Sobre a EMG Solicitors

A EMG Solicitors é uma premiada firma de advocacia do Reino Unido com seis escritórios em diferentes localidades. Como uma Empresa B Certificada, a EMG Solicitors modernizou a forma como os serviços jurídicos são prestados, adotando o trabalho híbrido e a gestão flexível do ambiente de trabalho.

Com um número crescente de mais de 200 colaboradores e uma força de trabalho distribuída, a EMG Solicitors precisava de análises precisas do espaço de trabalho para entender como o espaço do escritório estava sendo utilizado e quando a expansão seria realmente necessária.

O Desafio

Trabalho híbrido sem visibilidade

Antes de implementar o software de agendamento de mesas da Cloudbooking, a EMG Solicitors operava predominantemente com um modelo de mesas fixas. No entanto, a maioria dos colegas trabalhava em um modelo híbrido, deslocando-se entre escritórios ou visitando clientes.

As mesas estavam vazias, mas indisponíveis. Os escritórios pareciam movimentados, mas sem dados de utilização, não havia evidências que justificassem decisões de expansão. A EMG não tinha falta de espaço. O problema era a falta de visibilidade do espaço de trabalho.

Sem dados confiáveis ​​sobre a utilização do espaço de escritório, a expansão corria o risco de ser prematura e dispendiosa. A liderança precisava de clareza:

• Qual é a nossa taxa real de ocupação?
• Estamos otimizando o espaço de escritório que já temos?
• Podemos aumentar o número de funcionários sem aumentar os custos imobiliários?

A Solução

Uma plataforma híbrida de gestão de espaços de trabalho orientada por dados

A EMG Solicitors fez a transição de mesas fixas para um modelo flexível de reserva de mesas em todos os seus escritórios, com o suporte do software híbrido de gestão de espaços de trabalho da Cloudbooking.

O Cloudbooking tornou-se a camada de inteligência por trás da estratégia de espaço de trabalho da EMG, fornecendo relatórios em tempo real e informações sobre ocupação em todas as localidades.

A solução incluiu:

• Software de reserva de mesas implementado em seis locais.
• Visibilidade em tempo real da ocupação do escritório para colegas e liderança.
• Ferramentas de análise e geração de relatórios do espaço de trabalho para monitorar a utilização.
• Integração com o Microsoft Teams para uma experiência de reserva nativa e perfeita.
• Acesso via web e dispositivos móveis para dar suporte a equipes híbridas e remotas.

Os colegas que se deslocam entre escritórios agora podem verificar a disponibilidade de mesas com antecedência, melhorando a produtividade.

A liderança obteve dados confiáveis ​​sobre o espaço de trabalho para apoiar a estratégia imobiliária e as decisões de investimento.

“A transição para um modelo de espaço de trabalho flexível representou uma mudança cultural significativa para nós. O Cloudbooking nos forneceu os dados e a visibilidade necessários para fazer essa transição com confiança e evitar expansões desnecessárias. Ao transformar suposições em evidências, ele nos ajudou a escalar no momento certo.”

Dominika Aranda,
Gerente de Local de Trabalho, EMG Solicitors

Os resultados

Em 18 meses, a EMG Solicitors transformou sua abordagem à gestão de espaços de escritório. Utilizando dados reais de utilização em vez de suposições, a empresa adiou a expansão de seu escritório por pelo menos 12 meses.

Em um dos locais, um escritório com 20 mesas agora acomoda cerca de 38 colegas, com uma proporção de 1 mesa para cada 1.8 usuários, demonstrando uma otimização eficaz do espaço de escritório sem comprometer a experiência de colaboração dos funcionários.

Impacto medido

• Melhoria na utilização do espaço de escritório em seis locais.
• Maior proporção de funcionários por mesa de trabalho
• Redução do risco de sobrecompra de contratos de arrendamento de longo prazo.
• Maior confiança no planejamento de força de trabalho híbrida

O espaço de trabalho deixou de ser um custo fixo. Tornou-se um ativo estratégico mensurável.

Apoio à sustentabilidade e ao trabalho flexível.

Como um escritório de advocacia certificado pela B Corp, o apoio à comunidade local e a consciência ambiental são os pilares da EMG.

Ao otimizar o espaço de escritório em vez de expandir prematuramente, a EMG Solicitors reduz:

• Consumo de energia em escritórios subutilizados
• Impacto de carbono decorrente do crescimento desnecessário
• Desperdício associado a instalações desnecessárias

O trabalho híbrido agora é apoiado por uma gestão estruturada do espaço de trabalho, orientada por dados, em vez de acordos informais.

Olhando para o futuro

Com uma estratégia de espaço de trabalho híbrido preparada para o futuro, a EMG continua a evoluir em direção a um modelo de trabalho mais distribuído e flexível, incluindo escritórios satélite e processos prioritariamente digitais.

Com análises claras do espaço de trabalho, o escritório de advocacia agora opera uma solução de trabalho híbrida e escalável que se adapta ao crescimento do negócio.

O Cloudbooking fornece a infraestrutura de gerenciamento do ambiente de trabalho necessária para dar suporte a essa evolução a longo prazo.