Sejamos honestos, quando um local de trabalho deixa de funcionar ou fica muito caro, a reação instintiva é sempre a mesma: "Precisamos de um novo escritório". Como se novas paredes e um CEP diferente fossem resolver magicamente o caos.
Mas rasgar plantas baixas ou assinar um novo contrato de aluguel chamativo nem sempre é a solução. Mudar de escritório só para melhorar a utilização é praticamente o equivalente corporativo a comprar uma casa para salvar um casamento em crise. Você vai gastar uma fortuna, levar todos os mesmos problemas com você e ainda se perguntar por que ninguém está mais feliz. Porque o verdadeiro problema não é o CEP, é o projeto. Seu espaço simplesmente não se adapta à forma como seus funcionários realmente trabalham.
Então, para onde tudo isso está caminhando? Bem, o governo do Reino Unido pode ter encontrado a solução para o planejamento de espaços de trabalho.
Bem-vindo ao Guia de Design de Espaços de Trabalho do Governo , uma obra-prima do pensamento moderno em escritórios. Ele descreve como construir espaços flexíveis, inclusivos e com tecnologia integrada que as pessoas realmente desejam usar. É prático, humanizado e o melhor da categoria.
E a melhor parte? Você não precisa de um orçamento para mudança ou de um plano de cinco anos para aprender com isso, então por que não vamos explorar o que é e por que é tão incrível…
O Padrão Ouro: O Que o Governo Fez Certo
O guia nasceu da missão da Agência de Propriedades Governamentais de modernizar o patrimônio imobiliário da administração pública, basicamente para trazer escritórios com décadas de existência para o século XXI sem outra rodada de mudanças caras, mas sim por meio de uma redução de custos e reimaginação. Mas em algum momento do processo, eles se depararam com algo de valor real, uma estrutura que empresas privadas poderiam (e provavelmente deveriam) copiar sem pudor.
Em essência, o objetivo é bastante simples: “criar ótimos ambientes de trabalho que capacitem e inspirem todos a darem o melhor de si”.
E o foco? Justamente aquilo que a maioria das empresas diz valorizar, mas raramente consegue acertar:
• Flexibilidade e trabalho mais inteligente: espaços que se adaptam às pessoas, e não o contrário.
• Integração digital: tecnologia que funciona tão bem que você se esquece que ela existe.
• Sustentabilidade e adaptabilidade: design que desperdiça menos e dura mais, em vez de seguir a próxima moda passageira.
Sim, o funcionalismo público tem o modelo perfeito de ambiente de trabalho que o setor privado pode copiar, então vamos ao que interessa...
Mais inteligente, não maior.
A abordagem do guia para um trabalho mais inteligente é surpreendentemente... sensata. Não se concentra em pufes, mesas de pebolim ou "zonas de colaboração" que parecem cenários rejeitados do reality show Love Island. Em vez disso, prioriza o design baseado em atividades, proporcionando a cada tarefa o ambiente que ela merece e precisa.
Em vez de fileiras intermináveis de mesas idênticas, o modelo divide o escritório em três zonas básicas:
• Zonas domésticas para trabalho rotineiro e baseado em tarefas.
• Zonas de colaboração para reuniões, trabalho em equipe e brainstorming
• Zonas de "não perturbe" para quem estiver tentando concluir um único pensamento sem ser interrompido com um "só uma rapidinha".
Por que isso importa, você pergunta? Porque quando todas as tarefas são amontoadas em um espaço aberto, sem graça e sem vida, a produtividade não apenas cai, como desaparece silenciosamente debaixo do sofá. Você já viu isso. Pessoas reservando salas de reunião para chamadas individuais, ficando presas em conversas com o colega ao lado sobre como fazer o trabalho dele ou pessoas fazendo de tudo para evitar os sistemas do escritório.
