6 Armadilhas a Superar ao Integrar um Novo Sistema de Reserva de Mesas

1. Falta de clareza sobre a necessidade de um sistema de reservas de mesas.

Se você não entende claramente por que precisa de um sistema de reserva de mesas, está se preparando para o fracasso. Seu sistema de reserva de mesas deve ser uma ferramenta que atenda às necessidades tanto da empresa quanto dos funcionários. Como ele pode fazer isso de forma eficaz se você nem sequer sabe quais são essas necessidades?

Existem muitos motivos pelos quais as organizações decidem adotar um sistema de mesas compartilhadas. Estes são os mais comuns:

• Para melhorar a utilização do espaço
• Para reduzir os custos operacionais
• Promover trabalho flexível
• Promover colaboração
• Para promover a autonomia dos funcionários.
• Criar um ambiente de trabalho moderno que seja atraente para profissionais talentosos e que os recrute.
• Para criar uma barreira temporária, você pode usar móveis que já estão em sua casa. Cultura organizacional positiva que promove o bem-estar dos funcionários e aumenta a retenção de talentos.

O conceito de mesas rotativas existe há décadas e, infelizmente, ganhou má fama. O processo pode gerar caos e insatisfação se não for conduzido adequadamente. Os funcionários podem resistir à mudança e muitas vezes veem as mesas rotativas como nada mais do que uma medida de redução de custos implementada pelos empregadores para otimizar o uso do espaço.

No entanto, os modernos sistemas de mesas compartilhadas são mais do que simplesmente uma solução para otimizar o espaço. O termo contemporâneo para mesas compartilhadas é " hotelagem de espaço de trabalho" . Isso porque a tecnologia permite que os espaços de trabalho sejam reservados com antecedência, o que resolve o antigo problema dos funcionários de chegarem ao trabalho sem conseguir encontrar uma mesa adequada perto de seus colegas.

É por isso que você precisa de um sistema de reserva de mesas, e o que você escolher deve atender às necessidades tanto da sua empresa quanto dos seus funcionários. Depois de entender claramente por que você precisa de um sistema de reserva de mesas, você poderá garantir que tenha as ferramentas certas à disposição.

2. Ausência de uma análise adequada sobre qual sistema de reservas de mesas é o mais indicado para o seu negócio.

Isso dá sequência ao ponto anterior. Primeiramente, você deve ter clareza sobre o motivo pelo qual precisa de um sistema de reserva de mesas. Em seguida, é fundamental analisar as soluções de diferentes fornecedores para garantir que a opção escolhida atenda às necessidades da sua empresa e dos seus funcionários.

Um sistema de reserva de mesas inadequado provavelmente resultará no caos e na frustração associados aos sistemas tradicionais de mesas compartilhadas . A tecnologia por trás dos sistemas de reserva de mesas é projetada para superar esses problemas, portanto, o sistema escolhido deve atender às suas necessidades.

A integração eficaz de um novo sistema de reservas de mesas depende da sua capacidade de obter o apoio de todos. Se você não pesquisar o melhor sistema para o seu negócio antes de investir, poderá descobrir que seus funcionários o rejeitam. Lembre-se: você está buscando uma solução, não um produto que crie mais problemas do que soluções.

Como garantir que você tenha a solução certa? Primeiro, faça uma lista de todos os recursos essenciais e, talvez, de alguns desejáveis ​​também. Pesquise para ver quais soluções estão disponíveis. Compare os recursos e os preços das diferentes opções. Consulte as avaliações dos clientes para avaliar os níveis de satisfação e leia depoimentos para ver como um produto resolveu os problemas de outras empresas e atendeu às suas necessidades.

Entre em contato com os fornecedores para obter mais informações e esclarecer quaisquer dúvidas. Um bom fornecedor oferecerá uma demonstração do produto e talvez até mesmo um período de teste gratuito. Um período de teste gratuito é uma ótima maneira de conhecer o produto e seus recursos. Experimente para ver se ele é adequado para o seu negócio.

3. Oferecer um sistema independente em vez de um sistema totalmente integrado.

Existem diversos problemas com os sistemas tradicionais de reservas em balcão. Esses tipos de soluções são extremamente limitados e, como resultado, geram trabalho e custos adicionais, além de frequentemente causarem problemas indesejados, como reservas duplicadas e faltas.

Em contrapartida, um sistema de reserva de mesas totalmente integrado funcionará perfeitamente com outros sistemas de gestão de espaços de trabalho e aplicativos empresariais. Isso significa que ele pode ser implementado com pouco ou nenhum treinamento da equipe e não sobrecarregará desnecessariamente sua equipe de TI. Como os sistemas integrados funcionam perfeitamente com seus aplicativos empresariais, as reservas podem ser feitas rapidamente e a equipe administrativa e de instalações terá todas as informações necessárias.

Os funcionários poderão acessar todas as informações necessárias em tempo real para fazer a reserva mais adequada, reduzindo decepções e faltas. Um sistema integrado proporciona capacidade adicional de gestão de recursos, como reservas de visitantes , serviços de alimentação, etc. As pessoas relevantes poderão acessar o sistema de diversos dispositivos e locais, otimizando todo o processo.

