A gestão do ambiente de trabalho tornou-se mais complexa nos últimos anos. O trabalho híbrido, a análise de dados no ambiente de trabalho e as novas tecnologias introduziram um número crescente de termos nas conversas diárias entre as equipes e, como resultado, a linguagem da gestão do ambiente de trabalho por vezes descambou para um jargão técnico, com termos sendo frequentemente usados de forma inconsistente ou incorreta.
Por isso, pensamos em fornecer um guia de referência simples com os termos mais comuns de gestão no local de trabalho e como eles são normalmente usados.
Em outras palavras, fizemos uma cola para você. Use o Ctrl+F.
Termos de mesa, sala e espaço
Reserva de secretárias
Um sistema que permite aos funcionários reservar mesas com antecedência. Utilizado para gerenciar a frequência variável no escritório e evitar superlotação.
Mesa quente
Um modelo de compartilhamento de mesas onde as mesas não são atribuídas a indivíduos. Funciona melhor quando a disponibilidade é visível antes da chegada.
Hotel de mesas
Uma forma mais estruturada de reserva de mesas, onde as mesas são reservadas com antecedência, geralmente alinhadas a horários híbridos.
Reserva de quarto
O processo de reserva de salas de reunião ou espaços compartilhados. Geralmente é feito digitalmente para evitar conflitos e faltas.
Ativos reserváveis
Recursos que podem ser reservados com antecedência, como armários, equipamentos ou salas especializadas.
Sinalização digital/exibições de ambiente
Telas instaladas na parte externa das salas de reunião exibem a disponibilidade em tempo real e o status das reservas.
sinalização digital de orientação
Painéis que mostram quais mesas ou salas estão livres ou reservadas em todo um andar ou edifício, geralmente com mapas interativos.
vagens
Pequenos espaços fechados ou semiabertos projetados para chamadas privadas, reuniões por vídeo ou breves períodos de trabalho concentrado. Geralmente podem ser reservados para garantir disponibilidade e minimizar interrupções em ambientes de escritório abertos.
Zonas tranquilas
Áreas designadas para trabalho silencioso e concentrado. Normalmente regidas por políticas da empresa que limitam chamadas, conversas e interrupções.
Bairros
Seções reservadas de espaço de escritório, geralmente destinadas a equipes específicas ou funções comerciais.
Atribuição de mesas
A atribuição de mesas específicas a indivíduos ou funções de forma permanente ou semipermanente. Frequentemente utilizada em conjunto com a reserva flexível para apoiar equipas ou funcionários com necessidades de localização consistentes.
Plantas interativas
Mapas digitais que mostram mesas, salas e disponibilidade em tempo real. Ajuda as pessoas a encontrarem espaço rapidamente.
Espaços restritos
Áreas de um local de trabalho cujo acesso é restrito a usuários ou funções específicas. O acesso é normalmente controlado por meio de permissões, políticas ou regras de reserva para atender a requisitos de segurança, privacidade ou operacionais.
Espaços configuráveis
Salas ou áreas que podem ser reconfiguradas para diferentes usos, como reuniões, treinamentos ou colaboração, frequentemente alterando o layout ou a capacidade conforme a necessidade.
Espaço extra
Mesas ou salas adicionais são utilizadas quando a demanda excede a capacidade normal, geralmente em dias de maior movimento.
Ambientes de trabalho adaptáveis
Ambientes de trabalho projetados para se adaptarem ao longo do tempo, em resposta às mudanças nas necessidades dos negócios e à forma como as pessoas realmente utilizam o espaço.
Escritório inteligente
Um ambiente de trabalho que utiliza tecnologia e dados para automatizar processos, aumentar a eficiência e melhorar a experiência do funcionário.
Leitura relacionada: Como reinventar seu local de trabalho
Termos da Política do Local de Trabalho
Política do local de trabalho
Um conjunto de diretrizes que definem como os funcionários devem utilizar o ambiente de trabalho, abrangendo áreas como frequência, uso de mesas e salas, regras de acesso e comportamento aceitável no escritório.
Trabalho híbrido
Um modelo de trabalho onde o tempo é dividido entre o escritório e locais remotos, normalmente com dias de trabalho presencial definidos.
O trabalho flexível
Um modelo de trabalho que permite aos funcionários escolherem o horário ou o local de trabalho. Pode ser específico para cada funcionário ou para toda a empresa.
Trabalho baseado em atividades (ABW)
Um modelo em que os funcionários selecionam espaços ou áreas de trabalho com base no tipo de tarefa que realizam, em vez de terem mesas atribuídas.
Dias de equipe/Dias de âncora
Dias previamente acordados em que se espera que equipes específicas estejam no escritório ao mesmo tempo para facilitar a colaboração e o planejamento.
escritório de planta aberta
Um layout de escritório onde a maioria dos funcionários trabalha em um espaço aberto compartilhado, sem divisórias permanentes ou escritórios privativos. Normalmente usado para aumentar a eficiência do espaço e a colaboração, mas geralmente requer políticas claras e ferramentas de apoio para gerenciar ruído, privacidade e uso das mesas.
Remoto primeiro
Uma abordagem organizacional que prioriza o trabalho remoto como modalidade de trabalho padrão.
Trabalho de qualquer lugar (WFA)
Uma política que permite aos funcionários trabalhar de qualquer local, não apenas de casa ou do escritório.
Política para nômades digitais
Um acordo formal que permite aos funcionários trabalhar remotamente enquanto viajam ou residem em diferentes locais.
Política de acesso
Regras que definem quem pode acessar determinados espaços, edifícios ou sistemas e sob quais condições.
Termos de dados e analíticos
Análise do local de trabalho
A utilização de dados de reservas e de utilização para compreender como os escritórios são efetivamente utilizados.
