyści. Należą do nich:

Wspieranie współpracy i produktywności

Jedną z wielu zalet pracy hybrydowej jest lepsza współpraca2 ^. Wiele rozwiązań hot deskingu oferuje funkcje, które pomagają współpracownikom optymalnie wykorzystać czas spędzony razem w biurze. Należą do nich funkcje, które umożliwiają członkom zespołu:

• umawiać się na pracę w biurze w tym samym czasie
• znajdź współpracowników, którzy pracują w biurze tego samego dnia
• biurka z książkami obok siebie
• zarezerwować biurko w imieniu kolegi

Poprawa zaangażowania pracowników

Wdrożenie elastycznych form pracy i przygotowanie się na przyszłość rynku pracy to jeden z kluczowych czynników wpływających na zaangażowanie pracowników w zespołach hybrydowych . Wdrożenie systemów wspierających pracę hybrydową i inne elastyczne praktyki może pomóc w poprawie morale i zwiększeniu zaangażowania pracowników.

Możliwość efektywniejszego wykorzystania zasobów

Biorąc pod uwagę, że przeciętny pracownik hybrydowy pracuje w biurze tylko 2.6 dnia w tygodniu[ ^3] , systemy hot deskingu zapewniają firmom wgląd, który może pomóc im w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących wykorzystania i alokacji zasobów. Dzięki danym w czasie rzeczywistym o tym, jak pracownicy korzystają z biura, firmy mogą strategicznie podchodzić do takich kwestii, jak planowanie przestrzeni i projektowanie przyszłych biur.

Zmniejszenie kosztów

Umożliwiając wielu pracownikom współdzielenie biurek i stanowisk pracy, firmy mogą lepiej wykorzystać swoją przestrzeń biurową. W niektórych przypadkach mogą nawet zmniejszyć ilość potrzebnej powierzchni biurowej w danej lokalizacji. Po wdrożeniu systemu rezerwacji biurek Cloudbooking, Experian – wiodąca na świecie firma świadcząca usługi informacyjne – zdołała zmniejszyć powierzchnię biurową w Wielkiej Brytanii i Irlandii o 57%.

Kluczowe cechy solidnego systemu hot deskingu

Jeśli zamierzasz zainwestować w system do pracy przy biurku typu hot desk, upewnij się, że uwzględniłeś w nim kilka rzeczy:

Łatwość użytkowania dla pracowników

Przede wszystkim, aby system hot deskingu był skuteczny, musi być łatwy w obsłudze. Pamiętaj, że system dostarczy niezbędnych danych tylko wtedy, gdy pracownicy będą chcieli i będą mogli z niego korzystać.

W rezultacie większość nowoczesnych systemów hot deskingu jest cyfrowa i dostępna dla pracowników z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Aby zapewnić jak najprostszą obsługę, najbardziej zaawansowane systemy obejmują:

• Obsługa smartfonów. Wielu pracowników uważa aplikacje mobilne za znacznie szybsze i łatwiejsze w obsłudze niż oprogramowanie na komputery stacjonarne. Systemy hot deskingu, dostępne za pośrednictwem mobilnych aplikacji do rezerwacji biurek, mają dodatkową zaletę – pozwalają pracownikom rezerwować biurka i aktualizować swoje plany w podróży.
• Funkcjonalność meldowania/wymeldowywania. Dzięki temu pracownicy mogą szybko i łatwo meldować się i wymeldowywać z przestrzeni w czasie rzeczywistym. Cloudbooking wspiera to za pomocą technologii kodów QR.
• Integracje z popularnymi kalendarzami cyfrowymi (np. Microsoft 365, Google Workspace). Te integracje tworzą automatyczne wydarzenia w kalendarzu dla rezerwacji dokonanych za pośrednictwem systemu hot desking, oszczędzając czas i eliminując potencjalne pomyłki.
• Obsługa wielu języków. Może to być szczególnie pomocne dla firm zatrudniających pracowników na całym świecie.

Możliwość wzbogacenia doświadczenia „pracy z biura”

Wiele systemów hot deskingu obejmuje dodatkowe funkcje, które mogą pomóc w usunięciu przeszkód związanych z hot deskingiem i ulepszyć wrażenia „w biurze” dla pracowników hybrydowych:

• Wyszukiwanie współpracowników: aby umożliwić pracownikom sprawdzenie, kto jeszcze znajduje się w biurze w tym samym czasie.

• Technologia orientacji: aby pomóc pracownikom poruszać się po biurze i znaleźć zarezerwowane przez nich biurko.
• Rezerwacja sali konferencyjnej: do zezwolić pracownikom na rezerwację przestrzeni formalnych i nieformalnych podczas gdy są w biurze.
• Zarządzanie parkingiem: aby umożliwić kierowcom zarezerwuj miejsce parkingowe w zaplanowanych dniach w biurze.

