Principais benefícios a procurar num bom sistema de gestão de local de trabalho

Como as soluções de gestão do local de trabalho podem ajudar sua empresa?

Em resumo, a gestão do espaço de trabalho é um ramo da gestão de instalações que se concentra na otimização dos recursos físicos de um local de trabalho, como o espaço de escritório. Faz sentido para empresas de médio a grande porte melhorar a utilização do espaço de escritório existente para reduzir custos e maximizar os recursos disponíveis.

Por exemplo, qualquer edifício de escritórios tem um número limitado de espaços para todos os funcionários de uma empresa, bem como para freelancers, contratados, visitantes e clientes. Através de um software de gestão de espaços de trabalho, a empresa nesse edifício pode:

• Certifique-se de que todos tenham espaço suficiente para suas necessidades.
• Garanta que os clientes sejam atendidos prontamente e não precisem ficar esperando.
• Reduzir os custos de imóveis ou eletricidade não utilizados
• Aproveite as áreas de estar flexíveis, como as utilizadas por trabalhadores remotos.

Garanta que sua plataforma de gestão do local de trabalho se integre com outros sistemas.

Falando em integração de sistemas , você deve garantir que qualquer solução de gestão do ambiente de trabalho que venha a adquirir seja capaz de se integrar aos sistemas de escritório existentes que você já conhece e utiliza diariamente.

Afinal, muitas empresas hesitam em atualizar seus sistemas de software e outras tecnologias existentes, pois isso geralmente consome muito tempo e não é muito econômico. Um bom software de gestão de ambientes de trabalho facilitará a atualização e a integração de qualquer software ou ferramenta digital que sua empresa já utilize.

Além disso, algumas soluções de gestão de espaços de trabalho incluem ferramentas que ajudam a integrar facilmente quaisquer outras ferramentas que você ou seus gerentes já utilizem. Ao conectar diversas ferramentas, como Microsoft Outlook, Google Agenda e outras, ao seu software de gestão de espaços de trabalho, você poderá proporcionar maior conforto tanto para funcionários quanto para clientes e coletar muito mais dados para atribuições e reservas de mesas mais precisas.

Na verdade, muitos dos melhores sistemas de gestão de ambientes de trabalho são conhecidos pela sua integração com centenas de grandes marcas globais, desde o Google e o Zoom até a Microsoft e muitas outras. Resumindo: qualquer boa solução de software para sua empresa deve se integrar bem com outros softwares selecionados.

Procure um software de gestão de local de trabalho que seja bem projetado e fácil de usar.

Outro benefício importante que você deve procurar em um software de gestão de ambientes de trabalho é uma experiência do usuário (UX) otimizada. Isso inclui, mas não se limita à interface do usuário (UI).

Em resumo, a experiência do usuário inclui:

• A interface do usuário define como as pessoas podem interagir com o software e controlar suas ferramentas.
• O design e layout geral do software de gestão
• Quão intuitivo e fácil de entender é o software? É necessário consultar muitos tutoriais até mesmo para as funcionalidades mais básicas?
• Quão eficaz é em relação aos benefícios anunciados?

Mas pode ser difícil saber qual será a experiência completa do usuário com um novo software de gestão de ambientes de trabalho se você nunca o utilizou antes. Verifique se a empresa que oferece a solução em questão oferece um período de teste gratuito – muitas delas o fazem justamente por esse motivo. Um período de teste gratuito permite que você experimente o software e veja como é utilizá-lo na prática antes de comprar.

Mas você também pode conferir as avaliações de clientes anteriores. Geralmente, os ex-clientes ficam mais do que felizes em explicar os pontos positivos ou negativos que tiveram com o software.

Um software de gestão de espaços de trabalho com uma experiência do usuário (UX) ou interface de usuário (UI) ruim será difícil de usar, frustrante para seus funcionários e clientes, e pode até levar a erros na reserva de escritórios ou na gestão da infraestrutura existente da sua empresa. Tudo isso pode afetar negativamente os resultados financeiros e comprometer rapidamente seus esforços de gestão.

