O trabalho baseado em atividades (ABW, na sigla em inglês) parece ser mais um termo corporativo da moda que surgiu com o aumento do trabalho remoto devido à COVID-19. Mas o conceito de trabalho baseado em atividades existe há décadas. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre trabalho baseado em atividades.
Em todo o mundo, organizações de todos os portes e setores estão buscando melhorar a produtividade e o moral dos funcionários por meio da criação de ambientes de trabalho flexíveis e ágeis . Essas mudanças acompanham a transformação das atitudes dos funcionários, como a crescente expectativa de autonomia no trabalho e o desejo de romper com o tradicional horário comercial das nove às cinco.
Mais de 60% dos trabalhadores considerariam pedir demissão se fossem solicitados a retornar ao escritório em tempo integral. Isso está em consonância com uma pesquisa recente do Pew Research Center, que constatou que 45% dos trabalhadores deixaram seus empregos em 2021 devido à falta de flexibilidade na escolha de seus horários de trabalho.
Além da mudança de mentalidades, a tecnologia é indiscutivelmente o maior impulsionador de novas formas de trabalho . Tecnologias como computação em nuvem, Internet das Coisas (IoT) e análise de dados são o ímpeto por trás da transformação digital no ambiente de trabalho. É por isso que o modelo de trabalho tradicional, em que os funcionários têm uma mesa específica das 9h às 5h, está em declínio.
Em seu lugar, surgem novas formas de usar os espaços de escritório — mesas compartilhadas que promovem a colaboração e a conversa, salas de reunião reserváveis para sessões de trabalho em grupo e reuniões informais, e cabines ou espaços privativos para chamadas do Zoom e trabalho concentrado, para citar alguns exemplos.
Esse paradigma está no cerne do que as pessoas chamam de trabalho baseado em atividades.
O que é trabalho baseado em atividades?
O trabalho baseado em atividades (ABW, na sigla em inglês) é uma abordagem de trabalho centrada no ser humano que enfatiza a liberdade dos funcionários de escolher entre múltiplas opções ou ambientes de trabalho, com base no tipo de tarefa que realizam. O termo foi cunhado em 1995 pelo consultor e escritor holandês Erik Veldhoen, em seu livro de 1994, " The Demise of the Office" (O Declínio do Escritório ).
Veldhoen argumentou que permitir que os funcionários escolham onde se sentam lhes dá o poder de estruturar seus dias de acordo com suas preferências, tornando-os mais produtivos do que aqueles que não têm essa liberdade. Essa autonomia faz com que os funcionários se tornem mais conscientes do que farão no ambiente de trabalho e do porquê de estarem fazendo aquilo.
Esses argumentos baseiam-se na observação de que os funcionários se envolvem em diversas atividades ao longo de um dia de trabalho típico e se beneficiam de diferentes ambientes de trabalho (tanto físicos quanto virtuais) projetados especificamente para essas tarefas.
Isso pode significar desde a atribuição de espaços de trabalho ou zonas para atividades específicas, como reuniões estruturadas, trabalho individual focado e sessões de brainstorming, entre outras. Também pode significar — como está se tornando rapidamente a norma — permitir que os funcionários trabalhem em regime híbrido, dividindo seu tempo entre o escritório e o trabalho remoto. Isso possibilita uma gestão mais inteligente e eficiente dos espaços de trabalho e das instalações para aqueles que preferem estar no escritório.
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O trabalho baseado em atividades também é uma grande vantagem para os empregadores.
Embora o trabalho baseado em atividades possa parecer uma estratégia de trabalho centrada exclusivamente no funcionário, ele também beneficia os empregadores.
Em 1996, a Veldhoen + Company, empresa de consultoria fundada por Erik Veldhoen e a maior defensora do trabalho baseado em atividades, liderou a transição para esse modelo na Interpolis — uma das maiores seguradoras da Holanda. A introdução de flexibilidade no ambiente de trabalho ajudou a Interpolis a reduzir sua necessidade de espaço de escritório de dois para um prédio e a cortar os custos anuais de ocupação em 45% e 24%, respectivamente.
Desde então, várias outras empresas também adotaram o ABW.
Em 2020, a 3M mudou sua sede em Hong Kong para um novo espaço de escritórios projetado com base nos princípios do trabalho baseado em atividades (ABW). Os novos escritórios contam com recursos focados em ABW, como salas de reunião multifuncionais com divisórias de vidro móveis (permitindo que as salas alternem facilmente entre reuniões privadas ou sessões de treinamento mais abertas), diferentes estilos de mesas compartilhadas e cabines de foco para trabalho concentrado.
