Qual a diferença entre "skate hoteling" e "hot desking"? O "skate hoteling" permite que os funcionários reservem uma estação de trabalho específica ao chegarem ao escritório. O "hot desking" é semelhante, pois as pessoas têm liberdade para usar qualquer estação de trabalho que desejarem, mas não há um sistema formal de reservas.
A pandemia do coronavírus transformou a maneira como trabalhamos . O trabalho remoto, antes exceção e não regra, tornou-se a norma, e muitas empresas adotaram um modelo híbrido de trabalho desde que os funcionários começaram a retornar ao escritório. Essa tendência parece destinada a continuar a longo prazo, pois oferece benefícios tanto para empregadores quanto para funcionários. De acordo com uma nova pesquisa da Microsoft em conjunto com a YouGov, mais da metade (51%) dos trabalhadores do Reino Unido considerariam pedir demissão se seus empregadores removessem a opção de trabalho híbrido. Se os empregadores quiserem evitar o impacto da "grande onda de demissões", devem se manter competitivos em relação à oferta de flexibilidade e equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Essa transição contínua para o trabalho híbrido impulsionou um maior interesse em duas opções de espaço de trabalho para trabalho ágil e compartilhamento de mesas : o "skate hoteling" ou reserva de mesas e o "hot desking" . Um relatório publicado em janeiro pelo grupo imobiliário JLL revelou que 37% das organizações em todo o mundo têm planos pós-pandemia para aumentar o uso de espaços de coworking ou flexíveis.
Qual opção é a melhor para a sua organização?
O que é o sistema de "desk hoteling"?
O "desk hoteling" , também conhecido como reserva de mesas, "hoteling" ou "office hoteling" , é uma estratégia de gestão de escritórios que oferece arranjos de trabalho flexíveis para atender a horários dinâmicos.
Qualquer pessoa com acesso ao software de gestão de mesas da empresa pode reservar espaços de escritório não atribuídos. Isso permite que os funcionários reservem uma mesa antes de chegar ao trabalho, para que possam acessar o espaço de sua preferência ao chegarem. O sistema de gestão de mesas também pode ser usado para reservar salas de reunião ou conferência e outros espaços no prédio comercial.
O que é o sistema de mesas rotativas?
O sistema de "hot desking" é uma forma de organizar o local de trabalho em que as mesas não são alocadas permanentemente a um único indivíduo, mas podem ser usadas por diferentes pessoas conforme a necessidade.
Diferentemente do sistema de mesas compartilhadas, os espaços de trabalho são utilizados de forma pontual, sem a necessidade de um sistema formal de reservas. A flexibilidade do sistema de mesas compartilhadas incentiva a interação entre colegas, tanto dentro do mesmo departamento quanto entre departamentos diferentes. O sistema de mesas compartilhadas pode ser utilizado em escritórios privativos ou compartilhados.
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Comparação entre escritórios compartilhados e espaços de trabalho rotativos
Os dois sistemas têm algumas semelhanças, mas também existem diferenças importantes entre eles. Qual é o mais adequado para a sua empresa e seus funcionários?
Isso pode depender do motivo pelo qual sua empresa está interessada em estabelecer uma estratégia de gestão de escritório que promova um ambiente de trabalho mais ágil. O objetivo principal é proteger a saúde das pessoas ou reduzir custos imobiliários? Ou talvez a equipe de liderança esteja ansiosa para atrair e reter os melhores talentos?
Independentemente da motivação, uma estratégia eficaz de compartilhamento de espaço beneficiará qualquer organização, reduzindo custos e permitindo que os funcionários trabalhem onde possam ter o melhor desempenho em determinado momento. Para escolher o melhor sistema para o seu local de trabalho, você precisará ponderar os prós e os contras com base nas necessidades específicas da empresa e de seus colaboradores.
Benefícios do regime de trabalho flexível (sleil-hoteling)
O compartilhamento de mesas ou a reserva de mesas é uma ótima maneira de organizar o uso do espaço de trabalho com antecedência.
