Organizações que buscam o retorno ao escritório após a pandemia estão recorrendo ao sistema de coworking para tornar o ambiente de trabalho mais seguro e eficiente. Se você está pensando em reabrir seu local de trabalho, o coworking pode ser a solução ideal. Respondemos às perguntas mais frequentes sobre coworking, incluindo como funciona e o que você precisa para começar.
A pandemia da COVID-19 e as mudanças drásticas que provocou na gestão de escritórios levaram a uma tendência crescente de escritórios compartilhados: um modelo em que mesas e espaços de escritório são partilhados entre os funcionários, em vez de terem utilizadores dedicados.
Existem dois fatores principais que impulsionam esse desenvolvimento.
- Muitos trabalhadores já não querem estar no escritório em tempo integral. De acordo com um estudo de 2022 da Ivanti, 71% dos funcionários Prefeririam a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar a uma promoção; 45% não queriam voltar ao escritório por nenhum motivo.Isso levou a um aumento na demanda por trabalho híbrido Arranjos — em que os funcionários dividem seu tempo entre o trabalho remoto e o escritório.
- Os empregadores querem reduzir o espaço de seus escritórios.. No Reino Unido, 37% das organizações Segundo uma reportagem da Robert Walters, muitas empresas estão considerando reduzir o tamanho de seus escritórios após a COVID-19.
O sucesso da experiência global de trabalho remoto, impulsionada pela crise do coronavírus, só reforça a importância de gestores e funcionários adotarem novas formas de trabalho. De fato, uma pesquisa da PwC mostra que 83% dos empregadores consideram bem-sucedida a transição para o trabalho remoto em decorrência da COVID-19.
Resultados da pesquisa da PwC
Fonte: PwC
Tudo o que você precisa saber sobre escritórios em regime de hotelaria.
Se a sua organização está em processo de reabertura do escritório e, ao mesmo tempo, buscando novas maneiras de otimizar o uso das instalações, o sistema de escritórios compartilhados (office hoteling) pode ser a solução ideal. Como um desdobramento do trabalho baseado em atividades , o sistema de escritórios compartilhados é uma das muitas abordagens para criar configurações de trabalho flexíveis e atender às solicitações dos funcionários por trabalho remoto.
Mas o que exatamente é o conceito de "office hoteling" e como funciona? Respondemos a essas e outras perguntas frequentes abaixo.
1. O que é o conceito de "hotel de escritório"?
O conceito de "office hoteling", também conhecido como "skate hoteling", "skate booking" ou "workspace hoteling", é um método ágil e flexível de gestão de escritórios no qual mesas, salas de reunião, salas de conferência e estações de trabalho são compartilhadas entre os funcionários de acordo com um cronograma dinâmico. Pense nisso como a abordagem oposta à alocação de pessoas a espaços de trabalho permanentes.
Como o próprio nome sugere, o conceito de "workspace hoteling" permite que os funcionários reservem assentos e espaços de escritório não atribuídos sob demanda — assim como acontece ao reservar um quarto de hotel. E, assim como em um hotel, qualquer "hóspede" pode usar uma estação de trabalho ou escritório, desde que tenha uma reserva, é claro.
É aí que entram as plataformas de compartilhamento de espaços de trabalho, como softwares de reserva de mesas ou de salas de reunião.
As plataformas de escritórios compartilhados permitem que os funcionários reservem salas e mesas online com antecedência, com base em características solicitadas, como localização no prédio/andar ou tamanho e tipo da sala. Em alguns escritórios, as opções de escritórios compartilhados serão determinadas por atividades específicas no local de trabalho — por isso, o uso de escritórios compartilhados é uma abordagem para o trabalho baseado em atividades (falaremos mais sobre isso adiante).
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2De onde surgiu o conceito de "escritório hotelado"?
Embora as origens exatas do conceito de "office hoteling" não sejam claras, um de seus primeiros defensores foi a empresa de contabilidade "Big Four" Ernst & Young (EY).
Em 1993, a empresa reduziu o tamanho de seus escritórios no Condado de Orange para diminuir custos, reduzindo a ocupação de quatro para apenas um escritório. Em seguida, adotaram o sistema de escritórios compartilhados para realocar funcionários entre as instalações menores. Embora controversa, a medida permitiu à EY reduzir os custos com espaço de escritório em 35% a 40%.
Na década de 1990, apenas um pequeno grupo de grandes empresas nos Estados Unidos havia adotado o modelo de escritórios compartilhados. Entre elas, estavam gigantes da tecnologia como a IBM, a empresa de análise de dados empresariais Dun & Bradstreet e a extinta empresa de contabilidade Arthur Andersen.
Hoje, o sistema de escritórios compartilhados (hoteling) ainda desempenha um papel fundamental na estratégia de trabalho flexível da EY. Em 2014, os escritórios da empresa em Fort Worth utilizaram esse sistema para incentivar os funcionários a interagirem e criarem conexões com outras equipes.
3. Quais são os benefícios do sistema de escritórios compartilhados?
A redução de custos é, sem dúvida, o maior fator que leva as organizações a adotarem o modelo de escritórios compartilhados.