Dane zapewniające wgląd w czasie rzeczywistym

Systemy hot deskingu dostarczają przydatnych danych o zajętości miejsca pracy , takich jak:

• Wykorzystanie biurka: jak efektywnie wykorzystywana jest przestrzeń biurowa na osobę
• Gęstość zatrudnienia: ile powierzchni biurowej przypada na jedną osobę w danym miejscu pracy
• Zajętość w czasie rzeczywistym: ilu pracowników znajduje się w miejscu pracy w danym momencie
• Średni czas trwania wakatów na stanowisku: czas, w którym miejsce pracy pozostaje niezajęte pomiędzy rezerwacjami.

Integracje z innymi narzędziami i systemami

Wiele systemów hot deskingu integruje się z szeregiem innych narzędzi i systemów, aby zapewnić jeszcze dokładniejsze dane o zajętości przestrzeni roboczej. Cloudbooking integruje się z szeroką gamą oprogramowania i sprzętu – takimi jak aplikacje do nawigacji i czujniki biurowe – oferując kompleksowy zestaw narzędzi do zarządzania miejscem pracy, które płynnie ze sobą współdziałają.

Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do pracy przy biurku typu hot desk

Ponieważ hot desking to stosunkowo nowa inicjatywa w wielu biurach, czasami trudno jest zdecydować, od czego zacząć przy wyborze systemu, który będzie ją obsługiwał.

Jeśli rozważasz za i przeciw konkretnego rozwiązania, pomocne może okazać się zastanowienie się nad poniższymi pytaniami:

Pytanie 1: Czy pomoże nam to osiągnąć nasze cele?

Czy system hot deskingu ma na celu promowanie współpracy, poprawę efektywności, czy po prostu ułatwienie pracownikom dostępu do biura? Niezależnie od celów, upewnij się, że wybrane rozwiązanie zawiera funkcje i funkcjonalności, które będą wspierać te cele.

Pytanie 2: Czy rozwiązanie będzie łatwe w obsłudze dla pracowników?

Jeśli system hot deskingu jest trudny lub niewygodny w obsłudze dla pracowników, firma prawdopodobnie nie odniesie wielu korzyści z jego wdrożenia. Szukaj rozwiązań zaprojektowanych tak, aby korzystanie z niego było jak najprostsze. Mogą to być systemy z funkcjami takimi jak aplikacja mobilna, technologia kodów QR i integracja z kalendarzem.

Pytanie 3: Czy dostarczy nam potrzebnych informacji?

Zastanów się nad danymi, których organizacja potrzebuje do osiągnięcia swoich celów. Czy potrzebuje lepszego wglądu w to, jak długo wykorzystywane jest każde biurko, czy ile osób przebywa w biurze każdego dnia? Upewnij się, że wdrażane narzędzie zapewni Ci łatwy dostęp do tych wskaźników. Aby uzyskać najbardziej aktualne dane, szukaj systemów oferujących analizy w czasie rzeczywistym.

Pytanie 4: Jak rozwiązanie wpasuje się w nasz obecny „stos technologiczny”?

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, czy narzędzie, które rozważasz, może zintegrować się z zestawem narzędzi cyfrowych, które są już w użyciu (tj. z „zestawem technologicznym” firmy). Czy rozważane rozwiązanie ma funkcjonalność umożliwiającą integrację na przykład z Twoim systemem kalendarza online? Czy oferuje integrację z innym oprogramowaniem lub sprzętem, które mogą okazać się przydatne?

Jak skutecznie wdrożyć system hot deskingu

Wdrożenie ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdego nowego systemu lub procesu, a hot desking nie jest tu wyjątkiem. Oto kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę, rozważając wdrożenie nowego systemu hot deskingu:

• Zaangażowanie pracowników

Choć wielu pracowników może być zwolennikami hot deskingu, niektórzy mogą czuć się niepewnie – zwłaszcza ci, którzy lubili mieć przydzielone biurko. Niektórzy mogą być niechętni do korzystania z niego, podczas gdy inni mogą postrzegać go po prostu jako dodatkowe obciążenie administracyjne.

Zaakceptowanie nowego rozwiązania hot deskingu przez pracowników jest kluczowe. Dlatego ważne jest, aby zasięgnąć ich opinii już na wczesnym etapie procesu. Poinformuj ich z odpowiednim wyprzedzeniem, że firma planuje wprowadzenie systemu rezerwacji biurek, poznaj ich największe wyzwania związane z obecnym podejściem do hot deskingu i zastanów się, jak system cyfrowy mógłby rozwiązać te problemy.

