A transição para o trabalho híbrido deixou muitos escritórios com espaço excessivo. As empresas relatam precisar de 30% a 40% menos espaço do que antes¹. Mas , como a maioria dos funcionários deseja passar pelo menos algum tempo no escritório todas as semanas, a situação não é tão simples.
Apresentamos o conceito de "hot desking".
Se os funcionários puderem compartilhar mesas com base em quem está no escritório e quem está em casa, os empregadores podem reduzir os custos com imóveis e, ao mesmo tempo, oferecer espaço de escritório para todos. Mas, para que o sistema de mesas compartilhadas funcione, precisa ser fácil de usar para os funcionários e simples de gerenciar para as empresas.
É aí que entra um sistema robusto de mesas compartilhadas.
Neste guia, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre sistemas de mesas compartilhadas: desde como funcionam, até os recursos a serem considerados e dicas para implementar um novo sistema com sucesso.
Um sistema de mesas compartilhadas eficiente é fundamental para uma estratégia eficaz de trabalho híbrido. É preciso que os funcionários se sintam motivados com o tempo limitado que passam no escritório e que isso facilite a sua produtividade. As mesas compartilhadas não são apenas uma forma de reduzir custos com imóveis, mas sim parte de uma estratégia de colaboração híbrida que está definindo o futuro do trabalho.
Vamos começar.
O que é um sistema de mesas rotativas?
O sistema de mesas rotativas é uma forma de organização do ambiente de trabalho. Em vez de terem uma estação de trabalho atribuída ou permanente, os funcionários podem usar qualquer mesa disponível quando chegam ao escritório para trabalhar.
Embora seja um conceito relativamente simples, o sistema de mesas rotativas pode ser desafiador de implementar. As empresas precisam de sistemas que garantam que todos que desejam uma mesa em um determinado dia possam tê-la. Para fornecer as instalações adequadas — e evitar o desperdício de recursos — as empresas precisam saber qual será a expectativa de ocupação de seus escritórios.
Sistemas de mesas compartilhadas, como o Cloudbooking, são projetados para resolver esses problemas. Eles funcionam convidando os funcionários a indicarem sua intenção de trabalhar no escritório em um determinado dia e, em seguida, reservando uma mesa. Isso fornece às empresas as informações e o conhecimento necessários para gerenciar a logística diária do sistema de mesas compartilhadas.
Quais são os benefícios das soluções de mesas compartilhadas?
Com o trabalho híbrido redefinindo o papel do escritório , os sistemas de mesas compartilhadas oferecem uma ampla gama de benefícios para as organizações. Entre eles:
Apoiar a colaboração e a produtividade.
Entre as muitas vantagens do trabalho híbrido está a melhoria da colaboração² . Muitas soluções de mesas compartilhadas oferecem funcionalidades que ajudam os colegas a aproveitar ao máximo o tempo que passam juntos no escritório. Isso inclui recursos que permitem aos membros da equipe:
- combinar de trabalhar no escritório ao mesmo tempo que um ao outro
- Encontre colegas que estejam trabalhando no escritório no mesmo dia.
- escrivaninhas lado a lado
- reservar uma mesa em nome de um colega
Melhorando o engajamento dos funcionários
Adotar modalidades de trabalho flexíveis e preparar-se para o futuro do trabalho é um dos principais fatores de engajamento dos funcionários em equipes híbridas . Implementar sistemas que apoiem o trabalho híbrido e outras práticas flexíveis pode ajudar a melhorar o moral e aumentar o engajamento dos funcionários.
Ser capaz de utilizar os recursos de forma mais eficaz.
Considerando que o trabalhador híbrido médio trabalha no escritório apenas 2.6 dias por semana³ , os sistemas de mesas compartilhadas oferecem às empresas informações valiosas que podem ajudá-las a tomar decisões mais assertivas sobre o uso e a alocação de recursos. Com dados em tempo real sobre como os funcionários utilizam o escritório, as empresas podem abordar temas como planejamento de espaço e design futuro do escritório de forma estratégica.
Reduzindo custos
Ao permitir que vários funcionários compartilhem mesas e estações de trabalho, as empresas podem aproveitar melhor seus espaços de escritório. Em alguns casos, elas podem até reduzir a quantidade de espaço necessário em um determinado local. Após implementar o sistema de reserva de mesas da Cloudbooking, a Experian – a empresa líder mundial em serviços de informação – conseguiu reduzir seu espaço imobiliário no Reino Unido e na Irlanda em 57%.
As principais características de um sistema robusto de mesas compartilhadas
Se você pretende investir em um sistema de mesas compartilhadas, há alguns itens que você precisa garantir que estejam incluídos:
Facilidade de uso para os funcionários
Acima de tudo, para que um sistema de mesas compartilhadas seja eficaz, ele precisa ser fácil de usar. Lembre-se: o sistema só fornecerá os dados necessários se os funcionários estiverem dispostos e aptos a interagir com ele.