Essa solução simplificada, com aplicativos de software integrados, é ideal para empresas que operam em várias localidades. Ela oferece uma solução descomplicada para todos os aspectos da gestão do ambiente de trabalho, o que significa facilidade de implementação, redução de custos e operações mais eficientes.

4. Ignorar a saúde, o bem-estar e a cultura do local de trabalho dos funcionários ao integrar um novo sistema de reserva de mesas.

Quando implementado de forma eficaz e pelos motivos certos, o modelo de "hoteling no local de trabalho" deve visar aprimorar a cultura organizacional. Deve promover flexibilidade, autonomia e colaboração. Deve considerar as necessidades dos funcionários e ser tão eficaz que atraia talentos para a organização.

Como o seu sistema de reserva de mesas pode promover a saúde, o bem-estar e uma cultura organizacional positiva para os funcionários? Comece por solicitar o feedback dos colaboradores antes de implementar novas estratégias – descubra as necessidades e preocupações dos seus funcionários. Crie diferentes espaços reserváveis ​​para atender a diversas necessidades, como cabines privativas para trabalho silencioso, estações de trabalho em equipe, áreas confortáveis, espaços para reuniões rápidas e salas de reunião. Certifique-se de atender aos funcionários com deficiência ou condições específicas que exijam adaptações no seu espaço de trabalho.

Por fim, certifique-se de que seu sistema de reserva de mesas atenda às necessidades dos seus funcionários. Escolha a solução ideal, que seja fácil de usar, permita que eles reservem com antecedência, vejam onde os colegas estarão trabalhando e encontrem espaços tranquilos.

Ao envolver seus funcionários na mudança e demonstrar que você se importa com as necessidades e o bem-estar deles, você tem muito mais chances de obter a adesão deles e garantir um processo de integração tranquilo.

5. Não permitir que os funcionários se autogerenciem (novamente por meio de sistemas integrados)

Um sistema integrado permite que os funcionários se autogerenciem, o que lhes confere autonomia e maior controle sobre o seu trabalho. Sistemas independentes e obsoletos, gerenciados pela recepção ou pela equipe administrativa, aumentam a carga de trabalho desses funcionários e reforçam a negatividade associada aos sistemas tradicionais de mesas compartilhadas.

Quando os funcionários podem visualizar e reservar seu espaço de trabalho usando um sistema integrado, eles têm controle sobre onde, quando e com quem trabalham. Isso facilitará muito a integração do sistema, pois todos estarão a par da situação.

Quando os funcionários não têm controle sobre o local de trabalho, a produtividade diminui. Isso ocorre porque os funcionários ficam insatisfeitos e as equipes não conseguem colaborar de forma eficaz. Ao escolher um sistema integrado que permita a autogestão por parte dos funcionários, você garante que o sistema de gestão de espaços de trabalho (hotelling) da sua empresa funcione conforme o planejado.

6. Acreditar que todos os funcionários têm as mesmas necessidades em relação a um sistema de reserva de mesas.

Se você acredita que todos os funcionários têm as mesmas necessidades em relação a um sistema de reserva de mesas, acabará com uma solução genérica que, na verdade, não atende a quase ninguém. Como mencionado anteriormente, é uma boa ideia consultar sua equipe antes de implementar um novo sistema de reserva de mesas. Fazer isso e ouvir o feedback garantirá que o produto final seja muito mais fácil de integrar.

Que perguntas você deve fazer aos seus funcionários? Comece avaliando a opinião geral sobre o compartilhamento de mesas no ambiente de trabalho. Entender as preocupações dos seus funcionários pode ajudá-lo a encontrar um sistema de reserva de mesas que atenda a essas questões. Será mais fácil obter a adesão das pessoas se você puder demonstrar que sua tecnologia está superando os problemas percebidos.

Em seguida, determine as necessidades de trabalho dos diferentes indivíduos em sua organização. Enquanto alguns trabalharão predominantemente de forma independente, outros colaborarão mais e precisarão estar sentados perto de suas equipes. Da mesma forma, diferentes tipos de espaço de trabalho serão necessários para atender a essas diferentes necessidades.

Como seus funcionários têm diferentes necessidades de espaço de trabalho, seu sistema de reserva de mesas deve ter vários recursos para garantir que as necessidades de todos sejam atendidas. Uma abordagem integrada permitirá que os funcionários se comuniquem com suas equipes sem esforço e reservem o espaço adequado. Permitirá que aqueles que procuram um espaço de trabalho mais silencioso vejam quais áreas estão mais movimentadas. Permitirá que os gerentes acompanhem suas equipes. Fornecerá à equipe de instalações todas as informações necessárias para que desempenhem suas funções com eficiência.

Agora que você conhece as possíveis armadilhas da integração de um novo sistema de reserva de mesas, pode tomar as medidas adequadas para evitá-las. Tenha clareza sobre o motivo pelo qual precisa de um sistema de reserva de mesas, pesquise o melhor sistema integrado e certifique-se de manter as necessidades dos funcionários em primeiro plano durante todo o processo. Seguindo essas dicas, você garantirá uma transição tranquila para o modelo de espaços de trabalho compartilhados.