O trabalho baseado em atividades resolve isso. Não é uma escolha estética; é um formato com credibilidade real. Um estudo descobriu que os funcionários em ambientes baseados em atividades eram 16% mais produtivos do que aqueles presos em escritórios tradicionais. Outro estudo mostrou que as organizações que ofereciam uma variedade de tipos de espaço de trabalho obtiveram os maiores ganhos em eficácia geral no local de trabalho . No fim das contas, dar opções às pessoas é melhor do que forçar todos a trabalharem no mesmo aquário fluorescente.
Então, antes de começar a mudar os móveis de lugar como se estivesse num episódio do programa "Faça Você Mesmo" com Nick Knowles, talvez seja uma boa ideia medir como as pessoas realmente usam o espaço. Quando você entende o que elas fazem, pode redesenhar o ambiente com base em evidências e ter as tarefas delas como objetivo principal.
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Sustentável, adaptável e preparado para o futuro.
Sustentabilidade pode ser uma das palavras da moda e uma exigência genuína para as empresas atualmente, mas as medidas para abordá-la parecem sempre ser mal executadas ou misteriosamente esquecidas. No entanto, o Guia de Design do Governo pode ser um dos modelos de sustentabilidade mais claros e confiáveis do país.
São coisas bem simples: melhor isolamento, sistema de climatização eficiente, sensores que impedem que você ilumine salas de reunião vazias como se fossem pistas de pouso abandonadas e uma clara transição para energias renováveis. Nada extravagante, apenas o tipo de competência discreta e funcional que você esperaria que todas as organizações já tivessem, se a maioria não estivesse ocupada discutindo se a culpa é da área de operações, vendas ou instalações esta semana.
Mas é aqui que a coisa fica interessante: não se trata apenas de economizar alguns reais na conta de energia. Toda a estrutura foi projetada para criar locais de trabalho duradouros, espaços que se adaptem às novas tecnologias, às mudanças nas políticas e às novas dinâmicas de trabalho, sem a necessidade de reformas completas a cada cinco anos. É sustentabilidade como infraestrutura, não como estratégia de marketing.
Enquanto isso, muitas organizações ainda anunciam "jornadas para emissões líquidas zero" como se tivessem acabado de descobrir a eletricidade, aderindo a planos de incentivo à compra de veículos elétricos com desconto no salário e considerando isso como algo que salvará o planeta. Se o governo britânico, as mesmas pessoas que precisam lidar com uma nova crise a cada semana, consegue descobrir como construir locais de trabalho eficientes e preparados para o futuro, qual é a desculpa de todos os outros?
Redesenhando com base na intuição, não no instinto.
Caso ainda não esteja claro, o Guia de Design de Ambientes de Trabalho do Governo não é revolucionário, e nem pretende ser; é apenas sensato, ponderado e até prático... O que, numa era de bingo de liderança de pensamento no LinkedIn e de "disrupção" pela disrupção, parece quase radical.
É um lembrete de que a inovação nem sempre precisa vir envolta em jargões ou planos de demolição. Às vezes, trata-se de entender as pessoas, usar dados e projetar locais de trabalho que façam sentido para a forma como o trabalho realmente acontece, e não como alguém o imaginou em um PowerPoint há dez anos.
Dito isso, se Whitehall consegue modernizar edifícios com décadas de existência, transformando-os em espaços de trabalho flexíveis, inclusivos e digitalmente competentes, ou até mesmo reduzir o tamanho dos prédios com uma visão concreta, e ainda divulgar como fazê-lo de forma eficaz, não há desculpa para que outros não o façam. Eles estabeleceram o modelo para um design mais inteligente, decisões baseadas em dados, tecnologia que realmente funciona e espaços construídos para durar.
Em suma, por trás dos diagramas e siglas atraentes do Guia de Design de Ambientes de Trabalho Governamentais , existe uma estrutura eficaz. Uma estrutura que demonstra que moderno não precisa ser sinônimo de tendência passageira, basta que funcione.
Não sabe por onde começar a repensar seu escritório? Confira nossos estudos de caso ou entre em contato hoje mesmo. Afinal, entendemos bastante de criar espaços de trabalho adaptáveis.