Taxa de ocupação
O número de pessoas presentes em um espaço em um dado momento.
Taxa de utilização
A porcentagem de tempo em que uma mesa ou sala é utilizada em comparação com sua disponibilidade total.
Taxa de subutilização
Situação em que mesas ou salas estão sempre disponíveis, mas raramente são utilizadas.
Capacidade
O número máximo de pessoas que um espaço ou edifício pode acomodar ao mesmo tempo.
Taxa reduzida
Uma medida da frequência com que as reservas são interrompidas ou terminam mais cedo do que o planejado.
Taxa de cancelamento
A percentagem de reservas que são canceladas antes de serem realizadas.
Taxa de desocupação
A proporção de mesas ou salas que permanecem sem uso durante um determinado período.
Taxa de reserva
A frequência com que as mesas ou salas são reservadas ao longo do tempo, geralmente usada para identificar padrões de demanda.
Taxa de não comparecimento
A porcentagem de reservas em que uma mesa ou quarto é reservado, mas não utilizado.
Painel de relatórios do local de trabalho
Uma visão central que reúne dados de reservas, presença e espaço de trabalho.
Leitura complementar: Como implementar o trabalho híbrido para pequenas e médias empresas
Termos de Gestão do Local de Trabalho
Gestão do Local de Trabalho
A coordenação de pessoas, espaço, tecnologia e políticas para garantir que os locais de trabalho funcionem de forma eficiente e apoiem a maneira como as pessoas trabalham.
Gerenciamento de instalações
A supervisão dos serviços físicos no local de trabalho, como manutenção, limpeza, segurança e conformidade.
Gestão de visitantes
Sistemas e processos utilizados para registrar, rastrear e gerenciar visitantes que entram em um local de trabalho.
Sistema de Gestão do Local de Trabalho (WMS)
Software utilizado para gerenciar mesas, salas, controle de frequência e operações no local de trabalho.
Sistema Integrado de Gestão do Local de Trabalho (IWMS)
Uma plataforma mais abrangente que combina gestão de espaços de trabalho com gestão imobiliária, de manutenção e de ativos.
Sistema de gestão predial (BMS)
Software que controla e monitora a infraestrutura predial, como aquecimento, iluminação e ventilação.
Estratégia no local de trabalho
Um plano de longo prazo que alinha o design do espaço de trabalho, as políticas e a tecnologia com os objetivos organizacionais.
Gerente de experiência no local de trabalho
Uma função focada em melhorar a experiência dos funcionários no ambiente de trabalho, bem como seus serviços e tecnologia.
Experiência do Funcionário (EX)
A experiência geral que os funcionários têm com o seu local de trabalho, incluindo o espaço físico, as ferramentas e as políticas.
Envolvimento dos funcionários
Uma medida de quão conectados e comprometidos os funcionários se sentem com seu trabalho e com a organização. Normalmente está ligada à retenção de talentos.
Retenção de funcionários
A capacidade de uma organização reter funcionários ao longo do tempo. Frequentemente influenciada pela flexibilidade, pela experiência no ambiente de trabalho e pela forma como o escritório apoia a maneira como as pessoas realmente trabalham.
Espaço de coworking
Um espaço de trabalho compartilhado, geralmente de terceiros, usado por indivíduos ou várias organizações, que frequentemente oferece acesso flexível e comodidades compartilhadas.
Ferramentas de colaboração
Ferramentas digitais que facilitam a comunicação e o trabalho em equipe, como mensagens, videoconferências e compartilhamento de arquivos.
Conjunto de tecnologias do local de trabalho
O conjunto de ferramentas utilizadas para gerenciar espaço, acesso, análises e experiência do funcionário.
Internet of Things (IoT)
Uma rede de dispositivos conectados que coletam e compartilham dados, frequentemente usada em locais de trabalho para monitorar condições espaciais ou ambientais.
Sensores de IIoT
Dispositivos físicos que coletam dados como ocupação, movimento e temperatura e os enviam para sistemas no ambiente de trabalho.
O controle de acesso
Sistemas utilizados para controlar o acesso a edifícios ou áreas restritas, frequentemente integrados com crachás, NFC ou RFID.
NFC (Near Field Communication)
Uma tecnologia sem fio de curto alcance que permite que dispositivos ou cartões se comuniquem quando mantidos próximos uns dos outros. Comumente usada em ambientes de trabalho para check-in de salas, controle de acesso ou para acessar totens e displays.
RFID (Identificação por Radiofrequência)
Uma tecnologia que utiliza ondas de rádio para identificar e rastrear etiquetas fixadas a objetos ou crachás. Em ambientes de trabalho, é frequentemente usada para controle de acesso, rastreamento de ativos ou monitoramento de ocupação e padrões de movimentação.
Alinhar-se e falar a mesma língua.
A maioria dos desafios no ambiente de trabalho não é causada apenas por mesas, políticas ou tecnologia, mas sim pelo desalinhamento entre as equipes. Quando os mesmos termos têm significados diferentes para pessoas diferentes, planejar o espaço, definir políticas e escolher ferramentas de trabalho torna-se mais difícil do que deveria ser.
Definições claras e compartilhadas ajudam a manter as conversas no ambiente de trabalho focadas em resultados, em vez de interpretações. Elas facilitam que as equipes de instalações, TI e operações trabalhem com as mesmas premissas e tomem decisões com confiança.
Este guia prático tem como objetivo apoiar conversas mais consistentes sobre como os locais de trabalho são gerenciados e como continuam a evoluir, então talvez seja uma boa ideia compartilhá-lo; pode ser útil.
Não sabe por onde começar sua jornada híbrida? Confira nossos estudos de caso ou entre em contato hoje mesmo. Afinal, entendemos bastante de como ajudar a construir espaços de trabalho adaptáveis.