Como resultado, a maioria dos sistemas modernos de espaços de trabalho compartilhados são digitais e acessíveis aos funcionários a partir de qualquer dispositivo com conexão à internet. Para tornar a experiência do usuário a mais simples possível, os sistemas mais sofisticados incluem:
- Suporte para smartphones. Muitos funcionários consideram os aplicativos móveis muito mais rápidos e fáceis de usar do que os softwares para computador. Os sistemas de mesas compartilhadas, disponibilizados por meio de aplicativos móveis de reserva de mesas, têm a vantagem adicional de permitir que os funcionários reservem uma mesa e atualizem seus planos enquanto estão em trânsito.
- Funcionalidade de check-in/check-out. Isso permite que os funcionários registrem a entrada e a saída dos espaços de forma rápida e fácil, em tempo real. O Cloudbooking oferece suporte a isso por meio da tecnologia de código QR.
- Integrações com calendários digitais populares (Ex.: Microsoft 365, Google Workspace). Essas integrações criam eventos automáticos no calendário para reservas feitas por meio do sistema de mesas compartilhadas, economizando tempo e eliminando a possibilidade de confusão.
- Suporte multilíngue. Isso pode ser especialmente útil para empresas com força de trabalho internacional.
Capacidade de aprimorar a experiência de 'trabalho no escritório'
Muitos sistemas de mesas compartilhadas incluem recursos adicionais que podem ajudar a reduzir os atritos com o uso de mesas compartilhadas e melhorar a experiência "no escritório" para trabalhadores híbridos:
- Busca de colegas: Permitir que os funcionários descubram quem mais está no escritório ao mesmo tempo que eles.
- Tecnologia de orientação: Para ajudar os funcionários a se orientarem no escritório e encontrarem a mesa que reservaram.
- Reserva de sala de reuniões: para permitir que os funcionários reservem espaços formais e informais enquanto eles estão no escritório.
- Gestão do estacionamento: para permitir que os motoristas reservar uma vaga de estacionamento nos dias planejados para o escritório.
Dados que fornecem insights em tempo real
Os sistemas de mesas rotativas fornecem métricas úteis de ocupação do espaço de trabalho, tais como:
- Utilização da mesa de trabalho: quão eficientemente o espaço de escritório está sendo usado por pessoa
- Densidade de funcionários: Quanto espaço de escritório existe por pessoa em um determinado local de trabalho?
- Ocupação em tempo real: Quantos funcionários estão presentes em um local de trabalho em um determinado momento?
- Duração média de ocupação de uma mesa: O período de tempo que um espaço de trabalho permanece desocupado entre reservas.
Integrações com outras ferramentas e sistemas
Muitos sistemas de mesas compartilhadas se integram a uma variedade de outras ferramentas e sistemas para fornecer dados ainda mais precisos sobre a ocupação do espaço de trabalho. O Cloudbooking se integra a uma ampla gama de softwares e hardwares – como aplicativos de localização e sensores de escritório – para oferecer um conjunto abrangente de ferramentas de gerenciamento de espaços de trabalho que interagem entre si de forma integrada.
Como escolher a solução ideal para espaços de trabalho compartilhados
Com o sistema de mesas compartilhadas sendo uma iniciativa relativamente recente em muitos escritórios, pode ser complicado saber por onde começar na hora de escolher um sistema que o suporte.
Se você estiver avaliando os prós e os contras de uma determinada solução, pode ser útil considerar as seguintes questões:
Pergunta 1: Isso nos ajudará a atingir nossos objetivos?
O sistema de mesas compartilhadas está sendo implementado para promover a colaboração, aumentar a eficiência ou simplesmente facilitar o acesso dos funcionários ao escritório? Quaisquer que sejam os objetivos, certifique-se de que a solução escolhida inclua recursos e funcionalidades que os suportem.
Pergunta 2: A solução será fácil de usar para os funcionários?
Se um sistema de mesas compartilhadas for difícil ou complicado de usar para os funcionários, é improvável que a empresa veja muitos benefícios em sua implementação. Busque soluções projetadas para tornar a experiência do usuário a mais simples possível. Isso pode incluir sistemas com funcionalidades como aplicativo móvel, tecnologia de código QR e integração com calendários.
Pergunta 3: Isso nos dará as informações de que precisamos?
Considere os dados que a organização precisa para atingir seus objetivos. Ela precisa de informações mais precisas sobre o tempo de uso de cada mesa ou sobre quantas pessoas estão no escritório diariamente? Certifique-se de que a ferramenta implementada ofereça acesso fácil a essas métricas. Para obter os dados mais atualizados, procure sistemas que ofereçam insights em tempo real.
Pergunta 4: Quão bem a solução se encaixaria em nossa atual 'estrutura tecnológica'?
Outro fator a considerar é se a ferramenta que você tem em mente pode ser integrada ao conjunto de ferramentas digitais já em uso (ou seja, a "pilha tecnológica" da empresa). A solução que você está considerando possui a funcionalidade de integração com o seu sistema de calendário online, por exemplo? Ela oferece integrações com outros softwares ou hardwares que possam ser úteis?
