O que é Hot Desking? Explicando essa tendência de trabalho que não é tão nova assim.
O mundo do trabalho está em constante mudança, adaptação e modernização, e isso inclui o próprio ambiente de trabalho. A pandemia global de 2020 colocou as empresas em uma situação sem precedentes. Funcionários que estavam acostumados com deslocamentos diários e um horário fixo de trabalho das nove às cinco tiveram que criar seu próprio escritório em casa e lidar com as distrações do trabalho remoto.
No entanto, dois anos depois, com o anúncio do "Dia da Liberdade" e os planos de convivência com a COVID-19 definidos pelo governo do Reino Unido, ficou cada vez mais claro que uma maior flexibilidade no local de trabalho é essencial para o sucesso. É aqui que entra o conceito de "hot desking". Embora esse sistema de organização de espaços de trabalho não seja novo, ele se mostra uma solução viável para o futuro. Aqui na Cloudbooking , analisamos detalhadamente o que é "hot desking".
O conceito de "hot desking" consiste essencialmente em um sistema de assentos flexíveis e um tipo de trabalho híbrido que permite aos funcionários de uma organização ocupar qualquer mesa disponível, em vez de terem um espaço específico atribuído. Diz-se que o termo deriva da expressão "hot racking", que se referia à prática de marinheiros em turnos diferentes compartilharem as mesmas camas.
Essa flexibilidade agora é uma opção atraente para organizações que desejam receber seus funcionários de volta a um espaço de escritório fixo. Um relatório do grupo imobiliário JLL constatou que 37% das organizações globais planejam aumentar o uso de espaços de coworking ou flexíveis após a pandemia . À medida que nos aproximamos do segundo semestre de 2022, as mesas compartilhadas são uma solução viável para empresas que buscam adotar um modelo de trabalho híbrido.
O trabalho híbrido parece estar se consolidando cada vez mais graças à autonomia e flexibilidade que oferece, e como 83% dos trabalhadores preferem um modelo de trabalho híbrido , tudo indica que o sistema de mesas compartilhadas pode ser a mais recente tendência no ambiente de trabalho a ressurgir.
O que é o sistema de mesas rotativas?
Se você está se perguntando "o que é hot desking?" ou não tem certeza do que isso significa, vamos explicar e começar pelo básico. Como já mencionamos, o hot desking é um sistema de organização de espaços de trabalho em que as mesas são usadas conforme a necessidade. Isso significa que os funcionários utilizam qualquer mesa disponível, em vez de terem um espaço atribuído ou uma mesa fixa.
O objetivo do sistema de mesas rotativas é maximizar a eficiência do espaço e reduzir áreas ociosas no escritório. Essa estratégia ajuda a aumentar a flexibilidade e incentiva a colaboração, seja em um ambiente de escritório tradicional ou em um espaço de coworking.
Hot desking vs. reservas de mesa/reservas de mesa
É aqui que as coisas podem ficar um pouco mais confusas; existem duas formas de trabalho híbrido e práticas de compartilhamento de mesas que, para um olhar destreinado, podem parecer bastante semelhantes. São elas o hot desking e o desk hotelling ou reserva de mesas. Ambas as formas de trabalho híbrido oferecem aos funcionários maior flexibilidade e aumentam sua produtividade, além de utilizar o espaço do escritório de forma mais eficiente do que as práticas tradicionais. Mas qual é a diferença entre elas? Vamos analisar.
Mesa quente
Com o sistema de mesas rotativas, os funcionários utilizam qualquer mesa disponível, em vez de terem uma mesa fixa. A empresa pode usar diversos fatores para determinar como as mesas rotativas serão alocadas — a atribuição pode ser rotativa, por ordem de chegada ou por turnos, dependendo das equipes. Essas atribuições de mesa podem ser alteradas várias vezes ao dia.
Hotelling de mesa
Por outro lado, no que diz respeito ao compartilhamento de mesas , os funcionários podem reservar uma mesa ou espaço de trabalho antes ou ao chegarem ao escritório. A reserva de mesas e espaços de trabalho exige que as empresas adotem sistemas de gestão de espaços de trabalho, como o que oferecemos na Cloudbooking.
O software de gestão de espaços de trabalho Cloudbooking oferece diversos recursos convenientes que ajudam a garantir a adoção tranquila do modelo de "hoteling de mesas", como permitir que os funcionários reservem suas mesas , salas de reunião e vagas de estacionamento com antecedência.
As empresas também podem se beneficiar do software inovador, pois ele permite que os empregadores organizem e otimizem seu ambiente de trabalho com dados de produtividade em tempo real.
