O experimento massivo de trabalho remoto que o mundo empreendeu, desencadeado pela pandemia de COVID-19, provou aos empregadores que as pessoas podem trabalhar remotamente. Em 2020, estimava-se que quatro em cada cinco trabalhadores do Reino Unido trabalharam em casa em algum momento.
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Muitas empresas estão tentando lidar com o mesmo conjunto de problemas relacionados à reabertura de seus escritórios após o período de confinamento e à implementação de um plano de recuperação.
“Qual é o momento certo para reabrir e quais medidas de segurança são mais eficazes ao trazer os funcionários de volta? Quais funções precisam ser realizadas no escritório e quais podem ser feitas remotamente?”
Felizmente, existem soluções de gestão de instalações que podem ajudar a formular esse plano.
Quando a pandemia finalmente terminar, é provável que os escritórios para os quais retornarmos não sejam os mesmos que deixamos. A transformação digital acelerada do ambiente de trabalho está forçando as organizações a encontrarem novas maneiras de capacitar os colaboradores com experiências de usuário superiores que os auxiliem na adoção do trabalho remoto quando necessário — tudo isso enquanto aumentam a segurança, a produtividade e a eficiência do espaço físico no local de trabalho. É provável que vejamos um novo modelo de trabalho híbrido que combine trabalho remoto em tempo parcial e espaços de escritório projetados para uma colaboração eficaz.
Os empregadores precisarão ser flexíveis à medida que avançam em seus planos de recuperação da COVID-19, aproveitando ao máximo a tecnologia para garantir que seus edifícios ofereçam um ambiente seguro e em conformidade com as normas. É aí que entra a ajuda das soluções de gestão de instalações.
O que são soluções de gestão de instalações?
Toda organização depende de uma combinação de funções e serviços para fornecer o suporte essencial às suas principais operações comerciais. Garantir que esse suporte esteja disponível da forma adequada, com a qualidade certa e pelo custo certo é a responsabilidade da gestão de instalações. As soluções de gestão de instalações utilizam tecnologia avançada para ajudar as empresas a gerenciar suas instalações principais ou, em outras palavras, a cuidar de todos os elementos que mantêm suas organizações em pleno funcionamento. Elas existem para garantir que você tome as decisões de negócios corretas sobre seus dois ativos mais importantes: seu espaço e seus funcionários.
As ferramentas de gestão de espaços de trabalho e os insights de dados oferecidos pelos sistemas de gestão de instalações garantem que as empresas compreendam verdadeiramente como seus espaços estão sendo utilizados e como podem otimizar ao máximo o que já possuem. Seja gerenciando mesas, salas, visitantes ou a movimentação de pessoas, esses dados são projetados para simplificar e facilitar o planejamento de recuperação.
Priorizando as pessoas em vez dos lugares
Ao elaborar um plano de recuperação da COVID-19 e se adaptar ao novo modelo de trabalho híbrido, as empresas precisam ser capazes de proteger seus funcionários de qualquer risco contínuo de COVID-19 e aliviar suas ansiedades em relação ao retorno ao escritório.
A necessidade de criar um ambiente de trabalho seguro dará maior ênfase à priorização das “pessoas” em detrimento dos “lugares” no ambiente de trabalho. Soluções de gestão de instalações podem ajudar as empresas a planejar a recuperação dos efeitos da COVID-19, criando um ambiente de trabalho seguro e abordando os seguintes fatores:
- Tecnologia de reserva com pouco contato ou QR Code
- Controle da disponibilidade do espaço de trabalho
- Atribuição de mesa ao colega
- Check-in de visitantes e triagem de saúde em regime de autosserviço
- Rastreamento de contatos no local de trabalho
- Higienização do espaço de trabalho
Tecnologia de reserva com pouco contato ou QR Code
Muitos trabalhadores resistem a voltar ao escritório, com a ansiedade persistente sobre o risco de contrair COVID-19 ainda pesando muito em suas mentes. Essa será uma das principais questões que as empresas enfrentarão ao planejar a reabertura, e esses aspectos devem ser abordados em seus planos de recuperação.