Como implementar um sistema de mesas compartilhadas com sucesso
A implementação é crucial para o sucesso de qualquer novo sistema ou processo, e o sistema de mesas compartilhadas não é exceção. Aqui estão alguns fatores-chave a serem considerados ao planejar a implementação de um novo sistema de mesas compartilhadas:
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envolvimento dos funcionários
Embora muitos funcionários possam concordar com o sistema de mesas compartilhadas, alguns podem se sentir inseguros a respeito – principalmente aqueles que gostavam de ter uma mesa fixa. Alguns podem resistir à ideia, enquanto outros podem simplesmente vê-la como uma sobrecarga administrativa adicional.
A adesão dos funcionários a uma nova solução de mesas compartilhadas é fundamental. Portanto, é importante buscar a opinião dos funcionários logo no início do processo. Avise-os com bastante antecedência que um sistema de reserva de mesas está nos planos da empresa, descubra quais são os principais desafios que eles enfrentam com a abordagem atual de mesas compartilhadas e considere como um sistema digital pode solucionar esses problemas.
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Comunicação
Após a seleção do sistema de mesas compartilhadas, informe os funcionários sobre a decisão tomada e o que eles podem esperar em seguida.
É uma boa ideia compartilhar a notícia algumas vezes antes da implementação da ferramenta para garantir que todos tenham a oportunidade de receber a mensagem e esclarecer quaisquer dúvidas. Certifique-se de destacar como a solução resolverá os problemas apontados pelos membros da equipe e lembre-os de que o sistema ajudará a organização a honrar seu compromisso com práticas de trabalho flexíveis.
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Integração e treinamento
Os funcionários devem ser capazes de interagir de forma eficaz com um novo sistema de mesas compartilhadas imediatamente. Quanto mais cedo começarem a usar o sistema, mais cedo poderão usufruir dos benefícios da tecnologia.
Com isso em mente, considere o que os membros da equipe precisam saber sobre o sistema e como você pode compartilhar essas informações com eles de forma eficiente e eficaz. Existe alguma sessão de treinamento que você possa ministrar, algum vídeo que você possa gravar ou algum artigo de suporte ao produto que você possa compartilhar? Seu fornecedor de software pode oferecer suporte nessa área.
Após começarem a usar o sistema, os funcionários podem precisar de treinamento e suporte contínuos. Portanto, certifique-se de informá-los sobre como acessar ajuda, caso necessário. Isso pode envolver designar alguém internamente para responder a perguntas sobre o sistema ou indicar aos funcionários o centro de ajuda ou a base de conhecimento do fornecedor do software.
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Monitoramento e revisão
Após a implementação do sistema de mesas compartilhadas, acompanhe de perto tanto a taxa de adoção quanto a qualidade dos dados gerados pela ferramenta. Busque feedback dos funcionários sobre a facilidade de uso do sistema e certifique-se de que eles conheçam todos os seus recursos e funcionalidades úteis.
Você pode ler mais dicas para uma implementação bem-sucedida em nosso artigo sobre armadilhas a evitar ao integrar um novo sistema de mesas compartilhadas.
Que tipo de resultados podem ser alcançados com soluções de mesas compartilhadas?
Aqui na Cloudbooking, nosso sistema de espaços de trabalho compartilhados, abrangente e fácil de usar, ajudou uma ampla gama de organizações a atingir seus objetivos de trabalho híbrido.
Nos meses que se seguiram ao surto de COVID-19, a Rakuten Advertising conseguiu oferecer aos seus funcionários um retorno seguro ao local de trabalho, implementando nossa solução de reserva de mesas em seus escritórios em Londres, Paris, Brighton e Sydney.
Como parceira de transformação digital, a Cloudbooking desempenhou um papel fundamental em auxiliar a Experian em seu objetivo de "Futuro do Trabalho". Ao integrar nossos sistemas de reserva de mesas, gestão de visitantes e gestão de estacionamentos em todas as suas unidades no Reino Unido, a Experian agora oferece uma experiência unificada para seus funcionários.
A JLL Investment Management Company relatou que o sistema de mesas compartilhadas da Cloudbooking e outras soluções de gestão de espaços de trabalho ajudaram seus funcionários a "se tornarem mais uma equipe novamente e a construir laços mais fortes" após a pandemia.
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Com 83% das empresas do Reino Unido oferecendo agora trabalho híbrido⁴ , o mundo do trabalho mudou irrevogavelmente nos últimos anos. Quando se trata de software para trabalho híbrido que suporte o “novo normal”, um sistema robusto de mesas compartilhadas é essencial.
O sistema de reserva de mesas inovador e fácil de usar da Cloudbooking está repleto de ferramentas e recursos para ajudar a garantir o sucesso do sistema de mesas compartilhadas na sua organização. Para vê-lo em ação, entre em contato e agende uma demonstração gratuita hoje mesmo!
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