Tanto o sistema de mesas rotativas quanto o de mesas compartilhadas oferecem aos trabalhadores controle e variedade em seu ambiente de trabalho. São também formas benéficas de trabalho híbrido que incentivam o trabalho baseado em atividades (ABW, na sigla em inglês) . O ABW é um estilo de trabalho que incentiva os funcionários a escolherem entre diferentes ambientes de trabalho, de acordo com a natureza do que estão fazendo. A principal diferença entre os dois tipos de trabalho híbrido é a abordagem mais formalizada adotada pelo sistema de mesas compartilhadas, graças à implementação de tecnologia dedicada para reservas.
Quais são as vantagens do sistema de mesas compartilhadas?
Existe uma ampla gama de estratégias de trabalho flexíveis. Embora todas tenham seus benefícios, o sistema de mesas compartilhadas (hot desking) é uma opção muito atraente para os empregadores de hoje. O hot desking não é uma estratégia de trabalho particularmente nova, mas foi adotado por um número crescente de empresas antes e durante a pandemia de COVID-19. De fato, a demanda por hot desking aumentou 45% em 2020, segundo a Deloitte.
Agora que o retorno ao escritório está bem encaminhado, a flexibilidade na frequência dos funcionários parece destinada a continuar. Muitos trabalhadores expressam o desejo de continuar trabalhando em casa ou remotamente, o que torna provável que o sistema de mesas compartilhadas continue sendo uma estratégia popular no ambiente de trabalho e uma solução vantajosa tanto para funcionários quanto para empregadores, graças aos seus diversos benefícios. Quais são as vantagens do sistema de mesas compartilhadas? Vamos analisar.
Processo de integração
Um dos muitos desafios enfrentados pelas empresas com o trabalho remoto é a integração de novos funcionários. Esse processo é complexo e crucial para a jornada do colaborador. No entanto, os funcionários contratados durante os lockdowns nacionais não terão muita dificuldade para se adaptar ao modelo de trabalho com mesas compartilhadas. Eles já terão bastante experiência com os diversos sistemas e serviços necessários para esse modelo. A única apresentação necessária será conhecer os colegas e encontrar um lugar confortável para sentar.
Socializar com os colegas de trabalho
Somos criaturas de hábitos — muitos de nós gostamos de ter nossa própria mesa ou cadeira, ou apreciamos o conforto de estar rodeados pelos mesmos colegas de trabalho dia após dia. No entanto, isso dificulta o início de conversas com colegas de outros departamentos e a construção de novos relacionamentos interorganizacionais.
As mesas rotativas promovem uma interação saudável entre os funcionários, permitindo que conheçam as funções de outras equipes e tenham uma visão mais abrangente das tarefas de cada departamento. Essa socialização também contribui para a construção de uma cultura organizacional mais positiva , tornando o ambiente de trabalho melhor. Sem dúvida, uma das principais vantagens das mesas rotativas!
Minimize a bagunça
As pessoas costumam tratar seu espaço de trabalho como se fosse pessoal. Isso significa que muitas mesas e escritórios ficam cheios de bagunça, objetos diversos e fios. O sistema de mesas compartilhadas elimina esse problema, obrigando os funcionários a serem mais organizados e a trabalharem em um ambiente mais minimalista. Embora algumas pessoas gostem de personalizar seu espaço de trabalho, o sistema de mesas compartilhadas facilita o trabalho da equipe de limpeza e proporciona uma aparência mais organizada.
Maior autonomia
O sistema de mesas compartilhadas não representa apenas uma grande mudança no seu espaço físico de trabalho; trata-se também de uma transformação profunda na cultura da sua empresa. As pessoas não ficam mais presas às suas mesas; em vez disso, os funcionários têm voz ativa na definição de como será o seu dia de trabalho. Isso pode ter um efeito transformador tanto na vida social quanto na vida pessoal dos colaboradores.
Economize dinheiro
O ambiente de escritório tradicional geralmente é projetado para que cada funcionário tenha um espaço específico para trabalhar. O problema é que grande parte desse espaço fica completamente ocioso quando os funcionários estão de férias, de licença médica ou em viagem a trabalho. É muito improvável que todos os funcionários precisem de uma mesa todos os dias, especialmente agora que muitos optaram por trabalhar parcialmente em casa, o que significa que os escritórios tradicionais raramente utilizam seu espaço e equipamentos de forma eficiente. O sistema de mesas compartilhadas, por outro lado, permite que as empresas não apenas reduzam os custos com equipamentos, mas também diminuam o tamanho de seus imóveis e reduzam as despesas gerais.
Capacitar funcionários
Quando os funcionários estão felizes e positivos, a produtividade é alta. Embora cada pessoa seja diferente, para a maioria dos funcionários, ter a flexibilidade de se movimentar e sentar em qualquer mesa que escolherem é algo que lhes dá poder.
Escolher por si próprio significa que também pode encontrar o ambiente certo para realizar cada tarefa de forma eficiente. Se precisar de paz e sossego, pode encontrar um canto tranquilo do escritório, enquanto que, se quiser conversar e receber contribuições, pode passar para um espaço mais movimentado e colaborativo.