Por exemplo, em 2015, o Departamento de Segurança Interna (DHS) e a Administração de Serviços Gerais (GSA) dos EUA identificaram o compartilhamento de espaços de trabalho como uma tática vital para reduzir a ocupação individual de escritórios por funcionário em suas sedes de 230 pés quadrados para 155 pés quadrados. Previa-se que essa medida aumentaria a ocupação dos escritórios para 18,000 funcionários e reduziria os custos operacionais em US$ 1 bilhão.
Mais recentemente, o modelo de escritórios compartilhados ressurgiu como uma forma de introduzir flexibilidade no ambiente de trabalho. Com mais pessoas do que nunca preferindo trabalhar remotamente, esse modelo pode dar suporte a espaços de trabalho híbridos e garantir que os funcionários possam organizar seu tempo de forma eficaz entre o teletrabalho e o trabalho presencial.
Leitura complementar: Um miniguia: como adotar o trabalho híbrido
4. Hotelar um espaço de trabalho é o mesmo que usar uma mesa compartilhada?
Escritórios em regime de hotel versus escritórios com mesas compartilhadas — qual a diferença?
O termo "escritório hotelado" é frequentemente usado como um termo genérico para todos os métodos de compartilhamento de escritórios e mesas . Mas, na verdade, um escritório "hotelizado" tem a função específica de permitir que os funcionários reservem uma mesa ou espaço de trabalho antes ou ao chegarem ao escritório.
Em contraste, o termo "hot desking" refere-se a configurações de escritório onde vários funcionários compartilham um único espaço ou estação de trabalho em diferentes períodos. A forma como esses espaços de trabalho individuais são compartilhados depende, em última análise, do empregador. Isso pode ser feito através de:
- Por ordem de chegada.
- Horários variáveis
- Uma plataforma para reserva de mesas e quartos.
Leitura relacionada: O que é Hot Desking? O Guia Definitivo do Cloudbooking
5. Como funciona o software de gestão de escritórios compartilhados?
Plataforma de reserva de mesas da Cloudbooking
Embora diferentes plataformas de escritórios compartilhados ofereçam recursos distintos, que vão desde códigos QR até análises avançadas, a maioria delas possui as mesmas funções essenciais:
- Permitem que os empregadores criem uma planta virtual do escritório e mapeiem estações de trabalho individuais, superfícies, salas de reunião, salas de conferência e muito mais.
- Os funcionários podem reservar cada espaço de trabalho por meio de um portal online, geralmente uma página da web ou um aplicativo.
- Os trabalhadores indicam por quanto tempo pretendem utilizar o espaço de trabalho.
- O sistema de "hoteling" de escritórios bloqueia o espaço de trabalho durante o período de expediente do funcionário, evitando reservas conflitantes.
6. Quais são as vantagens e desvantagens do modelo de escritórios compartilhados?
Um estudo recente do Future Forum , um consórcio liderado pela Slack Technologies, revelou que 95% dos trabalhadores desejam horários flexíveis e 78% desejam flexibilidade de local de trabalho. Diversos empregadores responderam a essa demanda implementando modelos de trabalho híbridos, tanto como forma de melhorar o moral dos funcionários quanto de reduzir custos administrativos.
Leitura complementar: O local de trabalho híbrido, um censo de funcionários
O modelo de escritórios compartilhados permite operações diárias tranquilas e garante a segurança dos seus funcionários. Ele impede que o número de colaboradores exceda a quantidade de estações de trabalho e salas de reunião disponíveis, permitindo que eles planejem seus dias de trabalho de forma eficiente.
No entanto, o sistema de escritórios compartilhados não está isento de críticas. Como observaram executivos da EY na década de 90 , esse modelo pode reduzir o moral dos funcionários, especialmente daqueles criados em uma cultura onde ter um escritório privativo era um símbolo de sucesso na carreira.
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7. Como o modelo de escritórios compartilhados (office-hoteling) apoia o trabalho baseado em atividades?
O trabalho baseado em atividades (ABW, na sigla em inglês) é uma abordagem de trabalho centrada no ser humano que dá aos funcionários a liberdade de escolher entre várias opções ou ambientes de trabalho com base no tipo de trabalho que estão realizando.
Cabines de equipe nos escritórios do Google com tecnologia ABW (Application Workplace).
Fonte: The New York Times
Os layouts abertos e as mesas compartilhadas são características marcantes dos ambientes de trabalho baseados em atividades — a ideia é que a abertura estimule melhor a comunicação e a colaboração. Em muitos escritórios, o uso de softwares de gestão de espaços de trabalho garante que os funcionários não precisem disputar espaço ao chegarem. O software também permite que os gerentes monitorem as taxas de ocupação e a utilização das estações de trabalho, criando oportunidades de melhoria.
Descubra mais sobre o sistema de coworking e as novas formas de trabalho (NWOW) acompanhando o blog da Cloudbooking . Se você busca uma solução de software para dar suporte ao coworking e ao trabalho baseado em atividades na sua empresa, a Cloudbooking pode te ajudar. Nossas soluções de reserva de mesas e salas de reunião são repletas de recursos para ajudar gestores e funcionários a maximizar o uso dos espaços de escritório compartilhados. Entre em contato com nossa equipe para agendar uma demonstração gratuita e sem compromisso.