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Reduza os custos
O aluguel de espaço de escritório é um dos maiores custos para as empresas, além da contratação de pessoal. O sistema de compartilhamento de mesas (desk hoteling) otimiza o uso do espaço disponível. Em vez de alocar uma mesa para cada funcionário, várias pessoas podem usar as mesmas estações de trabalho em horários diferentes. Os custos para a empresa são reduzidos, pois há menos tempo em que os espaços de trabalho ficam ociosos.
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Aumentar o envolvimento dos funcionários
Funcionários engajados são mais produtivos , mais felizes no trabalho, menos propensos a faltar por motivos de saúde e mais leais à empresa. Uma empresa com uma força de trabalho engajada estará em melhor posição para atrair e reter os melhores talentos, resultando em menores custos de recrutamento e treinamento. Dar aos funcionários controle sobre onde e como trabalham pode aumentar seu nível de satisfação no trabalho, o que, por sua vez, impulsionará um maior engajamento.
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Aumentar o moral dos funcionários
Permitir que os funcionários reservem o espaço de trabalho de que precisam para um determinado horário ou tarefa garante que eles tenham tudo o que precisam para trabalhar de forma produtiva e confortável. Sem a necessidade de comparecer ao escritório às nove às cinco todos os dias, os funcionários podem evitar deslocamentos desnecessários e a sensação de monotonia que pode surgir ao ficarem presos à mesma mesa, dia após dia.
Um sistema de mesas rotativas, quando usado como parte de uma abordagem híbrida de trabalho , também oferece a flexibilidade que os funcionários podem precisar para lidar com compromissos e desafios fora do trabalho, como problemas de saúde e cuidados com familiares. Pessoas que se sentem valorizadas e que têm a confiança do empregador para gerenciar seu próprio tempo de trabalho terão um moral mais elevado do que aquelas presas a um sistema rígido de presença no mesmo espaço de trabalho todos os dias.
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Promover relações de trabalho positivas
Dar aos funcionários a liberdade de escolher onde trabalham também lhes permite decidir com quem trabalham. Se um grupo de colegas estiver colaborando em um projeto, eles podem reservar mesas juntos para compartilhar ideias, atualizar uns aos outros sobre o progresso e solucionar quaisquer problemas que surjam.
O sistema de mesas compartilhadas também incentiva os funcionários a construir relacionamentos com colegas de toda a empresa, não apenas com aqueles do seu departamento. Proporcionar a oportunidade para que pessoas com habilidades, experiências e conhecimentos diversos colaborem pode gerar ideias criativas e soluções para problemas que, de outra forma, não surgiriam. Além disso, uma organização na qual os funcionários entendem o que cada um faz e a quem recorrer para obter suporte será muito mais forte e capaz de prosperar em tempos desafiadores do que uma em que todos trabalham isoladamente, interagindo apenas com pessoas em funções semelhantes.
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Flexível e escalável
Nos últimos dois anos, os empresários foram obrigados a adotar uma abordagem ágil de trabalho, caso ainda não o tivessem feito. Com a constante evolução das regulamentações governamentais sobre as operações comerciais e a movimentação de pessoas, os líderes tiveram que agir rapidamente para se adaptar às mudanças e garantir o sucesso contínuo de suas organizações. Essa abordagem mais flexível e responsiva ao trabalho tornou-se a norma para muitas empresas.
O sistema de coworking de mesas permite uma forma de trabalho mais ágil e possibilita que as organizações dimensionem seu espaço de trabalho e equipamentos conforme crescem. Se a força de trabalho aumentar ou diminuir, espaços de trabalho podem ser adicionados ou removidos conforme necessário.
Desafios do regime de trabalho flexível com mesas compartilhadas
Existem muitas vantagens no sistema de reservas de mesas, mas é preciso estar ciente de alguns pontos antes de adotar esse sistema de gestão de escritórios.