Atualização da infraestrutura
Para oferecer a toda a força de trabalho a flexibilidade do sistema de mesas compartilhadas, a maioria das empresas precisará atualizar sua infraestrutura. O que isso significa? Bem, os funcionários precisarão ter acesso a tudo o que precisam para trabalhar remotamente. Isso implica que os sistemas internos da empresa precisarão ser migrados para a nuvem e que serviços como RH, folha de pagamento e impressão precisarão estar disponíveis para todos os funcionários, independentemente de onde estejam no prédio.
Desafios do sistema de mesas compartilhadas
Do ponto de vista de um empregador simples, o sistema de mesas compartilhadas parece uma solução óbvia: reduzir o espaço de escritório e os custos operacionais. No entanto, ao analisar alguns estudos de caso reais de mesas compartilhadas, fica claro que essa nem sempre é a solução ideal.
Na semana passada, uma enquete no LinkedIn perguntou: "Você gosta do sistema de mesas compartilhadas no trabalho?". A resposta foi um sonoro "não": 75% dos respondentes. Existem muitos motivos pelos quais o sistema de mesas compartilhadas não conquistou a maioria dos funcionários, mas a impossibilidade de personalizar o espaço de trabalho e a falta de privacidade parecem estar entre os mais comuns.
Em ambientes de trabalho com mesas compartilhadas, os funcionários estão constantemente se deslocando entre mesas e estações de trabalho. Isso significa que itens pessoais, como objetos decorativos, fotos de família, etc., não podem ser usados para decorar o espaço. Especialistas descobriram que permitir que os funcionários personalizem suas mesas pode impactar positivamente seu moral e energia. Isso significa que o sistema de mesas compartilhadas pode correr o risco de afetar negativamente o moral dos funcionários e até mesmo fazê-los se sentirem menos valorizados.
Embora o sistema de mesas compartilhadas tenha como objetivo incentivar a colaboração e melhorar a produtividade, muitas equipes podem acabar dispersas e separadas devido à ocupação das mesas. Isso pode prejudicar a comunicação e ter um impacto negativo na produtividade. Além disso, o sistema de mesas compartilhadas pode deixar os funcionários inquietos e insatisfeitos, o que nunca é bom para os negócios — como você provavelmente já sabe, funcionários insatisfeitos podem custar bilhões de dólares às empresas todos os anos.
Por fim, no que diz respeito à comunicação, alguns empregadores constataram que, embora o sistema de mesas compartilhadas torne o escritório um ambiente de trabalho mais aberto e acolhedor, ele pode, na verdade, ter um efeito negativo na produtividade. De fato, apenas 46% dos trabalhadores sentem-se mais produtivos quando trabalham em um ambiente de mesas compartilhadas em comparação com o trabalho em sua própria mesa. Esse impacto negativo se deve às constantes distrações e conversas que as mesas compartilhadas podem, por vezes, fomentar.
Será que o sistema de mesas compartilhadas é a solução?
Ao olharmos para o futuro do trabalho , fica claro que, sempre que se fala em maior flexibilidade e liberdade, o conceito de "hot desking" (espaço de trabalho compartilhado) também se destaca. Formas flexíveis de trabalho estão em voga, e cabe a você encontrar a estratégia de espaço de trabalho ideal para o seu negócio. Embora a adoção de um sistema de organização de espaço de trabalho como o hot desking ofereça inúmeros benefícios, ele não será adequado para todos os funcionários.
Se você está considerando o sistema de mesas compartilhadas para sua empresa, também vale a pena analisar o sistema de escritórios compartilhados (ou "office hoteling"). O "office hoteling" pode ser uma opção mais viável para organizações que buscam se adaptar aos novos tempos e adotar estratégias de trabalho flexíveis. Muitas das queixas relacionadas ao sistema de mesas compartilhadas incluem falta de privacidade, desorganização e a sensação de desvalorização por parte da empresa.
O sistema de reservas de mesas utiliza tecnologia inovadora para gestão do ambiente de trabalho , permitindo que os empregadores planejem e organizem a presença dos funcionários no escritório, além de ajudá-los a encontrar e reservar espaços de trabalho e salas de reunião adequados às suas necessidades. Ademais, as soluções da Cloudbooking para a COVID-19 e a tecnologia de gestão de visitantes podem contribuir para a saúde e segurança dos seus funcionários, demonstrando mais uma vez que as empresas priorizam o bem-estar dos seus colaboradores.
Existe uma ampla gama de opções quando se trata de modelos de trabalho híbridos. Ao compreender plenamente o seu setor e os seus objetivos de trabalho, você poderá encontrar as soluções certas para o seu espaço de trabalho e para o seu negócio.
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