- A Cloudbooking entregou com sucesso uma solução de gerenciamento de espaço de trabalho para a RoS.
- Cloudbooking's sistema de gerenciamento de mesas Possibilitou a transformação digital e facilitou um ambiente de trabalho híbrido para uma empresa do setor público.
- O sistema de reserva de mesas foi implementado em 5 andares, totalizando 180 mesas.
- O sistema de gestão de estacionamento foi implementado para 135 vagas, sendo 4 vagas para veículos elétricos e 5 vagas para pessoas com deficiência.
- A sistema de gestão de visitantes Foi instalado com o recurso adicional de atestado de saúde para máxima segurança e proteção da saúde.
- Todos os sistemas estão configurados com SSO para Portal e Dispositivos Móveis, além de SCIM, facilitando o acesso para todos os usuários.
- Sistema de gestão de espaço de trabalho adaptável que permite mudanças futuras e fáceis nas práticas de trabalho à medida que a empresa continua a evoluir e crescer.
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“A equipe da Cloudbooking é muito atenciosa e foi fácil construir um relacionamento de trabalho sólido com eles. Estamos realmente impressionados com o sistema da Cloudbooking e com o fato de podermos personalizar partes dele de acordo com nossas necessidades, para que possamos continuar a construir e evoluir.”
David McColgan, Gerente de Prestação de Serviços nos Registros da Escócia
Registros da Escócia O Registro de Terras (RoS) é responsável por manter registros públicos de terras, propriedades e uma variedade de outros documentos legais. Atualmente, existem 20 registros compilados e mantidos pelo RoS, sendo os principais o Registro de Terras da Escócia e o Registro Geral de Sasines.
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Estudo de Caso sobre o Local de Trabalho Híbrido e o Retorno ao Trabalho nos Registros da Escócia
O estudo de caso a seguir, referente ao Registers of Scotland, descreve como os serviços de ponta da Cloudbooking ajudaram o RoS a retomar as atividades durante a COVID-19 e a criar um ambiente de trabalho híbrido.
O Desafio
A Cloudbooking é a fornecedora homologada para tecnologias de gestão de espaços de trabalho híbridos e seguros contra a COVID-19 na RoS. Em junho deste ano, vimos a implementação em produção dos sistemas de gestão de espaços de trabalho da Cloudbooking na empresa. Era necessário implementar um sistema seguro contra a COVID-19 para reduzir os riscos e permitir que os funcionários retornassem a um ambiente de escritório seguro. Além disso, a tecnologia de gestão de espaços de trabalho da Cloudbooking foi um fator importante para facilitar um ambiente de trabalho híbrido, permitindo que os funcionários trabalhassem tanto em casa quanto no escritório.
A equipe da Cloudbooking conseguiu implementar com sucesso o software de reserva de mesas, gestão de estacionamento e gestão de visitantes para o escritório da Meadowbank House, em Edimburgo. A Cloudbooking forneceu à RoS recursos avançados de design de usuário, incluindo o Azure SSO para dispositivos móveis e portal, bem como a configuração do Azure SCIM.
Descubra mais sobre as soluções da Cloudbooking para reserva de mesas , gestão de estacionamentos e gestão de visitantes.
Os problemas iniciais para os registos da Escócia
- Requisito de um sistema de gestão de espaço de trabalho seguro contra a COVID-19 para permitir o retorno seguro dos funcionários ao trabalho.
- A necessidade de transformar as práticas de trabalho e adotar um modelo de trabalho híbrido.
- Um sistema claro, visualmente atraente e fácil de usar, acessível em diversos dispositivos.
Questões para os Registros da Escócia
- Riscos para a saúde e segurança associados a um ambiente inseguro em relação à COVID-19.
- Dados e análises limitados em termos de layout de escritório e níveis de ocupação.
- O espaço de escritório não está sendo utilizado em todo o seu potencial.
Resultados das Tecnologias Híbridas de Gestão do Local de Trabalho
Implementando um ambiente de trabalho híbrido com o sistema de gestão de espaços de trabalho da Cloudbooking.
Quando a pandemia começou, assim como muitas outras organizações, a RoS foi obrigada a aproveitar a tecnologia e se adaptar a um ambiente de trabalho remoto em casa, passando rapidamente de um modelo predominantemente baseado em escritório e papel para um modelo quase totalmente remoto e digital.
O período de confinamento exigiu um forte foco na saúde e no bem-estar dos funcionários. Para a RoS, era importante realizar uma pesquisa com seus colaboradores e obter feedback sobre a experiência de trabalho remoto, a fim de compreender melhor o bem-estar dos funcionários e suas práticas de trabalho preferidas. Os colaboradores da RoS responderam a uma pesquisa sobre o "Retorno ao Trabalho" e 75% deles expressaram preferência por um modelo de trabalho híbrido.
A RoS ouviu seus funcionários e agora está adotando uma abordagem flexível para as práticas de trabalho. Isso inclui a adoção de um modelo de trabalho híbrido, que permitirá aos funcionários dividir sua semana de trabalho entre o escritório e o escritório em casa. O sistema de reserva de mesas da Cloudbooking ajudará a facilitar a transição para um modelo híbrido assim que os escritórios reabrirem totalmente após a COVID-19 e uma estratégia de retorno gradual ao trabalho for implementada. O sistema de reserva de mesas está atualmente disponível em 5 andares, com 180 mesas, todas com distanciamento social para reduzir os riscos à saúde e segurança dos funcionários.
A RoS também poderá analisar e transformar o design de seus escritórios a partir de dados e análises acessíveis em tempo real. Esse recurso permitirá que a organização otimize seus espaços e crie plantas flexíveis e ágeis com espaços de colaboração, que podem evoluir conforme suas necessidades futuras. Além disso, o sistema de gerenciamento de espaços de trabalho da Cloudbooking é altamente adaptável e permite mudanças e ajustes personalizados com facilidade, de acordo com as necessidades da RoS, à medida que a empresa continua a evoluir e transformar seu ambiente de trabalho híbrido ideal.
Gerenciando com Eficiência Vagas de Estacionamento
A RoS também solicitou o sistema de gestão de estacionamento da Cloudbooking para criar um estacionamento flexível e dinâmico no Meadowbank House. O software de gestão de estacionamento foi implementado para 135 vagas, sendo 4 vagas para veículos elétricos e 5 vagas para pessoas com deficiência. Agora, a RoS conseguiu reorganizar seu estacionamento, numerando cada vaga e habilitando o acesso restrito conforme necessário.
Cause uma ótima primeira impressão com soluções integradas de gestão de visitantes.
A RoS está em processo de atualização de seu sistema tradicional de recepção e atendimento ao cliente para o sistema seguro de gerenciamento de visitantes da Cloudbooking. Com nosso software, a RoS consegue gerenciar e monitorar as visitas dos hóspedes com facilidade.
Para mitigar riscos e prevenir a disseminação da COVID-19, foi adicionada ao sistema a funcionalidade de consulta de saúde. Essa funcionalidade adicional solicita que os visitantes preencham um questionário de saúde antes de sua chegada ao local. Caso não sejam aprovados na triagem de saúde, a organização será notificada e o visitante poderá reagendar sua visita para outra data. Essa funcionalidade garante a proteção do ambiente de trabalho e a gestão eficaz da saúde e do bem-estar dos funcionários.
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