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Trabalho baseado em atividades em números: 10 estatísticas sobre ABW que você precisa conhecer
Como acontece com qualquer abordagem nova e radicalmente diferente para a gestão de funcionários e do ambiente de trabalho, o trabalho baseado em atividades pode parecer pura propaganda sem substância. Mas os números não mentem. Considere as seguintes estatísticas sobre o modelo ABW.
- Nossa pesquisa sobre as atitudes dos funcionários mostra que 55% dos entrevistados desejam um modelo de trabalho híbrido, com parte do tempo no escritório e parte em casa.Cloudbooking)
- Um terço dos funcionários (34%) afirmou que a falta de flexibilidade prejudica seu desempenho e produtividade. A estrutura rígida da jornada de trabalho dificulta a manutenção da produtividade ao longo do tempo.Harvard Business Review)
- Apesar da popularidade dos escritórios abertos, 58% dos funcionários de alto desempenho ainda precisam de mais espaços privados para trabalhos que exigem resolução de problemas, o que sugere a necessidade de áreas dedicadas ao trabalho focado no escritório.CNBC)
- Apesar da popularidade do trabalho remoto, parece que uma parcela considerável de trabalhadores da geração Y e da geração Z ainda reconhece o valor de um escritório físico. Além disso, 57% dos millennials e 51% da geração Z concordaram com a afirmação: "Um escritório físico será necessário para concluir um dia de trabalho no futuro."Spiceworks)
- Um número crescente de organizações está percebendo o valor do trabalho flexível, e 37% das organizações globais planejam aumentar o uso de espaços de coworking ou flexíveis após a pandemia.JLL)
- Na verdade, 43% dos trabalhadores afirmaram que horários de trabalho flexíveis os ajudaram a se tornarem mais produtivos.Pesquisa Gartner sobre a experiência do trabalhador digital de 2021)
- Trabalhadores flexíveis são trabalhadores felizes, e 80% dos entrevistados em uma pesquisa disseram que seriam mais leais ao seu empregador se ele oferecesse horários de trabalho flexíveis.flexjobs)
- Além disso, 62% dos responsáveis pela tomada de decisões em imóveis corporativos nos Estados Unidos, Europa, Oriente Médio e África concordam que os modelos híbridos serão o futuro do trabalho.CBRE)
- Pessoas que trabalham em espaços de coworking, inspirados no modelo de trabalho baseado em atividades, relatam níveis de satisfação que atingem uma média de seis em uma escala de sete pontos. Maior controle sobre o trabalho foi um dos fatores que contribuíram para essa satisfação.Harvard Business Review)
- Além disso, 55% das empresas desejam mais espaços de colaboração em seus escritórios para reunir as pessoas e inspirar o trabalho em equipe.Knight Frank)
Então, como exatamente funciona o trabalho baseado em atividades no escritório?
Uma coisa é definir o trabalho baseado em atividades — mas como ele se traduz exatamente na prática? O trabalho da Veldhoen + Company com a Interpolis em 1996 serviria de modelo para outras organizações que buscavam reinventar o escritório. Entre elas, gigantes da tecnologia como Apple e Microsoft , e empresas de auditoria do grupo "Big Four", como KPMG e PwC.
Aqui está uma breve descrição de algumas das características mais comuns que você pode encontrar em locais de trabalho que adotaram o ABW (Based Access Workplace).
Mesas compartilhadas e espaços colaborativos abertos
Escritório da Rakuten em Londres
Fonte: Rakuten.Today
Os espaços abertos e as mesas compartilhadas são características marcantes dos ambientes de trabalho baseados em atividades. Eles proporcionam uma sensação de liberdade e desafiam a noção de que a mesa individual é o ponto central da produtividade no trabalho.
Os tradicionais cubículos ficaram para trás. As estações de trabalho dos funcionários agora estão distribuídas em lounges abertos e mesas compartilhadas por vários funcionários ao longo do dia. Em alguns escritórios, o espaço das mesas é gerenciado por meio de softwares de reserva , evitando o problema de funcionários disputando espaço.
Os defensores desse modelo de escritório aberto argumentam que ele favorece o trabalho colaborativo. A movimentação e a ausência de barreiras em um escritório aberto permitem que os funcionários se atualizem, comuniquem-se mais de perto e trabalhem juntos em projetos.
Salas de concentração e recantos tranquilos
Apesar da ênfase em escritórios abertos e mesas compartilhadas, os ambientes de trabalho baseados em atividades também levam em consideração a necessidade de privacidade. Afinal, os funcionários ainda precisam de tempo e espaço para se concentrar em tarefas que exigem atenção plena.