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Preparando a configuração
Um sistema de mesas rotativas pode ser implementado imediatamente. Os funcionários podem chegar e escolher qualquer estação de trabalho disponível conforme a necessidade. Em comparação, o sistema de "hotel de mesas" exige um investimento inicial de tempo e dinheiro para estabelecer uma configuração eficiente. Você precisará de uma planta baixa precisa do edifício que mostre quais espaços de trabalho estão disponíveis e um software de gestão de espaços de trabalho que ofereça os recursos necessários. No entanto, uma vez implementado e em funcionamento, esse sistema geralmente é muito mais eficiente do que o de mesas rotativas.
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Disponibilidade limitada
Se uma alta porcentagem da força de trabalho optar por vir ao escritório no mesmo dia, existe a possibilidade de não haver estações de trabalho suficientes disponíveis para atender à demanda. Se você dedicou tempo para preparar uma configuração eficiente e possui um sistema eficaz de gerenciamento de espaço de trabalho híbrido, essa situação raramente ocorrerá.
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Emergências e encontros inesperados
Um sistema avançado de reserva de mesas pode dificultar o atendimento às necessidades de funcionários que têm uma reunião inesperada ou uma situação urgente que exige um espaço de trabalho compartilhado. Se as salas e mesas estiverem reservadas com meses de antecedência, pode não haver disponibilidade para reservar um espaço com pouco aviso prévio. Esse problema pode ser evitado criando "zonas" no ambiente de trabalho e reservando pelo menos uma delas exclusivamente para reservas de emergência.
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Equipe no local
Alguns funcionários, como a equipe de manutenção, precisam estar presentes no local na maior parte do tempo. Eles podem preferir ter um espaço de trabalho fixo em vez de ter que reservar uma mesa repetidamente ou se deslocar entre espaços caso não haja disponibilidade na área de sua preferência. Novamente, isso pode ser facilmente considerado ao configurar um sistema de gerenciamento de espaços de trabalho, bloqueando algumas áreas ou alterando as permissões para que apenas funcionários específicos possam reservar esses espaços.
Benefícios do sistema de mesas compartilhadas
Um sistema mais flexível poderia ser a solução ideal para o seu negócio?
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Menores despesas gerais
Assim como no sistema de mesas compartilhadas, uma das principais vantagens do sistema de mesas rotativas é a redução de custos. Com o trabalho híbrido, em que os funcionários dividem seu tempo entre diferentes espaços de trabalho, não há necessidade de fornecer uma estação de trabalho dedicada para cada pessoa. Compartilhar mesas otimiza o uso do espaço e ajuda a reduzir os custos operacionais.
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Funcionários capacitados
De acordo com uma pesquisa recente sobre trabalho híbrido realizada pela Harvard Business Review com mais de 5,000 pessoas , 59% dos entrevistados afirmaram que a “flexibilidade” é mais importante do que o salário ou outros benefícios oferecidos aos funcionários. No entanto, os dados também mostraram que a flexibilidade só é considerada valiosa se os indivíduos tiverem a liberdade de exercê-la da maneira que melhor lhes convier — 61% dos funcionários disseram que prefeririam que a gerência lhes permitisse escolher quando ir ao escritório e quando trabalhar em casa. O sistema de mesas compartilhadas permite que os funcionários trabalhem onde quiserem, o que transmite uma forte mensagem de confiança da liderança para os membros da equipe.
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Flexibilidade
O sistema de mesas rotativas permite que os funcionários encontrem um espaço de trabalho adequado com pouco tempo de antecedência. Como não há um sistema de reservas antecipadas, não há risco de não conseguir reservar um espaço caso surja alguma urgência.
No entanto, o outro lado da moeda é que os espaços mais adequados podem já estar ocupados, então sentar-se com colegas ou usar uma sala de reuniões privada para uma reunião inesperada com um cliente pode ser problemático.
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Um espaço de trabalho mais limpo e organizado.
Quando os funcionários não têm uma mesa dedicada, não permitem que a desordem e a sujeira se acumulem. Isso resulta em um ambiente de trabalho mais organizado e higiênico. Além de promover a boa saúde, isso permite que as pessoas se concentrem na tarefa em questão com o mínimo de distrações.