Garanta que sua solução de gestão do local de trabalho suporte o trabalho flexível.

Desde a pandemia de COVID-19, práticas flexíveis como o trabalho híbrido e horários flexíveis tornaram-se parte integrante da vida profissional. Entre as estratégias mais comuns para reduzir o estresse dos funcionários , o trabalho flexível também é um aspecto fundamental da abordagem de muitas organizações para apoiar a saúde e o bem-estar dos colaboradores.

Muitas soluções de gestão de espaços de trabalho incluem software para trabalho híbrido e outras funcionalidades projetadas para apoiar iniciativas de trabalho flexível, como o sistema de mesas compartilhadas e o compartilhamento de mesas . Um sistema eficaz de gestão de espaços de trabalho deve auxiliar os funcionários a serem produtivos tanto no escritório quanto em casa, permitindo que eles aproveitem ao máximo a abordagem da empresa em relação ao trabalho flexível.

Procure um software de gestão de locais de trabalho que ofereça um bom retorno sobre o investimento.

Um bom software de gestão de ambientes de trabalho será baseado na nuvem e fácil de instalar em qualquer dispositivo ou infraestrutura da sua empresa. Mas isso significa que você precisará ter um bom relacionamento com o fornecedor ou produtor do seu software.

Qualquer fornecedor com quem você decida fazer parceria deve entender o ROI (retorno sobre o investimento) geral da sua empresa. Ele poderá personalizar seu pacote de software de acordo com o que funciona melhor para a sua empresa, e não oferecer um conjunto padrão de opções ou ferramentas que simplesmente funcionam para a maioria das organizações.

Além disso, qualquer fornecedor que você escolher deve ser capaz de fornecer suporte técnico e outros tipos de assistência, quando possível. A tecnologia em nuvem é realmente excelente para a maioria das empresas atualmente, mas implica em maior dependência das pessoas que controlam esses servidores em nuvem.

Com isso em mente, você precisa poder contar com seus fornecedores para auxiliá-lo em momentos difíceis ou para fornecer informações rápidas em caso de violação de segurança ou falha repentina. Em suma, você deve dedicar um tempo para se comunicar com um futuro fornecedor e garantir que ambos estejam alinhados em relação a:

• Os objetivos de longo prazo da relação de trabalho entre as suas duas empresas.
• O que você precisa de um software de gestão de instalações e se ele pode atender às suas necessidades.
• Como o software deles poderá ajudar a atender às suas necessidades

Não tem certeza se um bom fornecedor pode ajudar com suas necessidades de ROI? Nesse caso, confira as avaliações de clientes anteriores e veja o que eles têm a dizer sobre as pessoas por trás do software de gestão do ambiente de trabalho.

Procura uma solução de gestão de espaços de trabalho que faça tudo?

Embora existam muitos fatores a serem considerados ao escolher um software de gestão de instalações para sua empresa, os elementos mais importantes a serem observados são:

• Integração com os sistemas existentes no seu local de trabalho. 
• Fácil de usar e com um design excelente.
• Funcionalidade que apoia o trabalho flexível.
• Um fornecedor de software que entende as necessidades do seu negócio e está disposto a ajudar em cada etapa do processo.
• Funcionalidades que atendem às necessidades específicas do seu escritório.

Se você está procurando um sistema que ofereça todos esses benefícios e muito mais, não precisa procurar mais: Cloudbooking é a solução ideal.

Nosso software integrado de gestão de espaços de trabalho inclui soluções para reserva de salas de reunião , gestão de visitantes e gestão de estacionamento . Além disso, nossa funcionalidade de reserva de mesas está repleta de recursos para apoiar o trabalho flexível – como nossa ferramenta de “localizador de colegas”, que permite a colaboração no escritório entre trabalhadores em regime híbrido.

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