É aqui que entram as salas de concentração e os espaços privativos. Mas, ao contrário das estações de trabalho tradicionais, os espaços de trabalho baseados em atividades são projetados em torno de uma variedade de configurações de trabalho individuais, sejam salas de concentração individuais, pequenas salas de reunião para duas a quatro pessoas ou até mesmo mesas compartilhadas em "salas silenciosas" semelhantes a uma biblioteca.
A abordagem do Google para esse conceito se apresenta na forma do que chama de " Team Pods " — espaços modulares que podem ser reconfigurados e adaptados para promover o trabalho focado. Cada pod pode ser ajustado de acordo com o número de pessoas que utilizam o espaço e equipado com comodidades como quadros brancos, mesas e tecnologia para videoconferência.
Salas de reunião e espaços para equipes
Salas de reunião informais e salas de equipe são áreas populares em espaços de trabalho baseados em atividades para projetos em grupo e discussões pontuais.
Sala de Brainstorming na Publicis
Fonte: Officelovin
Diferentes empresas têm diferentes interpretações da sala de reuniões informais; elas geralmente são menores que as salas de conferência e podem estar localizadas em uma sala dedicada (veja a sala de brainstorming da Publicis acima) ou em uma área aberta, longe de locais movimentados. Na maioria dos casos, porém, elas contam com comodidades como uma mesa compartilhada, um quadro branco e telas de LCD para videoconferência.
Áreas de café e lounges
A tradição de trabalhar em cafeterias remonta a várias décadas. Dos cafés parisienses ao Starbucks, as cafeterias são há muito tempo espaços de criatividade e debate. A combinação de comida, bebidas e poltronas confortáveis também cria uma atmosfera que dilui as fronteiras entre socialização e "vamos trabalhar" — especialmente para profissionais que trabalham remotamente.
Café multifuncional para refeições rápidas do Booking.com
Fonte: Instantâneos do escritório
Portanto, não é surpresa que os espaços de trabalho abertos, semelhantes a cafés, também tenham chegado aos ambientes de trabalho modernos. Embora as copas e refeitórios já sejam comuns em muitos escritórios, os espaços de trabalho baseados em atividades utilizam a estética das cafeterias para criar um ambiente propício a conversas descontraídas com colegas e para pessoas que desejam trabalhar de forma mais tranquila enquanto tomam uma xícara de café ou chá.
Salas de conferencia
É claro que nenhum escritório estaria completo sem a indispensável sala de conferências ou reuniões. Elas continuam sendo espaços essenciais para reuniões de diretoria, encontros executivos, elaboração de estratégias ou qualquer outra atividade em grupo que exija um ambiente de negócios mais formal.
A formalidade costuma distinguir a sala de conferências ou sala de reuniões de, por exemplo, salas de reunião informais ou mesas compartilhadas. Em ambientes de trabalho baseados em atividades, a sala de conferências não serve apenas para acomodar grupos de pessoas. Ela também serve para comunicar a importância da atividade em curso e como ela exige a atenção de todos.
Por esse motivo, as salas de conferência com ABW (Application Workstation) costumam atender a uma ampla gama de atividades em grupo, desde sessões de treinamento e seminários até entrevistas com painéis e apresentações de produtos. Elas também costumam ter uma combinação de recursos tecnológicos, como videoconferência completa, sistemas VoIP (voz sobre IP) e TVs grandes ou telas de projeção.
Cabines telefônicas ou cabines individuais
Cabines telefônicas à prova de som ou cabines individuais são geralmente menores do que salas de concentração — normalmente acomodando no máximo duas pessoas por vez. Em ambientes de trabalho baseados em atividades, elas oferecem espaços silenciosos para que os funcionários possam fazer chamadas de vídeo/voz e realizar tarefas que exigem atenção total — como trabalhos urgentes com prazos apertados.
As cabines telefônicas/de privacidade também reconhecem que certas atividades exigem isolamento do restante do ambiente de trabalho. Sejam reuniões individuais com gerentes, ligações pessoais ou trabalho que exige concentração profunda, os escritórios com tecnologia ABW garantem espaços privativos para quem precisa.
Quais são os elementos do trabalho baseado em atividades?
Embora possa parecer que o trabalho baseado em atividades se resume a melhorar a utilização do espaço, trata-se, em última análise, de uma mudança paradigmática que coloca as pessoas em primeiro lugar.
Não se trata apenas de construir uma cozinha estilo café ou adicionar mesas compartilhadas e achar que o trabalho está feito. Para realmente adotar a mentalidade do ABW (Activity-Based Working), as organizações precisam entender os elementos que impulsionam o trabalho baseado em atividades.