Desafios do sistema de mesas compartilhadas
O sistema de mesas compartilhadas pode apresentar desafios, assim como benefícios. Em uma pesquisa recente do LinkedIn , 75% dos entrevistados responderam "não" à pergunta se gostavam de trabalhar em espaços compartilhados. Por quê?
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Falta de privacidade e segurança
Sem um espaço privado que possam chamar de seu, alguns funcionários podem se preocupar com a possibilidade de sua privacidade ser comprometida. Isso será especialmente verdadeiro em ambientes de trabalho onde há uma grande circulação de documentos confidenciais, seja em formato impresso ou armazenados em laptops.
Um sistema de reserva de mesas fornece um registro de quem esteve trabalhando em cada local a qualquer momento. Ele também permite que os funcionários reservem uma sala privativa caso saibam que irão lidar com informações confidenciais. Portanto, o mesmo problema não ocorre.
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Os espaços de trabalho parecem impessoais.
Alguns funcionários sentem falta da oportunidade de criar seu próprio espaço no trabalho. Adicionar fotos da família ou uma planta favorita pode criar um ambiente familiar e aconchegante. Com o sistema de mesas compartilhadas, isso não é possível.
O jornal canadense The Globe and Mail entrevistou mais de uma dúzia de funcionários administrativos em Toronto sobre suas vidas profissionais, e muitos disseram que seus espaços de trabalho parecem impessoais devido ao sistema de mesas compartilhadas . Não ter ideia de quem estaria sentado ao lado deles a cada dia ou onde estariam sentados era um fator de desincentivo para irem ao escritório.
Embora o compartilhamento de mesas também implique o compartilhamento de espaços de trabalho, o sistema de reservas antecipadas facilita para as empresas a criação de zonas de trabalho e o bloqueio de algumas áreas, impedindo sua utilização por outros grupos. Isso permite que a equipe de liderança adapte sua abordagem às necessidades individuais, por exemplo, reservando áreas de trabalho permanentes para as pessoas que precisam delas.
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Espaço insuficiente
Sem a opção de reservar um espaço de trabalho adequado com antecedência, os funcionários precisam correr para o escritório e disputar a sala ou a mesa de que precisam. Nos dias em que muitas pessoas decidem trabalhar no escritório, pode não haver espaço suficiente para todos, e os funcionários podem acabar com uma área de trabalho que não atenda às suas necessidades.
Em comparação, o sistema de coworking permite que as pessoas reservem o espaço de que precisam com bastante antecedência. Quando têm uma necessidade específica de espaço de escritório, os funcionários podem garanti-lo com bastante antecedência e evitar ficarem com uma área de trabalho inadequada ou insuficiente.
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Mais casos de funcionários doentes
Embora o sistema de mesas compartilhadas promova um ambiente de trabalho menos desorganizado, é mais difícil evitar a transmissão de doenças entre os funcionários. Teclados de computador e superfícies de mesas são um paraíso para bactérias e germes. Quando as pessoas trocam de estação de trabalho com frequência, fica fácil contrair uma doença, o que pode resultar em custos mais altos para a empresa com licenças médicas e substituição de funcionários.
Escritórios de mesa versus mesas rotativas: principais conclusões
Os sistemas de "desk hoteling" e "hot desking" são sistemas híbridos de gestão de espaços de trabalho semelhantes, mas apresentam diferenças importantes.
Ambas as práticas ajudam as empresas a reduzir custos, otimizando a utilização do espaço de trabalho. No entanto, a natureza improvisada do sistema de mesas compartilhadas pode fazer com que os funcionários tenham dificuldades para encontrar espaços de trabalho suficientes ou adequados, e muitos se preocupam com a perda de privacidade e segurança.
O sistema de reservas de mesas (ou reservas compartilhadas) é mais sofisticado, pois permite que as organizações controlem cuidadosamente quais áreas de trabalho estão disponíveis para reserva, quando e por quem. Os funcionários também se beneficiam, pois podem reservar o espaço de que precisam com bastante antecedência, em vez de terem que se apressar para conseguir uma mesa ou sala de reuniões quando precisam.
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