Escritório 2.0: Para que serve o seu escritório pós-pandemia?

A era digital tornou nossas infraestruturas obsoletas em muitos aspectos. Passamos de uma era industrial para um cenário digital sob demanda. A tecnologia para o trabalho remoto já estava disponível há alguns anos. O que a COVID-19 evidenciou foi a falta de infraestrutura nas empresas para dar suporte a novos modelos de trabalho e promover o bem-estar dos funcionários.

Tradicionalmente, o escritório era um lugar onde comparecíamos das 9h às 5h, de segunda a sexta, para realizar nosso trabalho. Nos vestíamos adequadamente, nos comportávamos de acordo e construíamos relacionamentos com nossos colegas. Tendo experimentado o trabalho remoto, muitas pessoas desejam continuar tendo a opção de trabalhar, pelo menos em tempo parcial.

O relatório "O Futuro do Trabalho" da revista The Economist afirmou que o funcionário médio gostaria de trabalhar em casa quase metade do tempo. Portanto, embora a maioria não queira trabalhar em tempo integral em casa, alguns escolheriam essa opção. Faz sentido que as empresas ofereçam opções de trabalho remoto aos seus funcionários, pois isso poderia levar à redução do espaço físico de escritórios e dos custos operacionais.

Algumas empresas de tecnologia já entendem os benefícios do trabalho flexível há muitos anos. Elas adotaram uma abordagem divertida e flexível para o trabalho. Os escritórios de empresas como o Google têm áreas para descansar, brincar, socializar e muito mais. O Google foi pioneiro em escritórios que priorizam a satisfação dos funcionários. Funcionários felizes trabalham com mais afinco e inteligência.

Como você pode preparar o espaço de escritório da sua empresa para o Office Space 2.0?

Atualmente, muitos escritórios são configurados de forma tradicional, com uma mesa por funcionário, salas de conferência, alguns com instalações para alimentação, copa e banheiros. No futuro, se houver menos pessoas no escritório, a sua configuração poderá mudar.

Uma das coisas que as pessoas mais sentiram falta durante o confinamento, trabalhando em casa, foi a presença dos colegas. Embora a colaboração tenha ocorrido online, com o uso de softwares de reunião como Zoom ou Teams, as reuniões presenciais foram canceladas. Por esse motivo, a maioria gostaria de passar algum tempo no escritório. Mas será que todo funcionário ainda precisa de uma mesa?

Empresas com visão de futuro devem considerar o uso do espaço se pretendem oferecer aos funcionários a opção de trabalhar de forma flexível em algum sistema de trabalho híbrido . A colaboração é mais eficaz presencialmente; será que o escritório deveria priorizar ambientes colaborativos?

O escritório é o local onde os funcionários podem mergulhar na cultura da empresa e socializar com os colegas, garantindo um bom nível de bem-estar e saúde mental. Isolamento e solidão levam à depressão e à queda de produtividade.

Tendo isso em mente, é essencial tornar o escritório pós-pandemia um ambiente acolhedor, confortável e estimulante. O bem-estar no trabalho deve ser prioridade, com foco na satisfação dos funcionários. Portanto, faz sentido solicitar a opinião e as ideias da equipe para garantir que o novo modelo de trabalho seja bem-sucedido e funcione para todos.

O que você precisa para que o escritório pós-pandemia funcione?

Será necessária a colaboração entre os diferentes departamentos para que o escritório pós-pandemia seja um sucesso. Seria benéfico, inicialmente, criar uma lista de verificação com todos os sistemas, processos, equipamentos e funcionários que precisam estar envolvidos no desenvolvimento dos procedimentos corretos.

Infraestrutura

Uma infraestrutura de TI robusta é fundamental para o sucesso dos novos modelos de trabalho híbridos . Se o espaço de trabalho for limitado, um sistema de reserva de mesas será necessário, por meio de um software de gestão de espaços de trabalho compartilhados. Os funcionários precisam reservar salas de reunião ou espaços de colaboração? Nesse caso, um sistema de reserva de salas de reunião com um software de gestão de salas de reunião deve ser implementado.

Para que tudo funcione perfeitamente, a integração de sistemas de software é vital. É preciso ter processos definidos para que os funcionários os sigam e aplicativos de software integrados para que possam realizar seu trabalho onde quer que estejam.

Processos

Políticas de RH atualizadas também serão necessárias. Os funcionários terão contratos com dias específicos de entrada e saída do escritório, ou poderão decidir por si mesmos? Quem monitorará a produtividade e a satisfação da equipe? Acordos entre a empresa e os funcionários também precisarão ser firmados para garantir que aspectos como os procedimentos de segurança de TI sejam sempre cumpridos.

Será necessário ministrar treinamento sobre os novos softwares, sistemas e métodos de trabalho. É ótimo ter ferramentas como um software de gestão de reservas de salas, mas é preciso garantir que os funcionários aprendam a usá-las corretamente.