1. Cultura
O trabalho baseado em atividades reconhece que as pessoas serão mais produtivas quando tiverem as ferramentas e os espaços adequados para as tarefas que precisam realizar. Isso exige que os gestores abram mão de certo grau de controle sobre suas equipes e concedam aos trabalhadores a autonomia para escolher como e onde trabalhar.
Parece bastante simples. Mas, numa altura em que 71% dos gestores seniores nos EUA querem que os funcionários trabalhem presencialmente a tempo inteiro após a pandemia, é evidente que nem todos concordam com os regimes de trabalho flexíveis.
Em resumo? As organizações precisam refletir bastante se sua cultura está alinhada aos princípios do trabalho baseado em atividades. Os gestores podem ter que aprender novos estilos de gestão que se afastam da necessidade de ter as pessoas sob sua supervisão direta — uma tarefa difícil para muitos líderes atualmente.
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2. Tecnologia
As novas tecnologias também são um fator vital para o sucesso dos ambientes de trabalho baseados em atividades. Por exemplo, permitir que os funcionários reservem espaços de trabalho onde e quando precisarem pode ser a diferença entre criar um espaço colaborativo organizado e ter funcionários brigando por lugares.
Aplicativo de reserva de mesas da Cloudbooking
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As organizações também podem usar tecnologias da Indústria 4.0, como a Internet das Coisas (IoT) e a análise de dados, para monitorar a movimentação em espaços de trabalho e identificar oportunidades para melhorar o aproveitamento do espaço e impulsionar novas eficiências. Essas tecnologias também são essenciais para os modernos escritórios inteligentes — locais de trabalho de alta tecnologia que utilizam análises e tecnologia conectada para ajudar as pessoas a trabalharem com mais eficiência e produtividade.
3. Pessoas
Como mencionado anteriormente, os locais de trabalho baseados em atividades são centrados no ser humano . Eles são projetados para capacitar os funcionários, levando em consideração as preferências individuais em relação aos estilos de trabalho e à produtividade, daí a disponibilidade de diferentes espaços de trabalho.
No entanto, isso não significa que todos os funcionários irão aderir a um escritório ABW. Uma pesquisa de Leesman sobre locais de trabalho baseados em atividades mostra que os "acampantes" ou "ocupantes" — trabalhadores que "realizam a maior parte/todas as suas atividades em um único local de trabalho e raramente utilizam outros espaços dentro do escritório" — representam 30% de todos os funcionários.
A principal conclusão é que as organizações precisam garantir que todos se sintam ouvidos durante a transição para um ambiente de trabalho baseado em atividades. Ofereça opções de trabalho — não force todos a se conformarem a um único estilo de trabalho.
4. Projeto
Criar um ambiente de trabalho que apoie o trabalho baseado em atividades exige planejamento e reflexão cuidadosos. Para começar, os responsáveis pela tomada de decisões em uma organização devem primeiro identificar que tipo de atividades acontecem no ambiente de trabalho ao longo de um dia de trabalho típico. Isso permite que eles entendam como espaços específicos podem gerar melhorias tangíveis em eficiência e produtividade.
Design é um tema amplo que merece uma discussão à parte. Mas um elemento de design comum na maioria, senão em todos os escritórios ABW, é a abertura . A ideia é que espaços de trabalho abertos incentivem "colisões no ambiente de trabalho" — interações casuais entre colegas que fomentam novas ideias e uma melhor colaboração.
Um estudo revelou que um aumento de 10% nas interações de um vendedor com colegas de outras equipes resultou em um crescimento de 10% em suas vendas . A conclusão? A inspiração vinda de outras pessoas pode ser o ingrediente secreto que os profissionais precisam para atingir seu potencial máximo no ambiente de trabalho.
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O trabalho baseado em atividades se tornará a norma em um mundo pós-pandemia?
Embora seja difícil prever como será o mundo pós-pandemia para os locais de trabalho em todo o mundo, pesquisa após pesquisa mostra que as pessoas só querem retornar ao escritório se certas condições forem atendidas. A principal delas é o modelo híbrido, em que os funcionários vão ao escritório de vez em quando para funções específicas, como reuniões presenciais e trabalhos colaborativos essenciais.
O trabalho baseado em atividades oferece um paradigma que acomoda essas novas atitudes dos funcionários por meio de espaços de trabalho físicos e virtuais. O ABW pode não ser novo, mas seus princípios se tornaram ainda mais relevantes no que está se configurando rapidamente como a era híbrida do trabalho.
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