• Komunikacja

Po wybraniu systemu pracy w trybie hot deskingu należy poinformować pracowników o podjętej decyzji i o tym, czego mogą się spodziewać w dalszej kolejności.

Warto podzielić się informacjami kilka razy przed wdrożeniem narzędzia, aby każdy miał szansę otrzymać wiadomość i uzyskać odpowiedzi na wszelkie pytania. Należy podkreślić, w jaki sposób rozwiązanie rozwiąże problemy zgłaszane przez członków zespołu, i przypomnieć im, że system pomoże organizacji wywiązać się z zobowiązania do elastycznych praktyk pracy.

• Onboarding i szkolenie

Pracownicy powinni być w stanie od razu efektywnie korzystać z nowego systemu hot deskingu. Im szybciej zaczną z niego korzystać, tym szybciej odczują korzyści płynące z tej technologii.

Mając to na uwadze, zastanów się, co członkowie zespołu muszą wiedzieć o systemie i jak możesz im sprawnie i skutecznie udostępniać te informacje. Czy istnieje możliwość przeprowadzenia szkolenia, nagrania filmu lub udostępnienia artykułów pomocy technicznej? Twój dostawca oprogramowania może zapewnić Ci wsparcie w tym zakresie.

Po rozpoczęciu korzystania z systemu pracownicy mogą potrzebować ciągłego szkolenia i wsparcia, dlatego należy ich poinformować, jak mogą uzyskać pomoc w razie potrzeby. Może to obejmować przydzielenie osoby wewnętrznej do udzielania odpowiedzi na pytania dotyczące systemu lub skierowanie pracowników do centrum pomocy lub bazy wiedzy dostawcy oprogramowania.

• Monitorowanie i przeglądanie

Po wdrożeniu systemu hot deskingu, uważnie monitoruj tempo adopcji i jakość danych generowanych przez narzędzie. Poproś pracowników o opinię na temat łatwości korzystania z systemu i upewnij się, że znają wszystkie jego przydatne funkcje i możliwości.

Więcej wskazówek dotyczących udanej implementacji znajdziesz w naszym artykule na temat pułapek, których należy unikać przy integracji nowego systemu hot deskingu.

Jakie rezultaty można osiągnąć dzięki rozwiązaniom typu hot desking?

W Cloudbooking nasz kompleksowy i łatwy w obsłudze system pracy w trybie hot deskingu pomógł wielu organizacjom osiągnąć cele związane z hybrydową pracą.

W miesiącach następujących po wybuchu pandemii COVID-19 Rakuten Advertising był w stanie zapewnić pracownikom bezpieczny powrót do miejsca pracy, wdrażając nasze rozwiązanie do rezerwacji biurek w swoich biurach w Londynie, Paryżu, Brighton i Sydney,

Jako partner w transformacji cyfrowej, Cloudbooking odegrał kluczową rolę we wspieraniu Experian w realizacji misji „Przyszłość Pracy”. Dzięki integracji naszych systemów rezerwacji stanowisk, zarządzania gośćmi i zarządzania parkingami we wszystkich swoich oddziałach w Wielkiej Brytanii, Experian oferuje teraz pracownikom ujednolicone doświadczenie.

Firma JLL Investment Management Company poinformowała, że ​​system hot deskingu firmy Cloudbooking oraz inne rozwiązania do zarządzania miejscem pracy pomogły jej pracownikom „ponownie stać się częścią zespołu i zbudować silniejsze więzi” w obliczu pandemii.

Szukasz systemu pracy w trybie hot desking, który umożliwi pracę hybrydową?

Ponieważ 83% brytyjskich firm oferuje obecnie pracę hybrydową4 ^, świat pracy zmienił się nieodwracalnie w ostatnich latach. Jeśli chodzi o oprogramowanie do pracy hybrydowej , które może wspierać „nową normalność”, solidny system pracy w trybie „hot desk” jest koniecznością.

Innowacyjny i łatwy w obsłudze system rezerwacji biurek Cloudbooking oferuje mnóstwo narzędzi i funkcji, które pomogą Ci zapewnić sukces hot deskingu w Twojej organizacji. Aby zobaczyć go w akcji, skontaktuj się z nami i zarezerwuj bezpłatną wersję demonstracyjną już dziś.

_{1 Duże miasta są teraz pełne pustych biurowców. Co dalej?
2 Zalety i wyzwania pracy hybrydowej | Gallup
3 Przyszłość biura już nadeszła: jest hybrydowa | Gallup
4 Elastyczne i hybrydowe metody pracy w 2023 r. | CIPD}