As expectativas também devem ser definidas, incluindo quaisquer KPIs que os funcionários devem atingir, como serão medidos e os processos a serem seguidos para funcionários que não atingirem as metas. A produtividade é, compreensivelmente, uma grande preocupação para os empregadores. Ao estabelecer metas claras e definidas, todos sabem qual é a sua situação.

Haverá alguma forma de remuneração para os funcionários que trabalham em casa para cobrir os custos adicionais com serviços públicos, como energia elétrica, aquecimento e acesso à internet? Se sim, será necessário elaborar diretrizes, juntamente com contratos e processos, para que os funcionários possam solicitar o reembolso desses custos ou ter um valor acordado adicionado ao seu salário a uma taxa fixa.

Equipamentos

Seu equipamento precisa ser atualizado para o escritório pós-pandemia? Isso pode incluir sistemas de videoconferência, câmeras, monitores, sistemas telefônicos e até mesmo hardware. Se computadores de mesa eram a norma para atualizações, laptops podem ser uma opção mais viável devido à sua portabilidade. É importante também considerar o seguro e os sistemas de recuperação de dados.

Os funcionários trabalharão em casa usando seus próprios equipamentos de TI? Em caso afirmativo, quais políticas você precisa implementar para garantir a segurança e a proteção de dados confidenciais?

Para garantir que os funcionários trabalhem em casa com segurança, um serviço de VPN pode ser útil. Isso permite que a rede da sua empresa saiba de onde o funcionário está acessando informações, o que pode ajudar a prevenir tentativas de invasão. Um software antivírus é essencial para garantir que nenhum malware corrompa o sistema ou roube dados.

O funcionário precisará acessar os aplicativos e programas que usa regularmente; se ele tiver um computador separado no trabalho, precisará acessar remotamente seu espaço de trabalho. A nuvem é ideal para isso.

Os escritórios poderiam fechar completamente?

Algumas empresas podem estar considerando eliminar seus escritórios para reduzir drasticamente seus custos fixos. Isso exigirá uma reformulação significativa de todos os sistemas. Os funcionários trabalharão em tempo integral em casa ou haverá algum tipo de terceiro espaço de trabalho, como um hub colaborativo onde os funcionários possam se reunir para compartilhar ideias e trabalhar juntos?

A British Airways está fechando sua sede em Heathrow, já que o grande complexo de escritórios não será mais necessário com as novas práticas de trabalho. E não é a única. Ao reduzir o tamanho da empresa e permitir que os funcionários trabalhem em casa, a companhia economiza dinheiro. Mas os funcionários ainda precisam socializar para criar laços e relacionamentos profissionais que aumentem a produtividade e a inovação.

Salas de conferência ou salas de reunião ainda devem existir para que os funcionários possam se reunir e colaborar. A gerência também precisará se reunir; o RH ainda precisará conversar com os funcionários, realizar avaliações e entrevistas. Se esse espaço for muito requisitado, sistemas de reserva de salas de conferência serão imprescindíveis.

O sucesso de um negócio digital depende dos sistemas e procedimentos que o sustentam. São eles que o mantêm em funcionamento. A infraestrutura essencial de um escritório é composta pela rede, servidores e estações de trabalho. Equipamentos como impressoras, copiadoras, etc., também são indispensáveis.

Não imaginamos que os escritórios fecharão completamente em breve, embora possam ser significativamente reduzidos em tamanho.

Quando a COVID-19 chegou, fomos todos lançados despreparados em reuniões virtuais, aulas virtuais e isolamento. Sem outra opção, a maioria se adaptou, provando que o trabalho remoto é uma possibilidade real. Os sistemas não estavam prontos, mas essa experiência prática demonstrou o que é necessário para que funcione.

Os executivos de TI agora entendem precisamente como suas equipes trabalham em casa, a que recursos precisam ter acesso e quais processos precisam ser aprimorados. Grandes empresas, como o Google, provavelmente serão as primeiras a adotar essa tecnologia, com as empresas menores seguindo o exemplo na próxima década.

Imagine um dia de trabalho em 2030 – talvez você nem precise ir ao escritório. Uma central de atendimento poderá fornecer consultoria sob demanda em recursos humanos, direito e contabilidade, de qualquer lugar com acesso à internet sem fio. Pode ser prática comum para a maioria dos trabalhadores usar laptops ou tablets em casa e ir ao escritório apenas para reuniões. Todas elas serão agendadas online por meio de softwares de agendamento.

Em última análise, o escritório pós-pandemia passará por muitas mudanças. Embora essas mudanças possam variar de empresa para empresa, espera-se que mais pessoas trabalhem de forma flexível em todo o mundo. Isso traz muitos benefícios, como um leque muito maior de talentos disponíveis para recrutamento, funcionários mais satisfeitos e custos operacionais reduzidos. O foco dos escritórios pode mudar do trabalho em si para um espaço colaborativo para desenvolver ideias, inovar e socializar, imersos na cultura da empresa.