Espaços de trabalho sem contato são a resposta para muitos desses receios. O software de gestão de instalações da Cloudbooking utiliza códigos QR e leitores sem toque para permitir que a equipe no local realize diversas atividades. Desde visitantes notificando a recepção sobre sua chegada até funcionários fazendo check-in em reuniões e reservando uma estação de trabalho, os códigos QR podem ajudar as pessoas a se movimentarem pelo escritório e a trabalharem sem precisar tocar em superfícies ou interagir fisicamente com o ambiente de trabalho.
Controle a disponibilidade do espaço de trabalho
Com a tecnologia de gestão de instalações, as empresas também podem adaptar facilmente seus layouts de assentos e capacidades de salas de reunião existentes para incentivar o distanciamento social eficaz e ajudar a evitar a superlotação nos escritórios. As ferramentas de análise fornecem dados em tempo real sobre a capacidade do espaço de trabalho, permitindo a adoção das seguintes medidas:
- Reduzir a capacidade de assentos nos espaços de trabalho para garantir o distanciamento social seguro.
- Aplicar o zoneamento de mesas para equipes específicas ou padrões de turnos.
- Gerenciar e atribuir remotamente solicitações de higienização após o check-out de um colega.
Atribuição de mesa ao colega
Cloudbooking oferece uma solução de reserva de mesas para ajudar as empresas a gerenciar novas formas de trabalho após a COVID-19.
A plataforma facilita o planejamento e a gestão do retorno dos funcionários aos escritórios, ajudando-os a trabalhar com segurança com mesas pré-definidas ou reservadas. Isso é possível porque permite que as empresas planejem a disposição dos assentos, gerenciem a capacidade do escritório e garantam um trabalho seguro e flexível para os funcionários por meio do software de reserva de mesas. Os funcionários serão notificados sobre ajustes em seus dispositivos móveis antes da chegada, reduzindo frustrações e ineficiências causadas pela disponibilidade limitada de mesas.
Check-in de visitantes e triagem de saúde em regime de autosserviço
O gerenciamento de visitantes presenciais deve ser uma consideração fundamental para qualquer empresa que esteja elaborando um plano de recuperação da COVID-19. Isso garantirá a segurança de funcionários e visitantes, minimizando o risco de propagação do vírus.
A tecnologia de gestão de instalações pode ser implementada facilmente, permitindo que as empresas ofereçam pré-registo e aprovações de acesso de visitantes às instalações. Isto permite-lhes monitorizar a sua capacidade, garantindo o cumprimento das diretrizes de distanciamento social. O bem-estar dos colaboradores e visitantes também pode ser protegido com triagens de saúde e segurança e a implementação do check-in automático de visitantes com a aplicação de check-in da Cloudbooking.
Rastreamento de Contatos no Local de Trabalho
Ter um sistema de rastreamento de contatos em funcionamento será uma parte vital do plano de recuperação da COVID-19 de qualquer empresa.
A solução de gestão de instalações da Cloudbooking possui uma função de rastreamento de contatos, permitindo maior segurança e bem-estar dos funcionários. Com esse sistema implementado, as empresas podem acessar rapidamente relatórios de rastreamento de contatos caso uma infecção seja detectada no local. Qualquer indivíduo infectado pode ser identificado, acionando um alerta sobre onde trabalhou e quem esteve próximo, para que as medidas apropriadas de higienização sejam tomadas.
Higienização do ambiente de trabalho
A higiene do ambiente de trabalho e a saúde dos colegas serão melhor mantidas por meio de um cronograma de limpeza regular após a reabertura dos escritórios. A higienização das mesas e salas de reunião entre os usos ajudará a reduzir a possível propagação de infecções e dará tranquilidade aos funcionários. Soluções de gestão de instalações podem ajudar as empresas a atribuir facilmente solicitações de higienização do espaço de trabalho após a saída dos funcionários e notificar a equipe de instalações sobre as necessidades de limpeza "rotineira" ou "profunda".
A tecnologia Cloudbooking provou ser um recurso inestimável para muitas organizações na criação de seus planos de recuperação da COVID-19. Capaz de ajudar você a gerenciar sua adaptação ao novo normal e garantir o bem-estar e a segurança dos funcionários, nosso software pode fazer toda a diferença. Entre em contato conosco agora mesmo para uma demonstração gratuita e sem compromisso.
